Việc xuất hóa đơn điện tử vẫn đang là một điểm nghẽn trong nhiều doanh nghiệp khi dữ liệu phải được xử lý qua nhiều hệ thống khác nhau. MBW Next tích hợp VNPT Invoice giúp tự động hóa toàn bộ quy trình từ bán hàng, POS đến kế toán, giảm sai sót và rút ngắn thời gian xử lý xuống chỉ còn vài giây.

Khi xuất hóa đơn vẫn là một bước “thủ công” trong quy trình số hóa

Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, dù đã triển khai phần mềm quản lý bán hàng hoặc ERP, việc xuất hóa đơn điện tử vẫn thường diễn ra theo quy trình rời rạc:

• Dữ liệu đơn hàng được tạo trên hệ thống bán hàng
• Sau đó kế toán phải đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử
• Nhập lại thông tin hoặc import dữ liệu
• Kiểm tra và phát hành hóa đơn

Quy trình này không chỉ làm tăng khối lượng thao tác thủ công mà còn tiềm ẩn rủi ro sai lệch dữ liệu giữa các hệ thống. Đặc biệt với doanh nghiệp có tần suất giao dịch cao, việc xử lý hóa đơn trở thành một nút thắt ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ vận hành và trải nghiệm khách hàng. Giải pháp tích hợp giữa MBW Next và VNPT Invoice được xây dựng nhằm giải quyết triệt để vấn đề này.

MBW Next tích hợp VNPT Invoice: Loại bỏ xuất hóa đơn thủ công

Thông qua hệ thống MBW Next, người dùng có thể thực hiện thao tác xuất hóa đơn chỉ với 1 nút bấm. Toàn bộ quy trình xuất hóa đơn điện tử được thực hiện trực tiếp trên một nền tảng duy nhất – từ Sales Order, POS cho đến phân hệ Kế toán. Toàn bộ dữ liệu, thông tin khách hàng, đơn hàng sẽ được truyền sang hệ thống Hóa đơn điện tử VNPT để xuất hóa đơn theo đúng quy định một cách nhanh chóng và chính xác.

Tính năng tích hợp xuất hóa đơn điện tử trên phần mềm MBW Next giúp người dùng có thể bấm nút “Tạo hóa đơn” ngay trên giao diện MBW Next, không cần chuyển đổi hệ thống hay nhập lại dữ liệu:

• Tạo hóa đơn nháp
• Kiểm tra thông tin
• Xác nhận và phát hành hóa đơn

Điều này giúp đảm bảo dữ liệu luôn đồng nhất giữa bán hàng – kế toán – hóa đơn, đồng thời giảm thiểu tối đa sai sót trong quá trình xử lý.

Cấu hình thông tin hóa đơn điện tử VNPT invoice

Doanh nghiệp có thể thiết lập đầy đủ thông tin tích hợp VNPT Invoice ngay trong hệ thống:

• Mã số thuế
• API kết nối
• Tài khoản dịch vụ
• Mẫu số, ký hiệu hóa đơn

Hệ thống hỗ trợ bật/tắt sử dụng hóa đơn điện tử theo từng công ty, đảm bảo linh hoạt khi vận hành đa pháp nhân. MBW Next cũng cung cấp chức năng Test Connection để kiểm tra kết nối với VNPT:

• Hiển thị thông tin chứng thư số khi kết nối thành công
• Xác nhận khả năng giao tiếp giữa hệ thống ERP và nhà cung cấp

Sau khi phát hành thành công:

• Hóa đơn được lưu và hiển thị ngay trên hệ thống
• Có thể tra cứu trực tiếp trên cổng tra cứu của VNPT thông qua mã hóa đơn

Các chức năng nổi bật của MBW Next tích hợp VNPT invoice hóa đơn điện tử

1. Tạo và phát hành hóa đơn nhanh chóng

Người dùng có thể tạo và phát hành hóa đơn điện tử ngay trên MBW Next thông qua quy trình bán hàng tiêu chuẩn:

• Tạo hóa đơn bán hàng (Sales Invoice) với đầy đủ thông tin khách hàng, hàng hóa
• Thực hiện lưu và xác nhận giao dịch
• Chỉ với một thao tác “Tạo hóa đơn”, hệ thống tự động gửi dữ liệu sang VNPT Invoice

Hệ thống có khả năng kiểm tra các thông tin quan trọng trước khi phát hành hóa đơn:

• Đối chiếu mã số thuế của doanh nghiệp
• Kiểm tra cấu hình bắt buộc

Trong trường hợp dữ liệu sai, hệ thống sẽ cảnh báo lỗi ngay lập tức và ngăn chặn việc phát hành hóa đơn không hợp lệ.

2. Linh hoạt xuất hóa đơn theo thời gian thực tế

Hệ thống cho phép doanh nghiệp xuất hóa đơn cho các giao dịch phát sinh trong quá khứ:

• Chủ động lựa chọn ngày hạch toán (ví dụ: đơn hàng của ngày hôm trước)
• Điều chỉnh thời gian ghi nhận phù hợp với nghiệp vụ kế toán

Hóa đơn vẫn được phát hành hợp lệ và đồng bộ đầy đủ với hệ thống VNPT, đảm bảo tuân thủ quy trình tài chính.

3. Cấu hình linh hoạt điều kiện xuất hóa đơn

Doanh nghiệp có thể thiết lập các điều kiện xuất hóa đơn phù hợp với từng nghiệp vụ:

• Xuất theo đơn hàng
• Xuất theo kỳ (tháng/quý)
• Xuất theo trạng thái thanh toán

Điều này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có nhiều mô hình bán hàng và chính sách khác nhau.

4. Theo dõi trạng thái hóa đơn theo thời gian thực

Hệ thống cho phép theo dõi toàn bộ vòng đời hóa đơn:

• Hóa đơn nháp
• Hóa đơn đã phát hành
• Hóa đơn điều chỉnh/trả

Giúp kế toán và quản lý dễ dàng kiểm soát tình trạng xử lý và đối soát dữ liệu.

5. Tự động hóa hóa đơn định kỳ

Đối với các khách hàng hoặc hợp đồng phát sinh định kỳ, doanh nghiệp có thể thiết lập:

• Tần suất lập hóa đơn
• Điều kiện kích hoạt

Hệ thống sẽ tự động tạo hóa đơn theo cấu hình, giảm hoàn toàn thao tác thủ công.

6. Tùy chỉnh mẫu hóa đơn theo thương hiệu

Doanh nghiệp có thể thiết kế mẫu hóa đơn phù hợp với nhận diện thương hiệu:

• Logo
• Màu sắc
• Bố cục hiển thị

Giúp tăng tính chuyên nghiệp trong giao tiếp với khách hàng.

7. Gửi và chia sẻ hóa đơn linh hoạt

Sau khi hóa đơn được ký số thành công. Người dùng có thể xem bản PDF trực tiếp trên hệ thống. Đồng thời, ngay sau khi phát hành, người dùng có thể:

• In trực tiếp hóa đơn
• Gửi email cho khách hàng

Tất cả đều thực hiện ngay trên hệ thống MBW Next, không cần thao tác ngoài.

8. Thiết lập quy tắc thuế và đa tiền tệ

Hệ thống hỗ trợ:

• Tự động tính thuế theo quy tắc cấu hình
• Nhiều loại tiền tệ
• Nhiều phương thức thanh toán

Đảm bảo phù hợp với doanh nghiệp có hoạt động đa dạng.

9. Hỗ trợ hóa đơn nhiều mặt hàng – nhiều mức thuế

MBW Next cho phép xử lý các hóa đơn phức tạp:

• Một hóa đơn có nhiều dòng hàng
• Mỗi dòng có thể áp dụng mức thuế khác nhau

Khi phát hành:

• Hóa đơn thể hiện rõ thuế suất từng dòng
• Tính toán chính xác số tiền thuế và tổng giá trị

Lợi ích mang lại cho doanh nghiệp

Việc tích hợp MBW Next với VNPT Invoice không chỉ giúp tối ưu một bước trong quy trình, mà còn mang lại những giá trị rõ ràng:

• Rút ngắn thời gian xử lý hóa đơn từ vài phút xuống vài giây
• Loại bỏ việc nhập liệu lặp lại giữa các hệ thống
• Giảm thiểu sai sót và rủi ro dữ liệu
• Tăng khả năng kiểm soát tài chính theo thời gian thực
• Nâng cao trải nghiệm khách hàng với hóa đơn được phát hành nhanh và chính xác

Đặc biệt với doanh nghiệp thương mại – phân phối có khối lượng giao dịch lớn, đây là yếu tố quan trọng để đảm bảo vận hành ổn định và minh bạch.

Tích hợp VNPT Invoice giúp MBW Next hoàn thiện chuỗi vận hành từ bán hàng đến tài chính, tạo nên một hệ thống dữ liệu liên thông và nhất quán. Trong bối cảnh doanh nghiệp cần tối ưu hiệu quả và giảm thiểu rủi ro vận hành, việc tự động hóa quy trình xuất hóa đơn không còn là lựa chọn, mà là một bước đi cần thiết.

Liên hệ ngay với MBW Next nếu doanh nghiệp đang cần một hệ thống ERP quản trị đầy đủ, quản lý bán hàng, xuất hóa đơn tự động để số hóa hiệu quả ngay từ hôm nay