Trong ngành phân phối, những quyết định của CEO có thể tạo ra bước ngoặt — nhưng chỉ khi chúng dựa trên dữ liệu chính xác và kịp thời. Thực tế, phần lớn doanh nghiệp GT/MT hiện nay vẫn đang “chạy” bằng những báo cáo thủ công, dữ liệu phân mảnh, thiếu góc nhìn tổng thể. Khi thị trường biến động theo từng giờ, cách điều hành này khiến doanh nghiệp phản ứng chậm, mất kiểm soát, và dễ lỡ nhịp tăng trưởng.

Mời anh/chị đọc bài viết  dưới đây để khám phá cách Dashboard vận hành phân phối của MBW Next giúp CEO và ban điều hành nắm toàn cảnh thị trường theo thời gian thực, kết nối dữ liệu đa chiều từ Sell-in, Sell-out, tồn kho, công nợ cho tới tài chính — tất cả trên một màn hình điều hành duy nhất.

1. Vấn đề của doanh nghiệp phân phối khi thiếu dữ liệu real-time

Trong môi trường phân phối, dữ liệu không chỉ là những con số phục vụ báo cáo. Đó là nền tảng để lãnh đạo ra quyết định điều hành kịp thời, chính xác và hiệu quả. Tuy nhiên, thực tế cho thấy phần lớn doanh nghiệp phân phối tại Việt Nam vẫn vận hành trong một hệ thống dữ liệu phân tán, thủ công và chậm trễ. Khi quy mô mở rộng, lượng giao dịch tăng nhanh, việc quản lý theo mô hình cũ trở thành rào cản lớn đối với năng lực điều hành.

Phần lớn doanh nghiệp GT/MT hiện nay vẫn dựa vào báo cáo cuối kỳ hoặc file Excel tổng hợp thủ công. Dữ liệu thường bị trễ 3–7 ngày, khiến việc ra quyết định không còn “bám thị trường”. Khi doanh số giảm hay hàng tồn tăng, phản ứng đã chậm mất vài vòng giao dịch. 

Nguy cơ khi dữ liệu vận hành bị phân tán:

• Báo cáo doanh số và tồn kho luôn bị chậm từ 3–7 ngày.
• Số liệu bán hàng giữa các bộ phận không đồng nhất, dễ dẫn đến sai lệch.
• Công nợ khách hàng không được cập nhật kịp thời, tăng nguy cơ phát sinh nợ xấu.
• Phản hồi thị trường về chương trình bán hàng chậm, khiến doanh nghiệp phản ứng bị động.

Khi không có dữ liệu tức thời, CEO gần như điều hành dựa trên bức tranh của quá khứ. Những thay đổi về nhu cầu, xu hướng tiêu dùng, tồn kho bất hợp lý hay sụt giảm doanh thu thường chỉ được phát hiện khi đã để lỡ thời điểm vàng để xử lý. Khoảng cách thời gian này, dù chỉ là vài ngày, đủ để một doanh nghiệp mất đi cơ hội thị trường hoặc gánh thêm chi phí vận hành không cần thiết.

Điều này kéo theo nhiều hệ lụy. Tốc độ phản ứng với thị trường bị chậm lại. Các quyết định phân bổ hàng hóa, mở rộng kênh hoặc điều chỉnh chính sách bán hàng phải dựa trên cảm tính thay vì dữ liệu chính xác. Các phòng ban mất nhiều thời gian để tổng hợp và đối chiếu thông tin, khiến chi phí vận hành tăng cao. Đặc biệt, CEO không thể có được cái nhìn toàn cảnh và tức thời về tình hình doanh nghiệp, dẫn đến mất kiểm soát ở những thời điểm quan trọng.

2. MBW Next – Toàn cảnh vận hành trên một màn hình

Trong mô hình phân phối đa tầng, thách thức lớn nhất của CEO không phải là thiếu dữ liệu — mà là dữ liệu bị phân mảnh, cập nhật chậm và không đồng nhất. MBW Next giải quyết vấn đề này bằng một giao diện điều hành tập trung, nơi toàn bộ hoạt động bán hàng – kho vận – tài chính được phản ánh theo thời gian thực, trên một màn hình thống nhất.

2.1. Báo cáo realtime các chỉ số KPI kinh doanh quan trọng 

Ở nhiều doanh nghiệp phân phối, dữ liệu đang bị chia cắt theo phòng ban: mua hàng, kho, bán hàng và kế toán hoạt động trên những công cụ riêng biệt. Điều này khiến dữ liệu không đồng bộ, dẫn tới sai lệch và độ trễ trong điều hành. MBW Next giải quyết triệt để điểm yếu này bằng cách hợp nhất tất cả các quy trình vận hành thành một luồng dữ liệu liền mạch.

MBW Next ghi nhận và cập nhật lập tức mọi nghiệp vụ: đơn hàng, nhập – xuất kho, thanh toán, công nợ. Số liệu thể hiện đúng thời điểm phát sinh, giúp lãnh đạo theo dõi “nhịp đập” doanh nghiệp theo ngày, thậm chí theo giờ.

Dashboard thống kê tự động các chỉ số KPI quan trọng về Sell-in, Sell-out nhà phân phối và Sell-out công ty, bao gồm: 

• Doanh số
• Sản lượng bán hàng
• Tổng đơn hàng
• Khách hàng phát sinh đơn 

Các kỳ báo cáo được thống kê theo ngày, tuần, tháng, quý, năm và so sánh tự động với cùng kỳ giúp CEO nhanh chóng nắm bắt tình hình kinh doanh biến động tăng hay giảm. 

CEO cũng có thể chọn báo cáo thống kê theo từng kênh hay tất cả kênh, theo khu vực/ nhân viên/ nhóm khách hàng/ loại khách hàng hay thống kê theo chiều Ngành hàng/ nhãn hàng/ nhóm hàng từ tổng quan tới chi tiết.

Khi dữ liệu được phản ánh ở thời điểm hiện tại chứ không phải quá khứ, khoảng cách từ “nhận biết” đến “ra quyết định” sẽ được rút ngắn đáng kể.

2.3. Báo cáo chi tiết theo kênh, vùng, nhân viên, sản phẩm

Từ bức tranh tổng quan, CEO có thể đi sâu đến đúng điểm cần xử lý chỉ với vài thao tác. Thay vì nhìn một con số tổng vô hướng, MBW Next cho phép lần theo nguyên nhân của biến động đến đúng đơn vị chịu trách nhiệm.

Các lớp chi tiết thường được sử dụng:

• Theo kênh phân phối: GT, MT, online/offline.
• Theo vùng địa lý: miền, khu vực, tỉnh, tuyến bán.
• Theo nhà phân phối hoặc nhân viên thị trường: so sánh mức độ hoàn thành chỉ tiêu, tốc độ tăng trưởng.
• Theo danh mục và SKU: nhận diện nhóm hàng bán chạy/chậm luân chuyển, cảnh báo tuổi hàng.

Ví dụ, nếu doanh số giảm, lãnh đạo có thể đi sâu từ tổng doanh thu toàn quốc đến một vùng cụ thể, tiếp tục đi sâu đến một nhà phân phối, rồi đến tuyến bán hàng hoặc nhóm sản phẩm đang kéo hiệu suất xuống. Quy trình phân tích và hành động vì thế rút ngắn từ vài ngày đối chiếu báo cáo xuống vài phút thao tác trên dashboard.

2.4. Báo cáo tình hình thực hiện doanh số Sell-in, Sell-out 

Với MBW Next dashboard, CEO có thể theo dõi tình hình thị trường, hiệu quả bán hàng, chi phí và dòng tiền ngay khi chúng phát sinh — mà không cần chờ đợi báo cáo cuối kỳ.

MBW Next không chỉ hiển thị doanh số mà còn đo lường hiệu suất theo nhiều góc độ. Hệ thống cho phép lãnh đạo theo dõi đầy đủ các chỉ số hoạt động trên toàn chuỗi phân phối, từ đầu vào (Sell-in) đến đầu ra (Sell-out), giúp nhận diện sớm điểm mạnh – điểm yếu của từng khu vực.

Các nhóm chỉ số phổ biến bao gồm:

• Hiệu suất Sell-in: tốc độ nhập hàng, phân bổ hàng, mức độ đạt kế hoạch bán ra.
• Hiệu suất Sell-out: sản lượng tiêu thụ thực tế ở từng nhà phân phối, khu vực hoặc kênh.
• KPI nhân viên thị trường: số đơn hàng, độ phủ điểm bán, tỷ lệ đạt chỉ tiêu.
• Hiệu suất theo ngành hàng: nhóm sản phẩm bán chạy, sản phẩm tăng trưởng hoặc sụt giảm.

MBW Next Dashboard trình bày báo cáo Sell-in/Sell-out dưới dạng biểu đồ tương tác và bản đồ phân phối động, giúp lãnh đạo nắm bắt dữ liệu ngay trong vài giây. Các biểu đồ đều có khả năng drill-down: chỉ với một cú nhấp, CEO có thể đi sâu từ tổng thể → khu vực → tuyến → nhân viên → đơn hàng chi tiết.

Nhờ hệ thống realtime, CEO không chỉ thấy số liệu cuối tháng mà có thể nắm bắt biến động trong từng tuần, từng ngày. Điều này cho phép ra quyết định điều chỉnh sớm, thay vì xử lý hậu quả khi mọi việc đã diễn ra.

2.5 Thống kê, xếp hạng Top doanh số theo nhân viên/ NPP/ Ngành hàng

Một phần quan trọng trong quản trị phân phối là đánh giá hiệu quả của các đơn vị tham gia chuỗi phân phối. MBW Next Dashboard tự động tổng hợp và xếp hạng hiệu suất, giúp lãnh đạo nhìn thấy rõ ai đang tạo ra giá trị lớn nhất cho doanh nghiệp.

Các bảng xếp hạng được hiển thị theo thời gian thực:

• Top nhân viên thị trường có doanh số cao, độ phủ tốt, tốc độ tăng trưởng ổn định.
• Top nhà phân phối có hiệu suất Sell-out mạnh, tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cao.
• Tỷ lệ tăng trưởng so với cùng kỳ hoặc so với kế hoạch.
• Cảnh báo đơn vị có hiệu suất thấp để kịp thời hỗ trợ hoặc điều chỉnh chính sách.

Thay vì đọc các bảng tổng hợp dày đặc, CEO có thể tiếp cận dữ liệu trực quan và chính xác, từ đó ra quyết định thưởng – phạt, đầu tư nguồn lực hay tái cấu trúc thị trường hợp lý.

2.6 Báo cáo hiệu suất từ nhân viên đến thị trường

Một trong những thách thức lớn của doanh nghiệp phân phối là đánh giá hiệu suất đa chiều: không chỉ theo doanh thu, mà còn theo tần suất viếng thăm, tỷ lệ chốt đơn, mức độ bao phủ điểm bán và tốc độ tăng trưởng từng khu vực.

MBW Next giải quyết bằng cách gom tất cả chỉ số hiệu suất vào một dashboard thống nhất, gồm:

• Hiệu suất Sell-in NPP – đo năng lực đẩy hàng và dự báo nhu cầu.
• Hiệu suất Sell-out Sales – theo dõi tần suất viếng thăm, số đơn, doanh thu và tăng trưởng từng tuyến.
• Hiệu suất NPP – so sánh mức hoàn thành kế hoạch, tỉ lệ tăng trưởng, lợi nhuận và mức tồn kho.
• Top nhân viên & top NPP xuất sắc – hiển thị trực quan, giúp tạo động lực thi đua.

Nhờ hệ thống phân tích đa chiều (multi-dimensional analytics), CEO có thể dễ dàng nhận diện:

• Kênh nào đang tăng trưởng tốt?
• Nhân viên nào vượt KPI?
• Khu vực nào cần hỗ trợ hoặc điều chỉnh chính sách?

Từ đó, các quyết định chiến lược được đưa ra ngay trong ngày, thay vì đợi báo cáo tuần hoặc tháng.

2.7 Kết nối tài chính – kế toán chuẩn VAS

Điểm đặc biệt của MBW Next so với các hệ thống dashboard thông thường nằm ở việc kết nối trực tiếp với phân hệ tài chính – kế toán theo chuẩn VAS (Chuẩn mực kế toán Việt Nam). Mọi hoạt động bán hàng, nhập kho, chiết khấu, khuyến mãi đều sinh ra bút toán kế toán tự động, đảm bảo số liệu quản trị và số liệu kế toán luôn đồng nhất.

Lợi ích rõ ràng:

• Không còn phải nhập liệu thủ công hai lần giữa kinh doanh và kế toán.
• Công nợ, doanh thu, giá vốn và chi phí phản ánh chính xác theo thời điểm phát sinh.
• Báo cáo tài chính luôn đồng bộ với dữ liệu vận hành thực tế.
• Hỗ trợ kiểm soát chi phí bán hàng và thương mại theo từng kênh hoặc chương trình.

Điều này giúp CEO xem dữ liệu tài chính như một phần liền mạch của vận hành, thay vì phải đợi báo cáo kế toán cuối kỳ.

Đọc thêm: Giới thiệu MBW Next Executive Dashboard – Điều hành realtime cho CEO

3. CEO phân phối hưởng lợi gì từ báo cáo realtime MBW Next cho doanh nghiệp phân phối? 

3.1. Cảnh báo tự động và gợi ý hành động

MBW Next liên tục theo dõi các chỉ số cốt lõi trong vận hành: doanh thu, tồn kho, công nợ, độ phủ điểm bán, hiệu suất nhân viên và chi phí thương mại. Khi một chỉ số có biến động vượt ngưỡng, hệ thống sẽ lập tức gửi cảnh báo đến cấp điều hành, thay vì đợi đến kỳ báo cáo.

Các tình huống cảnh báo điển hình:

• Doanh số giảm đột ngột ở một vùng hoặc nhà phân phối.
• Tồn kho tăng cao bất thường, đặc biệt là hàng chậm luân chuyển.
• Công nợ vượt hạn mức tín dụng, tuổi nợ kéo dài.
• Nhân viên hoặc tuyến bán hàng không đạt chỉ tiêu KPI.

Không chỉ dừng ở việc phát tín hiệu, hệ thống còn gợi ý hành động phù hợp, ví dụ: đề xuất điều chuyển hàng, kích hoạt khuyến mãi, nhắc nhở nhân viên hoặc cảnh báo tài chính. Điều này giúp CEO không chỉ nhận biết vấn đề mà còn có thể xử lý ngay, rút ngắn đáng kể chu kỳ ra quyết định.

3.2. Dự báo xu hướng và tồn kho an toàn

Thay vì đợi vấn đề phát sinh, MBW Next giúp doanh nghiệp đi trước một bước bằng các công cụ dự báo. Hệ thống phân tích dữ liệu lịch sử, tốc độ bán hàng theo mùa vụ, hành vi tiêu dùng và xu hướng tăng trưởng của từng nhóm sản phẩm để đưa ra dự báo nhu cầu.

Các tính năng nổi bật:

• Dự báo sản lượng tiêu thụ theo khu vực, kênh và nhóm hàng.
• Xác định mức tồn kho an toàn cho từng NPP và tuyến bán.
• Dự báo điểm gãy khi tồn kho có nguy cơ thiếu hoặc dư thừa.
• Hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất, mua hàng và luân chuyển hàng hóa chủ động.

Nhờ vậy, doanh nghiệp không còn bị động với biến động thị trường. CEO có thể phân bổ nguồn lực chính xác, hạn chế tồn kho chết, tối ưu chi phí vận hành và đảm bảo độ phủ thị trường ổn định.

3.3. Linh hoạt mở rộng – không giới hạn người dùng, dễ tuỳ chỉnh

Một đặc điểm quan trọng của MBW Next Dashboard là khả năng mở rộng không giới hạn theo quy mô doanh nghiệp. Không giống các phần mềm truyền thống giới hạn số lượng người dùng hay phải trả phí theo từng license, MBW Next cho phép mở rộng hệ thống linh hoạt mà không phát sinh chi phí license người dùng.

• Thêm chi nhánh, nhà phân phối, kho hàng hoặc người dùng mới mà không cần cài đặt phức tạp.
• Tùy chỉnh giao diện dashboard theo từng vai trò: CEO, kế toán, trưởng vùng, nhân viên bán hàng.
• Cho phép cấu hình báo cáo và cảnh báo riêng phù hợp với chiến lược từng doanh nghiệp.
• Tích hợp mở với các hệ thống DMS, CRM, thương mại điện tử hoặc BI có sẵn.

Sự linh hoạt này đảm bảo hệ thống phát triển song hành với tốc độ tăng trưởng của doanh nghiệp, thay vì trở thành rào cản về chi phí và kỹ thuật.

4. Kết luận 

Trong bối cảnh thị trường thay đổi nhanh, doanh nghiệp phân phối không thể vận hành hiệu quả chỉ bằng báo cáo cuối kỳ. Họ cần một hệ thống có khả năng cập nhật realtime, cảnh báo sớm, gợi ý hành động và hỗ trợ ra quyết định chiến lược. MBW Next chính là “bộ não vận hành” giúp CEO nhìn thấy toàn cảnh hoạt động – từ kho, bán hàng, thị trường đến tài chính – trên một nền tảng duy nhất.

Từ dữ liệu vận hành chính xác, doanh nghiệp có thể ra quyết định nhanh, kiểm soát rủi ro tốt hơn, tối ưu chi phí và tăng tốc tăng trưởng. Đó cũng là cách nhiều doanh nghiệp phân phối hiện nay chuyển từ mô hình điều hành thủ công sang mô hình vận hành thông minh dựa trên dữ liệu.

MBW Next không chỉ giúp CEO biết điều gì đang diễn ra — mà còn cho CEO biết nên làm gì tiếp theo.

Đăng ký DEMO ngay để trải nghiệm miễn phí MBW Next!