Quản lý hàng hóa theo lô/date là phương pháp theo dõi tồn kho gắn với mã số lô sản xuất và hạn sử dụng (HSD) của từng đợt hàng nhập về. Thay vì chỉ quản lý số lượng theo mã sản phẩm, doanh nghiệp có thể biết chính xác hàng đang thuộc lô nào, hạn sử dụng đến đâu và cần được ưu tiên xử lý như thế nào.

Đây là nghiệp vụ quan trọng với các ngành có hàng hóa dễ hư hỏng hoặc vòng đời sử dụng ngắn như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm và FMCG. Khi doanh nghiệp vận hành nhiều kho hoặc cửa hàng, việc kiểm soát từng lô càng cần được chuẩn hóa để hạn chế hàng cận date bị bỏ quên, xuất nhầm lô hoặc khó truy xuất khi phát sinh vấn đề.

Quản lý hàng hóa theo lô/date là gì?

Quản lý hàng hóa theo lô/date là việc theo dõi từng đợt hàng dựa trên mã số lô (Batch/Lot Number) và hạn sử dụng (Expiry Date – EXP).

Trong đó, mã số lô là ký hiệu dùng để nhận diện một đợt sản xuất cụ thể, có thể bao gồm chữ, số hoặc kết hợp cả hai. Thông tin này tạo cơ sở để doanh nghiệp truy ngược nguồn gốc và lịch sử của hàng hóa khi cần. Hạn sử dụng cho biết thời điểm sản phẩm không còn được sử dụng hoặc kinh doanh theo quy định của nhà sản xuất.

Hai thông tin này giải quyết hai bài toán khác nhau nhưng có mối liên hệ chặt chẽ: mã lô cho biết hàng thuộc đợt nào, còn HSD cho biết hàng có thể được sử dụng hoặc bán đến khi nào. Khi được quản lý đồng thời, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt hơn chất lượng, vòng đời và khả năng truy xuất của từng lô hàng.

Vì sao cần quản lý hàng hóa theo lô/date?

Kiểm soát chính xác hạn sử dụng của từng lô hàng

Nếu chỉ quản lý tồn kho theo mã sản phẩm, doanh nghiệp có thể biết một SKU còn bao nhiêu nhưng khó xác định chính xác hàng tồn đang thuộc những lô nào và còn hạn đến khi nào. Điều này đặc biệt rủi ro với những mặt hàng có vòng đời ngắn, bởi một phần hàng tồn có thể đã cận date trong khi tổng tồn của SKU vẫn được xem là bình thường.

Quản lý theo lô/date cho phép doanh nghiệp theo dõi riêng HSD của từng đợt hàng, từ đó nhận diện sớm các lô có nguy cơ hết hạn và chủ động xử lý trước khi phát sinh hàng hủy.

Giảm rủi ro chi phí do hàng hết hạn

Cùng một sản phẩm có thể được nhập nhiều lần với các thời điểm và hạn sử dụng khác nhau. Nếu không phân tách theo lô, hàng nhập sau hoặc có date xa hơn có thể được xuất trước, trong khi những lô cũ hơn tiếp tục nằm lại trong kho.

Theo dõi tồn kho đến từng lô giúp doanh nghiệp nhìn thấy lô nào đang tồn, tồn bao nhiêu và còn bao lâu đến HSD, qua đó có cơ sở để ưu tiên bán, điều chuyển hoặc xử lý những lô có nguy cơ trở thành hàng tồn khó luân chuyển.

Đảm bảo khả năng truy xuất nguồn gốc

Khi một sản phẩm phát sinh vấn đề về chất lượng, doanh nghiệp cần xác định được sản phẩm đó thuộc lô nào, nhập từ đâu và đã được phân phối đến đâu. Nếu chỉ quản lý theo mã sản phẩm, việc khoanh vùng có thể phải rà soát trên phạm vi rất rộng.

Mã số lô tạo ra một điểm định danh cụ thể cho từng đợt hàng, giúp doanh nghiệp truy ngược lịch sử nhập kho và phân phối, từ đó hỗ trợ xử lý khiếu nại, kiểm soát chất lượng hoặc thu hồi sản phẩm khi cần.

Đảm bảo dữ liệu tồn kho phản ánh đúng thực tế

Với hàng hóa có nhiều lô, cùng một SKU không đồng nghĩa với cùng một trạng thái tồn kho. Hai lô có thể khác nhau về số lượng, HSD, giá nhập hoặc vị trí lưu trữ.

Quản lý theo lô giúp doanh nghiệp không chỉ biết “còn bao nhiêu hàng”, mà còn biết “số hàng đó đang thuộc những lô nào”. Đây là cơ sở để kiểm kê, đối chiếu và xử lý chênh lệch tồn kho chính xác hơn.

Tối ưu xuất hàng đúng theo hạn sử dụng

Khi đã có dữ liệu HSD của từng lô, doanh nghiệp mới có cơ sở để áp dụng nguyên tắc FEFO (First Expired First Out – Hết hạn trước, xuất trước) một cách chính xác.

FEFO ưu tiên lô có HSD gần nhất thay vì chỉ dựa vào thời điểm nhập kho. Vì vậy, quản lý lô/date không chỉ phục vụ việc “ghi nhận thông tin”, mà tạo dữ liệu đầu vào để doanh nghiệp kiểm soát thứ tự xuất hàng và hạn chế lô cận date tiếp tục nằm lại trong kho.

Khi triển khai phần mềm MBW Next quản lý kho hàng, hệ thống sẽ tự động ưu tiên các lô hàng có HSD gần nhất để đưa vào phiếu lấy hàng (pick list) đảm bảo các hàng hóa cùng lô và có hạn sử dụng gần nhất được ưu tiên xuất trước.

Xem thêm: Giải pháp kiểm soát tồn kho tập trung cho chuỗi bán lẻ có đa chi nhánh

Quy trình quản lý hàng hóa theo lô/date

Một quy trình quản lý hiệu quả cần bắt đầu từ lúc khai báo hàng hóa và được duy trì xuyên suốt quá trình nhập kho, lưu trữ, xuất hàng và kiểm kê.

Bước 1: Khai báo hàng hóa cần quản lý theo lô/date

Ngay khi tạo mã sản phẩm, doanh nghiệp cần xác định sản phẩm có yêu cầu quản lý theo lô và hạn sử dụng hay không. Với những mặt hàng thuộc nhóm này, thông tin quản lý lô/date cần được thiết lập ngay từ đầu.

Đây là bước nền tảng vì nếu mã hàng không được cấu hình để theo dõi lô, các nghiệp vụ nhập, xuất và kiểm kê sau đó sẽ không có đủ dữ liệu để kiểm soát chi tiết.

Bước 2: Ghi nhận đầy đủ thông tin khi nhập kho

Khi hàng về kho, nhân viên cần đối chiếu thông tin thực tế trên bao bì và ghi nhận mã số lô (Batch/Lot Number), ngày sản xuất (MFG), hạn sử dụng (EXP), số lượng và vị trí lưu trữ.

Mỗi lô cần được ghi nhận riêng, ngay cả khi cùng thuộc một SKU. Điều này giúp doanh nghiệp phân biệt được các đợt hàng có HSD khác nhau và duy trì dữ liệu chính xác cho những lần xuất kho hoặc kiểm kê tiếp theo.

Thông tin nhập kho cũng cần được liên kết với dữ liệu kế toán để giá trị hàng tồn và giá vốn được ghi nhận thống nhất ngay từ đầu.

Bước 3: Sắp xếp hàng trong kho theo hạn sử dụng

Quản lý trên hệ thống cần đi cùng với cách tổ chức hàng hóa thực tế. Các lô có HSD gần hơn nên được bố trí ở vị trí dễ quan sát và thuận tiện lấy trước, trong khi các lô có date xa hơn được đặt phía sau.

Cách sắp xếp này tạo điều kiện để nhân viên kho thực hiện FEFO ngay trong quá trình lấy hàng, đồng thời giảm khả năng bỏ sót những lô sắp hết hạn.

Bước 4: Xuất kho theo nguyên tắc FEFO

Khi xuất kho hoặc bán hàng, nhân viên cần xác định đúng mã lô và ưu tiên lô có HSD gần nhất. Điểm quan trọng không chỉ là hệ thống đề xuất đúng lô, mà hàng thực tế lấy ra khỏi kho cũng phải đúng với lô đã được ghi nhận trên chứng từ.

Đây là khâu dễ phát sinh sai lệch khi doanh nghiệp quản lý thủ công. Nhân viên có thể lấy lô thuận tiện nhất hoặc lô mới nhập thay vì lô cần ưu tiên xuất, khiến hàng cận date tiếp tục tồn lại trong kho.

Bước 5: Kiểm kê tồn kho theo lô

Kiểm kê tồn kho theo lô cần đối chiếu không chỉ số lượng mà cả mã lô, HSD và vị trí của hàng hóa. Khi kiểm kê, doanh nghiệp cần xác định số lượng thực tế của từng lô, đối chiếu với số liệu trên hệ thống và kiểm tra những lô đang cận date hoặc đã hết hạn.

Việc kiểm kê định kỳ giúp phát hiện sớm chênh lệch dữ liệu cũng như những lô hàng đang có nguy cơ tồn đọng, từ đó doanh nghiệp có thể xử lý trước khi phát sinh tổn thất lớn hơn.

Ứng dụng phần mềm trong quản lý hàng hóa theo lô/date

Khi quy mô kinh doanh mở rộng, số lượng hàng hóa và lô hàng tăng lên, việc quản lý bằng Excel hoặc các file riêng lẻ dễ khiến dữ liệu bị phân tán, khó đồng bộ giữa nhập, xuất và tồn. Điều này cũng làm việc kiểm tra hạn sử dụng, kiểm kê và tra cứu thông tin từng lô mất nhiều thời gian hơn.

Vì vậy, doanh nghiệp có thể ứng dụng phần mềm quản lý kho để tập trung dữ liệu trên một hệ thống thống nhất. Thay vì theo dõi thủ công, doanh nghiệp có thể nắm được tồn kho theo từng lô, hạn sử dụng, tình trạng hàng cận date, đồng thời nhanh chóng tra cứu và lập báo cáo khi cần. Dữ liệu cũng có thể được sử dụng để hỗ trợ quy tắc nhập – xuất kho, chẳng hạn ưu tiên xuất những lô có hạn sử dụng gần hơn theo nguyên tắc FEFO.

Quản lý hàng hóa theo lô/date là một trong những tính năng quan trọng và phổ biến mà nhiều phần mềm hiện nay sở hữu. Doanh nghiệp có thể tham khảo MBW Next nếu đang vận hành mô hình bán lẻ đa chi nhánh và có nhu cầu quản trị tập trung mua kho bán kế toán. 

Tối ưu quản lý hàng hóa theo lô/date với MBW Next

MBW Next là giải pháp quản trị bán hàng, bán lẻ tập trung (ERP + POS 2in1), dành cho mô hình đa chi nhánh, đa cửa hàng, đa pháp nhân. MBW Next quản lý xuyên suốt mua hàng, kho, bán hàng và kế toán trên cùng một nền tảng, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hàng hóa theo lô/date xuyên suốt quá trình vận hành.

Thay vì dùng excel đối soát thủ công, hay các phần mềm cơ bản chỉ đơn giản là ghi nhận thông tin hàng hóa, số lượng tồn. 

MBW Next giúp doanh nghiệp kiểm soát hàng hóa tốt hơn với nhiều tính năng::

• Quản lý hàng hóa theo mã lô, ngày sản xuất, hạn sử dụng.
• Theo dõi tồn kho chi tiết theo từng lô/date, kho và vị trí.
• Kiểm soát xuất kho theo nguyên tắc FIFO/FEFO.
• Điều chuyển hàng hóa giữa các kho, đảm bảo truy xuất lô/date.
• Tự động cảnh báo hàng cận hạn, tồn kho lâu ngày.
• Truy xuất lịch sử nhập – xuất – điều chuyển theo từng lô.
• Kiểm kê, đối chiếu tồn kho theo lô/date.
• Báo cáo tồn kho, tuổi tồn và hạn sử dụng theo từng lô.

Với cách quản lý tập trung và dữ liệu được kết nối xuyên suốt từ khi mua hàng – nhập hàng – bán hàng – xuất hàng và hạch toán chứng từ vào kế toán, MBW Next giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát hàng hóa theo từng lô/date, từ nhập kho, lưu chuyển đến bán hàng và kiểm kê, đồng thời có khả năng tùy chỉnh/ customize và nâng cấp tính năng linh hoạt phù hợp với yêu cầu quản trị của từng doanh nghiệp, ngành hàng khác nhau.

Báo cáo tuổi tồn kho trên MBW Next

Câu hỏi thường gặp về quản lý hàng hóa theo lô/date

1. Cùng một SKU có nhiều lô với hạn sử dụng khác nhau thì nên tổ chức dữ liệu tồn kho như thế nào?

Nên tách tồn kho đến cấp độ từng lô thay vì chỉ quản lý tổng số lượng của SKU. Mỗi lô cần gắn với các thông tin như số lượng, HSD, vị trí lưu trữ và lịch sử nhập – xuất, đồng thời vẫn có thể tổng hợp lên số tồn của toàn SKU khi cần báo cáo.

2. Khi hàng được điều chuyển giữa các kho hoặc cửa hàng, làm thế nào để không mất dấu thông tin lô?

Thông tin lô cần được đi theo hàng hóa trong toàn bộ nghiệp vụ điều chuyển, thay vì tạo một lượng tồn mới không gắn với lô tại kho nhận. Nhờ đó, doanh nghiệp vẫn xác định được hàng đang thuộc lô nào sau khi chuyển kho và có thể tiếp tục theo dõi HSD, lịch sử xuất nhập cũng như truy xuất nguồn gốc.

3. Nếu hàng thực tế còn đủ số lượng nhưng sai mã lô trên hệ thống thì nên xử lý thế nào?

Đây là trường hợp đúng tồn về số lượng nhưng sai tồn về dữ liệu. Doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân sai lệch, đối chiếu chứng từ nhập – xuất và kiểm tra thực tế từng lô trước khi điều chỉnh dữ liệu. Không nên chỉ điều chỉnh tổng số lượng SKU vì cách này có thể khiến sai lệch về lô tiếp tục tồn tại.

4. Làm thế nào để xác định những lô hàng đang có nguy cơ trở thành tồn kho khó luân chuyển?

Không nên chỉ nhìn vào tổng lượng tồn hoặc số ngày lưu kho. Với hàng quản lý theo date, doanh nghiệp cần kết hợp tuổi tồn, số ngày còn lại đến HSD, tốc độ bán và lượng tồn của từng lô để xác định lô có nguy cơ chậm luân chuyển. Cách nhìn này giúp phân biệt hàng tồn thông thường với những lô cần được ưu tiên xử lý.

5. Khi cần truy xuất một lô hàng đã bán ra nhiều cửa hàng, dữ liệu cần được liên kết như thế nào?

Doanh nghiệp cần duy trì liên kết giữa lô hàng và các giao dịch phát sinh trong quá trình lưu chuyển, từ nhập hàng, nhập kho, điều chuyển đến bán hàng. Khi đó, từ một mã lô có thể lần ngược về nguồn nhập và xác định phạm vi hàng đã được phân phối, thay vì phải rà soát thủ công từng kho hoặc cửa hàng.

Kết luận

Quản lý hàng hóa theo lô/date giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiết vòng đời của từng lô hàng, từ nhập kho, lưu trữ, xuất bán đến kiểm kê. Khi mã lô và hạn sử dụng được quản lý xuyên suốt, doanh nghiệp có thể chủ động xử lý hàng cận date, hạn chế sai lệch tồn kho, hỗ trợ truy xuất nguồn gốc và nâng cao khả năng kiểm soát hàng hóa tại nhiều kho, chi nhánh.

Đặc biệt với doanh nghiệp có quy mô lớn và nhiều điểm lưu trữ, ứng dụng phần mềm quản lý tập trung giúp dữ liệu lô/date được cập nhật đồng bộ giữa các nghiệp vụ, giảm phụ thuộc vào theo dõi thủ công và tạo cơ sở dữ liệu nhất quán cho hoạt động vận hành.

Doanh nghiệp đăng ký demo và tư vấn 1-1 với đội ngũ chuyên viên MBW Next để được hỗ trợ và trải nghiệm giải pháp.