Giới thiệu tính năng tự động hóa tạo hàng loạt đơn hàng bán (Sales order) từ danh sách yêu cầu đặt hàng (Purchase order) theo mẫu riêng của từng chuỗi siêu thị/cửa hàng thông qua import Excel trên phần mềm MBWNext. Tính năng dành cho các doanh nghiệp phân phối đang bán hàng tới kênh MT (modern trade).

Nhập liệu thủ công – nỗi ám ảnh của admin khi xử lý đơn hàng kênh MT 

Trong phân phối kênh MT (Modern Trade), doanh nghiệp thường phải tiếp nhận hàng loạt yêu cầu mua hàng (Purchase Request/ Purchase Order) từ siêu thị, chuỗi cửa hàng, đại siêu thị như Winmart+, BigC, CircleK, Aeon… dưới dạng PDF hoặc các mẫu Excel theo quy định riêng của từng đối tác.  

Sales admin phải dành cả ngày trời để gõ tay từng đơn hàng lên phần mềm quản lý bán hàng, dò từng dòng sản phẩm, số lượng, đối chiếu từng mã hàng quy đổi đơn vị tính, và quản lý hàng tá file PDF đính kèm… Điều này không chỉ tốn thời gian mà còn dễ dẫn đến sai sót nghiêm trọng trong giao hàng và công nợ.

Thấu hiểu nỗi đau đó, MBW Next chính thức giới thiệu tính năng đột phá: Tự động hóa quy trình tạo Đơn hàng bán (Sales Order – SO) từ mẫu yêu cầu đặt hàng giúp doanh nghiệp phân phối “giải phóng” sức lao động và chuyên nghiệp hóa quy trình vận hành. 

Đây là tính năng nâng cao và chỉ có ở phần mềm MBWNext, giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng: 

• Tạo Đơn hàng bán (Sales order) tự động từ Danh sách Yêu cầu đặt hàng (Purchase Request) của các chuỗi hoặc khách hàng… chỉ bằng import Excel.
• Gắn kèm file PDF Yêu cầu mua hàng (Purchase Request) theo từng Đơn hàng bán (SO) để phục vụ in ấn bộ chứng từ tự động bao gồm SO, PR, Hóa đơn điện tử và lưu trữ nội bộ.
• Đồng bộ dữ liệu mã mặt hàng, khách hàng, đơn vị tính giữa hệ thống của công ty và hệ thống của khách hàng chuỗi.

Với tính năng này, sales admin có thể giảm từ 3 ngày nhập liệu xuống còn 30s import excel mà không xảy ra bất kỳ sai sót nào. 

Hãy cùng khám phá chi tiết qua hướng dẫn dưới đây.

Tự động hóa – chuẩn hóa quy trình nhận đơn và xử lý đơn hàng kênh MT

Trong thực tế, mỗi hệ thống bán lẻ (WinMart, Co.opmart, Aeon, GS25…) đều có mẫu PO, mẫu yêu cầu mua hàng khác nhau, với mã sản phẩm khác nhau. Khi làm việc với các nhà cung cấp (nhà phân phối hàng hóa tới siêu thị), mỗi lần họ sẽ gửi yêu cầu mua hàng tổng hợp từ toàn bộ cửa hàng, siêu thị trong hệ thống để tổng hợp số lượng đặt hàng cho nhà cung cấp. Nhưng khi giao hàng, nhà cung cấp phải giao tới chính xác từng địa chỉ cửa hàng, siêu thị với số lượng đặt hàng riêng mà không được nhầm lẫn hay sai sót. 

Vậy MBW Next xử lý bài toán này thế nào?

Khác với các phần mềm quản lý bán hàng khác, sales admin phải nhập tay từng đơn cho từng cửa hàng, ví dụ một lần đặt hàng Winmart gửi yêu cầu mua hàng cho 1000 cửa hàng, thì phải khớp mã hàng thủ công và nhập tay 1000 đơn trên hệ thống. Thì với MBW Next, sales admin có thể tự động tạo đơn hàng hàng loạt cho tất cả cửa hàng, siêu thị chỉ với 1 click chuột.  

1. Tự động tạo đơn hàng bán và mapping dữ liệu sản phẩm, khách hàng

Thay vì nhập tay từng đơn, thêm từng dòng sản phẩm, MBW Next cho phép nhập liệu (Import) trực tiếp từ các file Excel yêu cầu đặt hàng của các chuỗi/khách hàng gửi về thông qua Cơ chế Mapping (Ánh xạ) tự động.

Hệ thống tự động nhận diện và khớp nối thông tin giữa Mẫu yêu cầu đặt hàng PO của khách hàng và dữ liệu trên hệ thống:

• Tự động map Mã sản phẩm: Xử lý tình huống mã hàng của siêu thị khác với mã nội bộ.
• Tự động quy đổi Đơn vị tính: Giải quyết bài toán lệch đơn vị đặt hàng theo từng SKU
• Tự động map Mã khách hàng: Khớp mã siêu thị quản lý với mã khách hàng trên hệ thống để tạo đơn SO tương ứng

Ví dụ, khi một chuỗi như Winmart gửi 1 file Excel tổng hợp yêu cầu đặt hàng, bao gồm 1000 dòng tương ứng với 1000 đơn hàng của 1000 cửa hàng trong chuỗi, tất cả những gì sales admin của bạn cần làm là:

• Truy cập tool nhập liệu đơn hàng nhanh trên hệ thống MBW Next
• Tải file excel Yêu cầu đặt hàng của Winmart lên và chờ MBW Next tự xử lý dữ liệu, mapping data và tạo ra các đơn hàng tương ứng
• Bấm ok để hoàn tất quá trình tạo đơn. 

Hệ thống thiết lập sẵn các mẫu Excel nhập liệu linh hoạt, tương thích với hầu hết các mẫu PO của các chuỗi siêu thị hiện nay.

Trong trường hợp mẫu yêu cầu đặt hàng của khách hàng khác với các mẫu nhập liệu sẵn trên MBW Next, MBW Next có thể thực hiện tùy chỉnh lại hoặc thiết kế thêm mẫu excel nhập liệu tương ứng với mẫu PO của khách hàng, đảm bảo việc nhập liệu đơn hàng là hoàn toàn tự động. 

2. Quản lý chứng từ gốc: Upload và Tự động gán PO hàng loạt

Trong quy trình bán hàng cho kênh siêu thị, việc lưu trữ chứng từ gốc (PO bản PDF) là bắt buộc để đối chiếu công nợ sau này. MBW Next biến công việc quản lý file rườm rà trở nên đơn giản chưa từng thấy.

• Upload PDF hàng loạt: Bạn có 100 đơn hàng? Chỉ cần kéo thả 100 file PDF PO lên hệ thống cùng lúc.
• Tự động “ghép đôi” (Matching): Dựa trên quy tắc đặt tên file (có chứa Mã PO), hệ thống sẽ tự động tìm kiếm Đơn hàng bán (SO) tương ứng để đính kèm file PDF vào đó.

Không cần phải phải dò từng đơn hàng để thêm tay file PDF, ngay tại màn hình danh sách đơn hàng, bạn có thể update bổ sung hàng loạt PDF PO cho các đơn hàng còn thiếu mà không cần mở chi tiết từng đơn.

3. In ấn “Combo” tiện lợi: Một click – Đủ bộ chứng từ

Một trong những nỗi ám ảnh của bộ phận Admin/Kế toán là soạn hồ sơ giao hàng. Bạn phải in phiếu xuất kho, sau đó tìm file PO in riêng, rồi kẹp ghim lại với nhau.

Với MBW Next, quy trình này chỉ còn là 01 cú click chuột. Thay vì phải tìm kiếm lại các chứng từ, hệ thống cho phép In hàng loạt bộ thông tin gắn với một đơn hàng. Mỗi bộ chứng từ bao gồm: Đơn hàng bán (SO) + File PDF Yêu cầu mua hàng (PO) đính kèm + Hóa đơn điện tử. 

Do lượng đơn hàng kênh MT thường rất lớn, do vậy tính năng in bộ chứng từ theo đơn hàng cũng rất quan trọng, phục vụ cho việc đối chiếu đối soát khi giao hàng. Và MBW Next hoàn toàn có thể xử lý vấn đề này cho doanh nghiệp. 

Lợi ích của tính năng Tự động tạo đơn hàng bán kênh MT trên MBWNext

Tính năng Tự động hóa tạo đơn hàng bán, đính kèm chứng từ PO trên MBW Next cho kênh phân phối MT không chỉ đơn giản giải quyết bài toán nhập liệu, mà là một bước chuyển mình trong tư duy vận hành, mang lại lợi ích thiết thực cho từng “mắt xích” trong doanh nghiệp. 

Đối với bộ phận Admin/Kế toán bán hàng (Sales Admin)

Đây là bộ phận chịu áp lực lớn nhất khi phải xử lý hàng trăm đơn hàng mỗi ngày. Tính năng này đóng vai trò như một “trợ lý ảo” đắc lực:

• Giảm tải 90% áp lực nhập liệu: Thay vì là những “cỗ máy gõ phím” căng thẳng nhập từng dòng số liệu, Admin chuyển sang vai trò người kiểm soát (Controller). Họ chỉ cần upload file và rà soát lại kết quả mapping.
• Loại bỏ nỗi lo sai lệch: Chấm dứt tình trạng “nhìn gà hóa cuốc” khi nhập sai mã hàng hay nhầm lẫn đơn vị tính (Hộp/Thùng/Lốc) – nguyên nhân chính gây ra lệch kho và công nợ.

Đối với bộ phận Kho vận & Giao nhận (Logistics)

Sự chậm trễ ở khâu làm giấy tờ thường khiến xe hàng phải chờ đợi, gây lãng phí thời gian. MBW Next giải quyết bài toán này triệt để:

• Chuẩn hóa bộ chứng từ giao hàng: Việc in gộp (SO + PDF PO) đảm bảo tài xế luôn cầm trên tay bộ hồ sơ đầy đủ nhất. Không còn cảnh xe đến cửa siêu thị mới phát hiện thiếu PO gốc phải chờ bổ sung.
• Tối ưu quy trình soạn hàng: Dữ liệu đơn hàng được đẩy xuống kho nhanh chóng và chính xác ngay sau khi import, giúp thủ kho soạn hàng đúng quy cách đóng gói mà khách hàng yêu cầu.

Đối với Chủ doanh nghiệp & cấp quản lý

Ở góc độ quản trị, tính năng này giải quyết bài toán về Chi phí và Khả năng mở rộng:  

• Tăng năng suất mà không tăng nhân sự: Doanh nghiệp có thể xử lý x2, x3 lượng đơn hàng vào mùa cao điểm mà không cần tuyển thêm Admin thời vụ.
• Minh bạch hóa dữ liệu: Mọi đơn hàng bán ra đều có bằng chứng (PO) đính kèm trực tiếp trên hệ thống. Việc tra soát, hậu kiểm hay giải quyết tranh chấp công nợ với siêu thị trở nên dễ dàng và minh bạch tuyệt đối.

Kết luận: Tại sao Doanh nghiệp phân phối kênh MT không thể bỏ qua tính năng này?

Kênh MT (Modern Trade) luôn là “mảnh đất màu mỡ” nhưng cũng đầy gai góc với các nhà phân phối bởi yêu cầu khắt khe về độ chính xác, thời gian giao hàng (Lead time) và quy chuẩn chứng từ. Một sai sót nhỏ trong việc nhập sai mã hàng hay thiếu một tờ PO đính kèm cũng có thể dẫn đến việc bị siêu thị từ chối nhận hàng hoặc bị phạt vi phạm hợp đồng.

Việc nâng cấp quy trình xử lý đơn hàng trên MBW Next không chỉ là câu chuyện về công nghệ, mà là câu chuyện về hiệu suất vận hành:

• Tốc độ: Xử lý hàng trăm đơn hàng kênh siêu thị chỉ trong vài phút.
• Chính xác: Loại bỏ lỗi con người trong quá trình nhập liệu và quy đổi.
• Chuyên nghiệp: Quản lý hồ sơ, chứng từ mua bán chặt chẽ, minh bạch.

Trong kỷ nguyên phân phối hiện đại, tốc độ và sự chính xác là vũ khí cạnh tranh. Việc áp dụng MBW Next với khả năng xử lý đơn hàng tự động, chính là bước đệm vững chắc để doanh nghiệp của bạn đáp ứng tiêu chuẩn khắt khe của các chuỗi bán lẻ hàng đầu, từ đó mở rộng thị phần bền vững. Liên hệ MBWNext để nhận DEMO miễn phí ngay hôm nay!