Khác với mô hình sản xuất thuần túy hay thương mại thuần túy, Quản trị doanh nghiệp Sản xuất – Phân phối là bài toán quản trị hai đầu: vừa phải kiểm soát chặt chẽ hoạt động sản xuất bên trong nhà máy, vừa phải vận hành hiệu quả mạng lưới phân phối ra thị trường. Nếu dữ liệu giữa hai đầu này bị rời rạc, doanh nghiệp sẽ liên tục đối mặt với tình trạng sản xuất không bám sát nhu cầu thị trường, tồn kho sai lệch và doanh số không phản ánh đúng hiệu quả kinh doanh.
Vậy làm sao để giải quyết các bài toán này và cải thiện hiệu quả toàn chuỗi cung ứng? Cùng tham khảo giải pháp toàn diện của MBW Next ERP + DMS 2in1 dành cho doanh nghiệp Sản xuất & Phân phối qua bài giới thiệu dưới đây.
5 bài toán quản trị đặc thù của Doanh nghiệp Sản xuất – Phân phối
Mô hình doanh nghiệp Sản xuất – Phân phối có đặc thù vận hành phức tạp hơn doanh nghiệp chỉ sản xuất hoặc thương mại thuần túy ở cả góc độ quy mô tổ chức và quy trình vận hành với 6 bài toán lớn.
1. Kết nối kế hoạch sản xuất với dự báo bán hàng và tồn kho kênh phân phối
Ở nhiều doanh nghiệp, bộ phận sản xuất lập kế hoạch dựa trên dữ liệu tồn kho nội bộ, trong khi nhu cầu thực tế lại nằm tại các điểm bán và đại lý ngoài thị trường. Hai nguồn dữ liệu này thường không được đồng bộ theo thời gian thực. Hệ quả là doanh nghiệp có thể sản xuất dư thừa, gây tồn kho ứ đọng, hoặc sản xuất thiếu, dẫn đến đứt hàng tại kênh phân phối, đặc biệt trong mùa vụ cao điểm.
Việc khớp nối dữ liệu bán hàng sell-out với kế hoạch sản xuất là một trong các năng lực quản trị quan trọng hiện nay. Thay vì sản xuất ước lượng, doanh nghiệp có thể ra quyết định sản xuất dựa trực tiếp trên nhu cầu thực tế của thị trường.
2. Quản trị giá thành sản xuất và chính sách giá bán đa tầng
Giá thành sản xuất biến động liên tục theo chi phí nguyên vật liệu, nhân công, trong khi chính sách giá bán trên thị trường như giá đại lý cấp 1, cấp 2 hay giá khuyến mãi theo từng chương trình lại thường được quản lý trên một hệ thống khác. Khi hai mảng dữ liệu này tách rời, doanh nghiệp rất khó xác định chính xác biên lợi nhuận thực tế theo từng đơn hàng, từng kênh và từng sản phẩm.
Doanh nghiệp cần tính toán giá thành trực tiếp trên hệ thống và liên kết với chính sách giá. Ví dụ, doanh nghiệp cần biết được lô hàng A được sản xuất với giá thành X, giá bán Y và trừ đi các chương trình chiết khấu thì lợi nhuận ròng theo lô hàng/ từng SKU là bao nhiêu? Điều này sẽ giúp doanh nghiệp thiết kế chính sách bán hiệu quả cho từng kênh phân phối.
3. Quản lý kho hai lớp: kho sản xuất và kho phân phối
Doanh nghiệp Sản xuất – Phân phối có đặc thù vận hành kho phức tạp với quy mô kho lớn, diện tích rộng, nhiều kho hàng từ kho vật liệu – kho thành phẩm – kho thương mại tới kho phân phối, và kho đại lý, được bố trí ở nhiều khu vực tỉnh thành khác nhau…
Không chỉ số lượng chứng từ kho phải xử lý là cực kỳ nhiều và liên tục, bộ phận kho cũng thường xuyên gặp phải vấn đề trong:
- Kiểm kê hàng hóa, sai lệch và thất thoát hàng
- Hàng lỗi, hết date không được phát hiện kịp thời
- Truy xuất nguồn gốc hàng để thu hồi theo lô
- Hoặc các bài toán về tối ưu diện tích lưu kho, sắp xếp hàng hóa để lấy hàng nhanh chóng khi xuất hàng…
Giải pháp quản trị sản xuất, phân phối tối ưu cần quản lý tồn kho đa cấp, đa kho trên cùng một nền tảng, kiểm soát minh bạch toàn bộ hoạt động xuất – nhập – luân chuyển hàng hóa giữa nhà máy và kênh phân phối, đồng thời tối ưu giá vốn hàng hóa xuyên suốt chuỗi cung ứng nội bộ.
4. Quản trị đơn hàng Sell-in – Sell-out xuyên suốt từ nhà máy đến điểm bán
Đơn hàng sell-in và sell-out thường được ghi nhận tách biệt, khiến việc đối chiếu doanh số thực tế ngoài thị trường trở nên khó khăn. Khi chỉ nhìn vào số liệu sell-in, doanh nghiệp không nắm được sức tiêu thụ thực tế tại điểm bán, từ đó dễ đưa ra quyết định sản xuất hoặc triển khai khuyến mãi dựa trên dữ liệu chưa đầy đủ.
Doanh nghiệp cần kết nối dữ liệu sell-in – sell-out từ nhà máy đến điểm bán, theo dõi lượng nhập, lượng bán và tồn kho theo từng sản phẩm, khu vực để điều chỉnh sản xuất và phân phối sát với nhu cầu thị trường.
5. Tài chính – kế toán – công nợ hợp nhất giữa khối sản xuất và khối phân phối
Doanh nghiệp sản xuất – phân phối phải quản lý đồng thời công nợ phải thu, phải trả, lợi nhuận và dòng tiền trên nhiều khách hàng, nhà cung cấp, đơn hàng và đơn vị kinh doanh. Bài toán đặt ra là theo dõi hạn mức và thời hạn thanh toán, kiểm soát các khoản quá hạn, đối chiếu công nợ giữa các giao dịch, đồng thời xác định doanh thu thực tế, giá vốn, chi phí và lợi nhuận theo từng sản phẩm, khách hàng, kênh bán hoặc đơn hàng.
Trên cơ sở đó, doanh nghiệp cần cân đối tiền phải thu – tiền phải trả – nhu cầu vốn, đảm bảo dòng tiền phục vụ hoạt động sản xuất, mua hàng và phân phối, đồng thời duy trì khả năng kiểm soát tài chính khi quy mô vận hành mở rộng.
Mô hình quản trị “Một nền tảng – Hai đầu vận hành”
Thông thường, các doanh nghiệp thường tách bạch hai mảng Sản xuất và Thương mại để quản lý riêng bằng nhiều phần mềm khác nhau mà không có khả năng “nói chuyện” liên thông số liệu với nhau, dẫn tới sự đứt gãy thông tin – rời rạc dữ liệu và phân mảnh quản trị.
Để giải quyết đồng thời các bài toán từ sản xuất, tồn kho đến bán hàng và phân phối, doanh nghiệp Sản xuất – Phân phối cần một mô hình quản trị kết nối hai đầu vận hành trên cùng một nền tảng:
- Back-office – Vận hành nội bộ: Sản xuất – Mua hàng – Kho – Tài chính, Kế toán.
- Front-office – Vận hành thị trường: Bán hàng – Quản lý kênh phân phối (DMS) – Đội ngũ Sale/SFA.
Điểm quan trọng là dữ liệu từ hai đầu phải được liên thông và cập nhật xuyên suốt, thay vì mỗi bộ phận sử dụng một hệ thống riêng. Dữ liệu bán hàng và nhu cầu thị trường cần được sử dụng làm cơ sở cho kế hoạch sản xuất; ngược lại dữ liệu sản xuất, tồn kho và giá vốn cần được liên thông với hoạt động phân phối, bán hàng, khách hàng và công nợ.
Lợi ích của mô hình quản trị Sản xuất + Phân phối 2in1 là:
- Liên thông toàn trình chuỗi cung ứng
- Tối ưu kế hoạch sản xuất, giảm dư thừa hoặc thiếu hụt
- Tối ưu tồn kho, giá vốn, chi phí để tối ưu lợi nhuận
- Tăng cường kiểm soát hàng hóa, kho, lô/date
- Cải thiện hiệu quả phân phối, bán hàng đa kênh
- Tạo cơ sở để ban lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu thật
Đây cũng là hướng tiếp cận mà MBW Next được thiết kế để giải quyết: hợp nhất dữ liệu và quy trình giữa Back-office và Front-office, giúp doanh nghiệp quản trị Sản xuất – Phân phối trên một nền tảng thống nhất.
MBW Next – Giải pháp quản trị doanh nghiệp Sản xuất – Phân phối hợp nhất, liên thông
MBW Next là giải pháp quản trị doanh nghiệp sản xuất – phân phối do MBW Digital phát triển trên nền tảng ERPNext, và địa phương hóa lại cho phù hợp với quy trình – đặc thù – quy định quản lý của doanh nghiệp Việt Nam. Hệ thống kết nối xuyên suốt các nghiệp vụ Mua hàng – Sản xuất – Kho – Bán hàng – Phân phối – Tài chính kế toán trên cùng một nền tảng dữ liệu.
Với doanh nghiệp Sản xuất – Phân phối, MBW Next đóng vai trò như một “xương sống quản trị”, kết nối dòng dữ liệu từ nguyên vật liệu đầu vào, quá trình sản xuất, tồn kho thành phẩm đến bán hàng, phân phối ngoài thị trường và các nghiệp vụ tài chính phát sinh.
1. Quản lý kế hoạch và thực thi sản xuất
MBW Next hỗ trợ doanh nghiệp quản lý xuyên suốt từ lập kế hoạch đến thực thi sản xuất, đồng thời kết nối trực tiếp với dữ liệu tồn kho và nhu cầu bán hàng.
Các nghiệp vụ chính gồm:
- Quản lý BOM – định mức nguyên vật liệu, thiết lập BOM template cho các biến thể sản phẩm.
- Lập và theo dõi kế hoạch sản xuất, quản lý lịch sản xuất thông minh theo bậc thợ.
- Tính toán nhu cầu nguyên vật liệu theo MRP.
- Quản lý lệnh sản xuất, công đoạn và tiến độ thực hiện.
- Ghi nhận nguyên vật liệu tiêu hao, bán thành phẩm và thành phẩm.
- Quản lý chất lượng trong quá trình sản xuất.
- Tính chi phí sản xuất, xác định giá thành sản phẩm chính xác
- Đáp ứng cả mô hình sản xuất MTO, MTS. Dễ dàng thiết lập BOM đa cấp, biến thể theo đặc thù từng ngành hàng kinh doanh
Nhờ dữ liệu sản xuất liên thông với Kho và Bán hàng, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch dựa trên nhu cầu thực tế thay vì quản lý sản xuất như một hệ thống độc lập.
2. Quản lý mua hàng và cung ứng nguyên vật liệu
Hoạt động mua hàng được kết nối trực tiếp với kế hoạch sản xuất, nhu cầu nguyên vật liệu và tồn kho, giúp doanh nghiệp chủ động nguồn cung thay vì mua hàng theo nhu cầu phát sinh.
MBW Next hỗ trợ:
- Quản lý thông tin và đánh giá nhà cung cấp.
- Lập yêu cầu mặt hàng, yêu cầu mua và yêu cầu báo giá.
- Quản lý báo giá nhà cung cấp và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
- Theo dõi đơn hàng mua, tiến độ giao hàng và tình trạng cung ứng.
- Quản lý nhập hàng, hóa đơn mua và trả hàng mua.
- Theo dõi công nợ phải trả theo từng nhà cung cấp.
- Báo cáo tình hình mua hàng, chi phí và cung ứng.
Khi kế hoạch sản xuất, định mức nguyên vật liệu, tồn kho và đơn mua được liên kết trên cùng hệ thống, doanh nghiệp có thể xác định chính xác nguyên vật liệu cần bổ sung, số lượng cần mua và thời điểm đặt hàng. Từ đó, hạn chế tình trạng thiếu vật tư làm gián đoạn sản xuất hoặc mua dư gây tồn kho và tăng chi phí.
3. Quản lý tồn kho đa tầng từ nhà máy đến thị trường
MBW Next cho phép doanh nghiệp tổ chức hệ thống kho theo đúng cấu trúc vận hành thực tế, từ kho nguyên vật liệu, kho sản xuất, kho thành phẩm đến kho chi nhánh và các tầng phân phối.
Hệ thống hỗ trợ:
- Theo dõi tồn kho thực tế và tồn kho khả dụng tách biệt
- Cảnh báo tồn kho tối thiểu – tự động sinh phiếu yêu cầu hàng hóa
- Công ty cấp hàng từ trên xuống; bên dưới đặt sell-in theo tồn kho
- Kiểm soát luồng hàng: Nhà máy → Kho tổng → Chi nhánh → NPP → Điểm bán
- Sơ đồ kho phân cấp không giới hạn – từ nhà máy đến NPP/đại lý. Giúp ban lãnh đạo kiểm soát tồn kho xuyên cấp trên cùng 1 màn hình
Nhờ đó, bộ phận Sản xuất, Kho, Bán hàng và Ban lãnh đạo có thể sử dụng chung một nguồn dữ liệu tồn kho thay vì duy trì nhiều file hoặc hệ thống riêng biệt.
4. Quản trị bán hàng và hệ thống phân phối đa kênh
MBW Next kết nối toàn bộ quy trình bán hàng từ khách hàng, chính sách giá, đơn hàng đến giao hàng, hóa đơn, công nợ và thanh toán trên cùng một hệ thống.
Các nghiệp vụ được quản lý tập trung gồm:
- Quản lý khách hàng, đại lý, nhà phân phối và điểm bán theo từng khu vực, kênh.
- Quản lý báo giá, cơ hội bán hàng và đơn hàng bán.
- Theo dõi giao hàng, hóa đơn, trả hàng và thanh toán.
- Thiết lập bảng giá, chính sách giá và chiết khấu theo từng khách hàng, kênh hoặc chương trình.
- Theo dõi công nợ phải thu và tình trạng thanh toán.
- Quản lý đơn hàng Sell-in và Sell-out, đối chiếu lượng hàng phân phối với sức bán thực tế.
- Tổng hợp dữ liệu bán hàng theo sản phẩm, kênh, khu vực và nhóm khách hàng.
Hệ thống đáp ứng các mô hình GT, MT, B2B, POS và bán hàng trực tiếp, giúp doanh nghiệp theo dõi xuyên suốt từ nhà máy → nhà phân phối → đại lý → điểm bán. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ biết đã bán bao nhiêu hàng xuống kênh mà còn nắm được hàng đang ở đâu, bán ra thế nào và nhu cầu thị trường thực tế để điều chỉnh kế hoạch sản xuất, phân phối và bán hàng.
5. Quản lý giá bán, chiết khấu và chương trình khuyến mại
Với doanh nghiệp phân phối, giá bán và chính sách thương mại thường thay đổi theo từng kênh, nhóm khách hàng, khu vực hoặc thời điểm.
MBW Next cho phép doanh nghiệp quản lý tập trung:
- Dễ dàng thiết lập ngân sách, chính sách và quy tắc khuyến mại trên hệ thống để áp dụng tự động vào đơn hàng khả dụng
- Tự động hạch toán chi phí trade, khuyến mại và trả thưởng vào tài khoản kế toán
- Kênh POS: bán lẻ tại quầy, đối soát doanh thu realtime theo từng điểm bán
- Kiểm soát vật phẩm POSM: sản xuất, lưu kho, hạch toán chi phí gắn với CT trade
- Thu hồi, bảo trì POSM định kỳ – kiểm soát vòng đời vật phẩm
Khi chính sách được cấu hình trực tiếp trên hệ thống, đơn hàng có thể áp dụng đúng điều kiện đã thiết lập, qua đó giảm phụ thuộc vào file Excel hoặc thao tác kiểm tra thủ công của nhân viên.
6. Quản trị tài chính – kế toán và công nợ theo thời gian thực
Dữ liệu tài chính trên MBW Next được hình thành trực tiếp từ các nghiệp vụ vận hành, giúp doanh thu, chi phí, công nợ và dòng tiền được cập nhật đồng bộ thay vì phải tổng hợp từ nhiều hệ thống riêng lẻ.
Hệ thống hỗ trợ quản lý:
- Đánh giá hiệu quả theo kênh bán, chi nhánh, nhân viên – không cần chờ báo cáo tháng
- Thanh toán, đối soát chính xác – tự động tạo Sales Invoice và ghi nhận doanh thu theo từng kênh bán, chi nhánh
- Kiểm soát công nợ đa chiều theo khách hàng, theo kênh. Cảnh báo tuổi nợ, nợ quá hạn, chặn lên đơn khi vượt hạn mức công nợ
- Theo dõi công nợ NPP: đối soát theo đơn và theo kỳ thanh toán
- Chi phí vận hành, chi phí bán hàng ghi nhận đúng kỳ phát sinh
Nhờ sử dụng chung một nguồn dữ liệu, Ban lãnh đạo có thể theo dõi doanh thu, chi phí, công nợ, dòng tiền, giá vốn và kết quả kinh doanh mà không phải chờ tổng hợp từ nhiều hệ thống độc lập.
Chi phí triển khai MBW Next cho Doanh nghiệp Sản xuất & Phân phối
Giải pháp quản trị doanh nghiệp Sản xuất – Phân phối MBW Next có cách tính phí khác biệt so với phần đa các nhà cung cấp phần mềm quản trị khác trên thị trường. Thay vì chi phí tăng dần theo từng phân hệ doanh nghiệp muốn sử dụng, MBW Next xây dựng các gói sử dụng theo quy mô người dùng và nhu cầu vận hành, giúp doanh nghiệp tiếp cận đầy đủ các nghiệp vụ quản trị cần thiết trong một mức chi phí rõ ràng ngay từ đầu.
Ngay từ gói cơ bản, doanh nghiệp đã có thể sử dụng đầy đủ các phân hệ cốt lõi như Mua hàng, Kho, Bán hàng, CRM, Tài chính – Kế toán, Nhân sự, Sản xuất và POS. Chi phí được xác định chủ yếu theo quy mô người dùng và dung lượng dữ liệu, với:
- Starter: 6 triệu đồng/năm, 10 users, 10 GB
- Standard: 12 triệu đồng/năm, 20 users, 15 GB
Với doanh nghiệp có nhu cầu mở rộng sang DMS để quản lý đội ngũ Sales và hoạt động phân phối ngoài thị trường, chi phí được tính bổ sung theo số lượng người dùng DMS thực tế. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể mở rộng từ quản trị nhà máy – văn phòng – kho – kế toán đến quản lý mạng lưới phân phối và Sales thị trường theo đúng nhu cầu vận hành.
Bên cạnh chi phí sử dụng, chi phí triển khai và đào tạo được tính theo phạm vi thực tế của doanh nghiệp, giúp ngân sách đầu tư bám sát quy mô và mức độ phức tạp của dự án. Doanh nghiệp có thể bắt đầu với các nghiệp vụ cốt lõi, sau đó mở rộng phạm vi quản trị khi nhu cầu vận hành tăng lên mà không phải trả thêm chi phí chỉ vì sử dụng thêm một phân hệ.
Sự khác biệt & các khách hàng tiêu biểu đang triển khai MBW Next
MBW Next là giải pháp quản trị doanh nghiệp sản xuất – phân phối chuyên sâu ERP + DMS 2in1. So với các phần mềm quản trị doanh nghiệp đóng gói trên thị trường, hay các hệ thống ERP phức tạp, ưu điểm của MBW Next nằm ở 3 khía cạnh: Toàn diện – Tùy chỉnh – Chi phí.
- Toàn diện & liên thông: Hệ thống ERP + DMS 2in1 cho phép kết nối toàn diện dữ liệu từ các hoạt động mua kho bán kế toán
- Tính tùy chỉnh cao: Được core trên ERPNext mã nguồn mở nên có khả năng tùy chỉnh, nâng cấp linh hoạt theo quy trình đặc thù của doanh nghiệp.
- Chi phí hợp lý: Tính phí không giới hạn phân hệ, bám sát quy trình doanh nghiệp nhưng không tốn kém như các ERP lớn.
Những khác biệt này được thể hiện rất rõ trong nhiều dự án khác nhau mà MBW Next đã triển khai:
- HKLED: Doanh nghiệp sản xuất và phân phối đèn LED, cần quản lý xuyên suốt từ nguyên vật liệu, sản xuất, tính giá thành, kho đến bán hàng.
- TB Food: Doanh nghiệp sản xuất, đóng gói và phân phối thực phẩm đông lạnh, cần kết nối sản xuất, kho vận, bán hàng và tài chính.
- Cozy: Doanh nghiệp sản xuất – thương mại – phân phối đồ uống, vận hành đồng thời nhiều kênh GT, MT và các kênh bán khác.
- Tôn Hoa Thi: Doanh nghiệp gia công và phân phối vật liệu xây dựng, với đặc thù hàng hóa đa quy cách và bán hàng B2B.
- Thái Nguyên Á Đông: Doanh nghiệp sản xuất và phân phối trà, cà phê, cần kết nối vận hành nội bộ với hoạt động phân phối ngoài thị trường.
Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp khác như RTG, Việt Hải Đăng, Vikoda, Modiser,… cũng đã được triển khai trên MBW Next, trải rộng ở nhiều ngành hàng và quy mô vận hành khác nhau.
Qua các dự án thực tế, những yêu cầu quản trị đa dạng từ sản xuất, tính giá thành, quản lý kho đến phân phối đa kênh được xử lý theo đặc thù riêng của từng doanh nghiệp. Đây cũng là quá trình từng bước chuẩn hóa quy trình, hoàn thiện mô hình quản trị và mở rộng phạm vi vận hành theo sự phát triển của doanh nghiệp.
Kết luận
Để quản trị doanh nghiệp Sản xuất – Phân phối hiệu quả, doanh nghiệp cần nhiều hơn những phần mềm riêng lẻ cho từng bộ phận. Điều quan trọng là xây dựng một hệ thống dữ liệu thống nhất, kết nối xuyên suốt từ kế hoạch sản xuất, nguyên vật liệu, tồn kho đến bán hàng, hệ thống phân phối, công nợ và tài chính.
MBW Next giúp doanh nghiệp hợp nhất các nghiệp vụ cốt lõi trên một nền tảng, qua đó tăng khả năng kiểm soát vận hành, giảm điểm gãy dữ liệu và tạo nền tảng quản trị đủ linh hoạt để mở rộng khi quy mô sản xuất và mạng lưới phân phối ngày càng lớn.
