Trong nhiều doanh nghiệp hiện nay, dù đã triển khai phần mềm ERP, việc xuất hóa đơn điện tử vẫn thường diễn ra theo quy trình rời rạc: dữ liệu đơn hàng được tạo trên hệ thống bán hàng, sau đó kế toán phải đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử, nhập lại thông tin hoặc import dữ liệu rồi mới phát hành. Quy trình này không chỉ làm tăng khối lượng thao tác thủ công mà còn tiềm ẩn rủi ro sai lệch dữ liệu giữa các hệ thống.
MBW Next – giải pháp ERP được MBW Digital phát triển dựa trên nền tảng ERPNext, localize đầy đủ cho thị trường Việt Nam – tích hợp trực tiếp với S-Invoice của Viettel, cho phép phát hành hóa đơn điện tử chỉ với một thao tác ngay bên trong quy trình bán hàng và kế toán, không cần chuyển đổi hệ thống hay nhập lại dữ liệu.
Tổng quan về mô hình tích hợp S-Invoice với MBW Next
MBW Next kết nối với S-Invoice theo mô hình tích hợp API hai chiều (Bidirectional API Integration). Toàn bộ dữ liệu hóa đơn được truyền trực tiếp từ MBW Next sang hệ thống S-Invoice của Viettel qua REST API bảo mật (HTTPS). Kết quả phát hành – bao gồm số hóa đơn, mã của cơ quan thuế (mã CQT) và trạng thái – được đồng bộ ngược về MBW Next ngay sau khi xử lý thành công.
Kiến trúc này đảm bảo dữ liệu hóa đơn trên MBW Next và S-Invoice luôn đồng nhất – số hóa đơn và mã CQT được ghi nhận tự động, trạng thái hóa đơn phản ánh chính xác trên sổ kế toán mà không cần bất kỳ thao tác thủ công nào giữa hai hệ thống.
Dễ dàng quản lý hóa đơn điện tử với MBW Next
MBW Next tích hợp S-Invoice được thiết kế phù hợp với đặc thù vận hành của doanh nghiệp thương mại – phân phối tại Việt Nam:
- Hóa đơn nhiều dòng hàng, nhiều mức thuế: Một Sales Invoice có thể chứa nhiều dòng hàng hóa/dịch vụ với các mức thuế suất VAT khác nhau (0%, 5%, 8%, 10%). Hệ thống tính toán chính xác thuế từng dòng và tổng giá trị trước khi phát hành.
- Hóa đơn ngoại tệ: Hỗ trợ xuất hóa đơn bằng ngoại tệ với tỷ giá quy đổi, phù hợp cho doanh nghiệp có giao dịch xuất khẩu hoặc khách hàng nước ngoài.
- Hóa đơn song ngữ: Với khách hàng nước ngoài yêu cầu hóa đơn Việt – Anh, MBW Next hỗ trợ cấu hình mô tả song ngữ trên danh mục Item, tự động hiển thị trên bản PDF xuất ra.
- Hóa đơn định kỳ: Với các khách hàng hoặc hợp đồng phát sinh định kỳ, doanh nghiệp có thể thiết lập tần suất và điều kiện tự động tạo hóa đơn, giảm hoàn toàn thao tác thủ công.
- Vận hành đa công ty: Hệ thống hỗ trợ bật/tắt tích hợp S-Invoice theo từng pháp nhân độc lập, phù hợp với doanh nghiệp vận hành nhiều công ty trên cùng một nền tảng MBW Next.
Lợi ích cho doanh nghiệp và kế toán
Loại bỏ bước thủ công, rút ngắn thời gian xử lý
Trước khi có tích hợp, kế toán phải thực hiện 4–5 bước riêng rẽ giữa hai hệ thống để xuất một hóa đơn. Với MBW Next tích hợp S-Invoice, toàn bộ quy trình – từ kiểm tra đến phát hành và nhận lại số hóa đơn – được thực hiện ngay trên một giao diện duy nhất, chỉ với một thao tác xác nhận. Thời gian xử lý rút ngắn từ vài phút xuống còn vài giây, đặc biệt có giá trị với doanh nghiệp có tần suất giao dịch lớn.
Đảm bảo dữ liệu đồng nhất, giảm thiểu sai sót
Vì dữ liệu khách hàng, hàng hóa, số lượng, đơn giá và thuế suất được lấy trực tiếp từ Sales Invoice trong MBW Next để truyền sang S-Invoice, không có bước nhập liệu lại nào xen vào. Điều này loại bỏ hoàn toàn các rủi ro sai lệch giữa hóa đơn kế toán và hóa đơn điện tử – một vấn đề phổ biến khi vận hành hai hệ thống độc lập.
Tuân thủ pháp lý tự động
MBW Next đảm bảo dữ liệu hóa đơn được phát hành đúng chuẩn định dạng XML theo quy định của Tổng cục Thuế, tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC. Kế toán viên không cần nắm vững chi tiết kỹ thuật của chuẩn hóa đơn; hệ thống tự động kiểm tra các trường bắt buộc và cảnh báo lỗi trước khi phát hành nếu có thiếu sót.
Kiểm soát tài chính theo thời gian thực
Ngay sau khi hóa đơn được phát hành thành công, số hóa đơn và mã CQT được cập nhật trực tiếp vào Sales Invoice trong MBW Next. Kế toán có thể tra cứu trạng thái toàn bộ danh sách HĐĐT (đã phát hành, chờ phát hành, đã hủy), đối soát với sổ công nợ phải thu và các báo cáo thuế mà không cần đăng nhập vào cổng S-Invoice.
Nâng cao trải nghiệm khách hàng
Hóa đơn được phát hành và gửi đến khách hàng ngay sau khi giao dịch hoàn tất – thông qua email đính kèm PDF hoặc link tra cứu trực tiếp trên cổng S-Invoice của Viettel. Không còn độ trễ do chờ kế toán xử lý thủ công, giúp tăng tính chuyên nghiệp trong giao tiếp với đối tác và khách hàng.
Chi tiết và hướng dẫn tích hợp S-Invoice với MBW Next
1. Điều kiện tiên quyết
Trước khi thực hiện tích hợp, cần đảm bảo:
- Doanh nghiệp đã đăng ký và được Viettel cấp tài khoản sử dụng dịch vụ S-Invoice.
- Đã có Ký hiệu hóa đơn, Mẫu số hóa đơn và Loại hóa đơn đăng ký với S-Invoice (ví dụ ký hiệu: 1C22TAA).
- Phân hệ Kế toán (Accounting) đã được kích hoạt trên MBW Next.
- Người dùng thực hiện cấu hình có vai trò System Manager hoặc Accounts Manager.
2. Phân quyền người dùng
Trong MBW Next (ERPNext), quyền thực hiện các thao tác liên quan đến hóa đơn điện tử được kiểm soát qua hệ thống Role (Vai trò):
| Vai trò (Role) | Quyền thực hiện |
|---|---|
| Accounts User | Tạo Sales Invoice, xem danh sách hóa đơn |
| Accounts Manager | Toàn quyền: Submit, phát hành, hủy HĐĐT, cấu hình S-Invoice |
| System Manager | Cấu hình kết nối API, cài đặt S-Invoice Settings |
3. Cài đặt và cấu hình S-Invoice Settings
Vào Kế toán (Accounting) → Cài đặt (Settings) → S-Invoice Settings và điền đầy đủ các thông tin sau:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Nhà cung cấp | Chọn: Viettel S-Invoice |
| Môi trường | Kiểm thử (Sandbox) hoặc Vận hành thật (Production) |
| API URL | URL endpoint kết nối API của S-Invoice (do Viettel cung cấp khi đăng ký) |
| Tài khoản (Username) | Tên đăng nhập xác thực với S-Invoice API |
| Mật khẩu (Password) | Mật khẩu xác thực với S-Invoice API |
| Ngày bắt đầu dùng S-Invoice | Ngày doanh nghiệp chính thức phát hành HĐĐT qua S-Invoice |
| Ký hiệu hóa đơn | Ký hiệu đã đăng ký với Viettel (ví dụ: 1C22TAA) |
| Mẫu số hóa đơn | Mẫu số đã đăng ký |
| Loại hóa đơn | Loại hóa đơn đăng ký: GTGT, bán hàng, dịch vụ… |
| Khóa số hóa đơn GTGT | Nếu bật: khóa trường số hóa đơn sau khi phát hành, tránh chỉnh sửa ngoài ý muốn |
| Kiểm tra thứ tự hóa đơn | Nếu bật: hệ thống yêu cầu phát hành toàn bộ hóa đơn có ngày trước hóa đơn hiện tại trước khi tiếp tục |
Sau khi điền đầy đủ, nhấn Lưu rồi sử dụng nút Kiểm tra kết nối (Test Connection) để xác nhận hệ thống kết nối thành công đến API S-Invoice. Nếu kết nối thành công, thông tin chứng thư số của Viettel sẽ được hiển thị ngay trên màn hình.
4. Quy trình xuất hóa đơn điện tử – Hướng dẫn từng bước
Bước 1 – Tạo Sales Invoice từ Sales Order
Từ một Sales Order đã được Submit (xác nhận), nhân viên kinh doanh hoặc kế toán tạo hóa đơn bằng cách: Mở Đơn hàng bán → nhấn nút Tạo → chọn Tạo hóa đơn
MBW Next tự động tạo Sales Invoice/ Hóa đơn ở trạng thái Draft với đầy đủ thông tin kế thừa từ đơn hàng: tên khách hàng, mã số thuế, danh sách hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá và thuế VAT tương ứng.
Nhân viên kinh doanh có thể gửi yêu cầu xuất hóa đơn cho kế toán thông qua tính năng Comment hoặc Assignment ngay trên giao diện hóa đơn nháp.
Bước 2 – Kế toán kiểm tra hóa đơn nháp
Sau khi tạo hóa đơn nháp, kế toán có thể vào và Kkiểm tra kỹ các thông tin trước khi ghi sổ:
- Tên và mã số thuế khách hàng (bắt buộc đúng để hóa đơn hợp lệ)
- Danh sách hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá
- Thuế suất VAT áp dụng cho từng dòng hàng
- Đơn vị tiền tệ và tỷ giá (nếu là giao dịch ngoại tệ)
Bước 3 – Submit hóa đơn (Ghi sổ kế toán)
Sau khi xác nhận thông tin chính xác, kế toán nhấn Gửi . Thao tác này đồng thời:
- Ghi bút toán kế toán vào sổ cái: Nợ TK 131 / Có TK 511, Có TK 3331
- Chuyển hóa đơn sang trạng thái Đã gửi, khóa nội dung không cho chỉnh sửa trực tiếp
Lưu ý quan trọng: Trong ERPNext/MBW Next, hóa đơn chỉ được phép phát hành lên S-Invoice sau khi đã ở trạng thái Đã gửi (submitted). Đây là cơ chế thiết kế nhằm đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu kế toán – không thể phát hành HĐĐT từ một hóa đơn chưa được ghi nhận chính thức vào sổ sách.
Bước 4 – Phát hành HĐĐT lên S-Invoice
Từ hóa đơn đã Submit, kế toán nhấn nút Phát hành HĐĐT (Issue E-Invoice). Hệ thống sẽ:
- Kiểm tra lại các trường dữ liệu bắt buộc (MST khách hàng, cấu hình S-Invoice)
- Nếu phát hiện thiếu sót, cảnh báo lỗi ngay lập tức và ngăn phát hành hóa đơn không hợp lệ
- Nếu hợp lệ, gửi dữ liệu lên S-Invoice API và chờ phản hồi xác nhận
Sau khi S-Invoice xử lý thành công, số hóa đơn và mã CQT được tự động cập nhật ngược vào Sales Invoice trong MBW Next.
Kế toán có thể tải về hóa đơn theo hai định dạng:
- Bản thể hiện (XML): File dữ liệu gốc theo chuẩn kỹ thuật của Tổng cục Thuế
- Bản chuyển đổi (PDF): File PDF có thể in hoặc gửi trực tiếp cho khách hàng
Bước 5 – Gửi hóa đơn cho khách hàng
Ngay sau khi phát hành, người dùng có thể:
- Gửi email đính kèm file PDF/XML trực tiếp từ MBW Next: Hóa đơn bán hàng → Email → Đính kèm → Gửi
- Chia sẻ đường link tra cứu hóa đơn trên cổng S-Invoice của Viettel để khách hàng tự xác thực
5. Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành
Khi hóa đơn đã phát hành có sai sót, kế toán thực hiện hủy theo các bước sau: Kế toán → Hóa đơn bán hàng → Chọn hóa đơn cần hủy → nhấn Cancel
Hệ thống yêu cầu nhập các thông tin bắt buộc để gửi lên S-Invoice:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Tham chiếu | Số hóa đơn hoặc tài liệu liên quan |
| Lý do thu hồi | Mô tả nguyên nhân hủy (sai MST, sai số lượng, sai đơn giá…) |
| Ngày hủy | Ngày thực hiện hủy hóa đơn |
| Biên bản thu hồi (PDF) | Đính kèm biên bản thỏa thuận hủy có chữ ký hai bên |
Sau khi xác nhận, MBW Next gửi yêu cầu hủy lên S-Invoice API. Khi S-Invoice phản hồi thành công:
- Trạng thái hóa đơn trong MBW Next tự động chuyển sang Đã hủy
- Bút toán kế toán đảo chiều được tự động tạo để khôi phục số dư tài khoản
- Hóa đơn đồng bộ trạng thái “đã hủy” trên hệ thống S-Invoice
Lưu ý pháp lý: Việc hủy HĐĐT cần tuân thủ Điều 19, Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần lập biên bản thỏa thuận hủy giữa hai bên trước khi thực hiện trên hệ thống.
6. Theo dõi và đối soát danh sách HĐĐT
Kế toán có thể xem toàn bộ danh sách và trạng thái HĐĐT đã phát hành tại:Kế toán→ Hóa đơn bán hàng → Bộ lọc: Đã có hóa đơn điện tử
Mỗi hóa đơn hiển thị đầy đủ: số hóa đơn S-Invoice, mã CQT, trạng thái (Chờ phát hành / Đã phát hành / Đã hủy), file XML và PDF đính kèm. Nút Sync Status cho phép đồng bộ trạng thái theo thời gian thực từ S-Invoice về MBW Next bất cứ lúc nào.
Kết luận
Tích hợp S-Invoice vào MBW Next giải quyết triệt để điểm nghẽn trong quy trình xuất hóa đơn điện tử tại doanh nghiệp: từ lúc xác nhận đơn hàng đến khi khách hàng nhận được hóa đơn hợp lệ, mọi thao tác đều thực hiện trên một nền tảng duy nhất, dữ liệu liên thông và nhất quán giữa bán hàng – kế toán – hóa đơn. Đặc biệt với doanh nghiệp thương mại – phân phối có khối lượng giao dịch lớn, đây là yếu tố thiết yếu để đảm bảo vận hành ổn định, minh bạch và tuân thủ pháp lý.
Nếu doanh nghiệp đang quan tâm triển khai một hệ thống quản trị vận hành, bán hàng và kế toán hợp nhất. Liên hệ ngay với đội ngũ MBW Next để nhận DEMO trực tiếp!
