Trong mô hình bán lẻ đa chi nhánh, hàng hóa thường lưu chuyển qua 4 cấp: Nhà cung cấp → Tổng công ty → Chi nhánh → Cửa hàng POS. Trong đó, hàng được phân bổ từ trên xuống, còn nhu cầu hàng hóa được phản ánh từ POS lên Chi nhánh và Tổng công ty.

Khi số lượng cửa hàng và SKU tăng, quản trị kế hoạch hàng hóa trở thành bài toán phức tạp. Doanh nghiệp phải xác định đúng nhu cầu của từng POS, kiểm soát hàng đang về, cân đối tồn kho giữa các điểm bán và hạn chế tình trạng thiếu hàng, tồn kho ứ đọng.

Hãy cùng khám phá cách MBW Next giúp doanh nghiệp bán lẻ quản trị kế hoạch hàng hóa xuyên suốt, từ yêu cầu tại POS đến điều phối và mua hàng tại Tổng công ty.

Quản trị kế hoạch hàng hóa trong mô hình bán lẻ đa chi nhánh

Quản trị kế hoạch hàng hóa trong mô hình bán lẻ đa tầng, đa chi nhánh là hoạt động tổng hợp yêu cầu hàng hóa từ tất cả đơn vị, chi nhánh, cửa hàng POS gửi về tại một thời điểm và chuyển thành kế hoạch mua hàng của Công ty.  Sau khi công ty tổng hợp, mua hàng với nhà cung cấp sẽ thực hiện phân bổ hàng xuống các chi nhánh theo yêu cầu hàng hóa trước đó. 

Việc quản trị kế hoạch hàng hóa hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ chuỗi vận hành bán lẻ, đảm bảo hàng luôn sẵn sàng tại điểm bán, đồng thời hạn chế tình trạng thiếu hàng hoặc tồn kho dư thừa.

Trong chuỗi bán lẻ, mỗi cấp trong hệ thống đều đảm nhận một vai trò khác nhau trong quá trình lập và thực thi kế hoạch hàng hóa.

• POS ghi nhận doanh số thực tế và phát sinh nhu cầu bổ sung hàng.
• Chi nhánh tổng hợp nhu cầu, điều phối tồn kho trong phạm vi quản lý và đề xuất bổ sung khi cần.
• Tổng công ty xây dựng kế hoạch cung ứng, phân bổ hàng hóa và làm việc với Nhà cung cấp.

Những vấn đề thường gặp trong luồng hàng 4 cấp

Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô với nhiều chi nhánh và hàng trăm cửa hàng, việc quản trị kế hoạch hàng hóa thường gặp hai nhóm vấn đề lớn.

Kế hoạch mua hàng bị động 

Thông thường, doanh nghiệp thường tổ chức mua hàng với các nhà cung cấp dựa trên hợp đồng thương mại đã ký kết trước đó để nhận được chính sách tốt nhất. Hoạt động mua hàng này được căn cứ dựa trên kế hoạch kinh doanh và thực tế yêu cầu hàng hóa từ các POS gửi về. 

Khi các dữ liệu này không được liên thông với nhau, rất dễ dẫn tới tình trạng kế hoạch mua hàng không bám sát thị trường hoặc quá thừa/ quá thiếu. 

Yêu cầu hàng từ POS thiếu tính tập trung

Tại nhiều doanh nghiệp, cửa hàng vẫn gửi yêu cầu bổ sung hàng qua Zalo, email, điện thoại hoặc Excel. Chi nhánh phải tổng hợp thủ công trước khi chuyển tiếp lên Tổng công ty.

Quy trình này khiến doanh nghiệp khó theo dõi:

• Yêu cầu nào đã được tiếp nhận.
• Yêu cầu đang được xử lý ở cấp nào.
• Số lượng POS đề xuất và số lượng thực tế được phê duyệt.
• Tỷ lệ đáp ứng nhu cầu của từng cửa hàng.
• Các yêu cầu bị trùng lặp hoặc xử lý chậm.

Thiếu một hệ thống quản lý tập trung khiến việc lập kế hoạch hàng hóa phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công, dễ xảy ra sai sót và mất nhiều thời gian.

Khó cân đối tồn kho trên toàn hệ thống

Một cửa hàng có thể liên tục thiếu hàng trong khi cùng mặt hàng đó lại tồn kho nhiều tuần ở cửa hàng khác. Nếu không có dữ liệu tập trung, Tổng công ty thường lựa chọn đặt mua thêm từ Nhà cung cấp thay vì điều chuyển lượng hàng sẵn có trong chuỗi.

Hệ quả là doanh nghiệp vừa mất doanh thu do thiếu hàng tại điểm bán có nhu cầu cao, vừa gia tăng lượng vốn bị tồn đọng ở những cửa hàng bán chậm.

Vì sao quản trị thủ công không đáp ứng được?

Kế hoạch hàng hóa luôn thay đổi theo thời gian thực. Chỉ trong một ngày, số liệu tồn kho có thể biến động liên tục bởi hoạt động bán hàng, nhập kho, điều chuyển hoặc các yêu cầu mới từ POS.

Trong khi đó, để đưa ra quyết định chính xác, doanh nghiệp cần đồng thời xem xét nhiều yếu tố như:

• Tồn kho thực tế.
• Hàng đang về.
• Đơn hàng đã cam kết.
• Định mức tồn kho.
• Tốc độ bán của từng sản phẩm.
• Yếu tố mùa vụ và chương trình bán hàng.

Khi doanh nghiệp vận hành hàng chục chi nhánh, hàng trăm POS và hàng nghìn SKU, việc tổng hợp các dữ liệu này bằng Excel hoặc quy trình thủ công gần như không còn khả thi. Thông tin dễ bị phân mảnh, cập nhật chậm và làm giảm độ chính xác của kế hoạch cung ứng trên toàn chuỗi.

MBW Next – Giải pháp quản trị luồng hàng 4 cấp cho mô hình bán lẻ đa chi nhánh

MBW Next là giải pháp giúp doanh nghiệp quản trị luồng hàng 4 cấp trên một nền tảng thống nhất, tích hợp ERP và POS, kết nối xuyên suốt từ cửa hàng POS, Chi nhánh đến Tổng công ty.

Tại Front Office, POS có thể theo dõi tồn kho, tạo yêu cầu bổ sung hàng và kiểm tra trạng thái phê duyệt. Tại Back Office, Chi nhánh và Tổng công ty dễ dàng tổng hợp nhu cầu, so sánh tồn kho giữa các điểm bán, điều chỉnh số lượng và xác định nguồn cung phù hợp.

Nhờ dữ liệu bán hàng, tồn kho và nhu cầu hàng hóa được đồng bộ theo thời gian thực trên cùng một hệ thống, MBW Next giúp doanh nghiệp quản trị luồng hàng tập trung, đồng thời nâng cao hiệu quả quản trị kế hoạch hàng hóa và điều phối hàng hóa trên toàn chuỗi.

Các tính năng của MBW Next giúp quản trị kế hoạch hàng hóa hiệu quả

Tổ chức cây đơn vị đa cấp đến từng điểm POS

MBW Next cho phép doanh nghiệp thiết lập cây đơn vị theo nhiều cấp, phù hợp với mô hình bán lẻ quy mô lớn:

Tổng công ty → Chi nhánh → Cửa hàng 

Trong đó, mỗi Chi nhánh có thể quản lý nhiều cửa hàng và mỗi cửa hàng tiếp tục được phân nhỏ thành nhiều quầy thanh toán hoặc điểm POS. Hệ thống đồng thời hỗ trợ nhiều cây đơn vị và nhiều pháp nhân hạch toán độc lập, đáp ứng mô hình multi-site theo từng khu vực.

Nhờ dữ liệu được đồng bộ tập trung về Tổng công ty, doanh nghiệp có thể tổng hợp nhu cầu hàng hóa từ từng POS, theo dõi theo từng cửa hàng hoặc Chi nhánh và vẫn giữ được góc nhìn toàn cảnh trên toàn hệ thống.

Thiết lập định mức tồn kho theo từng SKU và điểm bán

MBW Next cho phép thiết lập mức tồn tối thiểu, tồn mục tiêu và tồn tối đa cho từng SKU tại từng POS.

Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng xác định cửa hàng nào đang thiếu hàng, cửa hàng nào tồn vượt nhu cầu. Với cùng một sản phẩm, định mức tồn kho có thể được thiết lập khác nhau theo quy mô và sức bán của từng điểm bán, giúp quản trị kế hoạch hàng hóa sát với thực tế.

Đề xuất yêu cầu hàng tự động

Dựa trên tồn kho khả dụng, hàng đang về, nhu cầu bán và định mức đã thiết lập, hệ thống tự động đề xuất số lượng cần bổ sung.

Điều này giúp hạn chế việc yêu cầu hàng theo cảm tính hoặc đặt mua khi hàng vẫn đang trên đường về. Nhân viên cửa hàng chỉ cần kiểm tra, điều chỉnh nếu cần và gửi yêu cầu vào quy trình phê duyệt. 

Quản lý yêu cầu hàng tập trung

Mỗi yêu cầu được ghi nhận thành một chứng từ với đầy đủ thông tin về POS, kho nhận, ngày cần hàng, SKU, số lượng và mục đích sử dụng.

Doanh nghiệp có thể tra cứu theo cửa hàng, Chi nhánh, mặt hàng hoặc trạng thái xử lý mà không cần tổng hợp dữ liệu từ nhiều file Excel hay tin nhắn rời rạc.

Phê duyệt yêu cầu theo nhiều cấp

MBW Next hỗ trợ cấu hình quy trình phê duyệt phù hợp với cơ cấu vận hành của doanh nghiệp:

POS → Quản lý cửa hàng → Chi nhánh → Tổng công ty

Người phê duyệt có thể chấp thuận toàn bộ, duyệt một phần, yêu cầu điều chỉnh hoặc từ chối kèm lý do. Mọi lịch sử xử lý, người thực hiện và thời gian phê duyệt đều được lưu vết trên hệ thống.

Cảnh báo hàng tồn chậm và hàng sắp hết hạn

Hệ thống tự động nhận diện các SKU bán chậm, tồn vượt định mức hoặc các lô hàng sắp hết hạn.

Những cảnh báo này được hiển thị ngay trong quá trình phê duyệt yêu cầu, giúp doanh nghiệp ưu tiên điều phối hoặc thúc đẩy bán thay vì tiếp tục bổ sung hàng không cần thiết.

So sánh tồn kho giữa các kho và POS

MBW Next cung cấp cái nhìn tập trung về tồn kho của cùng một SKU tại Tổng công ty, Chi nhánh và các cửa hàng.

Thay vì chỉ biết POS A đang thiếu hàng, doanh nghiệp còn thấy POS B đang dư bao nhiêu, tốc độ bán tại từng điểm và lô hàng nào nên ưu tiên điều chuyển. Nhờ đó, lượng hàng sẵn có được khai thác hiệu quả trước khi quyết định mua thêm.

Case study Hạ Vàng: Quản trị kế hoạch hàng hóa tập trung cho chuỗi bán lẻ thời trang 40 POS

Hạ Vàng vận hành chuỗi bán lẻ thời trang với khoảng 40 POS và hơn 100 nhân sự. Doanh nghiệp sở hữu danh mục hàng hóa lớn, gồm nhiều thương hiệu, SKU và biến thể theo màu sắc, kích thước, khiến việc quản trị kế hoạch hàng hóa trở nên phức tạp.

Ngoài hoạt động bán hàng tại POS, Hạ Vàng còn phải xử lý nhiều nghiệp vụ như mua hàng nước ngoài, tính giá vốn hàng tồn kho, theo dõi lô hàng, lập kế hoạch nhập hàng theo mùa vụ, điều chuyển hàng hóa giữa các cửa hàng và triển khai chương trình khuyến mại trên toàn chuỗi.

Khi quy mô mở rộng, việc sử dụng nhiều hệ thống rời rạc khiến dữ liệu mua hàng, tồn kho, bán hàng và điều chuyển bị phân tán. Doanh nghiệp khó xác định chính xác hàng đang ở đâu, SKU nào bán chậm, điểm bán nào thiếu hàng và nhu cầu bổ sung thực tế của từng POS.

MBW Next được triển khai để xây dựng nền tảng quản trị bán lẻ thống nhất, giúp Hạ Vàng:

• Quản trị tập trung hoạt động bán hàng tại 40 POS.
• Chuẩn hóa danh mục nhiều thương hiệu, SKU và biến thể sản phẩm.
• Quản lý mua hàng nước ngoài và tính giá vốn hàng tồn kho.
• Theo dõi lô hàng và kế hoạch nhập hàng theo mùa vụ.
• Điều phối hàng hóa giữa các kho và cửa hàng.
• Kiểm soát tập trung các chương trình khuyến mại.
• Xây dựng dashboard và báo cáo theo đặc thù vận hành.

Nhờ dữ liệu được đồng bộ trên một hệ thống, Hạ Vàng có thể theo dõi xuyên suốt từ mua hàng, tồn kho, điều chuyển đến bán hàng tại POS, đồng thời nâng cao hiệu quả quản trị kế hoạch hàng hóa, cân đối tồn kho giữa các điểm bán, giảm thiếu hàng cục bộ và hạn chế hàng tồn chậm luân chuyển.

Case study Hạ Vàng cho thấy MBW Next không chỉ đáp ứng nghiệp vụ bán hàng tại cửa hàng mà còn hỗ trợ doanh nghiệp quản trị kế hoạch hàng hóa và vận hành tập trung cho chuỗi bán lẻ thời trang quy mô lớn.

Xem thêm thông tin về dự án: Chuỗi thương hiệu bán lẻ thời trang quốc tế Gosumo triển khai MBW Next ERP + POS 2in1

Quản trị nhu cầu hàng hóa chủ động với MBW Next

Quản trị kế hoạch hàng hóa hiệu quả không bắt đầu từ quyết định mua hàng, mà bắt đầu từ dữ liệu bán và tồn kho tại từng POS.

Với MBW Next, doanh nghiệp có thể chuyển từ cách vận hành “thiếu hàng mới bổ sung” sang mô hình chủ động: hệ thống phát hiện nhu cầu, đề xuất số lượng, kiểm soát phê duyệt và cân đối hàng hóa trên toàn chuỗi.

Nhờ đó, doanh nghiệp nâng cao khả năng đáp ứng tại điểm bán, giảm hàng tồn chậm luân chuyển, hạn chế mua dư và tối ưu vốn lưu động trong quá trình mở rộng hệ thống bán lẻ. 

Đăng ký tư vấn MBW Next để được đánh giá hiện trạng và xây dựng giải pháp quản trị bán hàng, tồn kho và luồng hàng tập trung theo đặc thù doanh nghiệp.