Trong nhiều doanh nghiệp SMEs, dữ liệu bán hàng, tồn kho, công nợ và chi phí vẫn đang nằm rời rạc ở nhiều bộ phận khác nhau. Điều này khiến doanh nghiệp có doanh thu nhưng không nhìn rõ hiệu quả thực, có số liệu nhưng thiếu cơ sở để ra quyết định kịp thời, đặc biệt trong bối cảnh chi phí vận hành biến động liên tục.

Kế toán quản trị vì vậy đang trở thành một yêu cầu thực tế nếu doanh nghiệp muốn kiểm soát tốt lợi nhuận. Muốn làm được điều đó, doanh nghiệp cần ứng dụng công nghệ để xây dựng một luồng dữ liệu liên thông, cập nhật đủ nhanh và đủ chính xác, làm nền tảng cho vận hành, quản trị và điều hành. 

Thực trạng: Mất kiểm soát lợi nhuận trong thời kỳ biến động của SMEs

Theo khảo sát từ Hiệp hội Doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam (VINASME), 62% doanh nghiệp SME thuộc lĩnh vực thương mại phân phối ghi nhận tình trạng doanh thu tăng trưởng nhưng lợi nhuận ròng lại sụt giảm trong hai năm qua. Nguyên nhân chủ chốt của vấn đề này không xuất phát từ thị trường mà do doanh nghiệp không kiểm soát được các chi phí biến đổi phát sinh trong quá trình vận hành.

Tư duy quản trị tài chính phổ biến của các doanh nghiệp SME hiện nay thường tập trung tối đa vào việc gia tăng doanh số và hoàn thành nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên cách tiếp cận này đã bộc lộ nhiều hạn chế nghiêm trọng khi đối mặt với lạm phát và thị trường biến động:

• Doanh thu tăng trưởng nhưng chi phí vận hành tăng nhanh hơn, đặc biệt là các khoản chi phí về logistics, chính sách chiết khấu và quản lý tồn kho.
• Doanh nghiệp không có đủ dữ liệu để xác định chính xác danh mục sản phẩm hoặc kênh bán hàng nào thực sự mang lại hiệu quả lợi nhuận.
• Các quyết định kinh doanh quan trọng vẫn dựa nhiều vào cảm tính hoặc kinh nghiệm cá nhân của người điều hành thay vì căn cứ trên dữ liệu thực tế.
• Hệ thống quản lý thiếu cơ chế theo dõi hiệu quả chi tiết theo từng đơn hàng, từng điểm bán hoặc từng nhóm khách hàng cụ thể.

Nhiều nhà quản trị thường mắc sai lầm khi đồng nhất công việc kế toán với việc ghi nhận số liệu và báo báo mà bỏ qua vai trò cung cấp thông tin hỗ trợ ra quyết định. 

Hiểu đúng về kế toán quản trị trong doanh nghiệp SMEs

Để xây dựng một hệ thống quản trị tài chính hiệu quả, người điều hành cần nhìn kế toán quản trị như một công cụ hỗ trợ vận hành và ra quyết định, thay vì chỉ xem đây là nghiệp vụ tổng hợp số liệu. Với SMEs, kế toán quản trị không nhất thiết phải bắt đầu từ một mô hình phức tạp, mà trước hết cần bám vào dữ liệu thực tế phát sinh trong doanh nghiệp.

Kế toán quản trị là hoạt động sử dụng dữ liệu nội bộ để phân tích chi phí, doanh thu, tồn kho, công nợ và hiệu quả kinh doanh theo từng chiều quản trị cụ thể, nhằm phục vụ trực tiếp cho quá trình điều hành doanh nghiệp.

Vai trò chính của kế toán quản trị bao gồm:

• Phân tích chi tiết cấu trúc chi phí theo từng sản phẩm, từng kênh phân phối hoặc từng nhóm khách hàng cụ thể.
• Đo lường hiệu quả kinh doanh chi tiết theo từng hoạt động thực tế thay vì chỉ nhìn vào con số tổng quát.
• Hỗ trợ ban giám đốc trong việc lập kế hoạch ngân sách và đưa ra các dự báo sát với biến động thị trường.
• Cung cấp dữ liệu đầu vào quan trọng để tối ưu hóa quy trình vận hành và cắt giảm lãng phí.

Về bản chất, kế toán quản trị giúp trả lời những câu hỏi rất thực tế trong điều hành: sản phẩm nào đang tạo ra lợi nhuận, kênh bán nào đang làm biên lợi nhuận bị bào mòn, khu vực nào có chi phí phục vụ cao, khách hàng nào đang chiếm dụng vốn lớn, và doanh nghiệp nên điều chỉnh điều gì để vận hành hiệu quả hơn trong thời gian tới.

Tham khảo: Phân hệ Quản lý Tài chính Kế Toán MBW Next

Hệ quả khi doanh nghiệp chưa triển khai tốt kế toán quản trị

Khi doanh nghiệp chưa có hệ thống kế toán quản trị đủ hiệu quả, ban điều hành thường chỉ nhìn thấy kết quả kinh doanh ở mức tổng hợp mà không bóc tách được nguyên nhân phía sau. Đây là một khoảng trống rất lớn trong quản trị, đặc biệt với doanh nghiệp thương mại – phân phối, nơi chi phí và hiệu quả có thể biến động mạnh theo từng sản phẩm, từng tuyến giao hàng, từng khu vực hay từng nhóm khách hàng.

Điều này dẫn đến nhiều hệ quả trong vận hành nội bộ:

• Doanh nghiệp có thể biết cuối kỳ lỗ hay lãi nhưng không xác định rõ nguyên nhân cốt lõi đến từ đâu.
• Các khoản chi phí biến đổi phát sinh trong quá trình vận hành không được theo dõi chặt chẽ, khiến lợi nhuận bị bào mòn bởi những chi phí ẩn.
• Thiếu dữ liệu phân tích chi tiết, người điều hành không thể tối ưu hóa lợi nhuận do vẫn đầu tư vào các danh mục hàng hóa hoặc chương trình bán hàng kém hiệu quả.
• Các quyết định kinh doanh quan trọng dễ rơi vào tình trạng sai lệch do chỉ dựa trên cảm tính thay vì dựa trên các con số phân tích thực tế.
• Khả năng phản ứng của doanh nghiệp trước các biến động tiêu cực của thị trường trở nên chậm chạp, dẫn đến việc bỏ lỡ thời điểm điều chỉnh giá bán, chi phí hoặc cơ cấu vận hành.
• Doanh nghiệp dần đánh mất lợi thế cạnh tranh trên thị trường do không thể tối ưu hóa cấu trúc chi phí và biên lợi nhuận như các đối thủ cùng ngành.

Làm thế nào để SMEs vận hành hiệu quả cả kế toán tài chính và kế toán quản trị?

Để vận hành kế toán quản trị hiệu quả, doanh nghiệp SME cần một quy trình dữ liệu nhất quán thay vì một bộ máy cồng kềnh. Mục tiêu cốt lõi là chuyển dữ liệu từ đơn hàng, tồn kho, công nợ và chi phí thành công cụ phân tích và cảnh báo sớm, thay vì chỉ dừng lại ở việc ghi chép số liệu lịch sử.

Các nguyên tắc vận hành cốt lõi:

• Chuẩn hóa dữ liệu tài chính ngay từ đầu để bảo đảm tính nhất quán giữa hệ thống mã hàng, khách hàng và các tài khoản kế toán.
• Thực hiện theo dõi doanh thu và chi phí bám sát theo từng chiều quản trị như danh mục sản phẩm, kênh bán hàng hoặc khu vực địa lý.
• Thiết lập sự kết nối chặt chẽ giữa dữ liệu bán hàng, kho vận và tài chính để kiểm soát xuyên suốt từ khâu đơn hàng đến thu hồi công nợ.
• Xây dựng và theo dõi định kỳ các chỉ số quản trị then chốt như biên lợi nhuận theo kênh, vòng quay tồn kho và tuổi nợ phải thu.
• Chuyển đổi trọng tâm từ việc chỉ lập báo cáo thuế sang xây dựng hệ thống báo cáo quản trị nội bộ phục vụ trực tiếp cho việc điều hành.

Lộ trình 3 giai đoạn triển khai hệ thống quản trị tài chính cho SME

Giai đoạn 1: Chuẩn hóa nền tảng dữ liệu (Tháng 1 – 2)

Mục tiêu trọng tâm của giai đoạn này là đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu đầu vào, loại bỏ hoàn toàn tình trạng sai lệch thông tin giữa các bộ phận.

Cách triển khai:

• Rà soát danh mục hàng hóa, gán một mã SKU duy nhất cho từng sản phẩm.
• Phân loại hàng hóa theo nhóm phù hợp như nhà cung cấp, biên lợi nhuận, vòng quay.
• Chuẩn hóa danh sách khách hàng theo kênh bán, khu vực và hạn mức công nợ.
• Đối chiếu và thống nhất hệ thống tài khoản kế toán theo đúng chế độ hiện hành.
• Bổ sung tài khoản chi tiết để theo dõi riêng logistics, chiết khấu, khuyến mãi.
• Quy định rõ quy trình luân chuyển chứng từ từ đơn hàng đến công nợ.
• Xác định rõ ai nhập đơn, ai xác nhận xuất kho, ai ghi nhận doanh thu, ai theo dõi công nợ.
• Đặt thời gian hoàn thành cho từng bước, ví dụ đơn hàng phải được nhập trong 4 giờ sau khi phát sinh.
• Tổ chức 1–2 buổi hướng dẫn nhập liệu đúng chuẩn cho các bộ phận liên quan.
• Thực hiện hậu kiểm trong 2 tuần đầu để sửa lỗi và thống nhất cách làm.

Đầu ra: Dữ liệu giao dịch được ghi nhận theo cùng một cấu trúc, không còn tình trạng cùng một đối tượng nhưng mỗi bộ phận ghi nhận khác nhau.

Giai đoạn 2: Thiết lập hệ thống phân tích và chỉ số quản trị (Tháng 3 – 4)

Giai đoạn này tập trung vào việc chuyển hóa dữ liệu thô thành các báo cáo quản trị giúp người điều hành nhìn thấy bức tranh lợi nhuận đa chiều.

Cách triển khai:

• Xác định từ 5 đến 7 chỉ số quản trị cốt lõi như biên lợi nhuận gộp theo SKU, chi phí vận chuyển bình quân và vòng quay tồn kho (DOH).
• Thiết lập hệ thống báo cáo để tự động hóa việc tính toán các chỉ số quản trị từ dữ liệu kế toán.
• Ứng dụng định dạng cảnh báo màu sắc đối với các chỉ số vượt ngưỡng an toàn để CEO dễ dàng nhận diện rủi ro tài chính ngay lập tức.
• Xây dựng nguyên tắc phân bổ chi phí chung một cách hợp lý theo doanh thu, diện tích lưu kho hoặc trọng lượng hàng hóa vận chuyển.
• Thiết lập lịch họp rà soát định kỳ hàng tháng để đánh giá các chỉ số và đưa ra phương án xử lý kịp thời cho những vấn đề phát sinh.

Đầu ra: Có dashboard quản trị, CEO có thể xem được cụ thể các chỉ số như sản phẩm nào lãi, kênh nào kém hiệu quả, khách hàng nào đang chiếm dụng vốn lớn,…

Giai đoạn 3: Điều hành dựa trên dữ liệu thời gian thực (Tháng 5 trở đi)

Dữ liệu lúc này không chỉ dùng để xem lại quá khứ mà trở thành công cụ chủ lực để dự báo và phản ứng nhanh với các biến động của thị trường. Cụ thể, thời gian doanh nghiệp cần ưu tiên: 

• Rút ngắn thời gian cập nhật dữ liệu lên hệ thống ít nhất 2 lần mỗi tuần hoặc thiết lập báo cáo tự động làm mới hàng ngày để theo dõi sát sao dòng tiền.
• Thiết lập các ngưỡng cảnh báo tự động về biên lợi nhuận, kỳ thu tiền bình quân (DSO) và tồn kho để kích hoạt các kịch bản ứng phó khẩn cấp.
• Ứng dụng mô hình phân tích giả định trước khi ra các quyết định quan trọng như điều chỉnh giá bán hoặc thay đổi cấu trúc kênh phân phối.
• Gắn trách nhiệm cá nhân đối với từng quyết định chiến lược và thực hiện đo lường lại hiệu quả sau 4 đến 8 tuần để đánh giá tính chính xác của quyết định.
• Chuyển đổi hoàn toàn mô hình quản trị sang trạng thái chủ động, cho phép doanh nghiệp phản ứng với các cú sốc chi phí chỉ trong vòng vài ngày.

Qua đó, doanh nghiệp có thể phản ứng với biến động thị trường tức thì, thay vì phải chờ đến cuối tháng mới nhận ra hạn chế trong vận hành. 

Case study: Ứng dụng kế toán quản trị để điều hành doanh nghiệp trong bối cảnh biến động giá xăng dầu

Thời gian vừa qua, thị trường ghi nhận mức tăng kỷ lục của giá xăng dầu trên thế giới do những xung đột về địa chính trị ở khu vực Trung Đông. Điều này kéo theo chi phí vận chuyển, chi phí nguyên vật liệu đầu vào và chi phí vận hành doanh nghiệp đều tăng lên đáng kể. Đối với doanh nghiệp thương mại – phân phối, chi phí logistics có thể chiếm từ 15% đến 30% cơ cấu giá thành, vì vậy bất kỳ biến động nào về giá xăng dầu cũng tác động trực tiếp đến biên lợi nhuận.

Thực tế, nhiều doanh nghiệp phản ứng bằng cách tăng giá bán hoặc cắt giảm chi phí, nhưng lại không có đủ dữ liệu để xác định nên điều chỉnh ở đâu và mức độ bao nhiêu là hợp lý. Khi không kiểm soát tốt, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng tăng giá sai thời điểm, mất khách hàng hoặc duy trì những hoạt động không còn hiệu quả nhưng không nhận ra.

Xem thêm: Giải pháp tính giá vốn hàng bán (COGS) hiệu quả cho doanh nghiệp phân phối

Trong bối cảnh này, kế toán quản trị phát huy vai trò như một hệ thống phân tích giúp doanh nghiệp không chỉ nhìn thấy tác động tổng thể, mà còn hiểu rõ nguyên nhân và có cơ sở để ra quyết định chính xác hơn.

Cụ thể, doanh nghiệp có thể:

• Xác định mức tăng chi phí vận hành và giá vốn thông qua hệ thống kế toán tài chính, từ đó đánh giá tác động đến lợi nhuận tổng thể.
• Phân tích chi tiết chi phí logistics theo từng tuyến giao hàng, từng khu vực hoặc từng kênh bán để xác định nơi chịu ảnh hưởng lớn nhất.
• Đánh giá lại biên lợi nhuận theo từng sản phẩm, từ đó phát hiện các SKU có biên lợi nhuận thấp đang bị chuyển sang trạng thái lỗ.
• So sánh hiệu quả giữa các kênh bán để ưu tiên nguồn lực cho kênh có khả năng hấp thụ chi phí tốt hơn.
• Điều chỉnh chính sách giá, chiết khấu hoặc tần suất giao hàng dựa trên dữ liệu thay vì áp dụng đồng loạt.
• Rà soát tồn kho để hạn chế tích trữ các sản phẩm có tốc độ bán chậm nhưng chi phí lưu kho ngày càng cao.

Trong bối cảnh chi phí đầu vào biến động mạnh, doanh nghiệp có hệ thống kế toán quản trị vận hành trên dữ liệu cập nhật liên tục sẽ có lợi thế rõ rệt trong việc phản ứng nhanh, điều chỉnh chính sách linh hoạt và bảo vệ biên lợi nhuận.

Ứng dụng nền tảng công nghệ trong kế toán quản trị cho SME

Trong bối cảnh doanh nghiệp thương mại – phân phối vận hành đa kênh, dữ liệu phát sinh liên tục từ bán hàng, kho vận đến công nợ, việc quản trị tài chính bằng Excel hoặc các hệ thống rời rạc sẽ nhanh chóng bộc lộ hạn chế. Dữ liệu bị phân mảnh, cập nhật chậm và thiếu tính liên kết khiến doanh nghiệp khó có được một cái nhìn chính xác để ra quyết định.

Việc ứng dụng nền tảng công nghệ không chỉ nhằm tự động hóa ghi nhận số liệu, mà quan trọng hơn là tạo nền tảng để triển khai kế toán quản trị một cách hiệu quả. Khi dữ liệu được kết nối xuyên suốt và cập nhật gần thời gian thực, doanh nghiệp có thể chuyển từ việc “xem lại kết quả” sang “phân tích, cảnh báo và điều hành”.

Các yêu cầu cốt lõi của một hệ thống công nghệ phù hợp

• Kết nối dữ liệu giữa bán hàng, kho và kế toán để đảm bảo số liệu thống nhất theo thời gian thực.
• Cho phép theo dõi doanh thu, chi phí và lợi nhuận theo nhiều chiều như sản phẩm, kênh bán, khu vực hoặc khách hàng.
• Tự động hóa quy trình ghi nhận từ đơn hàng đến xuất hóa đơn và công nợ, giảm phụ thuộc vào nhập liệu thủ công.
• Cung cấp dashboard quản trị với các chỉ số quan trọng, có thể cập nhật theo ngày thay vì chờ cuối tháng.
• Thiết lập cảnh báo khi các chỉ số vượt ngưỡng như tồn kho tăng bất thường, công nợ quá hạn hoặc biên lợi nhuận giảm.

Hiệu quả vận hành thực tế cho doanh nghiệp phân phối

Khi triển khai trên nền tảng công nghệ phù hợp, dữ liệu từ mọi bộ phận được tập trung và đồng bộ hóa trên một hệ thống duy nhất. Điều này cho phép doanh nghiệp theo dõi chi tiết dòng chảy từ khâu đơn hàng, giao hàng đến lúc thu tiền để xác định rõ mức lợi nhuận của từng hoạt động thực tế.

Người điều hành có thể truy cập trực tiếp vào hệ thống báo cáo để theo dõi hiệu quả kinh doanh theo từng kênh bán hoặc khu vực ngay lập tức. Đồng thời, bộ phận kế toán có đủ dữ liệu để phân tích và đưa ra các cảnh báo sớm về rủi ro chi phí, giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh chiến lược trước những biến động của thị trường.

MBW Next – Nền tảng giúp doanh nghiệp triển khai kế toán quản trị trên dữ liệu thực tế

Trong bối cảnh dữ liệu vận hành bị phân tán giữa bán hàng, kho, công nợ và tài chính, việc triển khai kế toán quản trị thường khó đạt hiệu quả nếu doanh nghiệp không có một nền tảng công nghệ đủ khả năng kết nối dữ liệu xuyên suốt. 

MBW Next là nền tảng ERP + DMS được thiết kế cho doanh nghiệp thương mại, phân phối, cho phép kết nối real-time dữ liệu thị trường, bán hàng, tồn kho, công nợ và kế toán trên cùng một hệ thống. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tổng hợp số liệu nhanh hơn mà còn có thể theo dõi hiệu quả kinh doanh từng chiều quản trị theo thời gian thực, từ đó nâng cao khả năng vận hành, kiểm soát và ra quyết định trên cùng một nguồn dữ liệu liên thông.

Tham khảo: Giải pháp Quản trị Tài chính – Kế toán theo thời gian thực MBW Next

Các tính năng của MBW Next hỗ trợ quản trị tài chính:

• Kết nối dữ liệu phân phối ngoài thị trường, bán hàng, kho và kế toán trên cùng một hệ thống, giúp giảm lệch số liệu giữa các bộ phận.
• Theo dõi doanh thu, giá vốn và lợi nhuận theo từng sản phẩm, từng kênh bán và từng khu vực.
• Tự động cập nhật các báo cáo tài chính quan trọng như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
• Quản lý tồn kho chi tiết theo công ty, kho, nhà phân phối và điểm bán, đồng thời cảnh báo hàng chậm luân chuyển hoặc vượt ngưỡng tồn kho.
• Kiểm soát công nợ theo từng khách hàng, theo dõi hạn mức tín dụng, tuổi nợ và cảnh báo các khoản nợ quá hạn.
• Tự động hóa quy trình từ đơn hàng đến xuất hóa đơn và ghi nhận thanh toán, giúp giảm sai sót trong hạch toán doanh thu và chi phí.
• Thiết lập dashboard quản trị với các chỉ số như biên lợi nhuận, vòng quay tồn kho, hiệu quả theo kênh bán và tình hình công nợ.
• Hỗ trợ phân tích các khoản chi phí vận hành như logistics, chiết khấu, khuyến mãi theo từng hoạt động kinh doanh.

Nhờ đó, ban lãnh đạo có thể theo dõi lợi nhuận theo từng kênh bán, từng sản phẩm hoặc từng khu vực mà không cần chờ đến cuối tháng. Bộ phận kế toán giảm đáng kể thời gian nhập liệu, đối soát và lập báo cáo, đồng thời tăng độ chính xác của số liệu. 

Quan trọng hơn, khi dữ liệu được liên thông và cập nhật liên tục, doanh nghiệp có thể rút ngắn độ trễ trong quản trị, phát hiện sớm các dấu hiệu ảnh hưởng đến lợi nhuận và điều chỉnh nhanh hơn về giá bán, tồn kho, công nợ hoặc tuyến giao hàng.

Kết bài

Kế toán quản trị sẽ khó phát huy giá trị nếu doanh nghiệp vẫn vận hành trên dữ liệu rời rạc và cập nhật chậm. 

Với SMEs, việc sở hữu một hệ thống dữ liệu đủ liên thông để phản ánh đúng thực tế kinh doanh và hỗ trợ ra quyết định kịp thời là yếu tố sống còn. Trong bối cảnh thị trường liên tục biến động, đặc biệt với doanh nghiệp thương mại – phân phối, việc ứng dụng công nghệ để cập nhật luồng dữ liệu theo thời gian thực sẽ là nền tảng quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí tốt hơn, bảo vệ lợi nhuận và nâng cao khả năng điều hành.

Đăng ký demo MBW Next để trải nghiệm nền tảng quản trị tối ưu cho doanh nghiệp thương mại, phân phối.