Ngày 24/11/2025, MBW Digital và Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Hoa Thi chính thức khởi động dự án Giải pháp quản trị tổng thể MBW Next dành cho doanh nghiệp Thương mại Vật liệu xây dựng. Dự án được xem là một bước ngoặt trong hành trình số hóa của Tôn Hoa Thi từ mô hình vận hành dựa nhiều vào Excel và phần mềm đơn lẻ, chuyển sang một nền tảng thống nhất quản lý toàn bộ chuỗi Mua – Kho – Bán – Nhân sự – Tài chính kế toán – Sản xuất, đồng thời nâng cấp tùy chỉnh tính năng đáp ứng đặc thù của ngành Vật liệu xây dựng nói chung và Tôn Hoa Thi nói riêng. 

Đây là một minh chứng cho việc các doanh nghiệp ngành vật liệu xây dựng, vốn nhiều đặc thù phức tạp về đơn vị tính, gia công và công nợ, hoàn toàn có thể tổ chức và điều hành bài bản trên một hệ thống ERP hiện đại, chi phí hợp lý, từ đó thúc đẩy tăng trưởng trong dài hạn.

Thông tin về dự án

• Tên công ty: Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Hoa Thi
• Thương hiệu: Nhà máy cán Tôn Hoa Thi
• Lĩnh vực: Thương mại – Sản xuất – Kinh doanh Vật liệu xây dựng
• Địa bàn hoạt động chính: Gia Lai và các tỉnh lân cận
• Giải pháp sử dụng: MBW Next
• Thời gian khởi động: 24/11/2025
• Phân hệ triển khai: Mua hàng – Kho – Bán hàng – Nhân sự – Tài chính kế toán – Sản xuất

1. Về Công ty TNHH Thương mại và Sản xuất Hoa Thi

Tôn Hoa Thi là doanh nghiệp chuyên kinh doanh Vật liệu xây dựng (tôn, sắt,…) tại Gia Lai, nhà phân phối chính của Tôn Hoa Sen, tập trung vào kênh bán sỉ B2B cho hệ thống đại lý, cửa hàng vật liệu xây dựng và các công trình trong khu vực Tây Nguyên.

Doanh nghiệp vận hành theo mô hình nhập cuộn tôn, sắt thô về nhà máy, sau đó cán – cắt – uốn – gia công bổ sung theo yêu cầu trước khi xuất bán. Danh mục sản phẩm bao gồm các dòng tôn lợp, sắt và phụ kiện với nhiều độ dày, kích thước, màu sắc, đơn vị tính khác nhau, phục vụ đa dạng nhu cầu từ nhà dân đến nhà xưởng và công trình hạ tầng.

Trước đây, việc quản lý mua – kho – bán – công nợ của Tôn Hoa Thi chủ yếu dựa trên phần mềm đơn lẻ và bảng tính Excel. Khi quy mô mở rộng, số lượng chứng từ tăng nhanh, hàng hóa đa quy cách và bài toán gia công từ hàng thô sang thành phẩm, chiết khấu – hoa hồng nhiều tầng, hạn thanh toán khác nhau cho từng nhóm đại lý bắt đầu trở nên khó kiểm soát nếu chỉ dựa trên công cụ thủ công.

Từ thực tế đó, Ban lãnh đạo Tôn Hoa Thi xác định cần một nền tảng quản trị tổng thể đóng vai trò “xương sống” vận hành, đủ linh hoạt để bám sát đặc thù ngành vật liệu xây dựng, đồng thời đủ chuẩn chỉnh cho việc mở rộng quy mô và quản trị dài hạn. Và MBW Next chính là câu trả lời mà Tôn Hoa Thi đang tìm kiếm. 

2. Tôn Hoa Thi và bài toán số hóa toàn diện hoạt động kinh doanh ngành vật liệu xây dựng

Bài toán Tôn Hoa Thi đặt ra với MBW Digital không chỉ dừng ở “có phần mềm để dùng”, mà là “phải đủ tốt, đủ sâu” để giải quyết nhiều đặc thù trong ngành vật liệu xây dựng mà các phần mềm phổ thông không đáp ứng được.

Cụ thể, Tôn Hoa Thi mong muốn một giải pháp có khả năng:  

• Quản lý một mặt hàng với nhiều đơn vị tính (UOM): nhập kho theo cuộn/cây/kg, tồn theo mét/tấm/m², bán cho đại lý theo quy cách riêng.
• Quản lý hoạt động gia công theo yêu cầu khách hàng đảm bảo đúng thời gian, tiến độ và chính xác về yếu tố kĩ thuật
• Quản lý chiết khấu – hoa hồng nhiều tầng: cùng một đơn hàng có thể phát sinh hoa hồng cho sale, đơn vị vận tải, đối tác trung gian, cần một cơ chế rõ ràng để phân bổ.
• Kiểm soát công nợ đại lý theo hạn mức và thời hạn thanh toán riêng theo điều khoản trên từng khách hàng, yêu cầu hệ thống phải theo dõi sát ngày đến hạn và cảnh báo được tình trạng thanh toán chậm.
• Hợp nhất dữ liệu vận hành: các mảng mua hàng, kho, bán hàng, nhân sự, kế toán không còn chạy trên những “mảnh ghép rời rạc” mà phải nằm trên một nền tảng chung.

Được phát triển từ ERP với khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo nhu cầu riêng, MBW Next hoàn toàn có thể đáp ứng các yêu cầu đặc thù trên – và đó là lý do Tôn Hoa Thi quyết định đồng hành cùng MBW Next.

3. Giải pháp quản trị tổng thể MBW Next – Lời giải cho Tôn Hoa Thi

Nhằm số hóa toàn diện hoạt động vận hành – kinh doanh, Tôn Hoa Thi đã quyết định áp dụng phần mềm MBW Next vào công tác quản trị – điều hành chung và quản lý bán hàng. 

Cụ thể, Tôn Hoa Thi đã triển khai toàn bộ các module cốt lõi trên MBW Next gồm: Mua – Kho – Bán hàng – Tài chính kế toán – Sản xuất (Gia công) – Nhân sự, đồng thời bổ sung một số tùy chỉnh chuyên sâu cho ngành vật liệu xây dựng.

3.1 Tối ưu quy trình Mua hàng – Theo dõi từ đơn mua đến hàng đang về

• Quản lý khối lượng, số lượng thực tế nhập kho theo hoạt động kiểm/ cân tại nhà máy.
• Tự động tính toán hàng tiền, thuế phí phải trả trên khối lượng thực tế
• Tự động tính tồn dự kiến (Projected Qty) từ tồn kho thực tế + hàng trên đơn mua chưa về – hàng đã giữ chỗ cho đơn bán.
• Ghi nhận đầy đủ nghiệp vụ thanh toán và công nợ NCC theo hóa đơn mua, kể cả khi hàng vẫn đang ở trạng thái đang về hoặc ký gửi.

3.2 Kiểm soát Kho – Quản lý UOM, hàng thô & thành phẩm

Tại kho, MBW Next đóng vai trò “trung tâm dữ liệu” cho hàng hóa tôn – sắt:

• Tạo và quản lý chi tiết danh mục vật tư – hàng hóa, lô hàng, đơn vị tính, giá vốn, vị trí lưu kho, các hoạt động chuyển kho nội bộ  
• Tự động chuyển đối đơn vị tính khi xuất bán (vd nhập mét nhưng xuất bán cây)
• Ghi nhận quá trình cắt, cán, đóng gói từ cuộn tôn thô sang thành phẩm theo quy cách khách yêu cầu 
• Tính toán giá thành sản phẩm gia công bao gồm giá nguyên vật liệu cộng thêm chi phí gia công trên từng sản phẩm 
• Cấu hình các mức tồn kho tối thiểu cho từng loại mặt hàng và cảnh báo tự động khi chạm ngưỡng 
• Báo cáo thống kê số lượng hàng đặt/ số lượng tồn/ khách đặt,… đáp ứng nhu cầu theo dõi hàng hóa, tồn kho thời gian thực

3.3 Tối ưu quy trình Bán hàng – Quản lý chiết khấu, hoa hồng

• Kế toán duyệt đơn trên MBW Next, hệ thống tự động sinh Phiếu xuất kho (Delivery Note) và Hóa đơn bán hàng (Sales Invoice), đồng thời tạo phiếu thanh toán cho các trường hợp khách trả tiền ngay.
• Hệ thống hỗ trợ quản lý đơn hàng cắt theo quy cách khách yêu cầu, đảm bảo thông tin yêu cầu cắt hàng được ghi nhận rõ ràng để phục vụ khâu gia công.
• Số hóa quy trình bán hàng kiêm vận đơn phụ thuộc vào tiến độ sản xuất thực tế, theo dõi giao hàng nhiều đợt và thanh toán trên từng lần giao hàng
• Quản lý chính sách hoa hồng linh hoạt:
  • Hoa hồng cho nhân viên bán hàng theo doanh số từng đơn.
  • Hoa hồng cho đơn vị vận tải dựa trên giá trị đơn hàng và các đối tác liên quan.
  • Hoa hồng cho đối tác bán hàng
• Quản lý hợp đồng mua bán dài hạn, số lượng, đơn giá, thanh toán theo điều khoản của từng thời kỳ

3.4 Theo dõi Tài chính – Kế toán – Chuẩn hóa sổ sách, quản lý công nợ

• Tự động hạch toán từ các chứng từ: Hóa đơn mua hàng, Hóa đơn bán hàng, Phiếu nhập – xuất kho, giảm tối đa thao tác nhập liệu lại cho kế toán theo chuẩn TT99. 
• Cung cấp các báo cáo công nợ, hỗ trợ cảnh báo khi khách hàng đến hạn hoặc quá hạn thanh toán.
• Cấu hình mẫu in Phiếu xuất kho gửi khách hàng theo từng hóa đơn
• Cấu hình mẫu in Giấy đề nghị thanh toán theo hóa đơn/ theo thời gian… gửi cho khách hàng trực tiếp trên phần mềm 
• Theo dõi báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo tài chính,… theo chuẩn Kế toán 

3.5 Số hóa quy trình gia công vật liệu xây dựng

• Ghi nhận quy trình gia công sản phẩm từ cuộn tôn, sắt thô sang thành phẩm theo từng quy cách khách đặt qua tính năng Repack trên MBW Next.
• Giúp truy vết được nguồn gốc nguyên liệu, hỗ trợ kiểm soát hao hụt và tối ưu quy trình sản xuất.

3.6 Quản lý tập trung thông tin Nhân sự

• Quản lý chi tiết thông tin nhân viên như dữ liệu cá nhân, thông tin liên hệ, hợp đồng lao động, chức danh – phòng ban, hồ sơ lương, quá trình công tác, kỹ năng – chứng chỉ
• Cho phép cấu hình chính sách lương – thưởng – hoa hồng theo từng đối tượng, đảm bảo minh bạch giữa hiệu quả công việc và thu nhập.

4. Tùy chỉnh chuyên sâu cho đặc thù Tôn Hoa Thi

Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp sẽ có những đặc thù vận hành riêng, “một mẫu chung” thường không bao phủ hết đặc thù của từng doanh nghiệp (tuyến bán hàng, kho, công nợ, CTKM, báo cáo quản trị…). Do đó, MBW Digital đã hỗ trợ tinh chỉnh MBW Next theo quy trình và dữ liệu của Tôn Hoa Thi, để mở rộng thêm các chức năng/luồng xử lý theo các yêu cầu cụ thể sau:

Phân hệ Bán hàng:

• Quản lý hoa hồng cho các đối tượng bao gồm đối tác (khách hàng giới thiệu), Sale và Đơn vị vận tải.
• Trong Đơn hàng bán cho phép người dùng tạo và lưu phiếu yêu cầu cắt và lịch sử cắt trên từng dòng mặt hàng. Các yêu cầu cắt được nhân viên cắt tra cứu và khai báo trạng thái công việc cắt trên app mobile
• Cho phép gán Khu vực giao hàng tại Khách hàng/Địa chỉ. Khi lập Phiếu giao hàng, hệ thống tự lấy danh sách phiếu xuất kho hàng bán và lọc theo Khu vực giao hàng để hiển thị đúng phiếu cần giao.

Phân hệ Mua hàng:

• Cho phép người dùng điều chỉnh lại số lượng mua thực tế và đơn vị tính thực tế nhận hàng từ nhà cung cấp/nhà máy (thường khác với đơn vị trong Yêu cầu mua hàng). Lịch sử quy đổi được lưu để tiện kiểm tra, đối chiếu, theo dõi

5. Tổng kết

Dự án triển khai MBW Next tại Tôn Hoa Thi là bước chuyển quan trọng từ mô hình quản lý rời rạc (Excel và phần mềm đơn lẻ) sang một nền tảng quản trị thống nhất, bao phủ xuyên suốt chuỗi Mua – Kho – Bán – Sản xuất – Nhân sự – Tài chính kế toán. Với đặc thù ngành vật liệu xây dựng (đa đơn vị tính, gia công từ hàng thô sang thành phẩm, hoa hồng nhiều tầng, công nợ theo hạn mức/điều khoản), việc triển khai không chỉ đơn giản là đưa phần mềm vào dùng ngay, mà còn là bài toán phân tích – nâng cấp, lập trình bổ sung tính năng đáp ứng 100% quy trình và đặc thù riêng của doanh nghiệp. Đảm bảo Tôn Hoa Thi có thể ứng dụng triệt để phần mềm nhằm chuẩn hóa quy trình, hợp nhất dữ liệu và kiểm soát vận hành theo thực tế.

Thông qua dự án này, Tôn Hoa Thi đang từng bước xây dựng “xương sống” vận hành để quản trị đồng bộ hơn, giảm sai lệch số liệu, tăng khả năng theo dõi tồn kho – đơn hàng – giao nhận – công nợ theo thời gian thực và tạo nền tảng sẵn sàng mở rộng quy mô. Đồng thời, dự án cũng cho thấy năng lực của MBW Digital trong việc khảo sát hiện trạng, tư vấn lộ trình và tinh chỉnh hệ thống theo mô hình “may đo”, phù hợp với các doanh nghiệp thương mại – sản xuất có nghiệp vụ phức tạp, đặc biệt trong nhóm ngành vật liệu xây dựng.