Đối với doanh nghiệp thương mại, phân phối, việc ghi nhận chi phí mua hàng và phân bổ vào giá vốn có ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác của chi phí đầu vào, dòng tiền và hiệu quả kinh doanh. Đồng thời, việc này cần phải tuân thủ đầy đủ các quy định pháp lý về hạch toán mua hàng tại Việt Nam. 

Thấu hiểu những khó khăn mà nhiều doanh nghiệp đang gặp trong quá trình quản lý và hạch toán mua hàng, MBW Next đã phát triển tính năng Chứng từ Mua hàng (Purchase Voucher). Tính năng này giúp doanh nghiệp chuẩn hóa nghiệp vụ, đảm bảo phân bổ chi phí và ghi nhận giá vốn chính xác, đồng thời đáp ứng chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS).

Nghiệp vụ mua hàng và phân bổ chi phí trong doanh nghiệp thương mại – phân phối

Trong doanh nghiệp thương mại, phân phối, nghiệp vụ mua hàng là tập hợp các hoạt động từ khi phát sinh nhu cầu mua đến khi hàng hóa được nhập kho, thanh toán và ghi nhận đầy đủ chi phí, giá vốn theo đúng quy định kế toán. 

Đây là nghiệp vụ có ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán, công nợ phải trả, dòng tiền và hiệu quả kinh doanh, đồng thời liên quan trực tiếp đến nhiều bộ phận như mua hàng, kho và kế toán.

Nghiệp vụ mua hàng trong doanh nghiệp thương mại, phân phối thường được triển khai theo các bước cơ bản sau:

1. Tiếp nhận yêu cầu mua hàng (Purchase Request)
2. Lập và xét duyệt phiếu đặt hàng (Purchase Order) 
3. Theo dõi tiến độ mua hàng
4. Lập hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice) 
5. Nhập kho và kiểm tra hàng hóa (Purchase Receipt)
6. Thanh toán và ghi nhận công nợ
7. Lưu trữ chứng từ và phân tích báo cáo

Trên thực tế, nghiệp vụ mua hàng phức tạp hơn rất nhiều do chịu ảnh hưởng bởi nhiều loại chi phí khác nhau như chi phí vận chuyển, các loại thuế (thuế bảo vệ môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế chống bán phá giá…), chi phí hải quan và các chi phí mua hàng liên quan khác.

Đặc biệt, mỗi loại hàng hóa, mỗi lô hàng có thể áp dụng phương pháp phân bổ chi phí và tính giá vốn khác nhau, đòi hỏi hệ thống quản trị phải đủ sâu để ghi nhận đúng bản chất nghiệp vụ. Đây cũng chính là điểm mà nhiều phần mềm quản trị không chuyên cho lĩnh vực thương mại, phân phối thường gặp hạn chế, khó đáp ứng đầy đủ yêu cầu quản lý mua hàng và phân bổ giá vốn trong thực tế.

Xem thêm: Tổng quan phần mềm MBWNext cho doanh nghiệp phân phối 

Chứng từ mua hàng (Purchase Voucher) trên MBW Next là gì? 

Chứng từ Mua hàng (Purchase Voucher) là chứng từ trung gian được MBW Next phát triển nhằm chuẩn hóa và hoàn thiện nghiệp vụ mua hàng trên phần mềm, đặc biệt trong các bài toán tính thuế, hạch toán tự động theo hệ thống tài khoản VAS và phân bổ chi phí để xác định giá vốn theo đúng quy định tại Việt Nam.

Purchase Voucher đóng vai trò là lớp nghiệp vụ giúp hệ thống hiểu đúng bản chất từng giao dịch mua hàng, từ đó sinh chứng từ kế toán, chứng từ kho và giá vốn một cách chính xác, thay vì xử lý dồn toàn bộ nghiệp vụ mua hàng trên các chứng từ đơn lẻ.

Tính năng Purchase Voucher trên MBW Next được xây dựng nhằm đáp ứng 3 loại hình mua hàng phổ biến trong doanh nghiệp thương mại – phân phối tại Việt Nam:

1. Mua hàng dịch vụ: Bao gồm hai trường hợp:

• Mua dịch vụ sử dụng trực tiếp, không liên quan đến hàng hóa nhập kho (ví dụ: dịch vụ quảng cáo, vệ sinh văn phòng, bảo trì…).
• Mua dịch vụ gắn với hàng hóa nhập kho, phát sinh để đưa hàng hóa về trạng thái sẵn sàng bán (ví dụ: dịch vụ vận chuyển từ cảng về kho, bốc xếp hàng hóa…).

2. Mua hàng hóa trong nước: Là nghiệp vụ mua hàng từ nhà cung cấp nội địa, với luồng nghiệp vụ điển hình:

• Đặt hàng (tạo đơn mua)
• Yêu cầu và nhận hóa đơn
• Nhập hàng (qua kho hoặc không qua kho)
• Thanh toán và ghi nhận công nợ

3. Mua hàng hóa nhập khẩu: Là nghiệp vụ mua hàng từ nhà cung cấp nước ngoài, thanh toán bằng ngoại tệ. Khi nhập hàng về Việt Nam, doanh nghiệp phải:

• Quy đổi giá trị về VNĐ để ghi nhận trên báo cáo tài chính
• Xử lý các quy định về thuế nhập khẩu và hải quan
• Phân bổ chi phí trước hải quan và các chi phí liên quan để tính giá vốn

Trong nghiệp vụ mua hàng này, MBW Next giúp phân bổ toàn bộ chi phí phát sinh từ khi mua đến khi nhập kho vào giá vốn hàng hóa, theo hai nguyên tắc phân bổ phổ biến:

• Phân bổ theo số lượng: phân bổ chi phí theo tỷ lệ số lượng từng mặt hàng.
• Phân bổ theo giá trị: phân bổ chi phí theo tỷ lệ giá trị từng mặt hàng.

Theo đó, giá vốn nhập kho = giá mua hàng hóa + chi phí phân bổ thêm.

Xem thêm: Giải pháp tính giá vốn hàng bán (COGS) hiệu quả cho doanh nghiệp phân phối

Vai trò của Chứng từ Mua hàng (Purchase Voucher) đối với doanh nghiệp

MBW Next là giải pháp được bản địa hóa từ nền tảng ERPNext, tuy nhiên trong quá trình triển khai thực tế tại các doanh nghiệp thương mại, phân phối, những thiết lập mặc định của hệ thống chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu nghiệp vụ mua hàng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), đặc biệt ở các bài toán phân loại nghiệp vụ, xử lý thuế và phân bổ chi phí để tính giá vốn.

Xuất phát từ nhu cầu đó, tính năng Chứng từ Mua hàng (Purchase Voucher) được MBW Next phát triển nhằm khắc phục các hạn chế này và chuẩn hóa nghiệp vụ mua hàng theo đúng bản chất kế toán và quy định pháp lý tại Việt Nam.

Cụ thể, Purchase Voucher đóng vai trò trung tâm trong việc:

• Bổ sung và quản lý đầy đủ thông tin về thuế trong nghiệp vụ mua hàng, bao gồm thuế nhập khẩu và các loại thuế liên quan như thuế bảo vệ môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế chống bán phá giá. Hệ thống cho phép xác định rõ tài khoản thuế (3331, 3333, 133…) và tách riêng các khoản thuế này khỏi giá trị phải trả nhà cung cấp, đảm bảo hạch toán đúng bản chất.
• Hỗ trợ phân bổ chi phí mua hàng linh hoạt như chi phí trước hải quan, chi phí đưa hàng về kho, chiết khấu mua hàng… theo số lượng hoặc giá trị hàng hóa, phù hợp với từng loại hàng và từng lô mua cụ thể.
• Chuẩn hóa luồng nghiệp vụ mua hàng từ ghi nhận chi phí, nhập kho đến hạch toán kế toán, giúp giá vốn được xác định đúng, đủ và nhất quán, đồng thời đáp ứng yêu cầu tuân thủ VAS trong báo cáo tài chính và quản trị nội bộ.

Không chỉ đáp ứng đầy đủ các quy trình, loại hình mua hàng theo quy định pháp luật, MBW Next còn hỗ trợ nhiều tính năng chuyên sâu khác giúp doanh nghiệp vận hành phòng Mua hàng hiệu quả:

• Quản lý hoạt động mua hàng theo kế hoạch hoặc theo dự báo
• Tạo, phê duyệt các yêu cầu mua hàng
• Quản lý nhà cung cấp, báo giá, so sánh lựa chọn NCC
• Quản lý đơn hàng mua, tiến độ nhập hàng
• Quản lý hóa đơn, thanh toán, công nợ với NCC
• Tự động hạch toán chứng từ mua hàng, nhập kho trong kế toán
• Hệ thống báo cáo mua hàng chuyên sâu, tự động cập nhật theo thời gian thực

Xem thêm: Tổng quan phân hệ mua hàng trên phần mềm MBW Next

Chi tiết luồng xử lý chứng từ mua hàng trên MBW Next

Quy trình Mua hàng dịch vụ

Chứng từ mua hàng dịch vụ được sử dụng khi doanh nghiệp phát sinh chi phí dịch vụ từ nhà cung cấp bên ngoài, không làm phát sinh nhập kho hàng hóa. Purchase Voucher đóng vai trò trung gian giúp phân loại rõ nghiệp vụ, tự động sinh hóa đơn mua hàng và đảm bảo hạch toán đúng tài khoản chi phí.

Quy trình thao tác như sau:

• Khởi tạo chứng từ mua hàng (Purchase Voucher)

Kế toán truy cập phân hệ Mua hàng, tạo mới Purchase Voucher và lựa chọn loại hình Mua dịch vụ. 

Trường hợp mua dịch vụ phục vụ trực tiếp cho hoạt động quản lý hoặc sản xuất kinh doanh, hệ thống ghi nhận chi phí vào các tài khoản phù hợp (642, 632,…). 

Trường hợp dịch vụ là chi phí mua hàng, người dùng đánh dấu Is Cost để ghi nhận vào tài khoản trung gian.

• Khai báo thông tin chi tiết trên Chứng từ mua hàng (Purchase Voucher)

Người dùng nhập đầy đủ thông tin nhà cung cấp, nội dung dịch vụ, giá trị dịch vụ, thuế GTGT và tài khoản hạch toán chi phí. Các trường thông tin được thiết kế nhằm phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ mua dịch vụ.

• Tự động tạo hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice)

Sau khi tạo thành công Chứng từ mua hàng, hệ thống tự động sinh Hóa đơn mua hàng tương ứng, đảm bảo dữ liệu xuyên suốt giữa nghiệp vụ mua hàng và kế toán.

• Thanh toán và hoàn tất giao dịch: 

Kế toán thực hiện thanh toán thông qua Phiếu chi hoặc Ủy nhiệm chi (Payment Entry), đồng thời theo dõi và đối chiếu công nợ nhà cung cấp trên hệ thống.

Quy trình Mua hàng trong nước nhập kho 

Purchase Voucher trong nghiệp vụ mua hàng trong nước nhập kho giúp doanh nghiệp quản lý đồng thời giá trị hàng hóa, thuế GTGT và các chi phí mua hàng phát sinh, từ đó xác định chính xác giá vốn nhập kho.

Quy trình thao tác gồm các bước:

• Tạo đơn hàng mua (Purchase Order): Bộ phận mua hàng lập và duyệt Đơn hàng mua từ nhà cung cấp nội địa, làm căn cứ cho các chứng từ tiếp theo.
• Khởi tạo Purchase Voucher từ Purchase Order: Trên Đơn hàng mua (PO) đã được duyệt, người dùng tạo Purchase Voucher. Hệ thống kế thừa thông tin hàng hóa, số lượng, đơn giá và nhà cung cấp.
• Khai báo chi phí mua hàng và chiết khấu (nếu có): Trên Purchase Voucher, kế toán nhập các khoản chi phí mua hàng như vận chuyển, bốc dỡ, bảo hiểm… và khai báo chiết khấu tổng đơn (nếu phát sinh). Các chi phí này sẽ được phân bổ vào giá trị hàng nhập kho theo phương pháp đã lựa chọn.
• Tạo Phiếu nhập kho (Purchase Receipt): Từ Purchase Voucher, người dùng tạo Phiếu nhập kho để ghi nhận số lượng và giá trị hàng hóa thực tế nhập kho.
• Phân bổ chi phí mua hàng bằng Landed Cost Voucher: Hệ thống cho phép tạo Landed Cost Voucher để phân bổ chi phí mua hàng vào giá vốn từng mặt hàng, đảm bảo phản ánh đúng giá trị tồn kho.

Quy trình Mua hàng nhập khẩu nhập kho

Đối với nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu, Purchase Voucher là chứng từ trung tâm giúp doanh nghiệp xử lý đồng thời ngoại tệ, chi phí trước hải quan, các loại thuế nhập khẩu và phân bổ chi phí vào giá vốn hàng hóa.

Quy trình thao tác bao gồm:

• Tạo Purchase Voucher từ Đơn hàng mua nhập khẩu: Người dùng tạo Chứng từ mua hàng (Purchase Voucher) từ Đơn đặt hàng (Purchase Order) nhập khẩu, hệ thống kế thừa thông tin hàng hóa, giá FOB , số lượng và nhà cung cấp nước ngoài.
• Khai báo chi phí trước hải quan và chi phí mua hàng: Kế toán nhập các khoản phí trước hải quan bằng ngoại tệ và chi phí hàng về kho bằng tiền hạch toán. Các khoản này được theo dõi và phân bổ chi tiết trên Purchase Voucher.

Xem thêm: Số hóa quy trình mua hàng nhập khẩu nhập kho dễ dàng trên MBW Next

• Khai báo thuế nhập khẩu và các loại thuế liên quan: Trên Chứng từ mua hàng (Purchase Voucher), người dùng nhập tỷ lệ và thông tin các loại thuế như Thuế nhập khẩu, Thuế tiêu thụ đặc biệt, Thuế bảo vệ môi trường, Thuế chống bán phá giá (nếu có). Hệ thống tự động tính toán giá trị thuế theo đúng công thức và tỷ giá khai báo.
• Tạo Phiếu nhập kho (Purchase Receipt): Sau khi hoàn tất khai báo, người dùng tạo Phiếu nhập kho để ghi nhận hàng hóa nhập khẩu về kho.
• Phân bổ thuế và chi phí vào giá vốn bằng Chứng từ phân bổ (Landed Cost Voucher): Hệ thống tự động hoặc thủ công tạo các Landed Cost Voucher để phân bổ thuế nhập khẩu và chi phí mua hàng vào giá vốn từng mặt hàng, đảm bảo hạch toán đúng chuẩn mực kế toán Việt Nam.

Kết luận

Trong thực tế vận hành, nghiệp vụ mua hàng của doanh nghiệp có thể phát sinh dưới nhiều hình thức khác nhau, từ mua dịch vụ, mua hàng trong nước đến mua hàng nhập khẩu với cấu trúc chi phí và thuế phức tạp. Điểm then chốt không nằm ở từng loại mua hàng riêng lẻ, mà ở việc doanh nghiệp có xây dựng được một quy trình thống nhất, rõ ràng và có khả năng kiểm soát xuyên suốt hay không.

Thông qua Chứng từ mua hàng (Purchase Voucher), MBW Next giúp doanh nghiệp chuẩn hóa cách ghi nhận, liên kết và xử lý dữ liệu mua hàng trên cùng một nền tảng, đảm bảo các thông tin về chi phí, thuế, kho và kế toán được đồng bộ và nhất quán. Khi quy trình được thiết kế đúng ngay từ đầu, doanh nghiệp không chỉ giảm rủi ro sai sót trong hạch toán mà còn nâng cao tính minh bạch, khả năng theo dõi và chất lượng dữ liệu phục vụ cho công tác quản trị và ra quyết định trong dài hạn.

Doanh nghiệp có nhu cầu tham khảo phần mềm có khả năng ghi nhận và phân bổ chi phí, tính giá vốn chính xác, đáp ứng chuyên sâu chuẩn mực kế toán Việt Nam thì đừng ngại liên hệ MBW Next ngay để nhận tư vấn miễn phí.