Khác với các ngành hàng thông thường, ngành Đồ uống – bia rượu (Beverage) đòi hỏi một hệ thống quản trị không chỉ đầy đủ tính năng, mà còn phải tùy biến linh hoạt theo đặc thù riêng của ngành như nhu cầu kiểm soát SKU, lô/date chặt chẽ và kiểm soát chuỗi cung ứng trên toàn bộ kênh phân phối. 

Vậy MBW Next có thể giải quyết bài toán quản trị của doanh nghiệp phân phối đồ uống – bia rượu ra sao? Cùng chúng tôi phân tích qua case study của Rượu Thế Giới (Đơn vị chuyên phân phối rượu vang nhập khẩu và độc quyền thương hiệu Wine Passion Chile).

1. Bức tranh toàn cảnh: Ngành phân phối Rượu & Đồ uống cao cấp tại Việt Nam

Thị trường rượu và đồ uống cao cấp tại Việt Nam đang phát triển cùng với sự gia tăng của nhóm khách hàng trung lưu, xu hướng tiêu dùng có chọn lọc và nhu cầu đối với các sản phẩm nhập khẩu chính hãng. Các dòng rượu vang, rượu mạnh, đồ uống cao cấp không còn chỉ hiện diện trong khách sạn, nhà hàng fine dining hay kênh quà biếu doanh nghiệp, mà đã mở rộng sang hệ thống siêu thị, cửa hàng chuyên biệt, đại lý bán lẻ, Horeca và các kênh phân phối hiện đại.

Sự mở rộng đó khiến mô hình vận hành của doanh nghiệp phân phối trở nên phức tạp hơn đáng kể. Một doanh nghiệp có thể vừa nhập khẩu trực tiếp, vừa phân phối hàng nội địa, vừa bán qua đại lý, nhà hàng, khách sạn, siêu thị và các điểm bán lẻ độc lập. Mỗi kênh lại có chính sách giá, chiết khấu, công nợ, quy cách giao hàng và yêu cầu chứng từ khác nhau.

Khác với nhiều nhóm hàng tiêu dùng nhanh, rượu và đồ uống cao cấp thường có giá trị hàng hóa lớn, nhiều thuộc tính cần theo dõi theo từng lô, yêu cầu kiểm soát tem nhãn, hạn sử dụng, chứng từ nguồn gốc và chi phí nhập khẩu. Vì vậy, bài toán quản trị không chỉ nằm ở việc bán được hàng, mà còn nằm ở khả năng kiểm soát chính xác hàng đang ở đâu, giá vốn thực tế là bao nhiêu, công nợ phát sinh theo kênh nào và hiệu quả phân phối có đang phản ánh đúng thực tế kinh doanh hay không.

Trong bối cảnh đó, chuyển đổi số không còn là lựa chọn mang tính hình thức. Với doanh nghiệp phân phối rượu và đồ uống cao cấp, số hóa vận hành là điều kiện cần để kiểm soát chuỗi cung ứng đa tầng, minh bạch dữ liệu và tạo nền tảng cho tăng trưởng bền vững.

2. Những thách thức đặc thù trong vận hành thực tế

Trong ngành phân phối rượu và đồ uống cao cấp, những áp lực vận hành không chỉ đến từ số lượng đơn hàng hay tốc độ giao hàng, mà còn đến từ đặc thù của hàng hóa, quy trình nhập khẩu, chính sách bán hàng và yêu cầu kiểm soát dữ liệu theo nhiều tầng phân phối. 

2.1. Quản lý hàng nhập khẩu với nhiều thuộc tính đặc biệt

Trong mô hình nhập khẩu hàng hóa nước ngoài, đặc biệt là nhóm đồ uống cao cấp như Rượu vang, các quy định quản lý cũng đòi hỏi chặt chẽ hơn bao gồm:

• Số lô: Phục vụ truy xuất nguồn gốc khi phát sinh vấn đề về chất lượng hoặc cần đối soát hàng hóa.
• Mã seal/tem niêm phong: Hỗ trợ xác nhận tình trạng niêm phong, kiểm soát hàng hóa trong quá trình vận chuyển và nhập kho.
• Tờ khai hải quan, số container: Phục vụ kiểm tra, đối chiếu chứng từ và quản lý nguồn gốc hàng nhập khẩu.
• Chi phí vận tải, thuế nhập khẩu, phí cảng: Cần được phân bổ chính xác vào giá vốn để phản ánh đúng hiệu quả kinh doanh của từng sản phẩm hoặc từng lô hàng.

Nếu không có hệ thống quản lý đủ chi tiết, các thông tin này rất dễ bị phân tán giữa bộ phận mua hàng, kho vận và kế toán. Khi hàng hóa luân chuyển từ nhập kho đến phân phối cho khách hàng, dữ liệu về lô hàng, chi phí và chứng từ đi kèm có thể bị thiếu, sai lệch hoặc khó truy xuất lại khi cần.

2.2. Quy đổi đơn vị tính phức tạp

Rượu và đồ uống thường được quản lý theo nhiều đơn vị tính khác nhau. Một sản phẩm có thể được nhập theo chai, bán theo thùng, lưu kho theo kiện hoặc điều phối theo pallet. Với một số dòng sản phẩm, doanh nghiệp còn cần theo dõi dung tích theo ml hoặc lít để phục vụ đối chiếu, báo cáo và quản lý hàng hóa.

Trong thực tế, cùng một mặt hàng có thể phát sinh nhiều cách quy đổi:

• Chai sang thùng.
• Thùng sang pallet.
• Số lượng đóng gói sang tổng dung tích.
• Đơn vị bán hàng sang đơn vị tồn kho.

Hầu hết các phần mềm quản lý chỉ xử lý được một đơn vị tính cố định, hoặc quy đổi cứng nhắc, dẫn đến sai lệch tồn kho khi thực hiện xuất nhập với nhiều loại bao bì.

2.3. Quản lý hạn sử dụng và cảnh báo hàng gần date

Đối với rượu vang, đồ uống nhập khẩu hoặc các sản phẩm có yêu cầu bảo quản đặc thù, việc theo dõi hạn sử dụng và tuổi tồn kho là yếu tố quan trọng trong quản trị chuỗi cung ứng.  

Doanh nghiệp phân phối cần kiểm soát được:

• Hạn sử dụng theo từng lô hàng, thay vì chỉ theo mã sản phẩm chung.
• Tuổi tồn kho của từng lô tại từng kho hoặc từng khu vực.
• Những lô hàng chậm luân chuyển, cần ưu tiên xử lý.
• Những sản phẩm có nguy cơ cận date để có kế hoạch điều phối hoặc bán hàng phù hợp.

Khi số lượng SKU và lô hàng tăng lên, việc theo dõi bằng Excel rất dễ dẫn đến bỏ sót dữ liệu, cảnh báo chậm hoặc không kịp điều phối hàng hóa giữa các kho và kênh bán.

2.4. Kiểm soát công nợ và chiết khấu đa tầng

Chính sách bán hàng trong ngành rượu và đồ uống thường có nhiều lớp điều kiện. Doanh nghiệp có thể áp dụng chiết khấu theo sản lượng, chiết khấu theo thời điểm, chương trình khuyến mãi theo mùa vụ hoặc chính sách riêng cho nhà hàng, khách sạn, đại lý và nhà phân phối.

Bên cạnh đó, công nợ cũng phát sinh ở nhiều chiều:

• Công nợ với nhà cung cấp nhập khẩu.
• Công nợ với nhà phân phối.
• Công nợ với đại lý, khách hàng bán buôn và bán lẻ.
• Công nợ theo từng đơn hàng, hợp đồng hoặc chương trình bán hàng.

Nếu chính sách giá, chiết khấu và công nợ không được quản lý tập trung, doanh nghiệp rất dễ gặp tình trạng áp sai chính sách, ghi nhận thiếu chiết khấu, đối soát chậm hoặc đánh giá sai biên lợi nhuận thực tế. Với các doanh nghiệp có mạng lưới phân phối rộng, sai lệch nhỏ ở từng đơn hàng có thể tích lũy thành rủi ro tài chính đáng kể.

3. Giải pháp MBW Next –  Hệ thống quản trị chuyên sâu cho doanh nghiệp phân phối rượu & đồ uống cao cấp

Trước những đặc thù vận hành của ngành rượu và đồ uống, các phần mềm quản lý rời rạc hoặc đóng gói cố định thường khó đáp ứng đầy đủ nhu cầu thực tế, dẫn tới triển khai không hiệu quả, thậm chí là không dùng được. 

Doanh nghiệp cần một nền tảng có khả năng kết nối toàn bộ dữ liệu vận hành trên cùng hệ thống, đồng thời có thể tùy chỉnh linh hoạt theo đặc thù ngành Đồ uống, như MBW Next.

MBW Next được phát triển bởi MBW Digital trên nền tảng ERPNext, định hướng chuyên sâu cho doanh nghiệp Thương mại, Phân phối tại Việt Nam. Giải pháp giúp hợp nhất dữ liệu từ mua hàng, kho, bán hàng, kế toán tài chính đến hệ thống phân phối, hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát vận hành đa tầng một cách đồng bộ và linh hoạt hơn.

3.1. Nền tảng bản địa hóa từ ERPNext, tùy chỉnh linh hoạt, miễn phí license

Điểm khác biệt của MBW Next nằm ở khả năng kết hợp giữa nền tảng ERPNext mã nguồn mở và kinh nghiệm triển khai thực tế cho doanh nghiệp phân phối tại Việt Nam.

Thay vì buộc doanh nghiệp thay đổi quy trình để phù hợp với phần mềm, MBW Next cho phép cấu hình và tùy chỉnh theo mô hình vận hành thực tế của từng doanh nghiệp.

Hệ thống hỗ trợ:

• Bổ sung trường dữ liệu đặc thù
• Thiết kế mẫu in chứng từ
• Cấu hình workflow, điều kiện, logic quy trình
• Xây dựng dashboard quản trị
• Mở rộng báo cáo theo nhu cầu
• ….

Ví dụ, doanh nghiệp có các quy tắc quy đổi đơn vị tính khác nhau, có nhiều mẫu báo cáo khác nhau cần theo dõi, hoặc các điều kiện duyệt đơn tự động, hay cấu hình các logic chương trình khuyến mại,… đều có thể thiết lập dễ dàng trên MBW Next. Nhờ đó, doanh nghiệp vừa chuẩn hóa quy trình, vừa đảm bảo vận hành với các đặc thù cần thiết.

3.2. Quản lý hàng hóa, tồn kho và giá vốn chi tiết

Với ngành rượu và đồ uống cao cấp, quản lý tồn kho không chỉ là kiểm đếm số lượng hàng hóa, mà còn cần kiểm soát theo lô, hạn sử dụng, đơn vị tính, kho lưu trữ và giá vốn thực tế.

MBW Next hỗ trợ quản lý hàng hóa theo:

• Lô/date, serial
• Đơn vị tính, quy cách đóng gói (chai, lốc, thùng, ken, pallet…)
• Tồn kho theo từng kho hoặc kênh phân phối

Hệ thống cũng hỗ trợ quản lý danh mục hàng hóa SKU, thiết lập sơ đồ kho (kho tổng, kho cửa hàng, kho chi nhánh, kho vật lý, kho ảo, kho hàng lỗi,v.v…) để phục vụ nhu cầu quản lý hàng hóa của từng doanh nghiệp. Trong thông tin SKU có thể khai báo vị trí lưu kho hỗ trợ quá trình lấy hàng, kiểm kê nhanh chóng. 

Đối với hàng nhập khẩu, các chi phí như vận chuyển, thuế nhập khẩu, phí cảng hoặc chi phí liên quan đến từng lô hàng có thể được phân bổ trực tiếp vào giá vốn.

Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi lợi nhuận sát hơn với thực tế vận hành thay vì chỉ nhìn ở cấp doanh thu.

Báo cáo Tổng hợp tồn kho trên MBW Next

3.3. Kết nối chuỗi Mua – Kho – Bán – Kế toán trên cùng hệ thống

MBW Next giúp kết nối dữ liệu giữa các phòng ban vốn thường vận hành rời rạc trong doanh nghiệp phân phối.

Toàn bộ dữ liệu mua hàng, kho, bán hàng và kế toán được liên kết trên cùng một nền tảng:

• Nhập hàng cập nhật tồn kho tự động
• Xuất bán liên kết hóa đơn và công nợ
• Dữ liệu đồng bộ sang kế toán tài chính
• Trả hàng, chiết khấu, khuyến mãi và thanh toán được ghi nhận xuyên suốt

Nhờ đó, doanh nghiệp giảm thao tác nhập liệu lặp lại, hạn chế sai lệch dữ liệu và rút ngắn thời gian tổng hợp báo cáo quản trị.

3.4. Quản lý chính sách giá, chiết khấu và khuyến mãi theo kênh

Trong ngành phân phối rượu và đồ uống, chính sách bán hàng thường thay đổi theo nhóm khách hàng, kênh phân phối, khu vực bán hàng, hay mùa vụ…

MBW Next cho phép quản lý bảng giá, chính sách bán hàng, chính sách thanh toán, điều kiện chiết khấu và chương trình khuyến mãi tập trung trên hệ thống. Các chính sách được áp dụng tự động theo điều kiện cấu hình, giúp hạn chế tình trạng sai giá bán, sai chiết khấu hay thiếu ghi nhận chi phí khuyến mãi,…

Trong trường hợp có nhiều bảng giá khác nhau, khi lên đơn hàng, hệ thống sẽ tự động áp dụng bảng giá đã cấu hình cho khách hàng/ nhà phân phối đó, đồng thời cũng tự động thêm CTKM khả dụng… giúp đảm bảo triển khai bán hàng hiệu quả, đúng hợp đồng cam kết với khách hàng và giảm lỗi sai do con người. 

Đồng thời, doanh nghiệp có thể đánh giá hiệu quả từng chương trình, từng kênh bán hoặc từng nhóm khách hàng dựa trên dữ liệu thực tế.

Báo cáo chương trình khuyến mãi trên MBW Next

3.5. Quản trị hệ thống phân phối và dữ liệu ngoài thị trường

Với doanh nghiệp có đội ngũ sales thị trường hoặc hệ thống nhà phân phối, dữ liệu vận hành không chỉ nằm trong nội bộ công ty.

MBW Next hỗ trợ quản lý:

• Tồn kho thị trường
• Đơn hàng sell-in / sell-out
• Công nợ khách hàng
• Hoạt động viếng thăm điểm bán
• Hiệu suất đội ngũ sales

Hệ thống giúp ban điều hành theo dõi hiệu quả phân phối theo khu vực, tuyến bán hàng, nhân viên kinh doanh, sản phẩm, kênh bán,… 

Dashboard hệ thống phân phối trên MBW Next

Đây là yếu tố quan trọng với các doanh nghiệp đang mở rộng quy mô phân phối và cần kiểm soát thị trường theo thời gian thực.

4. Case-study: Rượu thế giới số hóa toàn diện chuỗi cung ứng đa tầng với MBW Next

Thành lập năm 2004, Công ty TNHH Rượu Thế Giới (RTG) là một trong những nhà phân phối rượu vang, rượu mạnh, nước trái cây hàng đầu tại Việt Nam. RTG sở hữu độc quyền thương hiệu PASSION – Wine of Chile và là nhà cung cấp chính cho hầu hết các siêu thị, cửa hàng tiện lợi và nhà bán lẻ trên toàn quốc.

Quyết tâm tìm kiếm bằng được một hệ thống đáp ứng nhu cầu

Sau nhiều lần triển khai các hệ thống phần mềm khác thất bại, RTG đã quyết định áp dụng MBW Next để số hóa triệt để toàn bộ chuỗi cung ứng nhờ khả năng tùy chỉnh linh hoạt của hệ thống và nâng cấp tính năng thêm đáp ứng nhu cầu riêng của RTG. 

Tùy chỉnh 1: Nâng cấp mẫu báo cáo so sánh bán thực tế với lượng đặt hàng của khách

Khách hàng siêu thị thường đặt hàng theo dự báo, nhưng lượng bán thực tế tại quầy có thể thấp hơn nhiều. RTG cần biết ngay tình trạng này để điều chỉnh kế hoạch nhập và giao hàng ở các kỳ tiếp theo, tránh tồn kho quá mức.

Nâng cấp MBW Next: Xây dựng một báo cáo mới, so sánh số lượng thực tế đã bán với số lượng khách đã đặt hàng cho từng sản phẩm, từng khách hàng, trong từng khoảng thời gian. Báo cáo có thể xem chi tiết đến từng lô hàng.

Tùy chỉnh 2: Mẫu phiếu xuất kho hiển thị đơn vị thể tích và đơn vị quy đổi đóng gói

Phiếu xuất kho chuẩn chỉ hiển thị “Số lượng” theo đơn vị cơ bản (chai), nhưng khi giao hàng cho siêu thị, họ yêu cầu phiếu ghi rõ cả “số thùng” và “số chai”, đôi khi cần thể hiện tổng dung tích (lít) để đối chiếu kho.

Nâng cấp MBW Next: Thiết kế lại mẫu in Print Format của phiếu xuất kho, cho phép hiển thị đồng thời:

• Số lượng theo đơn vị chai.
• Số lượng theo đơn vị thùng (kèm quy cách: 6 chai/thùng).
• Tổng dung tích (ml hoặc lít).

Tùy chỉnh 3: Mẫu tem niêm phong hàng hóa trên MBW Next

RTG cần in tem niêm phong cho từng thùng hàng trước khi giao cho khách, trên tem có mã đơn hàng, tên khách hàng, số lô, hạn sử dụng và mã QR để truy xuất.

Nâng cấp MBW Next: Xây dựng một template in tem niêm phong riêng, tự động lấy dữ liệu từ đơn hàng và từ thông tin lô hàng trong kho. MBW Next cũng tùy chỉnh luồng xử lý: chỉ sau khi in tem thì đơn hàng mới chuyển sang trạng thái “Sẵn sàng giao”.

Tùy chỉnh 4: Cho phép cập nhật nhiều loại mã cho hàng nhập khẩu và hàng trong nước

Bài toán của RTG:

• Hàng nhập khẩu: Cần quản lý số lô của nhà sản xuất, mã Seal của hải quan, số container, chi phí vận tải từng lô.
• Hàng trong nước (hàng đóng chai tại VN): Lại cần nhập mã lô theo quy tắc mã nhà cung cấp riêng.

Nâng cấp MBW Next:

• Tạo custom fields riêng cho từng loại hàng: Trong giao diện nhập kho cho hàng nhập khẩu, MBW Next bổ sung thêm trường “Số container”, “Mã Seal”, “Chi phí vận tải”. Trong giao diện nhập hàng nội địa, các trường này bị ẩn đi để tránh rối.
• Tự động sinh mã lô theo quy tắc: NCC-Mã SP-Ngày nhập-Số thứ tự cho hàng nội địa.

Kết quả đạt được sau khi triển khai – những con số biết nói

Sau khi triển khai MBW Next, RTG từng bước chuẩn hóa dữ liệu vận hành và cải thiện khả năng kiểm soát các nghiệp vụ cốt lõi từ bán hàng, kho hàng đến công nợ.

Sau hơn một năm đưa MBW Next vào vận hành thực tiễn, dự án đã chính thức nghiệm thu Giai đoạn 1, ghi dấu những đổi mới trong quy trình vận hành và mang lại hiệu quả quản trị thực tế cho doanh nghiệp: 

• Tối ưu quản lý Mua hàng trong nước và nhập khẩu. Đáp ứng tiêu chuẩn quản lý hàng hóa riêng của ngành Bia rượu 
• Tự động hóa quy trình phê duyệt đơn hàng, tự động áp dụng hơn 400 quy tắc, chính sách giá và chiết khấu đặc thù cho từng khách hàng kênh siêu thị (MT) và đại lý (GT)
• Theo dõi chi tiết tồn kho theo vị trí, quản lý chặt chẽ số lô và date hàng hóa, giúp giảm thiểu thất thoát và tối ưu vòng quay vốn.
• Rút ngắn 40 – 50% thời gian điều chuyển kho và kiểm kê, đồng thời đạt độ chính xác và ổn định cao hơn. 

Theo chia sẻ từ đại diện RTG, sau khi triển khai MBW Next, doanh nghiệp đã cải thiện được quy trình vận hành kho, quản lý công nợ và theo dõi tồn kho chi tiết hơn, đồng thời nâng cao hiệu quả phân phối tổng thể trên toàn công ty.

Xem chi tiết thông tin dự án: Rượu thế giới cải thiện toàn bộ quy trình vận hành – phân phối với MBW Next

5. Tổng kết: MBW Next – Nền tảng quản trị đáp ứng mọi đặc thù doanh nghiệp

Case-study Rượu Thế Giới cho thấy, trong ngành phân phối rượu và đồ uống cao cấp, hiệu quả chuyển đổi số không chỉ đến từ việc đưa phần mềm vào vận hành, mà nằm ở khả năng hệ thống đáp ứng đúng đặc thù nghiệp vụ của doanh nghiệp.

Với nền tảng ERPNext được bản địa hóa và tùy chỉnh theo thực tế vận hành tại Việt Nam, MBW Next giúp doanh nghiệp từng bước chuẩn hóa dữ liệu, kết nối các nghiệp vụ mua hàng – kho – bán hàng – kế toán và nâng cao năng lực kiểm soát chuỗi cung ứng đa tầng.

Đối với các doanh nghiệp phân phối có yêu cầu cao về quản lý lô hàng, hạn sử dụng, đa đơn vị tính, công nợ và chính sách bán hàng phức tạp, MBW Next không chỉ là một phần mềm quản trị, mà là nền tảng dữ liệu giúp doanh nghiệp vận hành minh bạch hơn, ra quyết định nhanh hơn và sẵn sàng mở rộng quy mô trong dài hạn.

Liên hệ MBW Digital để được tư vấn mô hình triển khai MBW Next phù hợp với đặc thù vận hành của doanh nghiệp.