Tồn kho là bài toán đau đầu mà hầu hết các doanh nghiệp phải đối mặt trong thực tế. Đặc biệt là nhóm doanh nghiệp thương mại phân phối có lượng SKU lên tới hàng nghìn, chục nghìn mã sản phẩm. Hoặc các doanh nghiệp sản xuất gặp vấn đề trong quản lý nguyên vật liệu, thành phẩm phục vụ sản xuất và kinh doanh.

Với MBW Next – Hệ thống quản trị doanh nghiệp tập trung và chuyên sâu cho ngành Thương mại – Phân phối, với chức năng quản lý kho hàng và tồn kho mạnh mẽ sẽ giúp doanh nghiệp tháo gỡ triệt để những khó khăn trong công tác vận hành kho này.

Thực trạng quản lý tồn kho kém hiệu quả ở nhiều doanh nghiệp

Một doanh nghiệp, ví dụ trong ngành Thương mại phân phối thường phải quản lý đồng thời:

• Nhiều kho hàng
• Nhiều chi nhánh
• Nhiều kênh bán hàng
• Hàng nghìn mã sản phẩm
• và nhiều nhóm khách hàng khác nhau

Lúc này, câu hỏi của nhà quản trị không còn đơn thuần là:  “Trong kho còn bao nhiêu hàng?” Mà là:

• Hàng đang nằm ở kho nào?
• Bao nhiêu hàng thực sự khả dụng để bán?
• Kho nào đang thiếu hàng?
• Kho nào đang dư hàng?
• Hàng nào đang chậm luân chuyển?
• Bao nhiêu vốn đang nằm trong tồn kho?
• Khi nào cần nhập thêm hàng?

Nếu không trả lời được các câu hỏi trên theo thời gian thực, doanh nghiệp sẽ phải ra quyết định dựa trên cảm tính thay vì dữ liệu.

Điều đáng nói là phần lớn doanh nghiệp không gặp vấn đề vì thiếu dữ liệu tồn kho. Ngược lại, dữ liệu đang có quá nhiều nhưng lại nằm rải rác ở nhiều nơi: Excel, phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán, phần mềm kho hoặc các báo cáo thủ công từ từng bộ phận. Khi đó, cùng một thời điểm nhưng mỗi phòng ban lại nhìn thấy một con số khác nhau.

Đây chính là nguyên nhân khiến việc quản lý tồn kho ngày càng trở nên khó khăn khi doanh nghiệp mở rộng quy mô.

Hệ lụy khi doanh nghiệp kiểm soát tồn kho kém hiệu quả

Trong quá trình triển khai cho các doanh nghiệp thương mại và phân phối, MBW Digital thường gặp các tình huống như:

• Kho báo còn hàng nhưng thực tế không giao được
• Dữ liệu tồn kho chưa cập nhật kịp thời giữa các bộ phận.
• Sales chốt đơn nhưng khi chuẩn bị giao hàng mới phát hiện số lượng thực tế không đủ.
• Hàng tồn ở kho này nhưng thiếu ở kho khác. Doanh nghiệp không có góc nhìn tổng thể về toàn bộ hệ thống kho.
• Kết quả là phải mua thêm hàng dù tổng lượng tồn kho toàn hệ thống vẫn còn rất nhiều.
• Tồn kho tăng nhưng doanh thu không tăng
• Một phần đáng kể vốn lưu động đang bị giữ lại trong các mặt hàng chậm luân chuyển hoặc tồn kho lâu ngày.
• Kế toán và kho mất nhiều ngày để đối chiếu số liệu
• Mỗi tháng đều phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau trước khi có được một báo cáo chính thức.

Đây là những dấu hiệu rất phổ biến khi dữ liệu vận hành chưa được quản lý trên một nền tảng thống nhất.

Nguyên tắc số 1 để quản lý tồn kho tốt hơn: Phải lưu trữ đầy đủ chi tiết tất cả giao dịch

Muốn quản lý tồn kho chính xác, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ toàn bộ giao dịch phát sinh liên quan đến hàng hóa. Mỗi nghiệp vụ nhập, xuất, điều chuyển, trả hàng, kiểm kê hay sản xuất đều cần được ghi nhận rõ ràng, có chứng từ đối chiếu và được cập nhật kịp thời trên hệ thống.

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn đang quản lý tồn kho bằng Excel hoặc các phần mềm đơn giản.

Cách làm này có thể phù hợp ở giai đoạn đầu, nhưng khi số lượng mặt hàng, kho hàng, đơn hàng và bộ phận tham gia vận hành tăng lên, doanh nghiệp sẽ nhanh chóng gặp các vấn đề như: khó chia sẻ dữ liệu, mất thời gian xác nhận giao dịch, không xử lý được theo thời gian thực, phát sinh sai lệch số liệu và khó truy vết nguyên nhân khi có chênh lệch tồn kho.

Đặc biệt, nếu giao dịch mua hàng, bán hàng, kho và kế toán được quản lý trên các hệ thống riêng biệt, khối lượng đối chiếu giữa các phòng ban sẽ tăng lên đáng kể. Bộ phận kho phải kiểm tra số lượng, bộ phận bán hàng cần xác nhận khả năng giao hàng, kế toán cần ghi nhận công nợ và giá vốn, trong khi ban lãnh đạo lại cần báo cáo tổng hợp để ra quyết định. Khi dữ liệu không nằm trên cùng một hệ thống, mỗi bước xử lý đều có thể tạo ra độ trễ và rủi ro sai lệch.

Đây là lý do nhiều doanh nghiệp bắt đầu chuyển sang sử dụng hệ thống ERP để quản lý tồn kho một cách tập trung và tự động hơn.

Chỉ cần nhập liệu đầy đủ dữ liệu, MBW Next sẽ xử lý tất cả

Với MBW Next module Kho hàng, các giao dịch kho được ghi nhận trực tiếp từ các nghiệp vụ vận hành hằng ngày.

Khi doanh nghiệp tạo phiếu nhập kho từ đơn mua hàng, hệ thống tự động tăng số lượng tồn kho. Khi tạo phiếu xuất kho từ đơn bán hàng, hệ thống tự động giảm tồn kho tương ứng. Các giao dịch điều chuyển kho, trả hàng, kiểm kê hoặc điều chỉnh tồn kho cũng được cập nhật vào sổ kho ngay khi chứng từ được ghi nhận.

Đối với doanh nghiệp có hoạt động sản xuất hoặc gia công, ERPNext/MBW Next có thể liên kết với định mức nguyên vật liệu BOM. Khi tạo lệnh sản xuất, hệ thống ghi nhận lượng nguyên vật liệu tiêu hao và cập nhật số lượng bán thành phẩm hoặc thành phẩm sau khi hoàn thành sản xuất. Nhờ đó, dữ liệu tồn kho nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm được phản ánh xuyên suốt trong cùng một quy trình.

MBW Next hỗ trợ tốt quản lý tồn kho theo mô hình đa kho, đa chi nhánh, đa kênh và đa tầng phân phối. Điều này giúp ban lãnh đạo không chỉ biết “còn bao nhiêu hàng trong kho”, mà còn nắm được hàng đang nằm ở đâu, bao nhiêu hàng khả dụng để bán, kho nào đang thiếu hàng, kho nào đang dư hàng và giá trị vốn đang nằm trong tồn kho là bao nhiêu.

Khi tất cả giao dịch được ghi nhận đầy đủ trên một nền tảng thống nhất, quản lý tồn kho không còn là công việc đối chiếu thủ công cuối kỳ. Thay vào đó, tồn kho trở thành một nguồn dữ liệu vận hành quan trọng, giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa chính xác hơn, tối ưu kế hoạch mua hàng, giảm tồn kho dư thừa và ra quyết định nhanh hơn dựa trên số liệu thực tế.

1. Quản lý danh mục kho và hàng hóa

• Quản lý kho hàng, nhiều kho, nhiều chi nhánh
• Quản lý vị trí kho/khu vực lưu trữ
• Quản lý mặt hàng, nhóm hàng, thương hiệu
• Quản lý đơn vị tính và quy đổi đơn vị tính
• Quản lý biến thể sản phẩm: size, màu, quy cách
• Quản lý hàng hóa, dịch vụ, tài sản, nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thành phẩm

2. Quản lý nhập – xuất – điều chuyển kho

• Phiếu nhập kho hàng mua
• Phiếu xuất kho hàng bán
• Chứng từ kho nội bộ
• Điều chuyển kho
• Xuất kho để sử dụng nội bộ
• Xuất kho tiêu hủy
• Nhập kho hàng trả lại
• Xuất kho hàng trả lại nhà cung cấp
• Nhập kho thành phẩm sản xuất
• Xuất nguyên vật liệu cho sản xuất/gia công

3. Quản lý tồn kho thực tế và tồn kho khả dụng

• Theo dõi tồn kho thực tế theo thời gian thực
• Theo dõi tồn kho khả dụng
• Theo dõi hàng đã giữ cho đơn hàng
• Theo dõi hàng đang đặt mua
• Theo dõi hàng đang yêu cầu
• Theo dõi hàng dự trữ
• Báo cáo tồn kho dự kiến

4. Quản lý lô, serial và hạn sử dụng

• Quản lý số lô
• Quản lý số serial
• Quản lý hạn sử dụng
• Truy xuất nguồn gốc hàng hóa
• Theo dõi hàng theo batch/serial
• Cảnh báo hàng sắp hết hạn
• Kiểm soát hàng hóa theo từng lô nhập

5. Kiểm kê và đối soát tồn kho

• Kiểm kê tồn kho
• Đối soát tồn kho
• Ghi nhận chênh lệch kiểm kê
• Điều chỉnh tồn kho
• Cập nhật số lượng thực tế
• Cập nhật giá trị tồn kho
• Báo cáo chênh lệch tồn kho
• Sổ nhật ký kho

6. Quản lý chất lượng hàng hóa trong kho

• Phiếu kiểm tra chất lượng
• Mẫu kiểm tra chất lượng
• Kiểm tra chất lượng đầu vào
• Kiểm tra chất lượng thành phẩm
• Kiểm soát hàng lỗi, hàng hỏng
• Theo dõi trạng thái chất lượng hàng hóa

7. Quản lý đặt hàng và tái cung ứng

• Thiết lập tồn kho tối thiểu
• Thiết lập mức tồn kho an toàn
• Tự động tạo yêu cầu mặt hàng
• Gợi ý tái đặt hàng
• Cảnh báo thiếu hàng
• Theo dõi nhu cầu mua hàng
• Liên kết với đơn đặt hàng mua
• Liên kết với kế hoạch sản xuất/MRP

8. Quản lý giá vốn và giá trị tồn kho

• Tính giá trị tồn kho
• Tính giá vốn hàng bán
• Phân bổ chi phí mua hàng
• Quản lý chi phí nhập hàng
• Theo dõi giá trị tồn kho theo kho/mặt hàng
• Hỗ trợ phương pháp tính giá tồn kho: FIFO, bình quân gia quyền, LIFO, đích danh
• Liên thông giá vốn với kế toán

9. Báo cáo kho và phân tích tồn kho

• Báo cáo nhập – xuất – tồn
• Báo cáo sổ cái kho
• Báo cáo tồn kho theo kho
• Báo cáo tồn kho theo vùng/kênh
• Báo cáo tồn kho khả dụng
• Báo cáo thiếu hàng
• Báo cáo tuổi tồn kho
• Báo cáo giá trị tồn kho
• Báo cáo hàng bán chậm
• Báo cáo xu hướng mua – bán
• Dashboard kho hàng

10. Tích hợp tồn kho với các phân hệ khác

• Liên thông với mua hàng
• Liên thông với bán hàng
• Liên thông với kế toán tài chính
• Liên thông với sản xuất
• Liên thông với hệ thống phân phối/DMS
• Liên thông với ứng dụng SFA cho sales thị trường
• Đồng bộ tồn kho với kênh bán hàng khác hoặc hệ thống bên thứ ba qua API

11. Các tính năng nâng cao trên MBW Next

• Quản lý tồn kho đa tầng: công ty, chi nhánh, nhà phân phối, điểm bán
• Theo dõi tồn kho thị trường
• Thu thập tồn kho điểm bán qua đội sales
• Báo cáo Sell-in/Sell-out liên quan đến tồn kho
• Quản lý tồn kho theo kênh phân phối
• Quản lý tồn kho theo vùng bán hàng
• Tùy chỉnh báo cáo kho theo nhu cầu doanh nghiệp
• Workflow phê duyệt chứng từ kho
• Phân quyền dữ liệu kho theo vai trò, chi nhánh, công ty
• Không giới hạn kho, chi nhánh, báo cáo tùy chỉnh tùy theo mô hình triển khai

Case-study: Rượu thế giới giảm từ 2 ngày xuống 4h để kiểm kho 4000 mã SKU

Được thành lập từ năm 2004, Công ty TNHH Rượu Thế Giới – RTG – là một trong những nhà phân phối hàng đầu các dòng rượu vang, rượu mạnh và nước trái cây cao cấp tại Việt Nam.

Với hàng nghìn SKU sản phẩm và mạng lưới phân phối trải rộng trên toàn quốc, RTG phải vận hành một hệ thống kho bãi và bán hàng phức tạp, đặc biệt với các yêu cầu nghiêm ngặt về quản lý số lô, hạn sử dụng và chính sách chiết khấu đặc thù cho từng kênh siêu thị và đại lý.

Trong bối cảnh đó, RTG nhận ra rằng để tiếp tục mở rộng và nâng cao năng lực cạnh tranh, doanh nghiệp cần một nền tảng quản trị tập trung và bài bản hơn, và đi tới quyết định triển khai MBW Next.

Sau thời gian vận hành và nghiệm thu Giai đoạn 1, hệ thống đã mang lại những thay đổi rõ rệt trong hoạt động kiểm soát kho hàng.  

• Trước đây, việc kiểm tra tồn kho và đối chiếu số liệu tiêu tốn nhiều thời gian và tiềm ẩn sai sót.
• Hiện nay, toàn bộ dữ liệu kho được số hóa và theo dõi chi tiết theo vị trí, số lô và hạn sử dụng.
• Quá trình vận chuyển nội bộ được rút ngắn.
• Sai lệch tồn kho có thể truy vết rõ ràng trách nhiệm.
• Doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn vòng quay vốn và hạn chế thất thoát.

Theo chia sẻ từ lãnh đạo RTG: “MBW Next không chỉ thay thế phần mềm cũ, mà còn giúp doanh nghiệp quản trị luồng vận hành chi tiết và bài bản hơn, phù hợp với đặc thù ngành phân phối rượu. Đặc biệt, hệ thống giúp chúng tôi Rút ngắn 40 – 50% thời gian điều chuyển kho và kiểm kê, đồng thời đạt độ chính xác và ổn định cao hơn.”

Đọc thêm: Chi tiết về dự án triển khai MBW Next/ ERPNext tại công ty Rượu thế giới (RTG)

Kết luận

Khi quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng, bài toán tồn kho không còn là quản lý nhập – xuất – tồn đơn thuần.

Doanh nghiệp cần một hệ thống giúp kết nối dữ liệu xuyên suốt từ mua hàng, sản xuất, kho hàng, bán hàng, phân phối đến tài chính kế toán để luôn có được bức tranh vận hành chính xác theo thời gian thực.

MBW Next không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho chính xác hơn mà còn giúp tối ưu vốn lưu động, nâng cao khả năng đáp ứng đơn hàng và hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính. Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong công tác quản lý tồn kho, hãy liên hệ với chúng tôi để nhận tư vấn chi tiết về hệ thống!