Trong doanh nghiệp phân phối đa kênh, đa tầng, kho hàng là điểm quyết định tốc độ quay vòng vốn và khả năng đáp ứng đơn hàng. Cùng một danh mục sản phẩm nhưng phải phục vụ GT, MT, KA, eCommerce, social commerce, đi qua kho trung tâm, kho vùng, kho NPP, kho vệ tinh, kho thuê 3PL với các yêu cầu khác nhau về tồn tối thiểu, lô – hạn dùng, điều kiện bảo quản, khuyến mãi, repacking… khiến bài toán quản lý kho phức tạp nhanh chóng.
Khi vẫn dựa vào Excel hoặc chức năng kho cơ bản, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tồn kho ảo, giao thiếu hoặc giao nhầm, hủy hàng do hết hạn. Đây là lúc doanh nghiệp cần cân nhắc các phần mềm quản lý kho cho ngành phân phối, bao gồm WMS chuyên sâu và ERP có module kho đủ mạnh.
Bài viết này giúp CEO và đội ngũ điều hành nhìn lại bài toán kho và lựa chọn giải pháp phù hợp để tối ưu hiệu suất vận hành.
1. Tổng quan về phần mềm quản lý kho WMS cho ngành phân phối
1.1. Phần mềm quản lý kho WMS là gì?
Trong doanh nghiệp phân phối, kho hàng là điểm giao giữa mua hàng, bán hàng, tài chính và dịch vụ khách hàng. Một sai lệch tồn kho, một lô hàng hết hạn hoặc một đơn giao thiếu/nhầm đều có thể làm méo số liệu tài chính, giảm lợi nhuận và ảnh hưởng mối quan hệ với NPP, đại lý, nhà bán lẻ.
Phần mềm WMS (Warehouse Management System) quản lý kho hàng cho Doanh nghiệp phân phối là hệ thống phần mềm chuyên biệt để quản lý và tối ưu toàn bộ hoạt động vận hành kho hàng hóa.
Khác với chức năng “kho” cơ bản trong phần mềm kế toán vốn chủ yếu phục vụ ghi nhận nhập – xuất – tồn và tính giá vốn, phần mềm quản lý kho cho ngành phân phối tập trung vào góc nhìn vận hành:
- Theo dõi chính xác vị trí hàng hóa giữa nhiều kho, nhiều khu vực, nhiều tầng lưu trữ.
- Quản lý lô, hạn dùng, seri, tuổi hàng, đặc biệt quan trọng với FMCG, thực phẩm, đồ uống, dược phẩm.
- Hỗ trợ quy tắc xuất kho phù hợp từng ngành (FIFO, FEFO…), hạn chế hủy hàng do hết hạn.
- Đáp ứng mô hình quản lý tồn kho đa tầng: Công ty – Nhà phân phối – Điểm bán
- Các chức năng cảnh báo nhập hàng, đề xuất mua hàng để đảm bảo nguồn hàng ổn định
Nếu ERP là “bộ não tài chính – vận hành” của doanh nghiệp thi WMS chính là công cụ giúp điều hành toàn diện, chuyên sâu của kho hàng, đảm bảo mọi kế hoạch bán hàng và tài chính dựa trên số liệu tồn kho chính xác, kịp thời.
1.2. Vì sao doanh nghiệp phân phối cần phần mềm quản lý kho chuyên sâu?
Với doanh nghiệp thương mại – phân phối tại Việt Nam, đặc biệt mô hình đa kênh (GT, MT, KA, eCommerce, social commerce) và đa tầng (kho trung tâm, kho vùng, kho NPP, kho vệ tinh), kho hàng không còn là một khâu hỗ trợ, mà là mắt xích chiến lược trong chuỗi vận hành.
Một số đặc trưng rất điển hình:
- Mạng lưới kho phức tạp: kho trung tâm nhập hàng từ nhà cung cấp, đẩy về kho vùng, kho NPP; song song vẫn cấp hàng cho MT, KA, sàn thương mại điện tử.
- Danh mục hàng hóa lớn, nhiều SKU phải quản lý theo lô, hạn dùng, điều kiện bảo quản (đông lạnh, mát, thường).
- Áp lực phục vụ đa kênh: cùng một kho phải đáp ứng đơn tuyến GT, đơn của NPP, đơn MT theo lịch giao, đơn eCommerce theo từng đơn lẻ.
Trong bối cảnh đó, khi vẫn đang quản lý kho bằng Excel hoặc chức năng kho cơ bản trong phần mềm kế toán, các “triệu chứng” thường xuất hiện:
- Tồn ảo, lệch số liệu giữa kho – kinh doanh – kế toán.
- Sai lô, sai hạn dùng, xuất nhầm kho, giao nhầm hàng.
- Tắc nghẽn tại cửa kho khi cao điểm, đơn hàng dồn mà không kiểm soát được ưu tiên.
- Hủy hàng do hết hạn, cận date nhưng không có cảnh báo kịp thời.
- Ban lãnh đạo không thực sự tin tưởng số liệu tồn kho trên báo cáo.
Khi bắt đầu tìm giải pháp, nhiều CEO đứng giữa hai thái cực:
Một bên là phần mềm quản lý kho hàng đơn giản trong phần mềm kế toán – nhẹ, rẻ nhưng không theo kịp mô hình đa kho, đa kênh.
Bên kia là các hệ thống WMS chuyên sâu, thiết kế cho 3PL, DC rất lớn, chi phí và độ phức tạp cao, vượt quá nhu cầu hiện tại.
Thực tế, đa số doanh nghiệp thương mại – phân phối vừa và nhỏ không làm dịch vụ kho bãi, không vận hành trung tâm phân phối tự động nhiều tầng. Họ cần một phần mềm quản lý kho cho ngành phân phối “vừa đủ sâu”: mạnh hơn kho trong phần mềm kế toán, nhưng không nặng nề và tốn kém như phần mềm WMS khổng lồ, đồng thời gắn chặt với mua hàng, bán hàng, công nợ và tài chính.
1.3. Phân loại các công cụ quản lý kho hàng cho doanh nghiệp phân phối
Để quản lý kho hàng phân phối, doanh nghiệp có thể quản lý dưới 3 dạng công cụ phổ biến đó là:
- Quản lý bằng phần mềm kế toán (có module kho để ghi nhận nhập – xuất – tồn)
- Quản lý bằng phần mềm quản lý doanh nghiệp/ERP có sẵn module quản lý kho hàng
- Quản lý bằng phần mềm WMS chuyên sâu
Tùy theo quy mô và mức độ phức tạp trong nhu cầu quản lý kho hàng của doanh nghiệp phân phối mà bạn có thể chọn 1 trong 3 công cụ trên để triển khai.
Dưới đây là bảng so sánh chi tiết:
| Tiêu chí | Phần mềm kế toán (module quản lý kho cơ bản) | Phần mềm WMS chuyên sâu | ERP có module quản lý kho hàng |
| Mục tiêu chính | Ghi nhận nhập – xuất – tồn, phục vụ kế toán | Tối ưu vận hành kho, nâng năng suất và độ chính xác | Quản lý trọn chuỗi Mua – Kho – Bán – Công nợ – Tài chính |
| Quy mô phù hợp | Cửa hàng, hộ kinh doanh, DN rất nhỏ | Trung tâm phân phối lớn, đơn vị dịch vụ kho bãi, DN phân phối vừa và lớn | DN phân phối vừa và trung bình, nhiều kho nhưng chưa quá phức tạp |
| Quản lý vị trí trong kho | Thường chỉ theo kho/chi nhánh, ít chi tiết | Quản lý đến từng ô kệ, khu, vùng; hỗ trợ nhiều cách soạn hàng | Quản lý đa kho, chia khu/dãy/kệ ở mức đủ dùng cho kho trung tâm, kho vùng, kho NPP |
| Lô, hạn dùng, seri, tuổi hàng | Hỗ trợ cơ bản, chủ yếu để tính giá vốn | Quản lý sâu lô, hạn, seri, tuổi hàng; nhiều kịch bản xuất – nhập | Đáp ứng tốt nhu cầu lô, hạn, seri trong ngành phân phối, không sâu bằng WMS chuyên dụng |
| Tích hợp hệ thống khác | Gắn với phần mềm kế toán/bán hàng cùng nhà cung cấp | Tích hợp với ERP, phần mềm vận tải, hệ thống điều khiển thiết bị kho, robot, hệ thống tính phí logistics | Tích hợp chặt với các phân hệ ERP: mua hàng, bán hàng, tài chính, DMS, CRM… |
| Độ phức tạp triển khai | Thấp, chỉ kế toán sử dụng | Cao, cần thiết kế lại sơ đồ và quy trình kho, cấu hình phức tạp | Trung bình, đầy đủ các bộ phận mua – kho – kế toán sử dụng |
| Khả năng tùy chỉnh mở rộng | Không hỗ trợ | Cao, đáp ứng nhiều quy mô và độ phức tạp | Hỗ trợ cơ bản hoặc nâng cao tùy giải pháp |
2. 8 phần mềm quản lý kho WMS tốt nhất cho ngành phân phối (Cập nhật 2026)
Danh sách dưới đây tập trung giới thiệu 8 nền tảng ERP/giải pháp quản trị có module quản lý kho đủ chuyên sâu để giải quyết bài toán cho doanh nghiệp thương mại – phân phối đa kho, đa kênh.
Các giải pháp này như đã phân tích ở trên sẽ phù hợp với đại đa số các doanh nghiệp phân phối, từ quy mô nhỏ – vừa – lớn, và có thể ứng dụng cho nhiều nhóm ngành, hàng hóa phân phối khác nhau.
Ngược lại, nếu doanh nghiệp của bạn có quy mô kho quá lớn và phức tạp, hệ thống logistics rộng, chúng tôi khuyến khích bạn tham khảo các giải pháp WMS chuyên sâu sẽ là lựa chọn phù hợp hơn.
2.1. MBW Next – Giải pháp quản lý doanh nghiệp phân phối có sẵn module kho chuyên sâu
MBW Next là Phần mềm quản trị doanh nghiệp được thiết kế riêng cho doanh nghiệp thương mại – phân phối tại Việt Nam, đặc biệt mô hình GT/MT có NPP, tuyến và điểm bán. Hệ thống tích hợp ERP + DMS (Mua – Kho – Bán – TCKT- Phân phối) trên một nền tảng thống nhất, cho phép:
- Theo dõi từ nhập hàng, tồn kho tại kho trung tâm, kho vùng, kho NPP.
- Quản lý đơn hàng GT/MT/KA, đơn NPP, đơn tuyến.
- Kết nối quy trình các phòng mua hàng – kho hàng – bán hàng và kế toán
- Kiểm soát công nợ, dòng tiền và báo cáo tài chính trên cùng một bộ dữ liệu.
Xem thêm: Tổng quan về MBW Next – Nền tảng quản trị phân phối chuyên sâu & hợp nhất
MBW Next quản lý kho đủ sâu để đóng vai trò phần mềm quản lý kho cho ngành phân phối, thay thế việc dùng nhiều phần mềm rời rạc.
Tính năng kho nổi bật
- Quản lý đa kho, đa tầng: kho trung tâm, kho vùng, kho NPP, kho phục vụ MT.
- Quản lý vị trí trong kho (location/bin) chi tiết vừa đủ cho kho trung tâm và kho NPP tiêu chuẩn.
- Quản lý lô, hạn dùng, seri; báo cáo tuổi hàng; cảnh báo hàng cận date, quá hạn.
- Hỗ trợ quy tắc xuất kho linh hoạt (FIFO, FEFO, LIFO theo cấu hình), phù hợp hàng FMCG, thực phẩm, đồ uống, hàng đông lạnh.
- Dữ liệu kho liên thông với đơn hàng từ DMS, công nợ NPP, báo cáo tài chính – giúp giảm chênh lệch số liệu giữa kho – bán hàng – kế toán.
- Mô hình tính phí theo dung lượng database, không giới hạn người dùng, phù hợp DN phân phối có nhiều bộ phận cùng sử dụng hệ thống.
Ưu điểm – Hạn chế
| Ưu điểm | Hạn chế |
| Thiết kế riêng cho ngành phân phối, bám sát mô hình GT/MT/NPP, tuyến, điểm bán tại Việt Nam | Module kho ở mức ERP + chi tiết, không nhằm thay thế WMS tier-1 cho DC tự động hóa rất sâu |
| Tích hợp ERP + DMS + kho + tài chính trên một nền tảng, giảm phụ thuộc phần mềm chắp vá | Cần triển khai bài bản, doanh nghiệp buộc thay đổi thói quen làm việc từ Excel và phần mềm đơn lẻ |
| Quản lý tốt lô, hạn dùng, tuổi hàng, giảm hủy hàng và tối ưu tồn kho | DN rất nhỏ, chỉ có một kho đơn giản có thể chưa tận dụng hết năng lực hệ thống |
| Mô hình phí theo dung lượng dữ liệu, không giới hạn người dùng – có lợi khi nhiều phòng ban cùng truy cập |
2.2. Bravo ERP – ERP nội địa mạnh về tài chính, có module kho cho phân phối
Bravo ERP là giải pháp ERP nội địa lâu năm, nổi bật ở mảng tài chính – kế toán, được nhiều doanh nghiệp sản xuất, thương mại, phân phối sử dụng. Phân hệ tồn kho của Bravo gắn chặt với mua hàng, bán hàng, chứng từ kế toán, phù hợp doanh nghiệp coi kiểm soát số liệu và báo cáo tài chính là trọng tâm.
Tính năng kho nổi bật
- Quản lý nhập – xuất – tồn theo kho, chi nhánh, mặt hàng.
- Liên kết với hóa đơn mua, bán, phiếu điều chuyển, phục vụ tính giá vốn.
- Báo cáo tồn kho theo nhiều tiêu chí (kho, nhóm hàng, thời gian) phục vụ cả kế toán và quản trị.
Ưu điểm – Hạn chế
| Ưu điểm | Hạn chế |
| ERP nội địa, hiểu rõ chế độ kế toán, quy định tài chính Việt Nam | Module kho thiên về góc nhìn kế toán – tài chính nhiều hơn tối ưu vận hành sàn kho |
| Kiểm soát tốt nhập – xuất – tồn, giá vốn, hỗ trợ báo cáo tài chính chính xác | Với mô hình NPP, sales tuyến phức tạp, thường cần kết hợp thêm DMS |
| Linh hoạt tùy chỉnh báo cáo quản trị theo từng doanh nghiệp | Chưa phải lựa chọn tối ưu nếu mục tiêu chính là tái thiết kế vận hành kho đa tầng, đa luồng hàng |
2.3. MISA AMIS ERP – ERP cloud cho doanh nghiệp phân phối vừa và nhỏ
MISA AMIS ERP/AMIS Kho là một phần trong nền tảng AMIS triển khai trên cloud, nhắm tới doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hệ thống cung cấp các phân hệ kế toán, bán hàng, tồn kho…, phù hợp đơn vị cần một giải pháp quản trị tổng thể, triển khai nhanh, tập trung nhiều vào tài chính – kế toán.
Tính năng kho nổi bật
- Quản lý đa kho, đa chi nhánh; theo dõi nhập – xuất – tồn theo thời gian thực.
- Hỗ trợ theo dõi lô, hạn dùng ở mức cơ bản.
- Kết nối trực tiếp dữ liệu tồn kho với kế toán, bán hàng trong hệ sinh thái AMIS.
Ưu điểm – Hạn chế
| Ưu điểm | Hạn chế |
| Nền tảng cloud, triển khai nhanh, chi phí khởi điểm thấp, phù hợp DN SME | Tính phí theo người dùng; DN có nhiều bộ phận dùng hệ thống cần tính kỹ tổng chi phí |
| Tích hợp sẵn kế toán, bán hàng; tiện cho DN đã quen dùng sản phẩm MISA | Module kho ở mức ERP cơ bản, chưa chuyên sâu theo bài toán phân phối đa tầng |
| Đủ dùng với DN phân phối nhỏ đến trung bình, nhu cầu lô – hạn chưa quá phức tạp | Khi số kho, số SKU, yêu cầu truy vết tăng mạnh, DN nên đánh giá lại năng lực hệ thống |
Xem thêm: MISA AMIS DMS là gì? Tính năng, ưu nhược điểm và mức độ phù hợp cho doanh nghiệp phân phối
2.4. Fast Business Online / Fast ERP – Giải pháp kế toán – ERP có kho cho DN thương mại
Fast Business Online (và các phiên bản Fast ERP) là giải pháp của FAST, phát triển từ nền tảng phần mềm kế toán, mở rộng sang ERP. Phù hợp DN thương mại – phân phối coi tài chính – kế toán là trụ cột, cần thêm quản lý kho ở mức chuẩn ERP.
Tính năng kho nổi bật
- Ghi nhận nhập – xuất – tồn theo kho, chứng từ mua – bán – chuyển kho.
- Theo dõi tồn kho theo mặt hàng, nhóm hàng; hỗ trợ tính giá vốn.
- Báo cáo tồn kho – giá vốn – lợi nhuận theo nhiều tiêu chí.
Ưu điểm – Hạn chế
| Ưu điểm | Hạn chế |
| Xuất phát từ phần mềm kế toán, mạnh về số liệu và báo cáo tài chính | Module kho vẫn thiên nhiều về góc độ kế toán, chưa tối ưu vận hành kho phức tạp |
| Phù hợp DN thương mại – phân phối chú trọng kiểm soát chi phí, doanh thu, lợi nhuận | Nếu muốn quản trị chuỗi phân phối đa tầng toàn diện, cần kết hợp thêm DMS, CRM… |
2.5. Odoo ERP (Inventory/Warehouse) – ERP linh hoạt, dễ mở rộng
Odoo là ERP mã nguồn mở phổ biến toàn cầu, tại Việt Nam có nhiều đơn vị triển khai cho DN thương mại – phân phối. App Inventory/Warehouse của Odoo nếu được cấu hình đúng, có thể đáp ứng nhu cầu quản lý kho đa kho, đa vị trí của DN phân phối cỡ vừa.
Tính năng kho nổi bật
- Quản lý nhiều kho, nhiều địa điểm, nhiều luồng chứng từ nhập – xuất – chuyển.
- Hỗ trợ lô, số seri, một số chiến lược xuất kho (ví dụ FIFO, FEFO).
- Có thể tùy chỉnh quy trình kho theo nhu cầu DN thông qua cấu hình workflow.
Ưu điểm – Hạn chế
| Ưu điểm | Hạn chế |
| Linh hoạt, nhiều module, có cộng đồng triển khai tại Việt Nam | Chất lượng phụ thuộc rất nhiều vào đối tác triển khai và phạm vi tùy biến |
| App Inventory đủ mạnh cho nhiều DN phân phối cỡ vừa | Nếu không kiểm soát, dự án dễ thành “tùy biến bất tận”, khó quản lý chi phí và tiến độ |
| Có thể mở rộng thêm CRM, eCommerce… trên cùng nền tảng | CEO cần đội nội bộ hoặc tư vấn đủ kinh nghiệm để chọn cấu hình phù hợp, tránh quá phức tạp |
2.6. Ecount ERP – ERP cloud chi phí hợp lý cho DN thương mại – phân phối SME
Ecount ERP là giải pháp ERP cloud có nguồn gốc Hàn Quốc, được một số DN thương mại – phân phối vừa và nhỏ tại Việt Nam sử dụng nhờ chi phí tương đối dễ tiếp cận và bộ tính năng tập trung vào mua – bán – tồn kho – kế toán.
Tính năng kho nổi bật
- Quản lý nhập – xuất – tồn theo kho, theo chứng từ mua, bán, điều chuyển.
- Hỗ trợ theo dõi lô, hạn dùng ở mức vừa phải.
- Dữ liệu tồn kho gắn với bán hàng và kế toán trên cùng nền tảng.
Ưu điểm – Hạn chế
| Ưu điểm | Hạn chế |
| Chi phí thuê bao tương đối dễ chịu với DN SME | Giao diện, quy trình mang phong cách Hàn Quốc; cần thời gian làm quen |
| Bộ tính năng kho – mua – bán – kế toán tương đối đầy đủ cho DN nhỏ đến vừa | Mức độ “Việt hóa” nghiệp vụ và báo cáo không sâu bằng ERP nội địa |
| Phù hợp DN phân phối muốn giải pháp nhanh gọn, trên cloud | Chưa tối ưu cho DN phân phối nhiều NPP, yêu cầu quản trị phức tạp, đa tầng |
2.7. SAP Business One – ERP cho DN vừa, có module kho tương đối mạnh
SAP Business One là phiên bản ERP nhắm đến DN vừa, đơn giản hơn nhiều so với các “anh lớn” trong họ SAP, nhưng vẫn tích hợp các module tài chính – mua – bán – kho tương đối đầy đủ. Tại Việt Nam, nhiều DN thương mại – phân phối đã triển khai SAP B1.
Tính năng kho nổi bật
- Quản lý nhiều kho, nhiều chi nhánh; theo dõi nhập – xuất – tồn chi tiết.
- Hỗ trợ lô, số seri, giá vốn và báo cáo tồn kho đa chiều.
- Tích hợp chặt chẽ với mua hàng, bán hàng, tài chính trong cùng hệ thống.
Ưu điểm – Hạn chế
| Ưu điểm | Hạn chế |
| Thương hiệu quốc tế, quy trình tiêu chuẩn, phù hợp DN hướng tới chuẩn mực cao hơn | Chi phí bản quyền và triển khai cao hơn mặt bằng ERP nội địa, tính bằng ngoại tệ |
| Module kho – mua – bán – tài chính tương đối cân bằng | Tùy biến sâu cho đặc thù phân phối tại Việt Nam thường cần thêm công sức và chi phí |
| Phù hợp DN vừa có định hướng tăng trưởng, mở rộng | Không phải lựa chọn “nhanh – gọn – rẻ” cho DN phân phối SME mới bắt đầu số hóa kho |
2.8. Oracle NetSuite ERP – ERP cloud cho DN phân phối có định hướng khu vực
Oracle NetSuite là ERP cloud của Oracle, được nhiều DN vừa và đang mở rộng thị trường sử dụng. Module tồn kho/kho của NetSuite cho phép quản lý đa kho, đa địa điểm, đồng bộ với mua hàng, bán hàng, tài chính trên nền tảng cloud.
Tính năng kho nổi bật
- Quản lý nhiều kho, địa điểm; theo dõi nhập – xuất – tồn tập trung trên cloud.
- Kết nối chặt với bán hàng, mua hàng, kế toán trong cùng hệ thống.
- Hỗ trợ quản lý tồn kho cho DN có nhiều chi nhánh, nhiều khu vực.
Ưu điểm – Hạn chế
| Ưu điểm | Hạn chế |
| ERP cloud quốc tế, phù hợp DN có định hướng mở rộng ra khu vực/quốc tế | Chi phí bản quyền và dịch vụ triển khai cao, tính bằng ngoại tệ |
| Đồng bộ kho – bán hàng – tài chính trên một nền tảng hiện đại | Quy trình tiêu chuẩn cần điều chỉnh để phù hợp đặc thù phân phối tại Việt Nam |
| Phù hợp DN đã qua giai đoạn SME, đang tăng trưởng mạnh | Không phải lựa chọn khởi điểm hợp lý cho đa số DN phân phối SME thị trường nội địa |
3. Quy trình 4 bước chọn phần mềm quản lý kho cho ngành phân phối
Triển khai phần mềm quản lý kho cho ngành phân phối – dù là ERP hay giải pháp tích hợp khác – là quyết định chiến lược, tác động trực tiếp đến kho, mua hàng, bán hàng, kế toán. Một quy trình lựa chọn rõ ràng sẽ giúp tránh chọn phần mềm theo cảm tính.
Bước 1: Xác định bài toán kho và mục tiêu 2–3 năm
Doanh nghiệp cần trả lời:
- Hiện trạng kho: số kho (trung tâm, vùng, NPP, vệ tinh, kho thuê 3PL), luồng hàng chính (nhập mua, chuyển kho, xuất GT/MT, repacking, đổi trả), vấn đề lớn nhất (tồn ảo, sai lô/hạn dùng, giao nhầm, tắc nghẽn, hủy hàng).
- Định hướng 2–3 năm: mở thêm kho, NPP, kênh bán; mức độ phức tạp dự kiến.
- Mức độ sẵn sàng thay đổi: chỉ số hóa hiện trạng, hay chấp nhận chuẩn hóa lại layout, SOP và phối hợp liên phòng ban.
Kết quả nên là một tài liệu tóm tắt hiện trạng – vấn đề – mục tiêu, dùng làm đề bài cho tất cả nhà cung cấp phần mềm.
Bước 2: Xây dựng tiêu chí và sàng lọc 3–5 nhà cung cấp
Từ đề bài, doanh nghiệp lập bộ tiêu chí:
- Phù hợp ngành/mô hình (FMCG, dược, cold-chain, nhiều NPP…).
- Chức năng bắt buộc: đa kho, lô/hạn dùng, vị trí trong kho, tuổi hàng, báo cáo vận hành.
- Kiến trúc công nghệ, khả năng tích hợp với hệ thống hiện có (ERP, DMS, TMS…).
- Kinh nghiệm triển khai, hỗ trợ tại Việt Nam.
- Chi phí đầu tư, tổng chi phí sở hữu 3–5 năm.
Từ đó rút danh sách xuống 3–5 nhà cung cấp, nên có cả giải pháp nội địa (như MBW Next, Bravo, MISA) và một số giải pháp quốc tế nếu doanh nghiệp có định hướng dài hạn.
Bước 3: Demo chuyên sâu và thử nghiệm trên quy trình thực tế
Demo và POC cần là bài kiểm tra thực tế của từng phần mềm:
- Chuẩn bị 3–5 quy trình kho điển hình (nhập mua, chuyển kho, xuất GT/MT, repacking, kiểm kê) kèm dữ liệu mẫu.
- Yêu cầu nhà cung cấp thao tác trực tiếp trên hệ thống với các kịch bản đó.
Tiêu chí đánh giá:
- Mức độ bám sát nghiệp vụ hiện tại và khả năng cải thiện quy trình.
- Trải nghiệm của nhân sự kho: thao tác dễ hiểu, dễ nhớ, hạn chế lỗi.
- Khả năng cảnh báo sai lô, sai vị trí, thiếu tồn.
- Khả năng mở rộng khi tăng kho, NPP, kênh bán, khối lượng giao dịch.
Bước 4: Thiết kế lộ trình triển khai và quản trị thay đổi
Sau khi chọn giải pháp, cần:
- Chuẩn hóa dữ liệu (SKU, đơn vị tính, lô, sơ đồ kho), thống nhất SOP.
- Thí điểm tại một kho hoặc một vùng, sau đó nhân rộng ra các kho, NPP khác.
- Phân công rõ người bảo trợ (CEO/COO/CFO), ban dự án nội bộ, đầu mối nhà cung cấp.
- Lập kế hoạch đào tạo, truyền thông nội bộ, hỗ trợ vận hành giai đoạn đầu.
- Theo dõi các chỉ số như: chênh lệch tồn kho, thời gian xử lý đơn xuất, tỷ lệ giao đúng – đủ – đúng hạn, tỷ lệ hủy hàng do hết hạn.
Nhờ vậy, dự án phần mềm quản lý kho cho ngành phân phối không dừng ở việc “lắp hệ thống mới”, mà trở thành bước nâng cấp có kiểm soát đối với năng lực vận hành kho.
4. Kết luận
Trong bối cảnh phân phối đa kênh, đa tầng, kho hàng đã trở thành mắt xích chiến lược, ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ quay vòng vốn, khả năng đáp ứng đơn hàng và trải nghiệm của NPP, nhà bán lẻ. Việc lựa chọn đúng phần mềm quản lý kho cho ngành phân phối vì thế không chỉ là bài toán công nghệ, mà là quyết định về mô hình vận hành trong 2–3 năm tới.
Với đa số doanh nghiệp vừa và nhỏ, lựa chọn tối ưu thường là phần mềm quản lý kho cho doanh nghiệp vừa và nhỏ dưới dạng ERP phân phối có module kho đủ sâu: đáp ứng các yêu cầu thực tế của kho phân phối, nhưng vẫn vừa sức về chi phí, thời gian triển khai và năng lực vận hành nội bộ.
Nếu doanh nghiệp đang cân nhắc một giải pháp quản lý kho cho ngành phân phối bài bản cho ngành phân phối có thể đăng ký tư vấn và demo MBW Next để đánh giá trực tiếp trên chính dữ liệu và quy trình vận hành hiện tại của doanh nghiệp.
