Quy trình bán hàng trong doanh nghiệp thương mại, phân phối đa kênh, đa tầng thường phức tạp và phụ thuộc vào từng loại hình bán hàng, kéo theo nhiều nghiệp vụ liên quan như xử lý kho, ghi nhận doanh thu, công nợ và hạch toán kế toán.

Đây là một trong những khoảng trống của nhiều hệ thống ERP quốc tế khi triển khai tại Việt Nam khi chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ và quy chuẩn hạch toán theo VAS. Vì vậy, MBW Next – phiên bản ERPNext được localized cho doanh nghiệp Việt – đã nâng cấp module bán hàng bằng tính năng Sales Voucher (Chứng từ bán hàng), giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình bán hàng và tự động hóa luồng xử lý chứng từ trên hệ thống.

Sơ bộ về nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp thương mại, phân phối tại Việt Nam

Trong thực tế, nghiệp vụ bán hàng tại các doanh nghiệp thương mại, phân phối thường được chia thành 4 loại hình chính:

• Bán hàng trong nước
• Bán hàng xuất khẩu
• Bán hàng đại lý
• Bán hàng ủy thác xuất khẩu

Mỗi loại hình bán hàng có cách xử lý nghiệp vụ khác nhau, từ ghi nhận doanh thu, xuất kho, tính thuế, phân bổ chiết khấu đến hạch toán công nợ. Chẳng hạn, bán hàng trong nước cần xử lý VAT và công nợ khách hàng; bán hàng xuất khẩu phát sinh thêm đa tiền tệ, tỷ giá và thuế xuất khẩu; bán hàng đại lý hoặc ủy thác lại có yêu cầu riêng về ghi nhận doanh thu, chi phí và nghĩa vụ kế toán.

Nghiệp vụ hạch toán theo quy định của 4 loại hình bán hàng:

Do tính phức tạp của từng loại hình bán hàng khác nhau, doanh nghiệp triển khai hệ thống cần một giải pháp đủ mạnh và có thể linh hoạt để đáp ứng chuyên sâu nghiệp vụ bán hàng tại doanh nghiệp. 

Các phần mềm quản trị bán hàng cơ bản hoặc kế toán thường chỉ hỗ trợ 1 nửa vấn đề. Chuyên để bán hàng hoặc chuyên để hạch toán. Kế toán thường xuyên phải đối soát 2 hệ thống và thao tác thủ công gây dễ sai sót và mất nhiều thời gian. 

Với Sales Voucher trên MBW Next, người dùng chỉ cần lựa chọn đúng loại hình bán hàng khi tạo chứng từ. Hệ thống sẽ tự động xử lý các nghiệp vụ liên quan như doanh thu, chiết khấu, thuế, công nợ, xuất kho và sinh các chứng từ kế toán tương ứng. Nhờ đó, doanh nghiệp giảm đáng kể thao tác thủ công, hạn chế sai lệch dữ liệu và đảm bảo toàn bộ quy trình được vận hành trên một nền tảng thống nhất.

Sales Voucher trong MBW Next là gì?

Sales Voucher (Chứng từ bán hàng) là một doctype được MBW Next mở rộng nhằm chuyên sâu hóa nghiệp vụ bán hàng theo chuẩn kế toán Việt Nam (VAS) so với hệ thống ERPNext gốc.

Sales Voucher đóng vai trò là chứng từ trung gian giữa Đơn hàng bán (Sales Order) và các chứng từ phát sinh phía sau như Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice), Phiếu xuất kho 

Thay vì xử lý trực tiếp từ Đơn hàng bán sang Hóa đơn bán hàng, Sales Voucher bổ sung một lớp nghiệp vụ trung gian để doanh nghiệp phân loại đúng loại hình bán hàng, xử lý thuế theo từng nghiệp vụ, ghi nhận doanh thu, kiểm soát công nợ, liên kết xuất kho và tạo các chứng từ kế toán liên quan.

Mục đích của Sales Voucher là giúp doanh nghiệp ghi nhận và hạch toán chính xác các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình bán hàng, bao gồm:

• Hàng tiền và doanh thu bán hàng
• Chiết khấu thương mại, giảm giá bán
• Thuế VAT và các loại thuế liên quan (ví dụ: thuế xuất khẩu)
• Dữ liệu xuất nhập tồn kho liên quan đến giao hàng
• Trạng thái thanh toán và công nợ khách hàng
• Các khoản tạm ứng và đối trừ thanh toán

Nhờ đó, dữ liệu vận hành và dữ liệu tài chính được đồng bộ trên cùng một hệ thống, hạn chế sai lệch giữa bộ phận bán hàng, kho và kế toán.

Vì sao cần bổ sung doctype Sale Voucher vào MBW Next Selling? 

ERPNext là nền tảng ERP mạnh và linh hoạt, tuy nhiên được xây dựng theo chuẩn quốc tế nên chưa bao phủ đầy đủ các yêu cầu kế toán và nghiệp vụ bán hàng đặc thù tại Việt Nam.

Một số hạn chế phổ biến:

• Chưa có cơ chế phân loại nhiều loại hình bán hàng
• Chỉ hỗ trợ một phương thức phân bổ chiết khấu tổng đơn hàng
• Chưa xử lý riêng nghiệp vụ thuế xuất khẩu
• Thiếu khả năng theo dõi chi tiết thuế trên từng dòng hàng
• Một số nghiệp vụ cần tính toán thủ công bên ngoài hệ thống

Trong khi đó doanh nghiệp Việt thường vận hành đồng thời nhiều mô hình bán hàng khác nhau và yêu cầu hạch toán theo chuẩn VAS. Đây chính là lý do MBW Digital – đối tác triển khai ERPNext chính thức tại Việt Nam đã phát triển Sales Voucher như một lớp nâng cấp chuyên sâu dành cho doanh nghiệp thương mại và phân phối.

Xem thêm: Tính năng Chứng từ mua hàng (Purchase Voucher) trên MBW Next – Phân bổ chi phí & giá vốn đúng chuẩn VAS

Những tính năng chuyên sâu của Sales Voucher giúp doanh nghiệp chuẩn hóa nghiệp vụ bán hàng

1. Hỗ trợ đa tiền tệ cho doanh nghiệp xuất khẩu

Sales Voucher cho phép doanh nghiệp:

• Thiết lập tiền tệ theo từng giao dịch
• Quản lý các ngoại tệ như EUR, USD, GBP, JPY, AUD…
• Thiết lập tỷ giá quy đổi
• Ghi nhận doanh thu ngoại tệ
• Theo dõi công nợ theo cả nguyên tệ và VND

Tính năng này phù hợp với doanh nghiệp xuất khẩu hoặc thường xuyên phát sinh giao dịch quốc tế.

2. Tự động hạch toán và xử lý thuế theo VAS

Sales Voucher hỗ trợ ghi nhận các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong quá trình bán hàng, gồm:

• Doanh thu bán hàng
• Công nợ phải thu
• VAT, thuế GTGT
• Thuế xuất khẩu
• Các khoản giảm trừ doanh thu
• Tài khoản kế toán theo từng dòng hàng

Dữ liệu từ Sales Voucher được liên kết với:

• Hóa đơn bán hàng
• Phiếu xuất kho
• Phiếu thanh toán
• Bút toán tổng hợp

Nhờ đó, kế toán giảm nhập liệu thủ công và hạn chế sai lệch giữa dữ liệu bán hàng, kho và sổ kế toán.

3. Tự động hóa xử lý chiết khấu bán hàng

Sales Voucher hỗ trợ thiết lập chiết khấu linh hoạt theo nhiều cơ sở:

• Tổng tiền trước thuế
• Tổng tiền sau thuế
• Tổng giá trị đơn hàng
• Tổng tiền ròng

Doanh nghiệp có thể lựa chọn phương thức phân bổ chiết khấu:

• Theo giá trị (Amount): phân bổ theo tỷ trọng giá trị từng mặt hàng
• Theo số lượng (Quantity): phân bổ theo số lượng sản phẩm

Sau khi áp dụng, hệ thống tự động:

• Tính giá trị giảm trừ
• Cập nhật doanh thu thuần
• Ghi nhận tài khoản chiết khấu
• Đồng bộ dữ liệu với kế toán và báo cáo tài chính

Đây là nâng cấp quan trọng với các doanh nghiệp có chính sách bán hàng, chiết khấu và khuyến mại phức tạp.

Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi sử dụng Sales Voucher

Việc bổ sung Sales Voucher giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình bán hàng, giảm thao tác thủ công và đảm bảo dữ liệu vận hành được liên kết xuyên suốt giữa bán hàng, kho và kế toán.

• Chuẩn hóa quy trình bán hàng trên một hệ thống dữ liệu thống nhất.
• Giảm nhập liệu lặp lại giữa bán hàng, kho và kế toán.
• Ghi nhận doanh thu, thuế và công nợ theo chuẩn VAS.
• Kiểm soát doanh thu, công nợ và thanh toán theo thời gian thực.
• Hạn chế sai lệch dữ liệu, tự động hóa hạch toán và xử lý chứng từ.
• Hỗ trợ vận hành đa kênh, phù hợp với nhiều ngành như thương mại, phân phối, xuất nhập khẩu, FMCG và dược phẩm.

Sales Voucher trên MBW Next giúp doanh nghiệp chuẩn hóa nghiệp vụ bán hàng, liên kết dữ liệu từ đơn hàng, xuất kho, hóa đơn đến thanh toán và kế toán trên cùng một hệ thống.

Với khả năng xử lý theo VAS, hỗ trợ đa loại hình bán hàng, chiết khấu, thuế và công nợ, Sales Voucher là nâng cấp quan trọng cho các doanh nghiệp thương mại, phân phối đang cần kiểm soát vận hành chặt chẽ hơn khi mở rộng quy mô.

Đăng ký demo MBW Next để trải nghiệm tính năng Sales Voucher và tư vấn giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.