1. Tạo hóa đơn bán hàng nhanh chóng

Trên MBW Next, người dùng có thể tạo hóa đơn bán hàng trực tiếp từ đơn hàng hoặc lập mới theo nghiệp vụ thực tế. Hệ thống hỗ trợ kế thừa các thông tin quan trọng như khách hàng, công ty, mặt hàng, số lượng, đơn giá, thuế suất, chiết khấu và tổng tiền.

Với MBW Next, hóa đơn được kết nối với toàn bộ chu trình vận hành:

Báo giá → Đơn hàng bán → Giao hàng/Xuất kho → Hóa đơn bán hàng → Hóa đơn điện tử → Công nợ → Thanh toán → Báo cáo tài chính.

Nhờ đó, dữ liệu trên hóa đơn không phải nhập lại thủ công. Thông tin khách hàng, mã số thuế, hàng hóa, đơn giá, chiết khấu, thuế suất và công nợ được kế thừa từ các chứng từ liên quan trong hệ thống.

Điểm khác biệt nằm ở tính liên thông. Khi hóa đơn được xác nhận, dữ liệu không chỉ dừng ở bộ phận bán hàng mà tiếp tục được phản ánh sang kế toán, công nợ và báo cáo quản trị. Đây là lợi thế của một hệ thống ERP tập trung, nơi mua hàng, kho, bán hàng và tài chính cùng vận hành trên một nền tảng.

2. Xuất hóa đơn điện tử ngay trên hệ thống

MBW Next hỗ trợ tích hợp hóa đơn điện tử với các nhà cung cấp phổ biến tại Việt Nam, bao gồm:

• S-Invoice của Viettel
• MISA meInvoice
• VNPT Invoice

Sau khi hóa đơn bán hàng được lập và kiểm tra, người dùng có thể thực hiện thao tác tạo hóa đơn điện tử ngay trên hệ thống. Dữ liệu hóa đơn được gửi sang nhà cung cấp hóa đơn điện tử, sau đó hệ thống nhận lại thông tin như số hóa đơn, mã giao dịch, trạng thái phát hành hoặc bản thể hiện PDF.

Cách làm này giúp giảm đáng kể thao tác sao chép dữ liệu giữa phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán và cổng hóa đơn điện tử.

3. Xử lý hóa đơn có chiết khấu, nhiều dòng hàng và nhiều thuế suất

Trong doanh nghiệp thương mại – phân phối, hóa đơn hiếm khi chỉ có một dòng hàng đơn giản. Thực tế thường phát sinh nhiều mặt hàng, nhiều nhóm thuế suất, chiết khấu theo dòng, chiết khấu tổng đơn hoặc chương trình khuyến mại đi kèm.

MBW Next hỗ trợ tốt bài toán này:

• Nhiều mức thuế suất trên cùng một hóa đơn. Doanh nghiệp kinh doanh nhiều nhóm hàng có thuế suất khác nhau (0%, 5%, 8%, 10%) chỉ cần chọn đúng mẫu thuế cho từng dòng. Hóa đơn sẽ thể hiện thuế suất, số tiền tính thuế và tiền thuế riêng từng dòng — đúng quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
• Tự động kế thừa VAT từ đơn bán hàng. Khi chuyển đơn bán hàng thành hóa đơn, thuế VAT được tự động đưa sang — kế toán không cần chọn lại. Giảm một bước, giảm một điểm sai sót.
• Chiết khấu bổ sung linh hoạt. Hỗ trợ chiết khấu theo tổng đơn hàng hoặc phân bổ theo từng dòng mặt hàng, với số tiền hiển thị rõ ràng trên bảng hàng hóa trong hóa đơn — đúng như thỏa thuận với khách hàng.

Với doanh nghiệp phân phối, lợi ích không chỉ nằm ở việc “xuất được hóa đơn”, mà nằm ở việc hóa đơn phản ánh đúng chính sách bán hàng đã được áp dụng trước đó: bảng giá, chiết khấu, khuyến mãi, công nợ và thuế.

4. Quản lý hóa đơn theo trạng thái

Sau khi hóa đơn điện tử được phát hành thành công, người dùng có thể theo dõi trạng thái hóa đơn và xem bản thể hiện PDF ngay từ hệ thống. Điều này giúp bộ phận kế toán, bán hàng hoặc chăm sóc khách hàng nhanh chóng tra cứu chứng từ khi cần gửi lại cho khách hàng, đối chiếu nội bộ hoặc xử lý các yêu cầu sau bán hàng.

Với mô hình vận hành nhiều phòng ban, việc tập trung hóa đơn, chứng từ và thông tin giao dịch trong cùng hệ thống giúp giảm tình trạng thất lạc dữ liệu, hỏi qua lại giữa các bộ phận hoặc phụ thuộc vào file lưu trữ rời rạc.

Đáp ứng yêu cầu xử lý hóa đơn điện tử tại Việt Nam

Tại Việt Nam, hóa đơn điện tử được quản lý theo hệ thống quy định riêng. Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ và có hiệu lực từ ngày 01/07/2022. Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được ban hành ngày 20/03/2025 và có hiệu lực từ ngày 01/06/2025. Thông tư 32/2025/TT-BTC tiếp tục hướng dẫn thực hiện các quy định liên quan đến hóa đơn, chứng từ và cũng có hiệu lực từ ngày 01/06/2025.

Trong bối cảnh đó, một hệ thống quản lý hóa đơn cho doanh nghiệp Việt Nam cần đáp ứng nhiều yêu cầu thực tế:

• Quản lý đúng thông tin người bán, người mua, mã số thuế, mẫu số, ký hiệu.
• Ghi nhận đúng ngày hóa đơn, ngày hạch toán và các trường hợp phát hành lùi/ngày trước theo điều kiện được kiểm soát.
• Xử lý đúng hóa đơn có nhiều dòng hàng, nhiều mức thuế suất, chiết khấu và khuyến mãi.
• Kết nối được với nhà cung cấp hóa đơn điện tử để phát hành, tra cứu và lưu trữ thông tin hóa đơn.
• Liên thông với kế toán để ghi nhận doanh thu, thuế, công nợ và thanh toán.

MBW Next được bản địa hóa từ ERPNext, đáp ứng các yêu cầu vận hành này, giúp doanh nghiệp không phải quản lý hóa đơn như một bước thủ công nằm ngoài hệ thống ERP.

Lợi ích của quản lý hóa đơn tập trung trên MBW Next

Giảm nhập liệu lặp lại

Khi dữ liệu hóa đơn được kế thừa từ đơn hàng, phiếu giao hàng, bảng giá, chính sách thuế và thông tin khách hàng, kế toán không cần nhập lại nhiều lần. Điều này giúp giảm sai sót và rút ngắn thời gian xử lý chứng từ.

Kiểm soát công nợ chính xác hơn

Hóa đơn bán hàng trên MBW Next liên thông với công nợ phải thu. Khi hóa đơn được ghi nhận, hệ thống cập nhật số tiền phải thu của khách hàng. Khi khách hàng thanh toán, dữ liệu tiếp tục được phản ánh vào phiếu thu hoặc bút toán thanh toán.

Trong tài liệu tích hợp SEPAY, MBW Next được mô tả là nguồn công nợ dựa trên Sales Invoice/Sales Order và lưu Payment Entry để cập nhật trạng thái còn phải thu hoặc đã thanh toán. Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp tiến tới tự động hóa đối soát thanh toán.

Đồng bộ bán hàng, kho và kế toán

Hóa đơn không đứng riêng lẻ. Một hóa đơn bán hàng thường liên quan đến đơn hàng, xuất kho, giá vốn, doanh thu, thuế và công nợ. Khi các dữ liệu này được quản lý trong cùng hệ thống, doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu quả bán hàng và tình hình tài chính theo thời gian thực.

Tài liệu MBW Next nhấn mạnh định hướng chuẩn hóa quy trình từ mua hàng, kho, bán hàng, phân phối đến tài chính, giúp dữ liệu kinh doanh – tài chính – phân phối được tập trung và minh bạch.

Hỗ trợ nhiều kịch bản phát hành hóa đơn

Theo nhóm cải tiến trong file đính kèm, MBW Next có thể được cấu hình để hiển thị nút “Tạo hóa đơn điện tử” theo từng điều kiện nghiệp vụ, chẳng hạn:

• Khi đơn hàng đã xác nhận.
• Khi phiếu giao hàng đã hoàn thành.
• Khi đã tạo hóa đơn thanh toán.
• Khi hóa đơn đã thanh toán.
• Khi khách hàng đã thanh toán một phần hoặc đặt cọc trước.

Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong vận hành. Mỗi doanh nghiệp có thể thiết lập thời điểm phát hành hóa đơn phù hợp với quy trình bán hàng, giao hàng, thu tiền và kiểm soát nội bộ.

Vì sao doanh nghiệp phân phối nên quản lý hóa đơn trong hệ thống ERP?

Với doanh nghiệp phân phối, số lượng đơn hàng lớn, nhiều kênh bán, nhiều điểm bán, nhiều chính sách giá và chiết khấu khiến hóa đơn trở thành một khâu rất dễ phát sinh sai lệch.

Nếu hóa đơn được xử lý ngoài hệ thống ERP, doanh nghiệp thường gặp bốn vấn đề:

• Thứ nhất, dữ liệu bán hàng và dữ liệu hóa đơn không khớp nhau.
• Thứ hai, kế toán mất thời gian đối chiếu thủ công.
• Thứ ba, công nợ cập nhật chậm.
• Thứ tư, ban lãnh đạo không có báo cáo doanh thu, thuế, lợi nhuận và dòng tiền kịp thời.

MBW Next giải quyết bài toán này bằng cách đặt hóa đơn trong một dòng chảy vận hành thống nhất. Đơn hàng từ sales, tồn kho từ kho, chính sách giá từ bộ phận kinh doanh, công nợ từ kế toán và hóa đơn điện tử từ nhà cung cấp đều được kết nối trên cùng nền tảng.

Kết luận

Quản lý hóa đơn hiệu quả không chỉ là xuất đúng một chứng từ. Với doanh nghiệp thương mại – phân phối, đó là năng lực kiểm soát toàn bộ dòng chảy từ bán hàng đến kế toán.

MBW Next giúp doanh nghiệp quản lý hóa đơn theo hướng tập trung, liền mạch và phù hợp với yêu cầu vận hành tại Việt Nam. Từ lập hóa đơn bán hàng, kiểm tra thuế, xử lý chiết khấu, phát hành hóa đơn điện tử qua S-Invoice, MISA meInvoice, VNPT Invoice đến ghi nhận công nợ và báo cáo tài chính, toàn bộ quy trình được kết nối trong một hệ thống ERP bản địa hóa.

Nếu doanh nghiệp đang muốn giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót hóa đơn và đồng bộ dữ liệu mua – kho – bán – kế toán, MBW Next là một lựa chọn đáng cân nhắc để chuẩn hóa quy trình hóa đơn điện tử trong giai đoạn tăng trưởng.