Vận hành luồng hàng bán lẻ từ Nhà cung cấp đến POS luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro đứt gãy, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có mô hình đa tầng, đa chi nhánh, hệ thống cửa hàng nằm ở nhiều khu vực tỉnh thành. Vậy làm thế nào để kiểm soát toàn bộ quy trình một cách xuyên suốt và đảm bảo dòng hàng luôn vận hành thông suốt trên toàn bộ doanh nghiệp và hệ thống chi nhánh cửa hàng?
Hãy cùng MBW Next khám phá giải pháp ngay qua bài viết dưới đây.
6 thách thức trong vận hành luồng hàng trong mô hình bán lẻ đa tầng, đa chi nhánh
Trong doanh nghiệp bán lẻ, luồng hàng thường được di chuyển phúc tạp qua 4 cấp: từ nhà cung cấp – tới tổng công ty – xuống chi nhánh – rồi mới xuống các cửa hàng POS.
Mỗi lần hàng hóa dịch chuyển đều kéo theo nhiều chứng từ, dữ liệu và quy trình xử lý giữa các bộ phận. Nếu thiếu một hệ thống quản trị tập trung, doanh nghiệp có thể đối mặt với nhiều rủi ro sai lệch và vấn đề phát sinh mà không kiểm soát được.
Dưới đây là 6 nhóm vấn đề thường gặp
Nhận hàng từ Nhà cung cấp thiếu cơ chế đối soát
Khi Nhà cung cấp giao hàng, doanh nghiệp phải đối chiếu giữa:
- Đơn đặt hàng mua.
- Số lượng thực tế được giao.
- Phiếu nhập kho.
- Hóa đơn Nhà cung cấp.
Nếu thực hiện thủ công, doanh nghiệp dễ phát hiện chậm các trường hợp giao thiếu, giao thừa, sai mã hàng, sai biến thể, sai lô hoặc sai đơn giá.
Trong nhiều tình huống, hàng đã được đưa xuống Chi nhánh hoặc POS trước khi sai lệch được xác định. Điều này làm tăng chi phí xử lý, trả hàng và điều chỉnh công nợ.
Phân bổ hàng xuống Chi nhánh thiếu dữ liệu cập nhật
Sau khi hàng được nhập về, Tổng công ty cần xác định số lượng phân bổ cho từng Chi nhánh. Nếu chỉ dựa trên báo cáo tổng hợp hoặc yêu cầu thủ công, doanh nghiệp khó nắm chính xác:
- Chi nhánh nào đang thiếu hàng.
- Chi nhánh nào còn hàng đang đi đường.
- Điểm nào đang tồn kho cao.
- Lô hàng nào cần ưu tiên phân bổ.
- Có thể điều chuyển nội bộ hay phải mua thêm.
Hệ quả là hàng có thể được phân bổ không đúng nhu cầu, tạo ra tình trạng nơi thiếu hàng, nơi tồn kho kéo dài.
Không kiểm soát được hàng đang đi đường
Khi hàng đã rời kho nhưng chưa được kho đích xác nhận, doanh nghiệp cần theo dõi riêng trạng thái hàng đang vận chuyển.
Nếu không có cơ chế quản lý, hàng có thể bị ghi nhận đồng thời ở hai kho, không xuất hiện trong báo cáo tồn kho hoặc không xác định được đơn vị đang chịu trách nhiệm. Đây là nguyên nhân phổ biến khiến số liệu tồn kho trên hệ thống không khớp với thực tế.
POS nhận hàng nhưng không xác nhận thực nhận
Kho nguồn có thể ghi nhận đã xuất đủ hàng nhưng POS thực tế có thể mới chỉ nhận một phần hoặc nhận sai hàng.
Nếu POS không xác nhận số lượng thực nhận, doanh nghiệp khó xác định chênh lệch phát sinh ở khâu xuất kho, vận chuyển hay nhận hàng, từ đó mất nhiều thời gian đối soát và xử lý.
Thông tin lô/date bị đứt gãy
Với các ngành như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm hay FMCG, thông tin lô và hạn sử dụng cần được duy trì xuyên suốt từ Nhà cung cấp đến POS.
Việc nhập lại dữ liệu ở từng cấp dễ dẫn đến sai mã lô, sai hạn sử dụng, khó truy xuất nguồn gốc và không ưu tiên xuất các lô gần hết hạn, làm tăng nguy cơ hàng hết date và thất thoát.
Vận hành đa pháp nhân phức tạp
Nhiều chuỗi bán lẻ vận hành theo mô hình nhiều công ty hoặc pháp nhân.
Khi hàng hóa luân chuyển giữa các pháp nhân, giao dịch không còn là chuyển kho đơn thuần mà kéo theo mua bán nội bộ, hóa đơn, thuế, công nợ, giá vốn và bảng giá riêng.
Nếu mỗi đơn vị sử dụng một hệ thống khác nhau, dữ liệu giữa bên giao và bên nhận rất dễ phát sinh sai lệch.
MBW Next – Giải pháp vận hành luồng hàng bán lẻ tập trung
MBW Next là nền tảng quản trị vận hành bán lẻ toàn diện, được thiết kế để kết nối và đồng bộ dữ liệu giữa các bộ phận như Mua hàng, Kho, Bán hàng, Kế toán và hệ thống POS trên cùng một hệ thống duy nhất.
MBW Next giúp doanh nghiệp quản lý xuyên suốt toàn bộ vòng đời của hàng hóa và giao dịch, từ khi phát sinh nhu cầu mua hàng đến khi sản phẩm được bán ra tại điểm bán và ghi nhận doanh thu, giá vốn.
Đặc trưng của MBW Next là hệ thống ERP + POS 2in1.
Doanh nghiệp không cần phải sử dụng nhiều phần mềm, không phải dùng 2 hệ thống tách rời cho hoạt động bán hàng tại POS và vận hành back-office – vốn là nguyên nhân gây đứt gãy thông tin và mất kiểm soát trong quản trị luồng hàng. MBW Next giúp doanh nghiệp quản trị chuỗi bán lẻ, kiểm soát luồng hàng chảy trên toàn doanh nghiệp:
- Quản lý tồn kho theo thời gian thực trên toàn hệ thống
- Kiểm soát lô, hạn sử dụng và truy xuất nguồn gốc hàng hóa
- Theo dõi hàng đang đi đường giữa các kho và điểm bán
- Quản lý mua bán nội bộ và giao dịch đa pháp nhân
- Tự động đối soát chứng từ giữa các bộ phận
- Đồng bộ dữ liệu bán hàng từ POS về hệ thống trung tâm
- Hỗ trợ lập kế hoạch phân bổ và bổ sung hàng hóa
Nhờ vận hành trên một nền tảng thống nhất, doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác hàng hóa đang ở đâu, giảm sai lệch dữ liệu, tăng tốc độ xử lý nghiệp vụ và nâng cao khả năng kiểm soát toàn bộ chuỗi cung ứng bán lẻ.
Các tính năng tối ưu vận hành luồng hàng bán lẻ trên MBW Next
Nhận hàng và đối soát ba chiều
MBW Next hỗ trợ đối chiếu giữa đơn đặt hàng mua, số lượng thực nhận và hóa đơn Nhà cung cấp.
Hệ thống tự động cảnh báo khi phát sinh giao thiếu, giao thừa, sai mã hàng, sai biến thể, sai đơn giá, hóa đơn vượt số lượng thực nhận hoặc lô hàng không đáp ứng yêu cầu chất lượng.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhận toàn bộ, nhận một phần, giữ hàng chờ xử lý hoặc trả lại Nhà cung cấp theo quy trình đã thiết lập.
Nhập kho linh hoạt, quản lý lô/date xuyên suốt
Thông tin lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng và serial được ghi nhận ngay tại thời điểm nhận hàng. Khi hàng tiếp tục được phân bổ xuống Chi nhánh hoặc POS, dữ liệu này được kế thừa xuyên suốt mà không phải nhập lại.
MBW Next hỗ trợ kiểm soát các nguyên tắc xuất kho như:
- FIFO: nhập trước, xuất trước.
- FEFO: hết hạn trước, xuất trước.
- Xuất theo lô hoặc serial.
- Cảnh báo lô gần hết hạn.
- Khóa xuất lô đã hết hạn.
Qua đó, doanh nghiệp có thể truy xuất một lô hàng từ Nhà cung cấp đến kho Tổng công ty, Chi nhánh và từng POS.
Phân bổ hàng xuống Chi nhánh có kiểm soát
MBW Next hỗ trợ lập kế hoạch phân bổ dựa trên nhiều tiêu chí như nhu cầu đã được phê duyệt, tồn kho hiện tại, hàng đang đi đường, tốc độ bán, định mức tồn kho, kế hoạch kinh doanh và tuổi tồn.
Sau khi kế hoạch được phê duyệt, hệ thống tạo chứng từ xuất hoặc chuyển hàng, đồng thời thông báo cho Chi nhánh về số lượng và thời gian dự kiến nhận.
Điều này giúp Chi nhánh chủ động chuẩn bị kho, nhân sự và kế hoạch bán hàng.
Theo dõi hàng đang đi đường
Khi hàng rời kho nguồn nhưng chưa được kho đích xác nhận, MBW Next chuyển hàng sang trạng thái đang đi đường.
Doanh nghiệp có thể theo dõi:
- Điểm xuất và điểm nhận.
- Ngày xuất hàng.
- Ngày dự kiến nhận.
- Số lượng và giá trị hàng.
- Thời gian vận chuyển.
- Trạng thái xác nhận.
Tính năng này giúp báo cáo tồn kho phản ánh chính xác hơn tình trạng hàng hóa trên toàn chuỗi.
Xem thêm: Tối ưu hóa giao hàng nội bộ cho doanh nghiệp với tính năng Delivery trip trên MBW Next
POS xác nhận số lượng thực nhận
Khi nhận hàng, POS xác nhận mã hàng, số lượng, lô/date, tình trạng hàng hóa và chứng từ đi kèm.
Hệ thống hỗ trợ ghi nhận nhận đủ, nhận một phần, thiếu, thừa hoặc từ chối nhận. Tồn kho chỉ được cập nhật theo số lượng thực nhận, đồng thời lưu toàn bộ chênh lệch để phục vụ đối soát và xử lý sau này.
Quản lý giao dịch đa pháp nhân
MBW Next phân biệt rõ giao dịch chuyển kho nội bộ và mua bán giữa các pháp nhân.
Đối với giao dịch khác pháp nhân, hệ thống liên kết đầy đủ đơn bán, đơn mua, phiếu xuất, phiếu nhập, hóa đơn và công nợ trên cùng một quy trình. Đồng thời, bảng giá, thuế suất, giá vốn và chính sách bán hàng được kiểm soát theo từng pháp nhân, hạn chế sai lệch khi vận hành chuỗi quy mô lớn.
Case study từ chuỗi bán lẻ 10.000 POS, 35 chi nhánh
(Theo bảo mật thông tin, tên khách hàng sẽ không được tiết lộ)
MBW hiện đang tư vấn và triển khai MBW Next cho một doanh nghiệp bán lẻ bách hóa với khoảng 10.000 POS và gần 35 công ty, Chi nhánh trên toàn quốc.
Với quy mô vận hành khổng lồ, danh mục hàng hóa hàng chục nghìn SKU, việc quản trị luồng hàng là một trong những thách thức không nhỏ của doanh nghiệp. Đồng thời, cách tổ chức đa pháp nhân (các chi nhánh tương ứng pháp nhân riêng) cũng khiến hoạt động quản trị – đối soát và hạch toán kế toán khó khăn hơn nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng các giải pháp rời rạc hay excel. Chỉ một sai lệch dữ liệu cũng có thể ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống.
Giải pháp toàn diện của MBW Next
Trong dự án này, MBW Next được triển khai như nền tảng vận hành tập trung cho toàn bộ chuỗi, với bốn nhóm giải pháp chính:
- Quản trị kế hoạch hàng hóa và yêu cầu từ POS
Dựa trên tồn kho tối thiểu, tồn kho khả dụng, hàng đang về, tốc độ bán và định mức theo từng SKU/POS, MBW Next tự động đề xuất số lượng cần bổ sung. Yêu cầu hàng được tổng hợp theo Chi nhánh, đưa vào luồng phê duyệt nhiều cấp và chuyển lên Tổng công ty để lập kế hoạch điều phối hoặc mua hàng.
- Vận hành luồng hàng từ Nhà cung cấp đến POS
Hệ thống hỗ trợ đối soát đơn mua – hàng thực nhận – hóa đơn Nhà cung cấp; theo dõi hàng đang đi đường; kế thừa lô/date xuyên suốt và chỉ cập nhật tồn kho khi đơn vị nhận xác nhận thực nhận. Nhờ đó, doanh nghiệp kiểm soát được hàng đang ở đâu, đơn vị nào chịu trách nhiệm và chênh lệch phát sinh tại công đoạn nào.
- Kiểm soát luồng trả hàng và hoàn hàng
Hệ thống ghi nhận nguyên nhân, tình trạng, lô/date và chứng từ gốc của hàng trả; phân loại hàng vào kho lỗi, kho chờ xử lý hoặc kho có thể bán lại. Với trường hợp trả Nhà cung cấp, MBW Next liên kết giao dịch với phiếu nhập và hóa đơn mua ban đầu, giúp đối soát số lượng, công nợ và trách nhiệm giữa các bên.
- Kiểm soát tồn kho, đa pháp nhân và điều hành toàn chuỗi
Hệ thống tự liên kết đơn bán, đơn mua, phiếu xuất, phiếu nhập, hóa đơn, thuế và công nợ giữa bên giao và bên nhận. Đồng thời, Ban lãnh đạo có thể theo dõi tồn kho, hàng đang đi đường, lô/date, hàng tồn chậm và hiệu quả vận hành theo từng pháp nhân, Chi nhánh, cửa hàng hoặc trên toàn hệ thống.
Kết bài
Tối ưu vận hành luồng hàng bán lẻ không chỉ giúp doanh nghiệp giảm sai lệch nhập – xuất kho. Quan trọng hơn, hệ thống còn phải kết nối hàng hóa, chứng từ, tồn kho, giá vốn và kế toán trên cùng một nguồn dữ liệu.
Với MBW Next, doanh nghiệp có thể theo dõi chính xác hàng đang ở đâu, kiểm soát giao – nhận, duy trì thông tin lô/date xuyên suốt và vận hành thống nhất dù có nhiều Chi nhánh, POS hoặc pháp nhân.
Đăng ký tư vấn MBW Next để xây dựng quy trình vận hành luồng hàng bán lẻ tập trung, phù hợp với đặc thù và quy mô của doanh nghiệp.
