Trong chuỗi cung ứng của các doanh nghiệp phân phối, việc sở hữu đội xe riêng (In-house Logistics) mang lại sự chủ động lớn nhưng đi kèm là bài toán quản lý vô cùng phức tạp. Làm sao để xếp hàng lên xe cho vừa khít tải trọng? Làm sao biết tài xế đã giao hàng chưa hay khách đã thanh toán chưa?

Để giải quyết bài toán “đau đầu” này, MBW Next chính thức giới thiệu tính năng Delivery Trip (Quản lý chuyến giao hàng) – công cụ đắc lực giúp quản lý giao hàng nội bộ, số hóa quy trình giao hàng, vận chuyển từ kho đến tay khách hàng.

Đây là tính năng được phát triển trong phạm vi dự án triển khai MBW Next cho Modiser. Mời bạn đọc thêm về dự án tại đây. Nếu như bạn chưa biết, MBWNext là hệ thống linh hoạt cao, có khả năng tùy chỉnh, nâng cấp tính năng riêng theo nhu cầu của từng doanh nghiệp!

Tại sao doanh nghiệp phân phối cần Quản lý giao hàng nội bộ?

Thông thường, việc điều phối xe nhà thường được làm thủ công hoặc qua các nhóm chat rời rạc, dẫn đến:

• Lãng phí tải trọng: Xe thì chở quá tải, xe lại rỗng thùng vì không tính toán được thể tích đơn hàng.
• Thiếu minh bạch: Không biết hàng đã giao chưa, tiền đã thu chưa, hay lý do trả hàng là gì.
• Sai sót thủ công: Nhầm lẫn đơn hàng giữa các chuyến, thất lạc chứng từ giấy.

Khi quy mô chỉ dừng lại ở vài chục đơn mỗi ngày, việc quản lý qua Zalo hay Excel có thể tạm chấp nhận. Nhưng khi số lượng đơn hàng tăng lên hàng trăm, hàng nghìn đơn với đội xe tự vận hành (In-house Logistics), quy trình thủ công sẽ bộc lộ những “lỗ hổng chết người” mà chủ doanh nghiệp thường không lường hết được. 

Đặc biệt trong mô hình phân phối cạnh tranh rất cao, một khách hàng tới 10 nhà cung cấp, giao hàng không chỉ là vận chuyển, đó là điểm chạm cuối cùng của Trải nghiệm khách hàng. Giao thiếu, giao nhầm, thái độ phục vụ kém hay không minh bạch công nợ sẽ phá hủy công sức của cả đội ngũ Sale trước đó. 

Do vậy, cái mà doanh nghiệp cần không chỉ dừng lại ở một hệ thống không để “theo dõi”, mà phải có khả năng tối ưu hóa hoạt động giao hàng nội bộ. 

Một quy trình giao nhận minh bạch, chuyên nghiệp chính là vũ khí cạnh tranh, giúp giữ chân đại lý và gia tăng vòng đời khách hàng. Tính năng Delivery Trip trên MBW Next ra đời để xóa bỏ sự hỗn loạn đó.

Tối ưu quản lý giao hàng nội bộ & tăng cường hiệu suất đội ngũ giao hàng với Delivery trip 

1. Tối ưu hóa xếp xe: Từ Kích thước đến Chuyến hàng

Không còn cảnh “ước lượng đại”, hệ thống MBW Next cho phép quản lý chi tiết thông số kỹ thuật của từng SKU (Sản phẩm):

• Dữ liệu chuẩn hóa: Quản lý Kích thước – Trọng lượng – Thể tích của từng sản phẩm.
• Tự động tính toán: Khi tạo phiếu xuất kho được tổng hợp từ nhiều đơn hàng, hệ thống tự động cộng dồn trọng lượng và thể tích tổng để biết trong ngày hôm nay, tổng số lượng – trọng lượng hàng hóa cần xuất đi là bao nhiêu. 
• Phân bổ thông minh: Dựa trên sức chứa của từng loại xe và tổng thể tích đơn hàng, điều phối viên dễ dàng phân bổ xe và tài xế phù hợp nhất. Đảm bảo không lãng phí không gian xe và tuân thủ tải trọng cho phép.

2. Quy trình giao nhận siêu tốc với QR Code

Tạm biệt danh sách giao hàng bằng giấy rườm rà. Với Delivery Trip, mọi thứ được số hóa trên ứng dụng di động của nhân viên giao hàng (Shipper/Tài xế):

• Danh sách giao hàng: hệ thống hiển thị toàn bộ danh sách điểm giao hàng: chi tiết địa chỉ và thông tin khách hàng ngay trên màn hình điện thoại. 
• Mã QR thanh toán: Mỗi đơn hàng bán trên chuyến giao (Trip) đều được gắn mã QR định danh duy nhất. Khi tới giao hàng, khách hàng có thể quét thanh toán bằng mã QR này để chuyển khoản đúng số tiền, đúng đơn hàng mà không lo sai lệch.

Đọc thêm: Giới thiệu tính năng Thanh toán online với QR động trên từng đơn hàng (SO)

3. Kiểm soát thời gian thực (Real-time Visibility) & Bằng chứng giao hàng (POD)

Đây là tính năng quan trọng nhất giúp chủ doanh nghiệp “ngồi nhà nhưng quản lý cả ngàn dặm đường”. Quy trình khép kín bao gồm:

• Cập nhật trạng thái: Nhân viên giao hàng tích chọn trạng thái ngay tại điểm giao (Thành công/Thất bại/Hoàn một phần).
• Quản lý dòng tiền: Tích trạng thái thanh toán (Khách nợ/Đã chuyển khoản/Thu tiền mặt). Giảm thiểu rủi ro tài xế “cầm nhầm” tiền hàng.
• Bằng chứng xác thực (POD): Tính năng bắt buộc chụp ảnh giao dịch thành công (chụp hàng hóa tại điểm giao, chụp biên lai chuyển khoản,…) để hoàn tất đơn. Đây là bằng chứng thép để đối soát nếu có khiếu nại.

Một ngày làm việc của nhân viên giao hàng với Delivery Trip

Hãy hình dung sự khác biệt: Thay vì cầm một xấp hóa đơn giấy dày cộp, dễ rách nát và nhầm lẫn, giờ đây “vũ khí” duy nhất nhân viên giao hàng cần là chiếc điện thoại thông minh cài sẵn app MBW Next. Quy trình quản lý giao hàng nội bộ được chuẩn hóa gói gọn trong 3 giai đoạn:

1. Khởi động: Nhận “Lệnh điều xe” ngay trên App

Vào đầu ngày hoặc trước mỗi chuyến đi, thay vì lấy phiếu giao hàng thủ công rất dễ nhầm lẫn thất lạc, tài xế chỉ cần mở ứng dụng để:

• Nhận thông báo chuyến (Trip): Hệ thống hiển thị rõ ràng chuyến xe được phân bổ. Tài xế chỉ cần bấm “Xác nhận” để thông báo đã nhận thông tin.
• Kiểm tra hàng hóa: Dựa trên danh sách hiển thị sẵn trên App (đã được tối ưu trọng lượng/thể tích), tài xế dễ dàng kiểm đếm và bốc xếp hàng lên xe theo thứ tự giao trước/sau khoa học, tránh việc phải lục tung xe khi đến điểm giao.

2. Tại điểm giao: Quy trình “3 chạm” chính xác tuyệt đối

Khi xe lăn bánh đến cửa hàng tạp hóa hay đại lý, nhân viên giao hàng thực hiện thao tác nghiệp vụ nhanh gọn:

• Chạm 1 – Báo cáo tới nơi: Khi tới điểm giao hàng, nhân viên chỉ cần bấm “viếng thăm” để cho biết đã đến địa điểm khách hàng. Khi click vào thông tin khách hàng, tài xế sẽ xem ngay được danh sách giao hàng chi tiết của đơn hàng đó. Điều này triệt tiêu hoàn toàn rủi ro giao nhầm hàng của khách A cho khách B.
• Chạm 2 – Cập nhật trạng thái & Thanh toán:
  • Nếu giao đủ: Tích chọn “Giao thành công”.
  • Nếu khách trả lại vài món: Tích chọn sản phẩm hoàn trả và lý do ngay trên màn hình.
  • Xác nhận thanh toán: Tích chọn trạng thái “Khách nợ” hoặc “Đã thanh toán” (Tiền mặt/Chuyển khoản).
• Chạm 3 – Bằng chứng (Chụp ảnh POD): Trước khi rời đi, nhân viên dùng App chụp lại ảnh hàng hóa đã giao tại cửa kho khách hoặc chụp ảnh màn hình chuyển khoản thành công. Đây là bước bắt buộc để đóng đơn (Proof of Delivery).

3. Kết thúc: “Chốt sổ” tự động

Sau khi hoàn tất điểm giao cuối cùng:

• Đồng bộ tức thì: Nhân viên không cần quay về văn phòng để nộp lại các giấy tờ xác nhận hay giải trình với kế toán. Mọi dữ liệu (ảnh chụp, số tiền đã thu, hàng hoàn) đã được đổ về hệ thống quản trị trung tâm theo thời gian thực (Real-time).
• Minh bạch công việc: Kết thúc chuyến đi với trạng thái rõ ràng, tài xế an tâm vì công sức được ghi nhận chính xác, không lo sai lệch công nợ hay tranh chấp với khách hàng sau này

Với bộ phận admin, nhà quản lý, chủ doanh nghiệp, hoàn toàn có thể ở văn phòng mà vẫn cập nhật tình hình giao hàng theo thời gian thực và ghi nhận thông tin thanh toán tức thời mà không lo thất thoát hay sai sót.

Lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp phân phối 

Việc áp dụng Delivery Trip – tính năng Quản lý giao hàng nội bộ trên MBWNext mang lại hiệu quả cho tất cả các bộ phận từ tài xế giao hàng tới các nhà quản lý:

• Tiết kiệm chi phí vận chuyển: Tối ưu hóa không gian xe, giảm số lượng chuyến xe rỗng/thừa.
• Nâng cao năng suất nhân viên: Giảm bớt thao tác giấy tờ, gọi điện xác nhận.
• Minh bạch tài chính: Kiểm soát chặt chẽ công nợ và tiền thu hộ (COD) ngay trong ngày.
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng: Giao hàng chính xác, chuyên nghiệp và có lịch sử giao dịch rõ ràng. 

Case-study: Modiser quản lý giao hàng nội bộ dễ dàng với MBW Next

Modiser là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại – phân phối FMCG với gần 10.000+ khách hàng trên toàn quốc là các điểm bán, đại lý và siêu thị, chuỗi cửa hàng, đặc biệt là chuỗi Winmart+.

Trung bình mỗi tháng, Modiser phát sinh gần 20.000 giao dịch bán hàng tức 20.000 đơn hàng cần giao tới khách hàng một cách nhanh chóng – chính xác và đúng cam kết. 

Để giải bớt khâu thủ công từ xử lý đơn hàng – lấy hàng – xuất kho – giao hàng, Modiser đã quyết định triển khai hệ thống MBWNext cho bài toán vận hành tập trung và toàn diện. 

Riêng với nhu cầu quản lý giao hàng nội bộ, Modiser áp dụng tính năng Delivery trip để:

• Tạo và giao chuyến cho nhân viên tài xế
• Kiểm soát hoạt động đi giao hàng thực tế của các tài xế ngoài thị trường 
• Biết ngay các kết quả giao hàng ở từng khách hàng, tình trạng: đang giao, đã giao thành công, đã thu tiền kèm chụp hình xác nhận đều được tài xế/ nhân viên giao hàng cập nhật realtime trên ứng dụng. 

Không chỉ tăng cường hiệu suất của nhân viên giao hàng, giảm thiểu sai sót khi đi giao, MBW Next còn cung cấp nhiều tính năng khác giúp tối ưu toàn bộ hoạt động xuất kho – giao hàng: 

• Tổng hợp toàn bộ phiếu xuất hàng trong ngày vào thành một phiếu lấy hàng cho bộ phận kho dễ dàng đi nhặt, xếp hàng 
• Quản lý vị trí lưu kho, biết được hàng hóa đang ở line nào/kệ nào… để lấy hàng nhanh chóng
• Quản lý khối lượng, thể tích của các sản phẩm từ đó quản lý được tổng khối lượng, thể tích của toàn bộ đơn hàng cần giao trong ngày để xếp xe phù hợp 
• Tối ưu tuyến đường giao hàng dựa trên thông tin, vị trí khách hàng. 

Không chỉ nâng cấp quy trình giao hàng, thông qua đó tăng cường uy tín với khách hàng, Modiser còn sử dụng MBW Next để: tối ưu hoạt động nhập đơn hàng và chứng từ kèm theo. Tối ưu thanh toán đối soát tự động. Tối ưu giao hàng, quản lý công nợ, xuất hóa đơn và quản lý khách hàng điểm bán. Với giải pháp toàn diện và khả năng tùy chỉnh linh hoạt của MBW Next, Modiser đã giải quyết được mọi vấn đề vận hành thủ công, mọi nhu cầu riêng mà Modiser đặt ra mà không phần mềm nào đáp ứng được. 

Đọc thêm: Modiser số hóa toàn diện doanh nghiệp & kênh phân phối với MBW Next

Kết luận: 

Quản lý giao hàng nội bộ không khó nếu bạn có công cụ phù hợp. Tính năng Delivery Trip của MBW Next không chỉ là một công cụ theo dõi, mà là giải pháp tối ưu hóa toàn diện cho đội xe của nhà phân phối. 

Tính năng quản lý chuyến giao hàng kết hợp với quản lý thanh toán bằng QR động, cũng như khả năng xử lý đơn hàng liền mạch trên hệ thống MBWNext sẽ là giải pháp quản lý bán hàng toàn diện cho doanh nghiệp phân phối trong thời đại mới.

Hãy để công nghệ gánh vác sự phức tạp, để bạn tập trung vào việc mở rộng thị trường. Liên hệ MBWNext để nhận demo & trải nghiệm tính năng Delivery Trip ngay nhé!