Nếu doanh nghiệp bạn đang sử dụng các phần mềm SaaS, có lẽ bạn đã quen thuộc với cách tính phí theo người dùng (user-based pricing) tức là trả tiền theo số lượng người sử dụng. Tuy nhiên mô hình này về lâu dài, sẽ gặp phải 2 rào cản lớn là chi phí tăng nhanh khi tăng quy mô, và bị giới hạn bởi tính năng sử dụng.
MBW Next cung cấp mô hình tính phí hoàn toàn mới, khác biệt so với các phần mềm khác, và có lợi hơn cho khách hàng doanh nghiệp đó là mô hình thu phí theo dung lượng cơ sở dữ liệu sử dụng (database-based pricing) – không giới hạn người dùng – không giới hạn tính năng.
Vậy mô hình này tính phí như thế nào, và đem lại lợi ích gì? Cùng tham khảo qua bài so sánh dưới đây.
1. Khi “User-based pricing” trở thành rào cản tăng trưởng
Trong nhiều năm qua, phần lớn phần mềm ERP, CRM hay DMS trên thị trường đều tính phí theo số lượng người dùng (User-based pricing). Mô hình này từng được xem là “chuẩn mực” trong ngành, cho đến khi các doanh nghiệp bắt đầu cảm nhận rõ ràng một điều: chi phí phần mềm tăng nhanh hơn cả tốc độ phát triển của doanh nghiệp.
Khi mỗi người dùng mới đồng nghĩa với một hóa đơn mới, các doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp phân phối với hàng trăm nhân viên và nhà phân phối – rơi vào tình trạng muốn mở rộng nhưng lại bị giới hạn bởi chi phí license:
Mở thêm chi nhánh hay bộ phận mới → chi phí phần mềm tăng theo cấp số nhân.
Nhân viên chỉ sử dụng phần mềm ở mức cơ bản vẫn phải trả phí như người dùng chính.
Các phòng ban ngại cấp quyền truy cập rộng → dữ liệu bị chia cắt, sai lệch.
Ban lãnh đạo phải chờ báo cáo hợp nhất thủ công từ nhiều hệ thống khác nhau.
Kết quả là doanh nghiệp chuyển đổi số nhưng không chuyển đổi được năng lực điều hành, vì dữ liệu bị giới hạn ngay trong chính hệ thống phần mềm của mình.
Để giải quyết triệt để vấn đề đó, MBW Next – Giải pháp quản trị phân phối thế hệ mới do MBW Digital phát triển – đã tiên phong áp dụng mô hình tính phí theo Database (Database-based pricing). Một mô hình minh bạch, linh hoạt, và phản ánh đúng quy mô vận hành thực tế của doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.
2. Mô hình tính phí theo Database là gì?
Mô hình tính phí theo Database (Database-based pricing) của MBW Next là mô hình tính phí dựa trên quy mô cơ sở dữ liệu (Database) – tức là theo mức độ vận hành thực tế và dung lượng dữ liệu của doanh nghiệp. Nói cách khác, để sử dụng hệ thống phần mềm, doanh nghiệp chỉ trả tiền cho dữ liệu thật, không phải cho số lượng người đăng nhập. Dù doanh nghiệp có 10 – 100 hay 1000 nhân sự cũng không ảnh hưởng tới chi phí sử dụng phần mềm mà phụ thuộc hoàn toàn vào tổng cơ sở dữ liệu phát sinh trên hệ thống mà doanh nghiệp sử dụng.
Cơ sở dữ liệu (Database) này được tính bằng toàn bộ dữ liệu phát sinh trong quá trình sử dụng hệ thống, bao gồm: Chứng từ kế toán (hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập/xuất kho, …); Đơn hàng, báo giá, hợp đồng; Dữ liệu khách hàng, nhà cung cấp; Thông tin hàng hóa, tồn kho; Các cấu hình, cài đặt trong hệ thống…
Mỗi khách hàng của MBW Next được sở hữu một cơ sở dữ liệu riêng biệt, nơi toàn bộ chứng từ, giao dịch, kho hàng, tài chính, công nợ, và dữ liệu phân phối được lưu trữ an toàn, thời gian thực.
Lợi ích của cách tính phí phần mềm theo mô hình Database-pricing:
- Chi phí sử dụng không phụ thuộc vào số lượng tài khoản
- Không bị đội chi phí quá lớn khi bổ sung nhân sự
- Không bị giới hạn tính năng phần mềm theo gói mua
Với cách tính phí mới này, doanh nghiệp khi sử dụng MBW Next dù ở quy mô nào, cũng có thể tiết kiệm ngay một khoản chi phí ban đầu khổng lồ và không cần lo lắng tăng thêm chi phí khi tăng người dùng hệ thống.
MBW Next cũng không giới hạn tính năng, giúp doanh nghiệp có thể sở hữu hệ thống quản trị doanh nghiệp phân phối toàn diện, có đủ mọi module quản lý với chi phí tiết kiệm chỉ 1 triệu đồng/ tháng.
3. So sánh mô hình “User-based” và “Database-based”
| Tiêu chí | User-based Pricing (truyền thống) | Database-based Pricing (MBW Next) |
| Cách tính phí | ❌ Theo số lượng người dùng được cấp license | ✅Theo quy mô dữ liệu và hiệu suất hệ thống |
| Khả năng mở rộng nhân sự | ❌ Tăng chi phí khi thêm user | ✅ Không giới hạn – thêm bao nhiêu người cũng không tăng phí |
| Khả năng cộng tác | ❌ Giới hạn, mỗi bộ phận tách rời | ✅ Mọi bộ phận cùng làm việc trên một hệ thống duy nhất |
| Tổng chi phí sở hữu (TCO) | ❌Tăng nhanh khi mở rộng quy mô | ✅ Ổn định và minh bạch theo từng giai đoạn phát triển |
| Tính linh hoạt quản trị | ❌ Phụ thuộc license | ✅ Tự do phân quyền, mở rộng chi nhánh, nhà phân phối dễ dàng |
| Phù hợp với | ❌ Doanh nghiệp nhỏ, ít người dùng | ✅ Doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, đa kênh, nhiều bộ phận |
Từ bảng so sánh trên có thể thấy điểm khác biệt lớn nhất giữa 2 mô hình tính phí này, như tên gọi của nó, chính là ở cách tính phí sử dụng. Một bên là theo số lượng người dùng – bị giới hạn theo gói tính năng, 1 bên là theo số lượng database phát sinh trên hệ thống – không bị giới hạn người dùng hay tính năng sử dụng.
Để rõ hơn lợi ích của mô hình tính phí theo Database, hãy cùng chúng tôi lấy một ví dụ.
Giả sử Doanh nghiệp phân phối của bạn có nhu cầu sử dụng hệ thống DMS cho 30 nhân viên sales, và 10 nhân viên là admin, quản lý, vận hành.
- Với mô hình tính phí Users: Lấy ví dụ, bạn sẽ cần mua gói vận hành cho 10 user x 200.000đ/tài khoản/tháng + gói DMS cho nhân viên sales là 30 user x 100.000đ/tài khoản/tháng. Tổng chi phí sử dụng 1 năm = 60.000.000đ
- Với mô hình tính phí theo Database của MBW Next: Chi phí cố định hàng tháng là 1 triệu đồng/ tháng không giới hạn user cho 1GB dung lượng. Tổng chi phí sử dụng 1 năm = 12.000.000đ. Và chỉ cần nâng cấp lên gói 1.800.000đ/tháng khi đã dùng hết 1GB dung lượng hệ thống (ước tính sử dụng trong khoảng 2 năm).
Như vậy, cùng 1 quy mô doanh nghiệp, khi sử dụng MBW Next với cách tính phí theo Database, doanh nghiệp phân phối có quy mô lớn cũng chỉ cần đầu tư 12.000.000đ/năm để sử dụng dịch vụ với đầy đủ tính năng, module và không giới hạn tài khoản người dùng.
4. Vì sao mô hình Database-based là bước tiến tất yếu cho doanh nghiệp Việt
4.1. Giải phóng giới hạn người dùng – dữ liệu liền mạch toàn hệ thống
Với MBW Next, doanh nghiệp có thể cấp quyền cho toàn bộ nhân viên, nhà phân phối, thậm chí cả đại lý truy cập hệ thống – mà không lo phát sinh chi phí license.
Điều này giúp:
Tạo dòng chảy dữ liệu xuyên suốt từ thị trường đến văn phòng trung tâm.
Giảm phụ thuộc vào Excel và báo cáo thủ công.
Hình thành năng lực quản trị real-time, nền tảng cốt lõi cho chuyển đổi số trong phân phối.
4.2. Kiểm soát chi phí dễ dàng, minh bạch và dự đoán được
Thay vì mỗi năm phải đếm lại số người dùng để gia hạn license, doanh nghiệp chỉ cần theo dõi cấp độ Database.
Khi dữ liệu tăng, hệ thống tự động mở rộng dung lượng – không có chi phí phát sinh bất ngờ.
Tất cả được công bố công khai trên website mbwnext.com/bang-gia.
4.3. Hỗ trợ mở rộng không giới hạn
Một doanh nghiệp có thể thêm 10 chi nhánh, 200 nhân viên, hoặc hàng chục nhà phân phối mà không cần mua thêm user.
Hệ thống chỉ cần nâng cấp Database, dữ liệu vẫn giữ nguyên, người dùng mới chỉ việc đăng nhập và làm việc ngay.
Đây là lợi thế mà các mô hình tính phí theo user gần như không thể cung cấp, đặc biệt trong ngành phân phối GT/MT – nơi đội ngũ nhân sự và điểm bán thay đổi liên tục.
4.4. Tăng hiệu quả cộng tác & kiểm soát nội bộ
Khi mọi bộ phận – từ bán hàng, kho vận, kế toán đến ban lãnh đạo – cùng làm việc trên một hệ thống, dữ liệu luôn được cập nhật và phản ánh tức thì.
Ví dụ:
Nhân viên sales lên đơn hàng trên ứng dụng di động.
Bộ phận kho xác nhận tồn hàng và xuất kho theo thời gian thực.
Kế toán nhận bút toán tự động, theo dõi công nợ ngay trên dashboard.
CEO nắm toàn cảnh doanh thu, lợi nhuận, dòng tiền ngay tại văn phòng hoặc qua điện thoại.
5. Mô hình tính phí database của MBW Next được tính như thế nào?
MBW Next áp dụng cơ chế subscription theo cấp Database, với mức phí cố định hàng tháng bắt đầu từ gói NEXT 1: 1.000.000đ/tháng cho 1gB dung lượng database. Tức là mọi khách hàng khi sử dụng MBW Next, đều có thể bắt đầu trả phí với gói 1.000.000đ/tháng và chỉ cần nâng cấp lên các gói cao hơn khi đã dùng hết 1GB dung lượng của gói NEXT 1.
Mô hình tính phí tăng dần như thế này giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí vì chỉ cần trả đúng theo dung lượng cơ sở dữ liệu sử dụng trên hệ thống. Dù doanh nghiệp có 10 – 100 hay 1000 nhân sự cũng không ảnh hưởng tới chi phí hàng tháng.
| Hạng mục | Cách tính phí |
| Database chính (Core ERP) | ✅Tính theo cấp Database – bao gồm toàn bộ phân hệ ERP: mua hàng, kho, bán hàng, tài chính kế toán, nhân sự. |
| Phân hệ mở rộng DMS | ✅Kích hoạt theo nhu cầu – chỉ trả phí khi sử dụng. |
| Dung lượng lưu trữ | ✅Nâng cấp linh hoạt theo dung lượng dữ liệu thực tế. |
| Bảo trì & cập nhật | ✅Bao gồm sẵn trong gói Database, không có chi phí ẩn. Nâng cấp tính năng mới miễn phí và lien |
Với cách tính phí này, chi phí luôn tỷ lệ thuận với quy mô thật sự của doanh nghiệp, thay vì tăng theo số lượng người dùng hay chi nhánh.
Trong quá trình sử dụng, hệ thống luôn lưu lại toàn bộ dữ liệu. Hàng ngày, bạn có thể tự kiểm tra mức dung lượng CSDL đã sử dụng – còn lại, và nhận cảnh báo tự động được gửi từ hệ thống khi dung lượng sắp đầy để nâng cấp lên gói cao hơn, tránh hệ thống bị gián đoạn sử dụng.
Ví dụ, với Doanh nghiệp vừa và nhỏ, trung bình mỗi tháng phát sinh ~10.000 chứng từ (hóa đơn, phiếu kho, đơn hàng). Với 1GB ≈ 250.000 chứng từ (gói NEXT1) → đủ dùng cho khoảng 2 năm. Sau khi hết 1GB, bạn nâng cấp lên NEXT2 (2GB), đủ dùng thêm 2–3 năm tiếp theo. Tức bạn chỉ cần duy trì phí sử dụng 1triệu/tháng (tương đương 12triệu/năm) để sử dụng đầy đủ các module Quản lý Mua hàng – Bán hàng – Kho hàng – Tài chính kế toán trong suốt 2 năm và nâng cấp lên gói 1tr8/tháng trong 2 năm tiếp theo.
Xem chi tiết về cách tính phí của MBW Next tại: Bảng giá MBW Next
6. Mô hình Database-based: Nền tảng cho vận hành dựa trên dữ liệu (Data-driven)
Về bản chất, mô hình này không chỉ thay đổi cách tính phí mà còn đặt dữ liệu làm trung tâm của vận hành doanh nghiệp.
Toàn bộ quy trình từ Back-office (Mua hàng – Kho – Kế toán – Nhân sự) đến Front-office (Bán hàng – DMS – Trade Marketing) được hợp nhất trong một cơ sở dữ liệu duy nhất.
Điều đó giúp doanh nghiệp:
Xây dựng năng lực phân tích dữ liệu và dự báo nhu cầu chính xác.
Theo dõi sell-in / sell-out, tồn kho, công nợ, dòng tiền theo thời gian thực.
Ra quyết định nhanh và dựa trên dữ liệu, thay vì cảm tính.
Mỗi khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, MBW Next chỉ cần mở rộng Database – không cần thay đổi nền tảng hay tái cấu trúc hệ thống. Điều này mang lại giá trị dài hạn cho doanh nghiệp:
- Dữ liệu hợp nhất, báo cáo realtime, không còn sai lệch giữa các phòng ban.
- Dễ dàng thêm chi nhánh, điểm bán, NPP mà không cần mua thêm user.
- Đặt dữ liệu làm trung tâm – nền tảng cho AI, dự báo và tự động hóa.
- Giá công khai, không ẩn phí, phản ánh đúng năng lực sử dụng thật.
7. MBW Next – tiên phong mô hình Database-based ERP tại Việt Nam
Là nền tảng ERP + DMS tích hợp dành cho doanh nghiệp thương mại và phân phối, MBW Next không chỉ mang lại bộ công cụ quản trị toàn diện, mà còn định nghĩa lại cách doanh nghiệp trả phí cho phần mềm.
Không giới hạn người dùng, chi nhánh, kho hàng.
Chi phí ổn định, phù hợp mọi giai đoạn phát triển.
Minh bạch, không ẩn phí.
Mở rộng dễ dàng, không gián đoạn dữ liệu.
Đây không chỉ là một cách tính phí mới, mà là một triết lý vận hành mới – nơi dữ liệu được đặt ở trung tâm, và chi phí phản ánh đúng giá trị sử dụng thực tế.
Trong kỷ nguyên “quản trị bằng dữ liệu”, việc trả phí theo số lượng người dùng đã trở nên lỗi thời. Doanh nghiệp cần một mô hình tính phí minh bạch hơn, công bằng hơn – và thông minh hơn.
MBW Next tiên phong đem đến mô hình Database-based ERP, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, mở rộng không giới hạn và vận hành dựa trên dữ liệu thời gian thực.
Liên hệ ngay với MBW Next để nhận tư vấn – DEMO giải pháp quản trị phân phối chuyên sâu – toàn diện thế hệ mới với cách tính phí theo database tiết kiệm cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay.
