Quản lý hàng hóa theo lô/mùa là một đặc tính quan trọng trong ngành thời trang, đặc biệt là các chuỗi bán lẻ vận hành theo mô hình nhập khẩu quốc tế và phân phối bán lẻ tại Việt Nam.
Trong quá trình triển khai cho GOSUMO, chuỗi thời trang với hơn 40 cửa hàng, MBW Next đã nâng cấp tính năng quản lý lô/mùa sản phẩm theo đặc thù vận hành của chuỗi bán lẻ thời trang. Mùa vụ được ghi ngay tại phiếu nhập kho và tự động truyền xuống từng lô hàng phát sinh, tạo nền tảng để doanh nghiệp theo dõi và truy vết hàng hóa theo mùa ngay từ đầu.
Tại sao ngành thời trang cần quản lý hàng hóa theo mùa vụ?
Thời trang là ngành vận hành theo mùa. Một chuỗi bán lẻ giày dép, thời trang có thể quản lý hàng chục nghìn mã hàng, nhập từ nhiều nhà cung cấp, qua nhiều đợt và nhiều mùa khác nhau. Đặc biệt, cùng một mẫu giày bán tốt có thể được nhập lại ở mùa sau, khiến việc xác định mẫu hàng thuộc mùa nào và được nhập trong đợt nào trở thành một bài toán dữ liệu cần được quản lý ngay từ đầu.
Trong thực tế, khi quản lý chuỗi bán lẻ thời trang, người quản lý thường cần trả lời ba nhóm câu hỏi:
- Mùa này đã nhập bao nhiêu đợt hàng, bao nhiêu lô?
- Mùa trước còn tồn những lô nào và cần ưu tiên xử lý hàng nào?
- Một sản phẩm cụ thể thuộc đợt nhập nào, mùa nào?
Để trả lời chính xác, thông tin mùa vụ cần được ghi nhận ngay tại thời điểm nhập kho và gắn với từng lô hàng phát sinh. Nếu chỉ bổ sung thông tin mùa sau khi hàng đã nhập, việc truy ngược nguồn gốc của từng lô sẽ phụ thuộc vào dữ liệu theo dõi bên ngoài hệ thống.
Khi đó, doanh nghiệp thường phải đối chiếu thêm Excel hoặc các bảng theo dõi riêng để xác định hàng thuộc mùa nào, đợt nào. Với hàng chục nghìn mã hàng và nhiều cửa hàng, nhiều đợt nhập cùng lúc, cách quản lý này vừa tốn công đối soát vừa dễ phát sinh sai lệch dữ liệu.
Tính năng quản lý hàng hóa theo lô mùa MBW Next
MBW Next là giải pháp quản trị bán hàng, bán lẻ tập trung ERP + POS 2in1 tối ưu cho chuỗi bán lẻ đa chi nhánh.
Tính năng quản lý lô/mùa sản phẩm cho chuỗi thời trang là tính năng được phát triển thêm trong dự án triển khai MBW Next cho Chuỗi bán lẻ thời trang GOSUMO. Xuất phát từ nhu cầu thực tế GOSUMO thường phải quản lý mùa vụ hàng hóa trên file excel, dẫn tới việc đối soát chéo và tổng hợp thủ công giữa phần mềm POS với excel rất vất vả. MBW Next giúp quản lý thông tin mùa vụ xuyên suốt từ phiếu mua hàng – nhập kho tới các đơn bán hàng sau này. Đồng thời đảm bảo dữ liệu mùa vụ được ghi nhận chính xác ngay từ đầu.
Tính năng này cho phép thông tin mùa vụ được xác định ngay trên phiếu nhập kho, bao gồm 2 trường dữ liệu:
- Mùa vụ: nhãn xác định mùa hàng theo quy ước ngành, gồm AW (Thu Đông) hoặc SS (Xuân Hè) kèm năm. Ví dụ, AW26 là Thu Đông 2026
- Lô tổng: đại diện cho một đợt nhập lớn, bên trong có thể bao gồm nhiều lô hàng chi tiết
Với mỗi SKU sẽ được quản lý đồng thời theo 3 cấp độ thông tin:
| Cấp | Ý nghĩa | Ví dụ |
| Mùa vụ | Toàn bộ hàng hóa thuộc một mùa | Thu Đông 2026 (AW26) |
| Lô tổng | Một đợt hàng lớn trong mùa | Đợt nhập hàng AW26 |
| Lô nhỏ | Từng lô hàng chi tiết trong đợt | Các lô được sinh ra từ phiếu nhập |
Có thể hiểu đơn giản: mùa vụ cho biết hàng thuộc mùa nào, lô tổng cho biết hàng thuộc đợt nhập nào, còn lô nhỏ giúp theo dõi chi tiết từng lô hàng.
Thay vì phải nhập tay thông tin mùa vụ, lô vào từng SKU giống như các phần mềm POS khác. MBW Next giúp điền thông tin lô/mùa tự động bằng cách gắn thông tin mùa vụ vào phiếu nhập kho.
Cách quản lý này phù hợp với đặc thù của ngành thời trang, nơi một mẫu hàng có thể được nhập lại qua nhiều mùa. Cùng một mã hàng nhưng ở những lần nhập khác nhau vẫn được phân biệt theo đúng mùa và đợt nhập, giúp dữ liệu hàng hóa không bị trộn lẫn giữa các mùa.
Có thể hình dung đơn giản như một xe tải chở hàng về kho. Thay vì phải ghi nhãn “Thu Đông 2026” lên từng thùng hàng, nhân viên chỉ cần xác định mùa vụ trên phiếu nhập. Các lô hàng phát sinh từ phiếu đó sẽ tự động mang theo thông tin mùa tương ứng.
Cách quản lý lô/mùa sản phẩm trên MBW Next
Với MBW Next, thông tin mùa vụ và lô tổng được thiết lập từ đơn mua hàng rồi tự động đi theo dữ liệu qua các bước nhập kho. Người dùng không phải nhập lại thông tin ở từng chứng từ hay từng lô hàng. Quy trình diễn ra như sau:
Bước 1: Chọn mùa vụ và lô tổng trên đơn mua hàng
Khi tạo đơn mua hàng, người phụ trách chọn Season (mùa vụ) và Batch Master (lô tổng) cho đợt hàng. Đây là nơi xác định hàng hóa thuộc mùa nào và đợt nhập nào.
Thông tin này được khai báo ở cấp đơn mua, giúp người dùng thiết lập một lần thay vì phải điền thủ công cho từng dòng hàng.
Bước 2: Hệ thống tự điền thông tin xuống các dòng hàng
Sau khi lưu đơn mua, MBW Next tự động điền mùa vụ và lô tổng vào các dòng hàng chưa có thông tin.
Nếu một dòng hàng đã được thiết lập giá trị riêng, hệ thống giữ nguyên giá trị đó. Điều này cho phép một đơn mua vẫn có thể chứa nhiều mùa hoặc nhiều lô tổng trong trường hợp nghiệp vụ thực tế phát sinh như vậy.
Với đơn mua được nhập từ file Excel, thông tin mùa vụ và lô tổng cũng có thể được đưa trực tiếp vào từng dòng hàng ngay khi nhập dữ liệu, thay vì phải chọn thủ công từng dòng.
Bước 3: Thông tin được kế thừa sang phiếu nhập kho
Khi tạo phiếu nhập kho từ đơn mua hàng, các dòng hàng trên phiếu nhập sẽ kế thừa mùa vụ và lô tổng từ dòng tương ứng trong đơn mua.
Người nhập kho không cần chọn lại thông tin này. Dữ liệu đã được xác định từ trước và tiếp tục được chuyển sang bước nhập kho.
Bước 4: Xác nhận phiếu nhập và tự động gắn thông tin xuống từng lô
Khi phiếu nhập kho được xác nhận, MBW Next đọc thông tin mùa vụ và lô tổng trên từng dòng hàng rồi tự động ghi xuống các lô hàng được sinh ra từ dòng đó.
Một dòng hàng có thể phát sinh nhiều lô. Trong trường hợp này, tất cả các lô được sinh ra đều nhận đúng mùa vụ và lô tổng tương ứng.
Ví dụ, một đơn mua thuộc mùa AW26 được chuyển thành phiếu nhập và phát sinh 22 lô hàng. Sau khi xác nhận, cả 22 lô đều được gắn đúng thông tin AW26 và lô tổng của đợt nhập.
Bước 5: Truy ngược từ lô về chứng từ nhập
Sau khi hoàn tất, khi mở một lô bất kỳ, người dùng có thể xem thông tin mùa vụ và lô tổng đã được ghi nhận. Hồ sơ lô cũng có Source Document Name, cho phép truy ngược về phiếu nhập đã tạo ra lô đó.
Như vậy, dữ liệu được liên kết theo một luồng xuyên suốt:
Đơn mua hàng → Dòng hàng → Phiếu nhập kho → Lô hàng
Chỉ cần xác định mùa vụ và lô tổng ở đầu quy trình, thông tin được duy trì qua các bước tiếp theo mà không cần nhập lại.
Một số nguyên tắc trong cơ chế tự động
Cơ chế này được thiết kế để vừa tự động hóa việc ghi nhận, vừa giữ được tính linh hoạt của dữ liệu:
- Mùa vụ và lô tổng hoạt động độc lập: có thể khai báo một trong hai; thông tin nào được khai báo thì thông tin đó được truyền xuống lô.
- Không ghi đè dữ liệu đã có: hệ thống chỉ bổ sung hoặc cập nhật khi giá trị trên lô khác với giá trị tương ứng trên dòng hàng, tránh tạo ra thay đổi không cần thiết khi chứng từ được xác nhận lại.
- Không làm nhiễu lịch sử chỉnh sửa của lô: thông tin được hệ thống tự động truyền xuống không làm thay đổi dấu thời gian sửa đổi của lô, giúp lịch sử thao tác phản ánh đúng các chỉnh sửa thực tế của người dùng.
- Áp dụng cả với hóa đơn mua hàng có hàng hóa: cơ chế truyền thông tin mùa vụ và lô tổng không chỉ áp dụng cho phiếu nhập kho mà còn được xử lý trên hóa đơn mua hàng có kèm hàng hóa.
Điểm cốt lõi của quản lý lô/mùa sản phẩm cho chuỗi thời trang nằm ở việc dữ liệu mùa vụ được xác định một lần ở đầu quy trình và được duy trì xuyên suốt đến từng lô hàng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể theo dõi hàng hóa theo mùa mà không phải quản lý mùa vụ bằng các bảng theo dõi riêng bên ngoài hệ thống.
Khả năng truy vết vòng đời của lô hàng
Khi mùa vụ và lô tổng đã được gắn tự động xuống từng lô hàng, MBW Next cho phép truy vết dữ liệu theo nhiều chiều, từ lúc hàng được nhập vào kho cho đến khi phát sinh bán hàng.
- Từ mùa xuống lô: trong danh sách lô hàng, người dùng có thể lọc theo mùa vụ, chẳng hạn AW26, để xem toàn bộ các lô thuộc mùa đó và tổng số lô.
- Từ lô lên phiếu nhập: mở một lô bất kỳ để xem thông tin chứng từ nguồn trong mục Source. Từ đây có thể truy cập trực tiếp phiếu nhập đã tạo ra lô, qua đó xác định ngày nhập, nhà cung cấp và thông tin liên quan đến chứng từ.
- Từ lô xuống tồn kho: trong hồ sơ lô, mục Stock Levels cho biết số lượng còn lại của lô tại từng kho. Batch Quantity thể hiện tổng số lượng tồn của lô trên toàn bộ các kho.
- Từ lô xuống hàng đã bán: mục Connections liên kết lô với các hóa đơn bán hàng và phiếu giao hàng có sử dụng lô đó. Nhờ vậy, từ một lô hàng có thể tiếp tục theo dõi những giao dịch bán hàng phát sinh từ lô.
Nhờ khả năng truy vết này, doanh nghiệp có thể tra cứu trực tiếp trên danh sách lô để trả lời các câu hỏi vận hành theo mùa.
Như vậy, quản lý lô/mùa sản phẩm cho chuỗi thời trang trên MBW Next đã hình thành nền dữ liệu xuyên suốt ở cấp lô: biết lô thuộc mùa nào, được nhập từ đâu, hiện còn bao nhiêu và đã phát sinh những giao dịch bán nào.
Lợi ích của quản lý lô/mùa sản phẩm trên MBW Next
Khả năng quản lý lô/mùa sản phẩm trên MBW Next đem đến cho doanh nghiệp bán lẻ thời trang nhiều lợi ích thực tế:
- Khai báo một lần, dữ liệu tự động xuyên suốt: mùa vụ và lô tổng được xác định từ đơn mua, sau đó tự động truyền sang dòng hàng, phiếu nhập và từng lô, giảm thao tác nhập lại và hạn chế sai sót.
- Phân biệt đúng từng mùa nhập: cùng một mã hàng được nhập ở nhiều mùa vẫn có thể phân biệt theo từng lần nhập và mùa tương ứng.
- Quản lý theo nhiều cấp: mùa vụ cho góc nhìn tổng thể, lô tổng theo từng đợt nhập và lô nhỏ để theo dõi chi tiết.
- Truy vết trọn vòng đời lô hàng: từ mùa xuống lô, từ lô ngược về phiếu nhập, theo dõi tồn kho hiện tại và tiếp tục truy đến các giao dịch bán hàng.
- Tạo nền dữ liệu cho quản trị theo mùa: dữ liệu mùa vụ được ghi nhận ngay từ đầu và duy trì ở cấp lô, tạo cơ sở để doanh nghiệp tiếp tục phát triển các báo cáo, phân tích theo mùa.
Tương tự với các ngành hàng khác, doanh nghiệp cũng có thể tạo thêm các trường thông tin quản lý theo nhu cầu riêng để vận hành trên phần mềm, đảm bảo sát với thực tế.
Kết luận
Với đặc thù hàng hóa thay đổi theo mùa và thường được nhập lại qua nhiều đợt, quản lý lô/mùa sản phẩm cho chuỗi thời trang cần bắt đầu từ việc ghi nhận đúng dữ liệu ngay khi phát sinh. MBW Next cho phép xác định mùa vụ và lô tổng từ đơn mua, tự động truyền thông tin qua phiếu nhập đến từng lô hàng, đồng thời hỗ trợ truy vết từ lô về chứng từ nhập, tồn kho và các giao dịch bán hàng liên quan.
Cách quản lý này giúp doanh nghiệp kiểm soát rõ hàng thuộc mùa nào, nhập từ đợt nào và hiện còn bao nhiêu, thay vì phải đối chiếu dữ liệu từ nhiều nguồn. Đây cũng là nền tảng dữ liệu để tiếp tục hoàn thiện các nhu cầu phân tích và báo cáo theo mùa khi doanh nghiệp mở rộng quy mô chuỗi.
Đăng ký demo MBW Next ngay để trải nghiệm tính năng.
