Các doanh nghiệp trong ngành sản xuất và phân phối thực phẩm đông lạnh khi triển khai hệ thống phần mềm đòi hỏi hệ thống không chỉ cần đủ tính năng, mà còn phải đáp ứng được những đặc thù rất riêng về quy trình sản xuất – đóng gói, tới lưu kho – kiểm soát hạn sử dụng và phân phối hàng hóa nhanh chóng ra thị trường. 

Vậy MBW Next – nền tảng quản trị doanh nghiệp với lợi thế tùy chỉnh linh hoạt có thể giải quyết bài toán chuyên sâu của ngành thực phẩm ra sao? 

Hãy tham khảo case study dưới đây và câu chuyện số hóa thành công của thương hiệu thực phẩm đông lạnh TBFood.  

Bài toán vận hành trong ngành phân phối thực phẩm đông lạnh

Doanh nghiệp ngành Thực phẩm thường có mô hình tổ chức 2 khối: khối sản xuất và khối bán hàng. Về kênh bán cũng được tổ chức khá đa dạng với mô hình đa kênh từ đại lý truyền thống, siêu thị, cửa hàng tiện lợi, đến bán online qua website của thương hiệu. 

Bên cạnh kênh bán đa dạng, hoạt động sản xuất đóng gói yêu cầu nghiêm ngặt về kiểm soát chất lượng, doanh nghiệp cũng cần phải kiểm soát chặt chẽ các yếu tố đặc thù như nhiệt độ bảo quản, thời gian lưu kho và hạn sử dụng. Những áp lực này khiến bài toán vận hành của ngành phân phối thực phẩm đông lạnh luôn ở mức cao, đòi hỏi sự kiểm soát chặt chẽ hơn nhiều so với các ngành hàng tiêu dùng nhanh khác. 

Đặc thù trong vận hành doanh nghiệp thực phẩm:

• Vòng quay hàng hóa và thời gian lưu kho ngắn, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm
• Danh mục sản phẩm lớn, nhiều quy cách đóng gói

• Yêu cầu kiểm soát chặt chẽ về hạn sử dụng
• Hoạt động phân phối diễn ra trên nhiều kênh bao gồm kênh truyền thống và hiện đại
• Nhiều điểm kho với các chức năng khác nhau như kho tổng, kho phân phối, kho trung chuyển
• Hoạt động đóng gói, hoàn thiện sản phẩm diễn ra song song với phân phối
• Cần kiểm soát chặt khâu mua hàng đầu vào và sản xuất hao hụt để tính chi phí, hỗ trợ hạch toán lãi lỗ chính xác

Tiêu chí chọn phần mềm Quản trị cho ngành Thực phẩm 

Để giải quyết các bài toán vận hành đặc thù và duy trì chất lượng hàng hóa trong toàn bộ chuỗi phân phối, doanh nghiệp cần một nền tảng quản trị hội tụ những khả năng:

• Quản lý xuyên suốt từ mua hàng, tồn kho, bán hàng đến tài chính trên một hệ thống.
• Đồng bộ dữ liệu và quy trình giữa kinh doanh, kho vận và kế toán.
• Cung cấp báo cáo tức thời theo sản phẩm, khách hàng, khu vực và kênh bán.

Đồng thời cũng cần hỗ trợ tốt các đặc thù của ngành Sản xuất – phân phối Thực phẩm: 

• Quản lý hàng hóa theo lô (Batch) và hạn sử dụng (Expiry Date).
• Hỗ trợ xuất kho FEFO/FIFO, cảnh báo hàng cận hạn.
• Theo dõi tồn kho tại nhiều kho lạnh và điểm phân phối.
• Đối soát công nợ, phân bổ thanh toán cho nhiều hóa đơn.
• Quản lý đóng gói, chia tách (Repacking) và tính giá vốn.
• Truy xuất nguồn gốc hàng hóa khi cần kiểm tra hoặc thu hồi sản phẩm.

Một hệ thống quản trị tốt không những cần giải quyết triệt để bài toán quản trị, mà còn cần hỗ trợ sâu những đặc thù riêng của mỗi ngành. 

Thay vì đầu tư nguồn lực, thời gian, chi phí cho các hệ thống thiếu chuyên sâu dẫn tới chuyển đổi số thất bại, phương án an toàn là triển khai một hệ thống vừa đáp ứng tiêu chuẩn – vừa nâng cấp theo thực tế như MBW Next, giúp doanh nghiệp có thể số hóa toàn diện và liên thông mọi quy trình từ sản xuất – mua hàng tới bán hàng, tồn kho và tài chính kế toán trên một nền tảng duy nhất. 

Giới thiệu MBW Next dành cho ngành phân phối thực phẩm đông lạnh

MBW Next là giải pháp quản trị doanh nghiệp được phát triển trên nền tảng ERPNext và tùy chỉnh theo nhu cầu vận hành của doanh nghiệp Việt Nam.

Giải pháp được thiết kế để hỗ trợ doanh nghiệp thực phẩm đông lạnh kiểm soát đồng bộ hoạt động mua hàng, kho vận, bán hàng, tài chính và hệ thống phân phối trên cùng một nền tảng dữ liệu.

Ngoài việc đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ quản trị cốt lõi như liên thông dữ liệu giữa mua – kho – bán – tài chính; chuẩn hóa quy trình vận hành; giảm nhập liệu thủ công, cung cấp dữ liệu real-time,… MBW Next còn hỗ trợ doanh nghiệp giải quyết những bài toán chuyên sâu đặc thù của ngành phân phối thực phẩm đông lạnh:

• Theo dõi tồn kho theo từng kho, điểm phân phối và giá trị hàng hóa theo thời gian thực.
• Kiểm soát vòng quay tồn kho thông qua lịch sử nhập – xuất – tồn và tốc độ luân chuyển hàng hóa.
• Hỗ trợ quản lý hàng hóa theo lô (Batch), hạn sử dụng (Expiry Date) và truy xuất nguồn gốc khi cần kiểm tra hoặc thu hồi sản phẩm.
• Quản lý các nghiệp vụ đóng gói, chia tách và hoàn thiện sản phẩm qua tính năng Repacking
• Liên kết dữ liệu kho vận và tài chính để kiểm soát chi phí, giá vốn và hiệu quả kinh doanh.
• Hỗ trợ đối soát công nợ, theo dõi thanh toán và quản lý dòng tiền tập trung.
• Cung cấp báo cáo quản trị đa chiều theo sản phẩm, khách hàng, khu vực và kênh bán hàng.

MBW Next không chỉ đáp ứng nhu cầu vận hành hiện tại mà còn tạo nền tảng quản trị tập trung, giúp doanh nghiệp duy trì khả năng kiểm soát khi mở rộng quy mô sản phẩm, khách hàng, kho hàng và kênh phân phối.

Xem thêm: Giải pháp MBW Next quản trị chuỗi cung ứng và phân phối tích hợp 

Case study: Thương hiệu thực phẩm đông lạnh TB Food số hóa toàn diện với MBW Next 

Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ TB Food là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất – phân phối thực phẩm đông lạnh tại Hà Nội và các tỉnh lân cận. Doanh nghiệp hiện bán hàng  đồng thời trên cả kênh GT (đại lý, nhà phân phối) và MT (siêu thị, cửa hàng thực phẩm, chuỗi bán lẻ hiện đại).

Hiện nay, doanh nghiệp quản lý hơn 500 mã sản phẩm, hệ thống nhiều kho hàng cùng đội ngũ 15 nhân viên kinh doanh hoạt động ngoài thị trường.

Những nút thắt trong vận hành của TB Food: 

Trước khi triển khai MBW Next, TB Food đã xây dựng được nền tảng số hóa bán hàng khá hoàn chỉnh với MobiWork DMS. Tuy nhiên, khi quy mô kinh doanh ngày càng mở rộng, doanh nghiệp bắt đầu đối mặt với những thách thức trong việc quản trị xuyên suốt từ bán hàng đến vận hành, kho vận và tài chính.

• Dữ liệu giữa bán hàng, mua hàng, kho, kế toán và đóng gói chưa được liên thông trên một hệ thống thống nhất.
• Khó kiểm soát tồn kho đa kho, đa mã hàng và theo dõi chính xác giá trị tồn kho.
• Công nợ và dòng tiền ngày càng phức tạp khi số lượng khách hàng và giao dịch tăng nhanh.
• Báo cáo quản trị còn mất nhiều thời gian tổng hợp, chưa đáp ứng nhu cầu ra quyết định kịp thời của ban lãnh đạo.
• Quy trình vận hành phụ thuộc nhiều vào thao tác thủ công, tiềm ẩn rủi ro sai lệch dữ liệu và chậm đối soát.

Nhu cầu chuyển đổi số của TB Food

Trước nhu cầu mở rộng quy mô và nâng cao năng lực quản trị, TB Food đặt mục tiêu xây dựng một nền tảng quản trị tập trung, kết nối xuyên suốt dữ liệu và quy trình vận hành trên toàn doanh nghiệp.

Sau quá trình đánh giá, TB Food lựa chọn MBW Next nhờ khả năng tích hợp chặt chẽ với hệ sinh thái MobiWork DMS, tính linh hoạt để đáp ứng đặc thù ngành thực phẩm đông lạnh và khả năng mở rộng theo định hướng phát triển dài hạn của doanh nghiệp.

Ứng dụng MBW Next trong vận hành tại TB Food

Triển khai các phân hệ cốt lõi

TB Food triển khai MBW Next với 5 phân hệ cốt lõi gồm Mua hàng, Kho hàng, Bán hàng, Tài chính kế toán và Sản xuất. Hệ thống được kết nối với MobiWork DMS để đồng bộ dữ liệu đơn hàng và tồn kho, hình thành nền tảng quản trị tập trung cho toàn bộ hoạt động kinh doanh.

Phạm vi triển khai bao gồm:

• Quản lý hơn 500 mã sản phẩm theo lô (Batch) và đơn vị tính (UOM).
• Tập trung dữ liệu tại các kho tổng, kho phân phối và kho sản xuất.
• Liên thông quy trình mua hàng, bán hàng, xuất nhập kho và tài chính kế toán trên cùng một hệ thống.
• Đồng bộ đơn hàng từ MobiWork DMS sang MBW Next để xử lý xuyên suốt các nghiệp vụ liên quan.
• Quản lý công nợ, doanh thu và các nghiệp vụ kế toán phát sinh trên nền tảng tập trung.
• Chuẩn hóa dữ liệu vận hành giữa bộ phận kinh doanh, kho vận và kế toán.

Những nâng cấp và tùy chỉnh đặc thù

Bên cạnh các module cốt lõi, MBW Digital đã triển khai một số nâng cấp và tùy chỉnh quan trọng nhằm tăng mức độ tự động hóa và đáp ứng các nghiệp vụ đặc thù của TB Food.

• Tự động sinh Hóa đơn mua hàng và Phiếu nhập kho hàng mua ngay khi duyệt Đơn hàng mua, giảm thao tác nhập liệu lặp lại.
• Tự động tạo Hóa đơn bán hàng Phiếu xuất kho sau khi Kế toán duyệt đơn hàng mua
• Cho phép kế toán tải file Excel hóa đơn bán hàng theo mẫu MISA để xử lý, đối soát và hạch toán hóa đơn thuận tiện hơn.
• Hỗ trợ đẩy dữ liệu bán hàng từ năm 2021 lên hệ thống, bao gồm đầy đủ các chứng từ như đơn hàng bán, phiếu nhập – xuất kho, hóa đơn… giúp TB Food có lịch sử dữ liệu tập trung để phân tích và báo cáo.

Xem thêm: TB Food phối hợp cùng MBW Digital triển khai MBW Next – Nâng cấp toàn diện hệ thống vận hành

Tại sao MBW Next là nền tảng quản trị phù hợp cho ngành Thực phẩm?

MBW Next phù hợp với doanh nghiệp ngành thực phẩm vì giải pháp giúp kết nối dữ liệu bán hàng, kho vận, tài chính và hệ thống phân phối trên cùng một nền tảng quản trị thống nhất. Với đặc thù nhiều SKU, nhiều kho, nhiều kênh bán và yêu cầu kiểm soát lô, hạn sử dụng, công nợ, doanh nghiệp thực phẩm cần một hệ thống không chỉ ghi nhận giao dịch mà còn hỗ trợ điều hành toàn chuỗi vận hành theo dữ liệu.

• Hỗ trợ chuyên sâu nghiệp vụ nhập – xuất – tồn, quản lý đa kho, giá trị tồn, lô hàng, hạn sử dụng và tốc độ luân chuyển hàng hóa.
• Đồng bộ đơn hàng từ hệ thống phân phối/DMS về kho, kế toán và tài chính, hạn chế nhập liệu lặp lại và sai lệch dữ liệu.
• Liên kết dữ liệu bán hàng, hóa đơn, thanh toán, công nợ và dòng tiền để ban lãnh đạo theo dõi hiệu quả kinh doanh kịp thời.
• Tùy chỉnh và nâng cấp tính năng linh hoạt theo quy trình đặc thù của từng doanh nghiệp, từ đóng gói, hoàn thiện sản phẩm đến xây dựng báo cáo quản trị riêng.

Nhờ dữ liệu được tập trung và liên thông, MBW Next giúp doanh nghiệp thực phẩm giảm phụ thuộc vào Excel, rút ngắn thời gian tổng hợp báo cáo và nâng cao khả năng ra quyết định. 

Tổng kết

Với doanh nghiệp phân phối thực phẩm đông lạnh, thách thức cốt lõi nằm ở khả năng kiểm soát chuỗi vận hành – từ nhập hàng, quản lý kho theo lô và hạn sử dụng, xử lý đơn hàng đa kênh, đến đối soát công nợ và số hóa đóng gói sản phẩm.

MBW Next đã giúp TB Food xây dựng nền tảng quản trị tập trung, kết nối dữ liệu xuyên suốt từ lực lượng bán hàng ngoài thị trường đến bộ phận kho, kế toán và lãnh đạo. Dự án chuẩn hóa quy trình vận hành, nâng cao kiểm soát tồn kho, công nợ, dòng tiền và cung cấp báo cáo quản trị kịp thời – nền tảng để doanh nghiệp mở rộng quy mô bền vững.

Liên hệ MBW Next ngay để tìm hiểu về phần mềm và demo miễn phí.