Đối với doanh nghiệp Thương mại, Phân phối, mua hàng nhập khẩu nhập kho luôn là một trong những nghiệp vụ phức tạp trong chuỗi cung ứng. Không dừng ở việc ghi nhận tiền hàng, doanh nghiệp còn phải xử lý đồng thời nhiều loại thuế, chi phí trước hải quan, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các khoản phát sinh khác. Nếu không được kiểm soát chặt chẽ, những khoản mục này rất dễ gây sai lệch giá vốn, ảnh hưởng trực tiếp đến biên lợi nhuận và báo cáo tài chính.
Với MBW Next, doanh nghiệp có thể số hóa toàn bộ nghiệp vụ liên quan từ quy trình mua hàng, hạch toán, phân bổ chi phí, tính giá vốn một cách tự động và chính xác thông qua tính năng chứng từ mua hàng (Purchase voucher). Dưới đây là hướng dẫn cụ thể.
Tổng quan về Phân hệ Mua hàng của MBW Next
Trên nền tảng MBW Next, phân hệ Mua hàng được thiết kế như một trung tâm điều phối đầu vào chuỗi cung ứng, kết nối trực tiếp với Kho hàng, Tài chính – Kế toán, Bán hàng và hệ thống phân phối trên cùng một nền tảng dữ liệu thống nhất. Nhờ đó, toàn bộ thông tin từ nhu cầu mua, đặt hàng, nhập kho, công nợ đến giá vốn đều được cập nhật xuyên suốt và theo thời gian thực.
Hệ thống được thiết kế với các tính năng chuyên sâu nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu vận hành của doanh nghiệp Thương mại, Phân phối:
- Quản lý hoạt động mua theo kế hoạch, dự báo hoặc phát sinh thực tế
- Quản lý đề nghị/ yêu cầu mua và phê duyệt nhiều cấp
- Quản lý nhà cung cấp, báo giá, so sánh và đánh giá hiệu quả NCC
- Theo dõi đơn hàng mua và tiến độ giao hàng
- Kiểm soát chất lượng và quản lý nhập kho hàng hóa
- Quản lý và tính toán giá vốn
- Ghi nhận hóa đơn, thanh toán và công nợ nhà cung cấp
- Tự động hạch toán chứng từ mua hàng vào kế toán
- Báo cáo phân tích chuyên sâu về chi phí, xu hướng mua và hiệu quả cung ứng theo thời gian thực
Không dừng lại ở việc xử lý các nghiệp vụ mua hàng cơ bản, phân hệ Mua hàng trên MBW Next được liên kết trực tiếp với phân hệ Kế toán nhằm xử lý phần hạch toán, tính thuế, giá vốn, tồn kho, và báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.
Xem thêm: MBWNext là gì? Tổng quan phần mềm MBWNext cho doanh nghiệp phân phối
Quy trình & quy định liên quan tới mua hàng nhập khẩu
Mua hàng nhập khẩu là một trong những nghiệp vụ phức tạp nhất trong hoạt động mua hàng khi doanh nghiệp phải đồng thời xử lý nhiều cấu phần chi phí trong suốt quá trình hàng hóa được vận chuyển và đưa về kho, bao gồm chi phí logistics quốc tế, chi phí nội địa, bảo hiểm cùng nhiều loại thuế nhập khẩu,…. Nếu các khoản mục này không được quản lý và liên kết chặt chẽ, doanh nghiệp rất dễ sai lệch giá tính thuế, giá vốn hàng tồn kho và số liệu kế toán.
Quy trình mua hàng nhập khẩu gồm 10 bước chính:
- Xác định loại hàng và chính sách: Kiểm tra mặt hàng có thuộc danh mục cấm, hạn chế hoặc cần xin giấy phép nhập khẩu hay không.
- Ký kết hợp đồng ngoại thương (Sales Contract): Xác định các điều khoản (Incoterms, thanh toán, thời gian giao hàng).
- Chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ: Hợp đồng, hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill), chứng nhận xuất xứ (C/O – để hưởng thuế ưu đãi), giấy phép (nếu có).
- Mua hàng và vận chuyển (Thuê tàu): Theo dõi đóng hàng và nhận thông báo hàng đến (Arrival Notice).
- Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu có): Kiểm tra chất lượng, hợp quy, kiểm dịch, an toàn thực phẩm….
- Khai báo và truyền tờ khai hải quan: Thực hiện trên hệ thống VNACCS/VCIS, hệ thống phân luồng (Xanh/Vàng/Đỏ).
- Lấy lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O): Liên hệ hãng tàu/Forwarder để lấy D/O.
- Nộp thuế và thông quan: Nộp thuế nhập khẩu, GTGT, các loại thuế khác và hoàn tất thủ tục.
- Làm thủ tục hải quan: Xuất trình hồ sơ, kiểm hóa (nếu có) để thông quan.
- Lấy hàng và đưa về kho: Thanh lý tờ khai, lấy hàng và vận chuyển về kho.
Một số lưu ý khác về quy định liên quan tới mua hàng nhập khẩu về Việt Nam:
- Mua hàng nhập khẩu cần tuân thủ quy định về thuế (nhập khẩu, GTGT, TTĐB) và tỷ giá quy đổi.
- Tỷ giá tính thuế thường theo ngân hàng thương mại cuối ngày liền kề trước ngày mở tờ khai.
- Thuế nhập khẩu tính trên giá CIF, thuế GTGT hàng nhập khẩu (thường 10%) tính trên giá đã bao gồm các loại thuế khác
Xem thêm:
- Quy định và cách hạch toán chiết khấu thương mại mới nhất theo TT99
- Giải pháp tính giá vốn hàng bán (COGS) hiệu quả cho doanh nghiệp phân phối
Số hóa quy trình mua hàng nhập khẩu nhập kho với MBW Next Purchase Voucher
Purchase Voucher (Chứng từ Mua hàng) trên nền tảng MBW Next là chứng từ trung gian được sử dụng nhằm xử lý toàn bộ chi phí liên quan đến nghiệp vụ mua hàng.
Thông qua chứng từ mua hàng, doanh nghiệp có thể khai báo toàn bộ chi phí liên quan tới một đơn hàng mua hàng nhập khẩu, từ đó phân bổ đủ chi phí, tính giá vốn chính xác và hạch toán tự động vào các đầu tài khoản kế toán theo quy định.
Cụ thể, Chứng từ Mua hàng (Purchase Voucher) hỗ trợ doanh nghiệp trong việc:
- Xử lý chi tiết các loại thuế phát sinh như thuế nhập khẩu, thuế bảo vệ môi trường, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế chống bán phá giá… Các khoản thuế được gắn đúng tài khoản kế toán (3331, 3333, 133…) và ghi nhận tách biệt với nghĩa vụ thanh toán cho nhà cung cấp, đảm bảo phản ánh đúng bản chất kế toán.
- Cho phép ghi nhận và phân bổ các chi phí như chi phí trước hải quan, chi phí vận chuyển nội địa, chiết khấu mua hàng… theo số lượng hoặc giá trị hàng hóa, phù hợp với từng lô nhập và đặc thù quản trị chi phí của doanh nghiệp.
- Chuẩn hóa luồng xử lý từ phát sinh chi phí, nhập kho đến hạch toán kế toán, giúp giá vốn được xác định đầy đủ, nhất quán và đáp ứng yêu cầu tuân thủ chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS).
Một điểm khác biệt của MBW Next là hỗ trợ đa tiền tệ, người dùng có thể chọn tiền tệ theo đơn mua, hệ thống hỗ trợ quy đổi tỷ giá tự động, hoặc nhập tỷ giá theo tờ khai hải quan giúp hạch toán chi phí kế toán chính xác.
Hướng dẫn sử dụng Chứng từ mua hàng xử lý nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu
Dưới đây là tình huống mua hàng nhập khẩu nhập kho giả lập kèm minh họa quy trình hạch toán, quản lý từng bước trên hệ thống MBW Next.
Case-study
Doanh nghiệp phát sinh nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu nhập kho, trong đó toàn bộ giá trị mua hàng được thanh toán bằng ngoại tệ (USD). Bên cạnh giá trị hàng hóa theo hợp đồng (FOB), doanh nghiệp còn phát sinh các khoản chi phí thực tế liên quan đến quá trình nhập khẩu, bao gồm:
- Chi phí trước hải quan (Freight, Insurance…) với tổng giá trị 20.000 USD
- Chi phí hàng về kho phát sinh trong nước với giá trị 1.500.000 VNĐ
Yêu cầu đặt ra là hệ thống phải:
- Xác định đúng giá tính thuế nhập khẩu cho từng mặt hàng
- Phân biệt rõ chi phí trước hải quan và chi phí mua hàng sau hải quan
- Phân bổ đầy đủ các khoản chi phí và thuế vào giá vốn hàng hóa nhập kho
- Đảm bảo luồng chứng từ xuyên suốt và hạch toán đúng chuẩn kế toán
Nguyên tắc xử lý trên MBW Next
MBW Next sử dụng Purchase Voucher (PV) làm chứng từ trung tâm để xử lý toàn bộ nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu. Thông qua Purchase Voucher, hệ thống cho phép:
- Phân tách rõ giá hàng hóa, chi phí trước hải quan và chi phí mua hàng
- Tính toán tự động giá tính thuế nhập khẩu
- Liên kết và tạo các chứng từ liên quan như Purchase Invoice (PI), Purchase Receipt (PR) và Landed Cost Voucher (LCV)
- Phân bổ chính xác chi phí và thuế vào giá vốn hàng hóa
Luồng thao tác giải quyết bài toán
Bước 1: Tạo Purchase Voucher gốc cho tiền hàng nhập khẩu
Kế toán tạo Purchase Voucher gốc để ghi nhận nghiệp vụ mua hàng nhập khẩu. Trên chứng từ này, người dùng khai báo đầy đủ thông tin nhà cung cấp, danh sách mặt hàng, số lượng và đơn giá theo FOB bằng USD. Đây là chứng từ nền tảng để hệ thống xác định giá trị hàng hóa ban đầu.
Bước 2: Tạo Purchase Voucher cho chi phí trước hải quan
Tiếp theo, kế toán tạo một Purchase Voucher mua dịch vụ để ghi nhận chi phí trước hải quan với tổng giá trị 20.000 USD. Chứng từ này phản ánh các chi phí phát sinh trước khi thông quan và không được cộng trực tiếp vào tiền hàng, mà sẽ được sử dụng để tính giá tính thuế nhập khẩu.
Bước 3: Tạo Purchase Voucher cho chi phí hàng về kho
Kế toán tiếp tục tạo Purchase Voucher mua dịch vụ cho chi phí hàng về kho phát sinh trong nước với giá trị 1.500.000 VNĐ. Đây là chi phí mua hàng sau hải quan, được dùng để phân bổ vào giá vốn hàng hóa nhập kho.
Bước 4: Khai báo chi phí trước hải quan trên Purchase Voucher gốc
Sau khi hoàn tất các chứng từ chi phí, kế toán quay lại Purchase Voucher gốc và khai báo Purchase Voucher chi phí trước hải quan tại tab Pre-Customs Cost. Hệ thống sử dụng tỷ giá khai báo để quy đổi và cộng khoản chi phí này vào giá tính thuế nhập khẩu của từng mặt hàng.
Chọn chứng từ cho chi phí trước hải quan
Bước 5: Khai báo chi phí hàng về kho trên Purchase Voucher gốc
Trên Purchase Voucher gốc, kế toán tiếp tục khai báo Purchase Voucher chi phí hàng về kho tại phần Purchase Cost. Khoản chi phí này được hệ thống ghi nhận để phục vụ cho bước phân bổ giá vốn sau khi hàng hóa được nhập kho.
Bước 6: Hoàn tất Purchase Voucher và tạo các chứng từ liên quan
Sau khi kiểm tra đầy đủ thông tin, kế toán nộp đơn Purchase Voucher gốc. Hệ thống tự động tạo Hóa đơn mua hàng (Purchase Invoice) tương ứng. Tiếp đó, bộ phận kho tạo Purchase Receipt (PR) để ghi nhận hàng hóa thực tế nhập kho.
Bước 7: Phân bổ chi phí và thuế vào giá vốn bằng Landed Cost Voucher
Cuối cùng, kế toán tạo Landed Cost Voucher (LCV) để phân bổ:
- Chi phí trước hải quan
- Chi phí hàng về kho
Phân bổ chi phí trước hải quan
Các khoản chi phí này được phân bổ vào giá vốn của từng mặt hàng theo phương pháp phù hợp (theo số lượng hoặc theo giá trị). Sau khi Submit LCV, hệ thống cập nhật lại giá vốn thực tế của hàng tồn kho.
Lợi ích
Sau khi doanh nghiệp thực hiện đầy đủ và đúng trình tự toàn bộ luồng thao tác mua hàng trên hệ thống MBW Next, hệ thống cho phép tổng hợp và phản ánh chính xác toàn bộ kết quả của nghiệp vụ. Cụ thể, doanh nghiệp đạt được các kết quả sau:
- Giá tính thuế nhập khẩu được xác định đúng theo quy định
- Chi phí và thuế được phân bổ đầy đủ và chính xác vào giá vốn
- Dữ liệu tồn kho và giá vốn phản ánh đúng thực tế phát sinh
- Doanh nghiệp có thể kiểm tra và đối chiếu kết quả thông qua các báo cáo mua hàng và tồn kho trên hệ thống
Các cơ chế tự động của hệ thống
– Hệ thống tự động phân bổ chi phí, người dùng chỉ cần chọn loại phân bổ theo số lượng/đơn giá
– Tự động tính các loại thuế liên quan trong chứng từ mua hàng
– Tự động hạch toán vào đầu tài khoản kế toán tương ứng với các loại phí và hàng hóa
– Hệ thống tự động tạo Purchase invoice (Hóa đơn mua hàng) sau khi duyệt chứng từ mua hàng
– Tự động cập nhật hàng tiền và VAT từ chứng từ mua hàng sang phiếu nhập kho hàng mua, giảm nhập liệu 2 lần
Kết luận
Trên đây là toàn bộ luồng thao tác xử lý bài toán mua hàng nhập khẩu nhập kho trên MBW Next. Thông qua Chứng từ Mua hàng (Purchase Voucher), doanh nghiệp có thể ghi nhận đầy đủ các cấu phần chi phí, quản lý nghĩa vụ thuế, liên kết chứng từ và phân bổ giá vốn một cách chính xác trong cùng một quy trình thống nhất.
Đây là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ quy trình mua hàng nhập khẩu, giảm thiểu tối đa sai sót trong ghi nhận chi phí và hạch toán kế toán, đồng thời đảm bảo số liệu tồn kho và giá vốn luôn phản ánh đúng thực tế phát sinh.
Đăng ký DEMO MBW Next ngay hôm nay để được tư vấn chuyên sâu và trải nghiệm thực tế phần mềm.
