Doanh nghiệp vật liệu xây dựng thường vận hành với nhiều đặc thù phức tạp: hàng hóa đa quy cách, nhiều đơn vị tính, tồn kho lớn, giá biến động liên tục, bán hàng B2B theo công nợ và có thể phát sinh gia công trước khi giao hàng. Điều này đòi hỏi các hệ thống vận hành phải số hóa toàn diện và được tùy chỉnh để đáp ứng đặc thù riêng.

Đây cũng là lý do Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Hoa Thi – doanh nghiệp kinh doanh tôn, sắt, thép và vật liệu xây dựng tại Gia Lai – đã quyết định triển khai MBW Next.

MBW Next tháo gỡ những khó khăn trong vận hành của ngành vật liệu xây dựng như thế nào? Hãy cùng tham khảo qua bài phân tích dưới đây từ case study dự án triển khai cho Tôn Hoa Thi.

Khi vận hành vật liệu xây dựng không còn phù hợp với Excel

Doanh nghiệp vật liệu xây dựng thường có mô hình vận hành phức tạp hơn nhiều so với các doanh nghiệp thương mại thông thường. Một đơn hàng không đơn giản là nhập hàng, lưu kho và bán ra. Trong nhiều trường hợp, hàng hóa phải trải qua các bước cân đo, cắt, cán, uốn, đóng gói hoặc gia công theo yêu cầu riêng của từng khách hàng.

Với Tôn Hoa Thi, doanh nghiệp chuyên kinh doanh vật liệu xây dựng như tôn, sắt tại Gia Lai và các tỉnh lân cận. Doanh nghiệp là nhà phân phối chính của Tôn Hoa Sen, tập trung vào kênh bán sỉ B2B cho hệ thống đại lý, cửa hàng vật liệu xây dựng và công trình trong khu vực Tây Nguyên. Mô hình vận hành của doanh nghiệp bao gồm nhập cuộn tôn, sắt thô về nhà máy, sau đó cán – cắt – uốn – gia công bổ sung theo yêu cầu trước khi xuất bán.

Điểm phức tạp nằm ở chỗ cùng một mặt hàng có thể được quản lý theo nhiều đơn vị tính khác nhau. Hàng có thể nhập theo cuộn, cây hoặc kg, nhưng lại bán theo mét, tấm, m² hoặc quy cách riêng của từng khách hàng. Nếu hệ thống không đủ linh hoạt để quy đổi và ghi nhận đúng bản chất hàng hóa, số liệu tồn kho, giá vốn và doanh thu rất dễ bị sai lệch.

Ngoài ra, ngành vật liệu xây dựng còn có các đặc thù như:

• Giá bán thường biến động theo thị trường nguyên vật liệu.
• Đơn hàng có thể gắn với công trình, đại lý hoặc khách hàng B2B dài hạn.
• Công nợ thường có hạn mức và thời hạn thanh toán riêng theo từng khách hàng.
• Một đơn hàng có thể phát sinh chiết khấu, hoa hồng cho sale, vận tải hoặc đối tác trung gian.
• Hàng hóa có thể cần gia công trước khi giao, khiến tiến độ bán hàng phụ thuộc vào tiến độ sản xuất thực tế.

Vì vậy, doanh nghiệp cần một hệ thống không chỉ ghi nhận giao dịch, mà còn phải phản ánh đúng luồng vận hành thực tế từ mua hàng, nhập kho, gia công, bán hàng, giao nhận, xuất hóa đơn đến thu tiền.

4 bài toán quản trị đặc thù của doanh nghiệp vật liệu xây dựng

1. Quản lý hàng hóa đa quy cách

Trong ngành vật liệu xây dựng, một sản phẩm có thể có nhiều thuộc tính như độ dày, chiều dài, màu sắc, khổ tôn, loại sóng, quy cách cắt, đơn vị nhập và đơn vị bán. Nếu chỉ quản lý bằng tên hàng chung chung, doanh nghiệp rất khó kiểm soát chính xác tồn kho thực tế. Dẫn tới tình trạng:

• Báo sai hàng còn trong kho.
• Xuất nhầm quy cách.
• Tính sai giá vốn.
• Khó kiểm kê chính xác.
• Không đánh giá được tồn kho theo từng nhóm hàng.

Nếu hệ thống không quản lý đến cấp độ quy cách, kho dễ ghi nhận sai, kinh doanh dễ báo nhầm hàng và kế toán khó tính đúng giá vốn.

2. Quản lý tồn kho nhiều lớp

Doanh nghiệp vật liệu xây dựng không chỉ cần biết “còn bao nhiêu hàng”, mà cần biết rõ:

• Hàng thực tế trong kho.
• Hàng đang trên đơn mua nhưng chưa về.
• Hàng đã giữ cho đơn bán.
• Hàng đang chờ gia công.
• Hàng đã gia công xong nhưng chưa giao.
• Hàng tồn dưới mức tối thiểu cần nhập bổ sung.

Đây là bài toán mà Excel rất khó đáp ứng khi số lượng mã hàng và giao dịch tăng lên.

3. Kiểm soát quy trình gia công

Với doanh nghiệp như Tôn Hoa Thi, hàng hóa không chỉ được nhập về và bán ra nguyên trạng. Doanh nghiệp còn thực hiện các nghiệp vụ cán, cắt, uốn và gia công theo yêu cầu khách hàng. Điều này tạo ra một lớp nghiệp vụ quan trọng giữa kho và bán hàng.

Nếu quy trình gia công không được số hóa, doanh nghiệp khó trả lời các câu hỏi:

• Đơn hàng nào đang chờ gia công?
• Gia công đến bước nào?
• Đã tiêu hao bao nhiêu nguyên vật liệu?
• Thành phẩm sau gia công đã nhập kho chưa?
• Chi phí gia công đã được cộng vào giá thành chưa?

Đây là điểm khiến nhiều doanh nghiệp vật liệu xây dựng bị lệch số liệu giữa kho thực tế, đơn hàng bán và báo cáo kế toán.

4. Quản lý công nợ B2B

Ngành vật liệu xây dựng thường có tỷ trọng bán sỉ B2B lớn. Khách hàng có thể là đại lý, cửa hàng vật liệu xây dựng, nhà thầu hoặc công trình. Mỗi nhóm khách hàng lại có hạn mức tín dụng, điều khoản thanh toán và lịch sử giao dịch khác nhau.

Điều này dẫn tới nhiều vấn đề khi quản lý bằng Excel:

• Khách hàng vượt hạn mức công nợ.
• Đơn hàng mới vẫn được duyệt dù công nợ cũ chưa thanh toán.
• Kế toán phải tổng hợp công nợ thủ công.
• Kinh doanh thiếu thông tin khi làm việc với khách hàng.
• Ban lãnh đạo khó theo dõi rủi ro dòng tiền.

Khi dữ liệu bị phân tán, ban lãnh đạo thường phải chờ kế toán hoặc các bộ phận tổng hợp báo cáo cuối ngày, cuối tuần hoặc cuối tháng. Điều này khiến việc ra quyết định bị chậm, nhất là với các vấn đề cần phản ứng nhanh như tồn kho thấp, đơn hàng chậm giao, công nợ quá hạn hoặc biên lợi nhuận giảm.

MBW Next – Giải pháp toàn diện, đáp ứng đặc thù ngành Vật liệu xây dựng

MBW Next là giải pháp quản trị doanh nghiệp được phát triển trên nền tảng ERPNext và được bản địa hóa cho thị trường Việt Nam. Với doanh nghiệp vật liệu xây dựng, điểm mạnh của MBW Next không nằm ở việc cung cấp một phần mềm đóng gói cứng nhắc, mà ở khả năng cấu hình và tùy chỉnh theo quy trình vận hành thực tế.

Về bản chất, MBW Next giúp doanh nghiệp xây dựng một “xương sống dữ liệu” tập trung, nơi mọi nghiệp vụ phát sinh đều được kết nối với nhau. Đơn mua liên kết với nhập kho. Nhập kho liên kết với tồn kho và giá vốn. Đơn bán liên kết với xuất kho, giao hàng, hóa đơn và công nợ. Gia công liên kết với nguyên vật liệu đầu vào, thành phẩm đầu ra và chi phí sản xuất.

1. Quản lý danh mục vật tư, hàng hóa

MBW Next giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ danh mục hàng hóa trên một hệ thống.

• Quản lý mã hàng theo từng nhóm vật tư.
• Thiết lập thuộc tính sản phẩm: độ dày, màu sắc, kích thước, quy cách.
• Quản lý nhiều đơn vị tính cho cùng một mặt hàng.
• Cấu hình quy đổi đơn vị tính.
• Theo dõi giá vốn theo từng mặt hàng.
• Phân loại hàng hóa theo nhóm, kho, mục đích sử dụng.

Đặc biệt với ngành có nhiều đặc thù trong quy cách ghi mã hàng, đơn vị tính, nguyên tắc chuyển đổi… như vật liệu xây dựng. MBW Next hỗ trợ cơ chế thiết lập linh hoạt theo đúng thực tế quản lý hàng hóa mà doanh nghiệp đang vận hành.

2. Quản lý mua hàng và nhập nguyên vật liệu

MBW Next hỗ trợ quản lý quy trình mua hàng từ yêu cầu mua, nhà cung cấp, báo giá, đơn hàng mua, hóa đơn đến thanh toán. Hệ thống cũng cho phép theo dõi tiến độ đơn mua và liên kết dữ liệu mua hàng với kho và kế toán.

Trong case Tôn Hoa Thi, MBW Next hỗ trợ ghi nhận khối lượng, số lượng thực tế nhập kho theo hoạt động kiểm/cân tại nhà máy; tự động tính hàng tiền, thuế phí phải trả theo khối lượng thực tế; đồng thời tính tồn dự kiến dựa trên tồn kho thực tế, hàng trên đơn mua chưa về và hàng đã giữ cho đơn bán.

Các tính năng chính:

• Tạo yêu cầu mua hàng.
• Quản lý nhà cung cấp.
• Lập đơn mua hàng.
• Theo dõi hàng đã đặt, hàng đang về, hàng đã nhập.
• Ghi nhận khối lượng thực tế khi nhập kho.
• Tự động cập nhật tồn kho sau khi nhập.
• Liên kết hóa đơn mua hàng với công nợ phải trả.

3. Quản lý kho theo mã hàng, quy cách, đơn vị tính và vị trí lưu kho

Kho là trung tâm vận hành của doanh nghiệp vật liệu xây dựng. MBW Next giúp doanh nghiệp kiểm soát tồn kho theo thời gian thực. Hệ thống hỗ trợ:

• Quản lý nhiều kho, nhiều vị trí lưu trữ.
• Theo dõi nhập – xuất – chuyển kho.
• Kiểm kê kho.
• Theo dõi tồn kho theo mã hàng, đơn vị tính, quy cách.
• Quản lý hàng đang giữ cho đơn bán.
• Cảnh báo tồn kho tối thiểu.
• Báo cáo sổ cái kho và tồn kho tức thời.

Với MBW Next kho hàng, doanh nghiệp có thể:

• Nắm được hàng còn, hàng thiếu, hàng cần nhập bổ sung.
• Giảm sai lệch giữa kho thực tế và số liệu hệ thống.
• Hỗ trợ kinh doanh kiểm tra tồn kho trước khi nhận đơn.
• Giúp ban lãnh đạo kiểm soát dòng hàng chính xác hơn.

4. Quản lý quy trình bán hàng B2B

Với đặc thù bán hàng cho đại lý, cửa hàng và công trình, MBW Next giúp chuẩn hóa toàn bộ quy trình từ báo giá đến thu tiền. Hệ thống hỗ trợ:

• Quản lý khách hàng B2B.
• Lập báo giá.
• Tạo đơn hàng bán.
• Kiểm tra tồn kho trước khi duyệt đơn.
• Quản lý giao hàng nhiều đợt.
• Tự động sinh phiếu xuất kho.
• Tạo hóa đơn bán hàng.
• Ghi nhận thanh toán và công nợ.

Trong dự án Tôn Hoa Thi, khi kế toán duyệt đơn trên MBW Next, hệ thống có thể tự động sinh Phiếu xuất kho và Hóa đơn bán hàng, đồng thời tạo phiếu thanh toán cho các trường hợp khách trả tiền ngay. Hệ thống cũng hỗ trợ quản lý đơn hàng cắt theo quy cách khách yêu cầu, theo dõi giao hàng nhiều đợt và thanh toán trên từng lần giao hàng.

5. Quản lý đơn hàng gia công theo quy cách

Trong ngành vật liệu xây dựng, đặc biệt là nhóm tôn, sắt, thép, nhiều đơn hàng yêu cầu cắt, cán, uốn hoặc gia công theo quy cách riêng. Vì vậy, phần mềm cần hỗ trợ quản lý được quá trình biến đổi từ nguyên vật liệu đầu vào sang thành phẩm đầu ra.

MBW Next giúp ghi nhận quá trình gia công, theo dõi tiến độ và tính giá thành sản phẩm gia công dựa trên giá nguyên vật liệu cộng chi phí gia công trên từng sản phẩm. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn:

• Nguyên vật liệu đã xuất cho gia công.
• Thành phẩm đã hoàn thành.
• Hao hụt trong quá trình gia công.
• Chi phí gia công phát sinh.
• Giá thành thực tế của từng sản phẩm sau gia công.
• Tình trạng sẵn sàng giao hàng cho khách.

6. Quản lý công nợ khách hàng

Công nợ là một trong những rủi ro lớn nhất của doanh nghiệp vật liệu xây dựng. Do đặc thù bán sỉ, giá trị đơn hàng cao và thời hạn thanh toán kéo dài, doanh nghiệp cần theo dõi sát công nợ theo từng khách hàng, từng hóa đơn và từng hạn thanh toán.

MBW Next hỗ trợ:

• Theo dõi công nợ theo khách hàng.
• Theo dõi công nợ theo hóa đơn.
• Quản lý hạn thanh toán.
• Cảnh báo công nợ đến hạn, quá hạn.
• Kiểm soát thanh toán từng phần.
• Liên kết công nợ với đơn hàng và hóa đơn bán hàng.

Điểm quan trọng là công nợ không còn là dữ liệu riêng của kế toán. Kinh doanh, quản lý và ban lãnh đạo có thể theo dõi tình trạng thanh toán để đưa ra quyết định phù hợp trước khi tiếp tục bán hàng, mở hạn mức hoặc điều chỉnh chính sách với khách hàng.

7. Quản lý chiết khấu, hoa hồng và chi phí bán hàng

Với doanh nghiệp bán sỉ vật liệu xây dựng, chính sách thương mại thường khá phức tạp. Một đơn hàng có thể phát sinh chiết khấu cho khách, hoa hồng cho nhân viên bán hàng, hoa hồng cho đối tác giới thiệu hoặc khoản phí cho đơn vị vận tải. Nếu tính thủ công bằng Excel, doanh nghiệp dễ gặp sai sót khi tổng hợp hoa hồng, đối soát chi phí và đánh giá hiệu quả bán hàng.

MBW Next hỗ trợ:

• Cấu hình bảng giá theo nhóm khách hàng.
• Quản lý chiết khấu theo đơn hàng.
• Theo dõi hoa hồng nhân viên bán hàng.
• Ghi nhận chi phí vận chuyển.
• Quản lý phí liên quan đến từng đơn hàng.
• Hỗ trợ theo dõi hiệu quả bán hàng theo khách hàng, nhân viên hoặc khu vực.

Với MBW Next, doanh nghiệp có thể kiểm soát chính sách bán hàng minh bạch hơn, giảm tính toán thủ công, dễ đối soát hoa hồng và chi phí.

8. Liên thông tài chính – kế toán

Khác với các phần mềm bán hàng hay quản trị doanh nghiệp thông thường. Điểm mạnh của MBW Next là dữ liệu vận hành được liên thông trực tiếp với kế toán.

Module MBW Next kế toán hỗ trợ:

• Hạch toán từ hóa đơn mua hàng.
• Hạch toán từ hóa đơn bán hàng.
• Ghi nhận giá vốn.
• Theo dõi công nợ phải thu, phải trả.
• Quản lý dòng tiền.
• Báo cáo kết quả kinh doanh.
• Báo cáo tài chính theo chuẩn quản trị.

Với doanh nghiệp vật liệu xây dựng, điều này đặc biệt quan trọng vì giá vốn, tồn kho, chi phí gia công, chiết khấu, vận tải và công nợ đều ảnh hưởng trực tiếp đến biên lợi nhuận. Khi dữ liệu vận hành được ghi nhận đúng ngay từ đầu, kế toán không phải xử lý lại quá nhiều ở cuối kỳ.

Case-study: Tôn Hoa Thi chuyển dịch từ thủ công sang số hóa hoàn toàn trên MBW Next

Trước khi triển khai MBW Next, bài toán lớn của Tôn Hoa Thi không chỉ nằm ở việc “có phần mềm để quản lý”, mà là nhu cầu chuyển đổi toàn bộ cách vận hành từ thủ công, rời rạc sang một hệ thống dữ liệu tập trung. Với đặc thù kinh doanh vật liệu xây dựng, doanh nghiệp phải xử lý đồng thời nhiều nghiệp vụ phức tạp: nhập hàng theo cuộn/cây/kg, bán theo mét/tấm/quy cách, quản lý nhiều kho, theo dõi gia công cắt – cán – uốn và kiểm soát công nợ B2B theo từng khách hàng.

Các điểm nghẽn chính trong vận hành của Tôn Hoa Thi:

• Mua hàng, kho, bán hàng, kế toán và gia công chưa được kết nối trên cùng một hệ thống.
• Nhiều mã hàng, nhiều quy cách, nhiều đơn vị tính khiến việc nhập – xuất – tồn dễ sai lệch.
• Khó kiểm soát nguyên vật liệu đầu vào, thành phẩm đầu ra, hao hụt và chi phí gia công.
• Việc theo dõi hạn thanh toán, công nợ đến hạn/quá hạn phụ thuộc nhiều vào tổng hợp thủ công.

Khi quy mô giao dịch tăng, Excel và các phần mềm rời rạc không còn đủ để đảm bảo dữ liệu chính xác, kịp thời và thống nhất giữa các bộ phận. Đó là lúc ban lãnh đạo Tôn Hoa Thi quyết định triển khai một hệ thống vận hành toàn diện như MBW Next.

Với Tôn Hoa Thi, triển khai MBW Next không đơn thuần là thay thế Excel bằng phần mềm. Đây là bước tái cấu trúc dữ liệu vận hành, giúp doanh nghiệp chuyển từ mô hình “quản lý theo từng bộ phận” sang mô hình “quản trị theo dòng chảy dữ liệu”.

Trong quá trình triển khai, MBW Next không chỉ áp dụng các phân hệ tiêu chuẩn của ERPNext, mà còn được tùy chỉnh để phù hợp với đặc thù ngành vật liệu xây dựng. Các nâng cấp nổi bật gồm:

• Chuẩn hóa danh mục vật tư: Quản lý hàng hóa theo nhóm, quy cách, đơn vị tính, thuộc tính kỹ thuật và mã hàng thống nhất.
• Quản lý đa đơn vị tính: Hỗ trợ quy đổi giữa đơn vị nhập và đơn vị bán như cuộn, cây, kg, mét, tấm hoặc m².
• Quản lý kho chi tiết: Theo dõi nhập – xuất – tồn, chuyển kho, kiểm kê, tồn khả dụng và hàng giữ cho đơn bán.
• Số hóa quy trình gia công: Ghi nhận nguyên vật liệu xuất gia công, thành phẩm sau gia công, hao hụt và chi phí liên quan.
• Tự động liên thông bán hàng – kho – kế toán: Khi đơn hàng được duyệt, hệ thống hỗ trợ sinh phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng và ghi nhận công nợ.
• Quản lý công nợ khách hàng: Theo dõi công nợ theo từng khách hàng, từng hóa đơn, từng lần thanh toán và cảnh báo các khoản đến hạn/quá hạn

Xem chi tiết: Toàn bộ thông tin về dự án triển khai MBW Next cho Tôn Hoa Thi 

Doanh nghiệp vật liệu xây dựng nào nên triển khai MBW Next?

MBW Next phù hợp với các doanh nghiệp có đặc điểm:

• Kinh doanh tôn, sắt, thép, nhôm kính, vật tư công trình.
• Có nhiều kho, chi nhánh hoặc điểm giao hàng.
• Quản lý hàng hóa theo nhiều quy cách, đơn vị tính.
• Có hoạt động cắt, cán, uốn, gia công.
• Bán sỉ cho đại lý, nhà thầu, cửa hàng vật liệu xây dựng.
• Có công nợ khách hàng phức tạp.
• Đang vận hành bằng Excel hoặc phần mềm rời rạc.
• Cần hệ thống ERP có thể tùy chỉnh theo nghiệp vụ riêng.

Kết luận

Ngành vật liệu xây dựng có nhiều đặc thù vận hành mà các phần mềm quản lý thông thường khó đáp ứng đầy đủ: hàng hóa đa quy cách, nhiều đơn vị tính, giá biến động, gia công theo yêu cầu, bán hàng B2B, công nợ dài hạn và yêu cầu kiểm soát kho chặt chẽ.

Case-study Tôn Hoa Thi cho thấy MBW Next có thể trở thành nền tảng quản trị phù hợp cho các doanh nghiệp vật liệu xây dựng muốn chuẩn hóa vận hành và nâng cao năng lực điều hành. Với nền tảng ERPNext được bản địa hóa, khả năng tùy chỉnh linh hoạt và hệ thống module liên thông từ Mua – Kho – Bán – Kế toán – Gia công, MBW Next giúp doanh nghiệp chuyển từ quản lý rời rạc sang quản trị tập trung, chính xác và có khả năng mở rộng.

Đăng ký demo MBW Next để được tư vấn giải pháp phù hợp với mô hình vận hành của doanh nghiệp vật liệu xây dựng.