Ngành thời trang có tốc độ phát triển nhanh, đặc thù vận hành phức tạp với hàng nghìn SKU, nhiều cửa hàng, nhiều kênh bán hàng và các chương trình khuyến mại đa tầng. Điều này đặt ra yêu cầu ngày càng cao về số hóa dữ liệu và quản trị tập trung.

Vừa qua, MBW Digital đã triển khai thành công hệ thống MBW Next (ERP + POS 2in1) cho Gosumo – chuỗi bán lẻ thời trang với hơn 40 cửa hàng trên toàn quốc. Hãy cùng tìm hiểu những thách thức trong quản trị ngành thời trang và cách MBW Next được tùy chỉnh để đáp ứng nhu cầu vận hành thực tế của doanh nghiệp.

Ngành bán lẻ thời trang và những thách thức phổ biến trong vận hành 

Bán lẻ thời trang là ngành có tốc độ thay đổi nhanh, chịu ảnh hưởng lớn bởi xu hướng tiêu dùng, mùa vụ, bộ sưu tập và hành vi mua sắm đa kênh. Khi chuỗi cửa hàng mở rộng, doanh nghiệp không chỉ cần bán hàng hiệu quả mà còn phải kiểm soát tốt hàng hóa, tồn kho, giá bán, khuyến mại, dữ liệu khách hàng và hiệu quả vận hành tại từng điểm bán. 

Những thách thức phổ biến trong quản lý và vận hành: 

• Khối lượng dữ liệu lớn với hàng nghìn sản phẩm, khách hàng và SKU biến thể theo màu sắc, kích cỡ, chất liệu.
• Tính mùa vụ cao, vòng đời sản phẩm ngắn, danh mục hàng hóa thay đổi liên tục theo bộ sưu tập và xu hướng thị trường.
• Chương trình khuyến mại đa dạng, nhiều cấp độ từ thương hiệu, nhà phân phối, cửa hàng đến trung tâm thương mại.
• Nhu cầu quản lý hàng lỗi, hàng đổi trả và phân loại hàng hóa theo nhiều trạng thái khác nhau.
• Hoạt động bán hàng đa kênh trên cửa hàng, website, sàn thương mại điện tử và mạng xã hội, đòi hỏi dữ liệu phải được đồng bộ xuyên suốt.
• Hệ thống nhiều chi nhánh, cửa hàng khiến việc quản lý tồn kho, luân chuyển hàng hóa và đối soát dữ liệu trở nên phức tạp.

Thực trạng quản lý kém hiệu quả tại các chuỗi thời trang 

Khi quy mô chuỗi cửa hàng ngày càng mở rộng, nhiều doanh nghiệp thời trang bắt đầu đối mặt với các bài toán quản trị phức tạp mà các công cụ rời rạc hoặc phương pháp quản lý thủ công khó có thể đáp ứng. 

Doanh nghiệp có thể là nhà sản xuất thời trang và trực tiếp bán hàng ra các cửa hàng thời trang của thương hiệu, hoặc cũng có thể là nhà phân phối nhập khẩu chính hãng các thương hiệu thời trang quốc tế. 

Dù là mô hình nào, ngành bán lẻ thời trang hầu hết đều gặp phải các vấn đề rất đặc trưng sau: 

• Hệ thống dữ liệu “khổng lồ” không thể quản lý nổi bằng Excel, thủ công

Một sản phẩm có nhiều màu sắc, kích cỡ tạo ra hàng chục SKU khác nhau. Mỗi một đợt nhập hàng từ thương hiệu, hoặc sản xuất ra bộ sưu tập mới, dữ liệu về hàng hóa tăng thêm hàng nghìn SKU và cứ liên tục tăng theo thời gian. Mỗi một mã màu của một bộ sưu tập lại cũng khác nhau mà không thể trùng lặp. 

Khi số lượng sản phẩm tăng cao, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng sai lệch dữ liệu, khó kiểm soát tồn kho theo từng biến thể và thiếu cơ sở để sản xuất hoặc lên kế hoạch nhập hàng chính xác.

• Dữ liệu bán hàng đa kênh phân tán

Bên cạnh bán hàng qua các cửa hàng bán lẻ, ngành thời trang cũng vận hành song song bán hàng qua Website, sàn TMĐT, mạng xã hội. Khi các kênh bán này được quản lý bằng các hệ thống riêng biệt khiến dữ liệu không đồng bộ, dễ phát sinh bán vượt tồn kho và gây khó khăn trong việc tổng hợp doanh số.

• Dự báo nhu cầu thiếu chính xác

Nhiều doanh nghiệp vẫn dựa vào kinh nghiệm thay vì dữ liệu khi lập kế hoạch nhập hàng theo mùa vụ và bộ sưu tập. Khi không có hệ thống quản lý bài bản, doanh nghiệp không thể thống kê bằng excel để biết thương hiệu, loại hàng nào hoặc thậm chí là màu sắc nào bán chạy. Kết quả là tồn kho cao, thiếu hàng bán chạy hoặc phải giảm giá mạnh để xả hàng cuối mùa.

• Khó đánh giá hiệu quả từng cửa hàng

Việc chỉ theo dõi doanh thu mà thiếu các chỉ số vận hành quan trọng như biên lợi nhuận, hiệu suất nhân viên hay vòng quay tồn kho khiến các quyết định mở rộng hoặc tối ưu hệ thống cửa hàng thiếu cơ sở dữ liệu.

• Chương trình khuyến mại thiếu kiểm soát

Các chương trình ưu đãi được triển khai thường xuyên và liên tục, chồng khuyến mại từ thương hiệu, khuyến mại của cửa hàng/flash sale theo mùa, hoặc chương trình khuyến mại của trung tâm thương mại. 

Quá nhiều khuyến mại triển khai cùng lúc mà không được kiểm soát, rất dễ xảy ra chồng chéo chính sách hoặc sai lệch giá bán, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận. 

• Thiếu dữ liệu quản trị thời gian thực

Dữ liệu nằm rải rác ở nhiều phòng ban và báo cáo khác nhau khiến ban lãnh đạo mất nhiều thời gian tổng hợp thông tin. Việc nắm bắt doanh số, tồn kho hay hiệu quả kinh doanh thường chậm hơn so với nhu cầu ra quyết định thực tế.

MBW Next – Giải pháp giúp tối ưu quản trị cho các chuỗi bán lẻ thời trang

MBW Next là bộ giải pháp ERP + POS 2in1 được phát triển dành cho các doanh nghiệp thương mại và bán lẻ, giúp kết nối toàn bộ hoạt động từ bán hàng đến điều hành trên một nền tảng thống nhất.

Với khả năng mở rộng linh hoạt theo đặc thù doanh nghiệp, MBW Next giúp các chuỗi bán lẻ thời trang xây dựng nền tảng quản trị vững chắc cho quá trình tăng trưởng lâu dài.

POS bán lẻ tích hợp ERP, không giới hạn số lượng cửa hàng

Khác với mô hình sử dụng POS và ERP tách biệt, MBW Next cung cấp hệ thống phần mềm POS  đồng bộ trực tiếp với ERP. Thay vì phải dùng 2 hệ thống tách rời, các doanh nghiệp bán lẻ chỉ cần triển khai MBW Next là có thể vận hành 2in1: ERP cho back-office và POS cho bán lẻ tại cửa hàng.

Toàn bộ dữ liệu về khách hàng, mã hàng, hàng hóa, setup giá bán/ chính sách/ khuyến mại… được thiết lập trên ERP và đồng bộ realtime về các hệ thống POS. Điều này đảm bảo các cửa hàng luôn được cập nhật chính sách bán mới nhất từ công ty và đảm bảo luôn bán đúng giá, đúng chương trình mà không xảy ra sai lệch.

Mặt khác, mọi giao dịch bán hàng tại cửa hàng được đồng bộ tức thời về hệ thống ERP, giúp doanh nghiệp kiểm soát doanh thu, tồn kho, chương trình khuyến mại và công nợ theo thời gian thực. Khi mở thêm cửa hàng mới, doanh nghiệp không cần triển khai thêm hệ thống quản lý riêng lẻ mà vẫn vận hành trên cùng một cơ sở dữ liệu thống nhất.

Đáp ứng đặc thù quản lý hàng hóa phức tạp của ngành thời trang 

So với các phần mềm thông thường, MBW Next sở hữu tính năng quản lý hàng hóa, kho mạnh mẽ giúp các doanh nghiệp thời trang có thể:

• Thiết lập không giới hạn số lượng mã hàng trên hệ thống với UOM linh hoạt 
• Quản lý master data hàng hóa theo nhiều biến thể như size, màu sắc, chất liệu, thương hiệu và mùa vụ, trong đó mỗi biến thể được ghi nhận là một SKU riêng.
• Tính năng mua hàng mã chung (Master code) của thương hiệu khi nhập hàng quốc tế và bóc tách mã hàng khi về kho để nhập lên hệ thống. Đảm bảo quản lý hàng chính hãng 
• Quản lý hàng hóa theo lô, theo mùa, theo biến thể và theo vị trí lưu kho.
• Tự động cập nhật thông tin “Mùa” vào các lô trong phiếu nhập kho hàng mua, cho phép quản lý hàng hóa theo mùa và ruy xuất báo cáo kho và báo cáo bán hàng theo mùa

Với tính năng quản lý hàng hóa chuyên sâu và linh hoạt của MBW Next, doanh nghiệp thời trang có thể quản lý và lưu trữ toàn bộ mã hàng SKU từ khi bắt đầu kinh doanh và liên tục bổ sung sau mỗi đợt nhập hàng/ mùa (season) mới. 

Hệ thống cũng hỗ trợ bộ lọc linh hoạt và truy xuất báo cáo theo các trường thông tin đa dạng, phục vụ nhu cầu theo dõi phân tích xu hướng mua hàng theo thương hiệu/ màu sắc/ size/ chất liệu/ mùa,v.v… 

Đáp ứng bán hàng đa kênh, quản trị dữ liệu kinh doanh tập trung

Đối với những doanh nghiệp bán hàng qua đa kênh như cửa hàng, TMĐT, website,…. nếu mỗi kênh sử dụng một công cụ riêng, dữ liệu rất dễ bị phân tán.

MBW Next giúp doanh nghiệp:

• Quản lý tập trung đơn hàng từ nhiều kênh bán.
• Đồng bộ thông tin khách hàng, sản phẩm, giá bán và tồn kho.
• Theo dõi doanh thu theo từng kênh, cửa hàng, khu vực hoặc nhóm sản phẩm.
• Hạn chế sai lệch dữ liệu khi tổng hợp báo cáo kinh doanh.
• Tạo nền tảng dữ liệu thống nhất để phân tích hiệu quả bán hàng.

Doanh nghiệp không chỉ nhìn thấy “bán được bao nhiêu”, mà còn biết doanh thu đến từ kênh nào, sản phẩm nào, cửa hàng nào và biên lợi nhuận thực tế ra sao.

Quản lý đa kho, đáp ứng cả những quy mô chuỗi lớn

Bán lẻ thời trang có đặc thù quản lý hàng hóa phức tạp do số lượng SKU lớn, nhiều mẫu mã, màu sắc, kích thước, mùa vụ và bộ sưu tập. MBW Next hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát tồn kho chi tiết theo:

• Kho tổng.
• Kho cửa hàng.
• Khu vực.
• Nhóm hàng.
• SKU.
• Màu sắc, kích thước và biến thể sản phẩm.
• Tình trạng hàng hóa và tuổi tồn kho.

MBW Next cho phép quản lý không giới hạn kho hàng, cửa hàng và địa điểm lưu trữ. Hệ thống hỗ trợ điều chuyển hàng hóa giữa các cửa hàng, kiểm kê, đối soát và theo dõi tuổi tồn kho nhằm tối ưu vòng quay hàng hóa và hạn chế tồn kho chậm luân chuyển.

Cung cấp hệ thống báo cáo điều hành theo thời gian thực

MBW Next cung cấp hệ thống Dashboard và báo cáo quản trị theo thời gian thực, giúp CEO và các cấp quản lý dễ dàng theo dõi doanh thu, lợi nhuận, tồn kho, hiệu suất cửa hàng, hiệu quả bán hàng theo khu vực, mùa vụ, ngành hàng hoặc từng nhóm sản phẩm.

Thay vì chờ các báo cáo tổng hợp cuối ngày hoặc cuối tháng, nhà quản lý có thể đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu được cập nhật liên tục ngay khi giao dịch phát sinh.

Sẵn sàng tùy chỉnh, nâng cấp tính năng để đáp ứng đặc thù của từng chuỗi

Mỗi chuỗi bán lẻ thời trang có mô hình vận hành khác nhau. Có doanh nghiệp tập trung vào hệ thống cửa hàng, có doanh nghiệp bán đa kênh, có doanh nghiệp cần quản lý sâu theo bộ sưu tập, mùa vụ, chương trình thành viên hoặc chính sách giá riêng.

MBW Next có khả năng tùy chỉnh và nâng cấp linh hoạt để phù hợp với từng doanh nghiệp:

• Tùy chỉnh quy trình bán hàng, đổi trả, điều chuyển, kiểm kê.
• Thiết lập workflow phê duyệt theo cấp quản lý.
• Bổ sung trường dữ liệu riêng cho sản phẩm, khách hàng hoặc chứng từ.
• Thiết kế mẫu in, biểu mẫu và báo cáo theo nhu cầu.
• Xây dựng dashboard riêng cho CEO, kế toán, kho, bán hàng hoặc quản lý vùng.
• Tích hợp thêm với các hệ thống khác khi doanh nghiệp cần mở rộng.

Với cách tiếp cận này, MBW Next không chỉ là phần mềm bán hàng hay phần mềm kế toán riêng lẻ, mà là nền tảng quản trị tổng thể giúp chuỗi bán lẻ thời trang chuẩn hóa vận hành, kiểm soát dữ liệu và mở rộng quy mô bền vững.

Case Study: MBW Next triển khai hệ thống ERP + POS 2in1 cho chuỗi bán lẻ thời trang Gosumo với hơn 40 cửa hàng

Công ty Cổ phần Thời trang Hạ Vàng (Gosumo) là đơn vị phân phối độc quyền và bán lẻ nhiều thương hiệu thời trang quốc tế tại Việt Nam.

Hiện nay, doanh nghiệp sở hữu:

• Hơn 100 nhân sự, vận hành hơn 40 cửa hàng tại Hà Nội, TP.HCM, Đà Nẵng và Nha Trang
• Danh mục hơn 4.000 mã sản phẩm với nhiều biến thể màu sắc, kích cỡ
• Hoạt động bán hàng trên 3 kênh chính: POS tại cửa hàng, Website và các sàn thương mại điện tử

Trong quá trình mở rộng quy mô, Gosumo đối mặt với nhiều bài toán đặc thù của ngành bán lẻ thời trang như quản lý SKU biến thể phức tạp, vận hành đa chi nhánh, quản trị khuyến mại nhiều tầng, đồng bộ dữ liệu giữa các kênh bán hàng và nhu cầu quản trị tập trung trên toàn hệ thống.

Để giải quyết các thách thức này, ngày 02/06, Gosumo chính thức triển khai hệ thống MBW Next (ERP + POS 2in1) với các phân hệ trọng tâm:

• Quản lý mua hàng
• Quản lý kho hàng với hơn 4.000 SKU và các biến thể sản phẩm
• Quản lý bán hàng đa kênh (POS, Website, TMĐT)
• Quản lý chương trình khuyến mại đa cấp độ
• Hệ thống POS tại cửa hàng, đồng bộ dữ liệu thời gian thực với ERP

Bên cạnh các tính năng tiêu chuẩn, MBW Digital còn thực hiện nâng cấp và tùy chỉnh chuyên sâu để hệ thống bám sát các yêu cầu vận hành đặc thù của Gosumo:

• Quản trị tập trung và chuẩn hóa toàn bộ master data trên một nền tảng thống nhất
• Điều chỉnh nghiệp vụ repack hỗ trợ xử lý hàng lỗi và kiểm soát thông tin hàng hóa theo lô
• Nâng cấp quản lý hàng hóa theo lô và mùa vụ phù hợp với đặc thù ngành thời trang
• Bổ sung báo cáo kho và báo cáo bán hàng theo mùa
• Hỗ trợ áp dụng đồng thời nhiều kho trong cùng một chương trình khuyến mại
• Hiển thị thông tin Loyalty trên hồ sơ khách hàng gồm hạng thành viên, chương trình tham gia và điểm tích lũy

Dự án là minh chứng cho khả năng tùy chỉnh linh hoạt của MBW Next trên nền tảng ERP mã nguồn mở, giúp doanh nghiệp bán lẻ thời trang quy mô lớn vừa chuẩn hóa quản trị, vừa đáp ứng được các yêu cầu vận hành đặc thù mà các phần mềm đóng gói khó có thể đáp ứng.

Kết luận 

Thông qua dự án Gosumo, có thể thấy việc chuẩn hóa dữ liệu và quản trị tập trung trên một nền tảng ERP + POS thống nhất có thể giúp doanh nghiệp bán lẻ thời trang nâng cao hiệu quả vận hành, kiểm soát tốt hơn tồn kho, bán hàng và chương trình khuyến mại và tối ưu khả năng quản trị, ra quyết định cho các cấp C-level, CEO. 

Liên hệ MBW Digital để tìm hiểu cách MBW Next có thể được tùy chỉnh và triển khai phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp bạn.