Trong mô hình phân phối đa kênh, đa tầng tại Việt Nam (GT, MT, Online; Hãng → Nhà phân phối → Đại lý → Điểm bán), việc chỉ dựa vào bảng tính và báo cáo thủ công khiến doanh nghiệp khó kiểm soát độ phủ, tồn kho, công nợ và hiệu quả đội ngũ bán hàng ngoài thị trường.

HQSoft DMS (eSales Cloud DMS) là một trong những phần mềm DMS cho doanh nghiệp phân phối được triển khai khá phổ biến. Bài viết này MBWNext sẽ review HQSoft DMS dưới góc nhìn chuyên gia sản phẩm: phân tích kiến trúc, tính năng, ưu điểm, hạn chế, mức độ phù hợp với mô hình phân phối Việt Nam để bạn đọc dễ dàng đánh giá và lựa chọn phương án triển khai phù hợp với doanh nghiệp. 

1. Tổng quan về phần mềm HQSoft DMS (eSales Cloud DMS) là gì?

1.1. HQSoft DMS (eSales Cloud DMS) là gì?

HQSoft DMS (eSales Cloud DMS) là phần mềm quản lý kênh phân phối do HQSoft phát triển, thiết kế chuyên sâu cho doanh nghiệp thương mại – phân phối và bán lẻ. Khác với các hệ thống CRM thiên về quản lý khách hàng văn phòng, HQSoft DMS tập trung vào lớp vận hành kênh phân phối, bao gồm:

• Quản lý hệ thống nhà phân phối, đại lý, điểm bán
• Quản lý lực lượng bán hàng ngoài thị trường (nhân viên tuyến)
• Kiểm soát chương trình khuyến mại, trưng bày, POSM
• Ghi nhận dữ liệu bán hàng, tồn kho, công nợ theo thời gian gần thực
• Tính toán và theo dõi các chỉ số về độ phủ, độ thấm sản phẩm, năng lực thực thi tại điểm bán

Có thể xem phần mềm HQSoft DMS là sự kết hợp giữa phần mềm quản lý nhà phân phối DMS và hệ thống quản lý bán hàng ngoài thị trường HQSoft, hướng tới mục tiêu chuẩn hóa dữ liệu thị trường và nâng cao năng lực điều hành kênh GT/MT.

1.2. HQSoft DMS phù hợp với những doanh nghiệp nào?

Doanh nghiệp nên cân nhắc HQSoft DMS nếu:

• Có mạng lưới nhà phân phối và điểm bán rộng, kênh GT chiếm tỷ trọng lớn
• Đội ngũ bán hàng ngoài thị trường đông, đang thiếu công cụ chuẩn hóa quy trình và dữ liệu
• Đã có phần mềm kế toán hoặc ERP tương đối ổn định, chỉ còn thiếu lớp DMS để kết nối dữ liệu thị trường với dữ liệu tài chính

Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ hơn trước khi chọn HQSoft DMS nếu:

• Mục tiêu 3–5 năm tới là xây dựng nền tảng ERP tổng thể, DMS chỉ là một phần trong đó
• Doanh nghiệp muốn hạn chế tích hợp nhiều hệ thống khác nhau, ưu tiên kiến trúc một nền tảng chung cho toàn bộ vận hành

2. Các nhóm tính năng chính của HQSoft DMS

2.1. Quản lý hệ thống nhà phân phối, đại lý, điểm bán

Với mô hình phân phối nhiều tầng, việc quản lý danh sách NPP/đại lý/điểm bán là nền tảng để vận hành và đo lường hiệu quả. HQSoft DMS hỗ trợ:

• Lưu trữ hồ sơ nhà phân phối: thông tin pháp lý, hợp đồng, điều khoản thanh toán, khu vực phụ trách.
• Quản lý đại lý/điểm bán theo vùng, tuyến, loại hình kênh (GT, MT, Horeca…).
• Phân tuyến và gán điểm bán cho nhân viên bán hàng để kiểm soát phạm vi phụ trách.

Trong thực tế, khi doanh nghiệp chuyển từ Excel sang DMS, dữ liệu thường phát sinh vấn đề như trùng lặp, thiếu thông tin hoặc điểm bán không còn hoạt động. HQSoft DMS chủ yếu cung cấp khung dữ liệu và công cụ quản lý để doanh nghiệp tự rà soát – chuẩn hóa, hơn là tự động làm sạch toàn bộ dữ liệu đầu vào. Điều này đòi hỏi thêm kỷ luật vận hành để đảm bảo các chỉ số độ phủ và hiệu quả tuyến phản ánh đúng thực tế.

2.2. Quản lý đội ngũ bán hàng ngoài thị trường

HQSoft DMS cung cấp ứng dụng di động cho đội ngũ sales thị trường, tập trung vào các nghiệp vụ vận hành cơ bản:

• Lập lịch tuyến, sắp xếp điểm bán theo ngày.
• Check-in/check-out kèm tọa độ.
• Ghi nhận tồn kho, trưng bày, POSM, thông tin đối thủ.
• Lên đơn tại chỗ, áp dụng giá/chiết khấu/khuyến mại theo cấu hình.
• Theo dõi KPI như số điểm ghé, số đơn, doanh số, mức độ hoàn thành tuyến.

Ở góc độ quản trị, hệ thống giúp theo dõi tuân thủ tuyến, tần suất chăm sóc và hiệu suất từng nhân sự. Tuy nhiên, mức độ cải thiện thực tế thường phụ thuộc nhiều vào việc doanh nghiệp thiết kế chuẩn dữ liệu, quy tắc giám sát và kỷ luật thực thi; phần mềm đóng vai trò công cụ hỗ trợ hơn là tự động tối ưu toàn bộ hoạt động đội ngũ ngoài thị trường.

2.3. Quản lý đơn hàng, tồn kho và thực thi chương trình bán hàng

HQSoft DMS cung cấp các chức năng phục vụ quy trình đặt hàng và theo dõi tồn kho trong kênh GT/MT, chủ yếu thông qua ứng dụng di động:

• Tạo đơn tại điểm bán theo danh mục sản phẩm đã cập nhật.
• Áp dụng chính sách giá, chiết khấu, khuyến mại theo cấu hình từ back-office.
• Chuyển đơn về nhà phân phối/bộ phận xử lý để làm căn cứ giao hàng.
• Cập nhật tồn kho nhà phân phối ở mức gần thời gian thực.

Trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp vẫn thiên về kiểm soát sell-in, phần mềm HQSoft DMS tạo thêm cơ sở để theo dõi vòng quay tồn kho và nhận diện sớm khu vực tiêu thụ chậm. Tuy nhiên, độ chính xác và tính “gần thời gian thực” của dữ liệu thường phụ thuộc vào chất lượng cập nhật từ nhà phân phối và quy trình vận hành đi kèm; phần mềm chủ yếu đóng vai trò nền tảng để doanh nghiệp tổng hợp dữ liệu, từ đó điều chỉnh tuyến bán và chương trình bán hàng phù hợp hơn.

2.4. Quản lý chương trình khuyến mại, trưng bày và POSM

Trong các ngành FMCG, đồ uống, dược OTC, chi phí cho khuyến mại – trưng bày – POSM thường lớn nên nhu cầu theo dõi thực thi tại điểm bán là khá rõ ràng. HQSoft DMS hỗ trợ:

• Thiết lập chương trình khuyến mại theo SKU/nhóm khách hàng/khu vực/kênh.
• Tự động áp dụng khuyến mại trên đơn hàng theo cấu hình.
• Ghi nhận hình ảnh trưng bày, POSM gắn với điểm bán và chương trình.
• Báo cáo mức độ thực thi theo vùng, tuyến, NPP hoặc nhân viên.

Nhìn chung, đây là nhóm tính năng giúp doanh nghiệp có thêm dữ liệu để đánh giá hiệu quả trade marketing thay vì chỉ dựa vào báo cáo thủ công. Tuy nhiên, chất lượng kết quả vẫn phụ thuộc nhiều vào tiêu chí chấm điểm trưng bày, quy trình kiểm tra và kỷ luật cập nhật tại thị trường; phần mềm đóng vai trò công cụ tổng hợp và đối soát, hơn là tự động đảm bảo chuẩn thực thi ở mọi điểm bán.

2.5. Báo cáo, dashboard và phân tích dữ liệu

HQSoft DMS cung cấp bộ báo cáo phục vụ quản trị kênh phân phối với các nhóm nội dung phổ biến như:

• Doanh số theo kênh, vùng, nhà phân phối, tuyến, nhóm sản phẩm.
• Độ phủ điểm bán và phân bố khách hàng theo khu vực/loại hình.
• Tần suất viếng thăm, tỷ lệ hoàn thành tuyến, năng suất nhân viên.
• Tồn kho tại nhà phân phối và một số cảnh báo cơ bản.
• Theo dõi hiệu quả chương trình khuyến mại, mức độ sử dụng ngân sách trade.

Với doanh nghiệp đang phụ thuộc vào báo cáo thủ công, hệ thống này có thể giúp rút ngắn khâu tổng hợp và chuẩn hóa cách nhìn số liệu. Tuy nhiên, độ “sát thực tế” của dashboard vẫn phụ thuộc nhiều vào dữ liệu đầu vào từ nhà phân phối và kỷ luật cập nhật; để có phân tích sâu hoặc mô hình dự báo, doanh nghiệp có thể cần thêm lớp BI hoặc tích hợp dữ liệu phù hợp.

3. Ưu điểm và hạn chế của HQSoft DMS (eSales Cloud DMS)

3.1. Ưu điểm

• Hiểu rõ đặc thù kênh GT và mô hình NPP tại Việt Nam
  HQSoft DMS được phát triển lâu năm cho thị trường trong nước, nên khá “bám” thực tế vận hành của doanh nghiệp phân phối: phân tầng Hãng → NPP → đại lý, tuyến bán hàng, CTKM phức tạp, POSM, báo cáo sell-in/sell-out. 
• Mạnh về quản lý lực lượng bán hàng ngoài thị trường
  Ứng dụng mobile hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ của nhân viên tuyến: xem tuyến, check-in, ghi nhận tồn điểm bán, chụp ảnh trưng bày, lên đơn, áp dụng khuyến mại. Điều này giúp ban điều hành kiểm soát tốt hơn chất lượng viếng thăm và hiệu suất đội ngũ. 
• Hỗ trợ sâu cho CTKM, trưng bày, POSM
  Khả năng cấu hình chương trình khuyến mại, ghi nhận trưng bày và đối soát hình ảnh tại điểm bán là điểm mạnh, đặc biệt với ngành FMCG, đồ uống, dược không kê đơn – nơi chi phí trade marketing chiếm tỷ trọng lớn. 
• Hệ thống báo cáo tương đối đầy đủ cho quản lý kênh phân phối
  Cung cấp các báo cáo về doanh số theo kênh/vùng/NPP/tuyến, độ phủ điểm bán, tồn kho NPP, hiệu quả CTKM, KPI nhân viên… giúp lãnh đạo có góc nhìn tổng quan về kênh GT/MT. 
• Có kinh nghiệm triển khai thực tế với nhiều ngành phân phối
  Việc đã được ứng dụng tại nhiều doanh nghiệp giúp HQSoft có bộ kinh nghiệm triển khai, quy trình tư vấn và cấu hình tương đối chuẩn cho mô hình phân phối đa kênh, đa tầng.

3.2. Hạn chế

• Tập trung vào lớp DMS, chưa phải nền tảng ERP tổng thể
  HQSoft DMS giải quyết tốt lớp kênh phân phối, nhưng không thay thế được ERP hay hệ thống tài chính – kế toán. Doanh nghiệp vẫn cần duy trì các hệ thống khác cho phần mua hàng, kho tổng, công nợ, báo cáo tài chính; từ đó phát sinh yêu cầu tích hợp và vận hành đa hệ thống. 
• Phụ thuộc khá lớn vào chất lượng tích hợp với hệ thống hiện hữu
  Nếu luồng dữ liệu giữa DMS và ERP/kế toán không được thiết kế kỹ (ví dụ: khách hàng, sản phẩm, tồn kho, công nợ), doanh nghiệp có thể gặp tình trạng sai lệch số liệu giữa các hệ thống, phải đối chiếu thủ công. 
• Chi phí và thời gian triển khai có thể đáng kể với doanh nghiệp vừa và nhỏ
  Với mô hình có nhiều NPP, điểm bán và yêu cầu tùy chỉnh, dự án HQSoft DMS thường cần ngân sách và thời gian triển khai tương đối lớn. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải có cam kết rõ ràng từ lãnh đạo và đội ngũ nội bộ. 
• Mức độ linh hoạt tùy chỉnh phụ thuộc nhiều vào nhà cung cấp
  Dù có thể mở rộng thêm module và báo cáo, nhưng việc điều chỉnh sâu quy trình, báo cáo “đặc thù” thường phải thông qua đội ngũ HQSoft hoặc triển khai theo dự án riêng, dẫn tới thêm chi phí và thời gian. 
• Tính phù hợp giảm dần nếu doanh nghiệp muốn một nền tảng hợp nhất
  Với những doanh nghiệp đã chuyển sang tư duy một nền tảng ERP bao trùm toàn bộ vận hành và kênh phân phối, việc duy trì một DMS độc lập như HQSoft DMS có thể chỉ phù hợp ở giai đoạn trung gian, trước khi tái cấu trúc kiến trúc hệ thống.

Khi đó, doanh nghiệp có thể cân nhắc giải pháp MBW Next để hợp nhất dữ liệu trên một hệ thống duy nhất, giúp quản trị end-to-end từ mua hàng, kho, bán hàng, tài chính đến kênh phân phối.

4. Chi phí triển khai phần mềm HQSoft DMS

Hiện tại HQSoft không công bố bảng giá chi tiết eSales Cloud DMS, chi phí thường được báo theo từng dự án cụ thể. Về cấu trúc, doanh nghiệp có thể chuẩn bị ngân sách theo các nhóm chính sau:

• Phí bản quyền/thuê bao DMS: thường tính theo số lượng người dùng (nhân viên tuyến, giám sát, back-office), bản Cloud hoặc on-premise.
• Phí triển khai ban đầu: khảo sát – tư vấn quy trình, cài đặt, cấu hình, đào tạo người dùng.
• Phí tích hợp hệ thống: kết nối với phần mềm kế toán/ERP, BI, WMS, cổng báo cáo…
• Phí tùy chỉnh và mở rộng: thêm báo cáo, quy trình phê duyệt, phân quyền theo mô hình từng doanh nghiệp.
• Phí duy trì hằng năm: bảo trì, nâng cấp, hỗ trợ kỹ thuật, gia hạn hạ tầng (nếu dùng Cloud).

Với một dự án triển khai bài bản cho doanh nghiệp phân phối quy mô vừa (khoảng vài chục người dùng, nhiều nhà phân phối và điểm bán), tổng chi phí thường không nhỏ, nhất là trong năm đầu khi phải cộng dồn cả bản quyền, triển khai và tích hợp. Những năm sau ngân sách tập trung chủ yếu vào phí duy trì và các hạng mục mở rộng.

Trong bối cảnh đó, nếu doanh nghiệp định hướng giảm số lượng hệ thống rời rạc và xây dựng một nền tảng hợp nhất, có thể đặt HQSoft DMS lên bàn cân cùng các giải pháp ERP tích hợp sẵn DMS như MBW Next – nơi mô hình tính phí dựa trên dung lượng database sử dụng thực tế, với mức phí chỉ từ 1.000.000đ/tháng cho một giải pháp quản trị chuyên sâu dành riêng cho doanh nghiệp phân phối.

Xem thêm: Tạm biệt mô hình tính phí theo User – Doanh nghiệp hưởng lợi từ mô hình tính phí theo Database

5. So sánh HQSoft DMS với các giải pháp DMS phổ biến hiện nay

Vậy, các phần mềm trên phù hợp với doanh nghiệp như thế nào? 

• HQSoft DMS (eSales Cloud DMS) phù hợp với doanh nghiệp cần một phần mềm DMS chuyên sâu cho kênh phân phối, đặc biệt khi đã có phần mềm kế toán/ERP và muốn bổ sung lớp DMS phía trước.
• MobiWork DMS phù hợp với doanh nghiệp tập trung vào tối ưu đội ngũ bán hàng tuyến kênh GT.
• MISA AMIS CRM/DMS phù hợp với doanh nghiệp ưu tiên quản lý khách hàng và muốn khai thác hệ sinh thái AMIS.
• MBW Next (ERP + DMS tích hợp) phù hợp với doanh nghiệp định hướng xây dựng một nền tảng quản trị hợp nhất ERP + DMS, giảm số lượng hệ thống rời rạc và muốn theo dõi kết quả kênh phân phối gắn trực tiếp với dữ liệu tài chính và kho.

Xem thêm: Review TOP 5 phần mềm quản trị doanh nghiệp phân phối: Tính năng, chi phí, ưu nhược điểm

6. Sử dụng MBW Next quản trị phân phối thay thế phần mềm HQSoft

Với doanh nghiệp phân phối đa kênh (GT, MT, Horeca, Online) và đa tầng (Công ty – NPP – Đại lý – Điểm bán), bài toán vận hành không chỉ dừng ở “đi tuyến và lên đơn”. Doanh nghiệp cần đồng thời kiểm soát sell-in (đẩy hàng vào hệ thống NPP/đại lý), sell-out (tốc độ bán ra tại điểm bán), chính sách giá – chiết khấu – khuyến mại theo nhiều cấp, cùng tồn kho và công nợ xuyên suốt toàn mạng lưới.

Trong bối cảnh đó, một DMS thuần như HQSoft có thể giúp chuẩn hóa lớp vận hành ngoài thị trường, nhưng chưa đủ để quản trị tổng thể. Doanh nghiệp thường vẫn phải dùng thêm phần mềm khác cho mua hàng, kho, kế toán, giá vốn, công nợ và báo cáo tài chính. Khi dữ liệu nằm rải rác, rủi ro thường gặp là báo cáo lệch nhịp, khó đối soát sell-in/sell-out, và CEO không có một bức tranh end-to-end theo thời gian thực.

Đây là lý do nhiều doanh nghiệp chuyển sang cân nhắc MBW Next.

MBW Next là phần mềm quản trị phân phối hợp nhất ERP + DMS, được xây dựng trên nền tảng ERPNext và bản địa hóa cho đặc thù kênh phân phối Việt Nam. Thay vì chỉ quản lý đội ngũ bán hàng và tuyến, MBW Next kết nối liền mạch từ Sales thị trường → Bán hàng nội bộ → Mua hàng → Kho → Tài chính – Kế toán, giúp:

• Quản trị sell-in/sell-out trên cùng một nguồn dữ liệu.
• Kiểm soát giá, chiết khấu, khuyến mại, ngân sách trade theo kênh/vùng/NPP.
• Theo dõi tồn kho – giá vốn – công nợ toàn hệ thống.
• Cung cấp dashboard điều hành thống nhất cho CEO và phòng ban.

Trong bối cảnh cạnh tranh cao trong ngành phân phối, việc quyết định áp dụng phần mềm nào vào vận hành sẽ ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả bán hàng và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Khi đó, một hệ thống đủ mạnh – đủ sâu như MBWNext sẽ là lựa chọn tin cậy cho các CEO. 

7. FAQ – Một số câu hỏi thường gặp về HQSoft DMS

HQSoft DMS (eSales Cloud DMS) có phải là ERP không?
Không. HQSoft DMS là phần mềm DMS chuyên sâu cho kênh phân phối và lực lượng bán hàng ngoài thị trường. Doanh nghiệp vẫn cần ERP hoặc phần mềm kế toán để quản lý tài chính, kho và các nghiệp vụ khác.

HQSoft DMS có tích hợp được với phần mềm kế toán/ERP hiện tại không?
Có thể tích hợp. Tuy nhiên, phạm vi và chi phí tích hợp cần được làm rõ trong từng dự án. Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp trình bày chi tiết luồng dữ liệu, cách xử lý sai lệch và cơ chế hỗ trợ.

HQSoft DMS có hỗ trợ kênh MT và siêu thị hiện đại không?
Có. HQSoft DMS (eSales Cloud DMS) hỗ trợ quản lý đơn hàng, chương trình khuyến mại và thực thi trưng bày cho kênh MT, siêu thị hiện đại. Tuy nhiên, mức độ chi tiết và cách triển khai có thể khác so với kênh GT, doanh nghiệp nên trao đổi rõ yêu cầu kênh MT ngay từ giai đoạn tư vấn giải pháp.

HQSoft DMS có chế độ làm việc ngoại tuyến (offline) cho nhân viên bán hàng không?
Thông thường, ứng dụng HQSoft DMS cho phép nhân viên bán hàng ghi nhận một số thông tin khi mất kết nối tạm thời và đồng bộ lại khi có mạng. Doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp trình bày cụ thể các nghiệp vụ hỗ trợ offline (đơn hàng, check-in, chụp ảnh…) để đánh giá mức độ phù hợp với địa bàn có hạ tầng mạng yếu.

HQSoft DMS có module kho riêng hay chỉ quản lý tồn kho nhà phân phối?
HQSoft DMS tập trung vào lớp kênh phân phối, vì vậy hệ thống chủ yếu hỗ trợ theo dõi tồn kho tại nhà phân phối và điểm bán dưới góc độ DMS. Nếu doanh nghiệp cần quản lý chi tiết kho nội bộ, kho trung tâm, sản xuất hoặc nhiều mô hình kho phức tạp, thường sẽ cần kết hợp với một hệ thống WMS hoặc ERP chuyên về quản lý kho.

8. Kết luận

HQSoft DMS (eSales Cloud DMS) là một giải pháp phần mềm DMS cho doanh nghiệp phân phối có chiều sâu về nghiệp vụ, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp sở hữu mạng lưới nhà phân phối – điểm bán rộng, kênh GT là trọng tâm và cần số hóa hoạt động bán hàng ngoài thị trường, chương trình khuyến mại, trưng bày tại điểm bán.

Giá trị của phần mềm HQSoft DMS thể hiện rõ khi doanh nghiệp xác định đúng mục tiêu: ưu tiên chuẩn hóa kênh phân phối, kiểm soát tốt dữ liệu thị trường, sau đó mới từng bước mở rộng sang các lớp quản trị khác. Nếu mục tiêu dài hạn là xây dựng một nền tảng hợp nhất ERP + DMS, doanh nghiệp cần đánh giá thêm các giải pháp ERP có tích hợp DMS như MBW Next, từ đó lựa chọn phương án phù hợp nhất giữa yêu cầu hiện tại và chiến lược phát triển trong tương lai.