Trong mọi doanh nghiệp thương mại – phân phối, đặc biệt là mô hình GT/MT, rất nhiều doanh nghiệp vẫn đang xử lý việc thu tiền theo cách thủ công: nhân viên báo cáo đã thu, kế toán chờ sao kê ngân hàng, sau đó mới nhập lại hệ thống ERP/ CRM hoặc Excel. Quá trình này không chỉ gây độ trễ dòng tiền, mà còn tiềm ẩn rủi ro sai lệch và khó đối soát công nợ, nhất là khi quy mô giao dịch lớn lên tới vài chục nghìn đơn hàng và nhiều tầng phân phối.
Nhận thấy điểm nghẽn đó, MBW Next đã phát triển tính năng tích hợp thanh toán online qua SePay, giúp doanh nghiệp tự động hóa hoàn toàn quy trình thu tiền, từ phát hành mã QR đến ghi nhận tiền vào — tất cả diễn ra theo thời gian thực.
1. Giới thiệu tính năng: Thanh toán trực tuyến ngay trên đơn hàng và hóa đơn
Tính năng MBW Next tích hợp SePay cho phép doanh nghiệp phát hành mã QR thanh toán (QRCode) ngay trên đơn hàng (Sales Order) hoặc hóa đơn (Sales Invoice). Đơn hàng/ hóa đơn khi in ra đã chứa sẵn mã QRcode kèm theo giúp nhân viên bán hàng của bạn khi đi tuyến, đến điểm bán có thể đưa hóa đơn cho khách hàng thanh toán một cách nhanh chóng.
Về phía khách hàng (tức các đại lý, điểm bán, nhà phân phối) chỉ cần quét mã QR bằng ứng dụng ngân hàng, toàn bộ thông tin như số tài khoản, số tiền, nội dung chuyển khoản (theo mã đơn hàng) đã được hệ thống điền sẵn — đảm bảo việc thông tin thanh toán chuyển khoản là chính xác 100%.
SePay là dịch vụ thanh toán online, hỗ trợ hầu hết các ngân hàng lớn ở Việt Nam. Nếu doanh nghiệp chưa sử dụng Sepay, bạn có thể đăng ký tài khoản mới với Sepay và MBW Next sẽ tiến hành tích hợp thông tin tài khoản Sepay của doanh nghiệp vào hệ thống MBW Next.
Với tính năng này, ngay khi khách hàng quét QRcode in trên đơn hàng/ hóa đơn và hoàn tất giao dịch, SePay tự động gửi tín hiệu về hệ thống MBW Next. Hệ thống sẽ:
Tạo phiếu thu tự động (Payment Entry),
Ghi nhận trạng thái “Đã thanh toán” cho đơn hàng hoặc hóa đơn,
Cập nhật công nợ, dòng tiền theo thời gian thực trên Dashboard của CEO và phòng tài chính.
Tính năng thanh toán tự động này giúp giải phóng nhân viên bán hàng và kế toán viên khỏi việc báo cáo, đối soát, nhập liệu thủ công. Tất cả diễn ra hoàn toàn tự động giữa ngân hàng ↔ SePay ↔ MBW Next. Nhờ đó tiết kiệm hàng nhiều giờ làm việc và đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào, dù có tới hàng nghìn hay chục nghìn đơn hàng đi nữa.
2. Hai trường hợp ứng dụng linh hoạt trong doanh nghiệp GT/MT
Case 1: Thu tiền theo đơn hàng (Bán hàng thu ngay)
Đối với các doanh nghiệp GT hoặc bán hàng giao ngay, tốc độ thu tiền là yếu tố sống còn để duy trì dòng tiền. Doanh nghiệp có mấy chục Sales, với hàng nghìn điểm bán phải viếng thăm và lên đơn hàng ngày. Khối lượng thanh toán và đối soát trong ngày là cực kỳ lớn.
Với tính năng tích hợp thanh toán online qua Sepay, khi nhân viên Sales tạo đơn hàng và gửi Sales admin duyệt, sau khi đơn hàng được duyệt và chuyển sang tạo hóa đơn, hệ thống MBW Next tự động sinh mã QR thanh toán duy nhất cho đơn hàng đó.
Khi thực hiện in hóa đơn cho Sales/ nhân viên giao hàng cầm đến điểm bán khi giao hàng, khách hàng chỉ cần quét mã và chuyển khoản; ngay lập tức:
Hệ thống ghi nhận giao dịch tương ứng với đơn hàng
Sinh phiếu thu tự động
Cập nhật trạng thái “Đã thanh toán”.
Với mỗi đơn hàng, dữ liệu thanh toán được xác nhận tức thì — giúp doanh nghiệp rút ngắn chu kỳ thu tiền, giảm rủi ro chậm trễ hoặc sai lệch giữa các bộ phận kế toán – bán hàng – kho vận.
- Rút ngắn thời gian đối soát đơn hàng từ vài giờ xuống vài phút.
Minh bạch giữa nhân viên giao hàng, kế toán và đại lý.
Giảm thất thoát tiền mặt, đặc biệt khi đội ngũ bán hàng hoạt động trên nhiều khu vực.
Case 2: Thu tiền theo công nợ (Khách hàng trả chậm / Nhà phân phối MT)
Trong mô hình MT hoặc các doanh nghiệp phân phối nhiều tầng, công nợ phức tạp là thách thức lớn nhất. MBW Next cho phép phát hành mã QR tổng hợp theo từng hóa đơn hoặc theo tổng công nợ của khách hàng.
Khi khách hàng chuyển khoản qua mã SePay QRCode, MBW Next cũng ngay lập tức ghi nhận thanh toán và tự động đối chiếu nội dung giao dịch với mã đơn hàng/hóa đơn (SO/SI). Hệ thống sẽ:
Tự động ghi nhận phiếu thu,
Khấu trừ dần công nợ theo từng hóa đơn,
Và cập nhật trạng thái Outstanding Balance tức thì.
Như vậy, với tính năng thanh toán online với QRCode trên MBW Next, doanh nghiệp phân phối có thể giải quyết hiệu quả tình trạng thu tiền theo công nợ và đối soát trừ dần đơn hàng mà không cần phải tra cứu thủ công như trước:
Công nợ luôn được theo dõi real-time — tránh trễ hạn, giảm nợ xấu.
Hạn chế nhầm lẫn khi khách hàng thanh toán nhiều hóa đơn cùng lúc.
CEO và phòng tài chính có thể xem báo cáo dòng tiền thực tế và dự kiến thu nợ ngay trên dashboard realtime.
3. Cấu hình thanh toán linh hoạt theo kênh, khu vực và khách hàng
Trong mô hình phân phối đa kênh, đa khu vực, mỗi dòng tiền không đơn giản chỉ là một giao dịch thu – mà còn gắn liền với quy trình hạch toán doanh thu riêng biệt. Một số doanh nghiệp GT/MT có nhiều chi nhánh hoặc công ty con, mỗi đơn vị sử dụng tài khoản ngân hàng khác nhau để thu tiền, hoặc cần ghi nhận doanh thu theo từng kênh – khu vực – nhóm khách hàng nhằm phục vụ báo cáo nội bộ và thuế.
Với MBW Next, toàn bộ cấu hình thanh toán được thiết kế hoàn toàn linh hoạt để đáp ứng các tình huống đó:
Theo kênh bán hàng: Doanh nghiệp có thể thiết lập tài khoản ngân hàng mặc định riêng cho từng kênh (GT, MT, Horeca, Online…). Khi đơn hàng được tạo từ kênh nào, hệ thống sẽ tự động chọn tài khoản nhận đã cấu hình theo kênh đó để sinh mã QR thanh toán.
Theo khu vực / chi nhánh: MBW Next cho phép ánh xạ từng vùng thị trường (miền Bắc, miền Trung, miền Nam…) với tài khoản ngân hàng tương ứng. Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp có nhiều pháp nhân hoặc đơn vị kinh doanh hạch toán độc lập.
Theo nhóm khách hàng hoặc nhà phân phối: Mỗi khách hàng có thể được gắn với một tài khoản thanh toán cố định, giúp kế toán dễ dàng đối chiếu dòng tiền và kiểm soát hạn mức công nợ.
Theo chính sách doanh thu: Hệ thống tự động định tuyến dòng tiền về tài khoản hạch toán doanh thu phù hợp, dựa trên loại hàng, khu vực, hoặc chi nhánh phụ trách.
Ví dụ:
Các đơn hàng từ kênh MT sẽ được ghi nhận doanh thu tại tài khoản 5111 – Bán hàng kênh MT,
Trong khi các đơn hàng từ kênh GT sẽ vào 5112 – Bán hàng kênh GT,
Còn dòng tiền nhận về từ tài khoản chi nhánh miền Nam sẽ tự động cập nhật vào Bank Account tương ứng, giúp báo cáo dòng tiền chi tiết theo khu vực mà không cần tách file hay đối chiếu thủ công.
Tóm lại, với tính năng tích hợp thanh toán online SePay kết hợp khả năng cấu hình thanh toán linh hoạt, MBW Next không chỉ giúp doanh nghiệp thu tiền nhanh hơn, mà còn đảm bảo mỗi đồng tiền vào đều được ghi nhận đúng nơi, đúng doanh thu, đúng kênh.
4. Quy trình sử dụng đơn giản, dễ triển khai
Dưới đây là cách mà hệ thống MBW Next x SePay vận hành:
Xác nhận đơn hàng / hóa đơn trên MBW Next.
Tự động tạo mã QR thanh toán (VietQR) tương ứng.
Khách hàng quét QR và chuyển khoản.
SePay ghi nhận giao dịch → gửi Webhook về hệ thống trung gian (n8n).
n8n đối chiếu mã đơn (SO/SI) → gọi API tạo phiếu thu tự động trên MBW Next.
MBW Next cập nhật trạng thái thanh toán và công nợ ngay trên dashboard.
Toàn bộ quy trình diễn ra hoàn toàn tự động, chỉ trong vài giây – từ lúc khách hàng chuyển khoản đến khi tiền được ghi nhận. Như vậy nhân viên sales khi đi giao hàng không cần phải gọi về hỏi kế toán đã nhận được thanh toán chưa, cũng không cần đối soát vào cuối tháng mà toàn bộ giao dịch thanh toán đều được hạch toán tự động theo đơn và ghi nhận doanh thu, trừ công nợ chính xác.
Trên hệ thống Sepay, các giao dịch phát sinh cũng được cập nhật realtime và đồng bộ tức thì về hệ thống MBW Next.
Khi sử dụng MBW Next, mỗi một khách hàng sẽ sử dụng hệ thống riêng biệt với cấu hình độc lập. Đội ngũ tư vấn triển khai của MBW Next sẽ thực hiện cấu hình toàn bộ phần thanh toán online tích hợp Sepay này cho doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp sử dụng tính năng này, bạn sẽ cần thanh toán phí dịch vụ cho Sepay như một khách hàng sử dụng dịch vụ Sepay bình thường. Về phía MBW Next, chúng tôi hỗ trợ tích hợp hoàn toàn miễn phí với Sepay.
5. Lợi ích toàn diện cho doanh nghiệp phân phối
Hãy tưởng tượng, doanh nghiệp phân phối GT/MT với lượng đơn hàng Sell-in/Sell-out liên tục, một ngày có thể lên tới hàng nghìn đơn, một tháng hàng chục nghìn đơn. Thì chỉ riêng việc tự động hóa phần thanh toán – ghi nhận đối soát tự động này đã giúp doanh nghiệp tiết kiệm được lượng thời gian làm việc khổng lồ, và loại bỏ hoàn toàn tình trạng sai sót do ghi nhận thanh toán và báo cáo thủ công trước đây.
Đối với Ban lãnh đạo
Có bức tranh dòng tiền thời gian thực, biết chính xác doanh thu thuần và số tiền đã về tài khoản.
Giảm độ trễ ra quyết định tài chính, đặc biệt trong giai đoạn tái đầu tư hàng hóa hoặc chiết khấu nhà cung cấp.
Đối với Phòng Kế toán – Tài chính
Loại bỏ hoàn toàn thao tác nhập liệu thủ công từ sao kê ngân hàng.
Hệ thống tự động hạch toán chính xác: Nợ 112 – Có 131 theo từng khách hàng.
Giảm khối lượng công việc đối chiếu công nợ cuối tháng.
Đối với Đội ngũ Bán hàng & Nhà phân phối
Thanh toán trở nên nhanh chóng, minh bạch, chuyên nghiệp.
Giảm thời gian chờ xác nhận thanh toán → giao hàng nhanh hơn, đặc biệt trong mùa cao điểm.
Tăng uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác nhờ quy trình tự động, chính xác.
6. Kết luận
Trong bối cảnh doanh nghiệp phân phối Việt Nam đang bước vào giai đoạn tăng tốc mở rộng kênh bán hàng, việc kiểm soát dòng tiền và công nợ theo thời gian thực là rất quan trọng. Nếu dữ liệu bán hàng, công nợ và thanh toán không liền mạch, doanh nghiệp sẽ dễ rơi vào tình trạng “lãi trên báo cáo, nhưng thiếu tiền mặt thực tế”; không kiểm soát được nợ quá hạn, dẫn đến vòng quay vốn chậm và khó dự báo dòng tiền để hoạch định nhập hàng, chiết khấu hoặc mở rộng khu vực.
Tích hợp SePay vào MBW Next không chỉ là một tính năng tiện lợi — mà là một bước chuyển đổi về năng lực quản trị tài chính – vận hành, giúp doanh nghiệp:
Biến dữ liệu dòng tiền thành năng lực điều hành chủ động,
Kết nối liền mạch giữa bán hàng, công nợ và kế toán,
Và xây dựng một chuỗi cung ứng – phân phối vận hành theo thời gian thực.
MBW Next có sẵn module Kế toán tài chính ngay trên hệ thống, giúp doanh nghiệp phân phối không cần sử dụng phần mềm kế toán tách rời và không cần nhập liệu 2 lần. Với tính năng tích hợp thanh toán online với Sepay (và các dịch vụ thanh toán khác…), MBW Next cung cấp cho doanh nghiệp khả năng xử lý thanh toán tự động đầu-cuối, từ phát hành đơn hàng đến ghi nhận tiền thu.
Với hai kịch bản linh hoạt — thu theo đơn và thu theo công nợ — doanh nghiệp có thể tăng tốc dòng tiền, giảm khối lượng công việc kế toán, và đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trong đối soát thanh toán.
