Trong cấu trúc tài chính của một doanh nghiệp phân phối và bán lẻ tại Việt Nam, hàng tồn kho thường chiếm từ 40% đến 60% tổng tài sản lưu động. Năm 2026, khi thị trường chuyển mình mạnh sang mô hình bán hàng đa kênh và phân phối đa tầng, quản lý tồn kho là bài toán về sự chính xác của dữ liệu thời gian thực, tối ưu hóa dòng tiền và duy trì uy tín thương hiệu.

Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về quy trình quản lý tồn kho chuẩn mực và cách xử lý hàng tồn kho ảo hiệu quả cho doanh nghiệp phân phối. 

Quản lý tồn kho là gì?

Quản lý tồn kho là quá trình kiểm soát, theo dõi và tối ưu số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu mà doanh nghiệp đang lưu trữ trong kho. Mục tiêu của hoạt động quản lý tồn kho nhằm đảm bảo doanh nghiệp luôn có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu sản xuất, bán hàng, phân phối hàng hóa ra thị trường. 

Hoạt động quản lý tồn kho cần ghi lại toàn bộ  vòng đời tồn kho, từ lúc hàng được nhập kho, lưu trữ, điều chuyển, xuất bán, trả về, đến khi kiểm kê và khóa sổ. 

Một quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả, đặc biệt trong mô hình phân phối đa kênh, phải đảm bảo chính xác ở cả 3 khía cạnh:

• Chính xác về số lượng: Doanh nghiệp cần nắm bắt chuẩn xác số lượng thực tế theo từng kho, từng vị trí lưu trữ cụ thể, cũng như chi tiết theo số lô và hạn sử dụng.
• Chính xác về trạng thái: Hệ thống phải phân định rõ ràng giữa hàng khả dụng (có thể bán ngay), hàng đã giữ chỗ cho đơn hàng (Reserved), hàng đang vận chuyển, hàng gửi nhà phân phối, hàng chờ xử lý và hàng hư hỏng hoặc hết hạn.
• Chính xác về giá trị: Dữ liệu phải phản ánh đúng giá trị tồn kho thực tế và giá vốn hàng bán, giúp doanh nghiệp đánh giá chính xác lợi nhuận theo từng kênh phân phối, nhóm khách hàng và các chiến dịch kinh doanh.

3 loại số liệu tồn kho cần quản lý

Trong doanh nghiệp phân phối, việc quản lý tồn kho là vô cùng quan trọng nhằm đảm bảo doanh nghiệp luôn duy trì khả năng bán hàng ra ngoài thị trường thông qua hệ thống kênh phân phối trực tiếp và trung gian qua đại lý, nhà phân phối.  

Tuy nhiên, nếu chỉ quản lý số liệu tồn kho cuối trong sổ kế toán, doanh nghiệp rất dễ gặp phải tình trạng lệch tồn, không đủ tồn để bán hàng cho các đơn đã chốt, hoặc hết hàng trước khi kịp bổ sung. 

Do vậy, để quản lý tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp cần phân biệt ba lớp dữ liệu tồn kho sau:

Trong phân phối đa kênh, tồn kho khả dụng là khái niệm đặc biệt quan trọng. Doanh nghiệp có thể còn hàng về mặt sổ sách, nhưng nếu hàng đang nằm ở trạng thái đang vận chuyển, đang giữ cho đơn, hàng chờ trả về, hoặc hàng không đủ điều kiện bán, thì tồn kho đó không thể xem là hàng sẵn sàng giao.

Giải pháp MBW Next cung cấp module quản lý kho hàng cho biết chính xác các số lượng tồn kho được phân loại theo trạng thái, SKU, giúp doanh nghiệp kiểm soát chính xác tồn kho từng kho, từng kênh, và lên phương án mua hàng hiệu quả. 

Xem thêm: MBW Next – Giới thiệu Phân hệ quản lý kho hàng 

Tồn kho ảo là gì? Ảnh hưởng gì tới tài chính doanh nghiệp?  

Tồn kho ảo là tình trạng hệ thống thể hiện còn hàng, nhưng thực tế doanh nghiệp không thể xuất được hàng đúng số lượng và đúng điều kiện để giao cho khách. Tồn kho ảo có thể xuất phát từ sai lệch số lượng, sai trạng thái, sai vị trí hoặc sai điều kiện bán.

Điều nguy hiểm của tồn kho ảo là nó tạo ra cảm giác an toàn giả. Doanh nghiệp tưởng rằng còn hàng nên không bổ sung kịp. Đến lúc nhu cầu tăng hoặc chương trình khuyến mãi chạy mạnh, thiếu hàng xảy ra đột ngột, ảnh hưởng uy tín và doanh thu.

Ảnh hưởng của hàng tồn kho ảo gây ra cho doanh nghiệp

• Ảnh hưởng tới lợi nhuận và doanh thu theo kênh

Tồn kho ảo làm gia tăng số đơn không giao đúng hạn, kéo theo hủy đơn, giảm uy tín và mất cơ hội bán. Ở kênh hiện đại và kênh trực tuyến, hủy đơn và giao trễ không chỉ là mất một đơn, mà còn là mất chỉ số dịch vụ và giảm cơ hội duy trì hợp tác.

• Ảnh hưởng tới giá vốn và biên lợi nhuận gộp

Trong phân phối, biên lợi nhuận gộp thường chịu tác động bởi chiết khấu theo kênh, thưởng doanh số, chi phí trưng bày và khuyến mãi. Nếu tồn kho sai, giá vốn xuất kho sai, mọi phân tích lợi nhuận theo kênh và theo chương trình đều sai theo. Doanh nghiệp có thể cắt nhầm kênh hiệu quả hoặc tiếp tục bơm ngân sách cho kênh kém hiệu quả.

• Ảnh hưởng tới dòng tiền và vốn lưu động

Tồn kho ảo thường dẫn doanh nghiệp đến quyết định nhập bù dựa trên dữ liệu sai. Doanh nghiệp mua thêm hàng trong khi hàng thực tế đang nằm ở trạng thái hàng gửi, hàng đi đường, hoặc bị kẹt tại một kho khác. Hệ quả là vốn lưu động tăng, vòng quay giảm, nhưng doanh nghiệp không nhìn thấy nguyên nhân vì dữ liệu không minh bạch.

5 Nguyên nhân phổ biến gây tồn kho ảo 

Để có thể áp dụng cách xử lý hàng tồn kho ảo một cách triệt để và mang lại hiệu quả bền vững, bước đầu tiên và quan trọng nhất là doanh nghiệp cần phải bóc tách, phân loại nguyên nhân theo từng điểm phát sinh cụ thể trong luồng vận hành. Dưới đây là năm nhóm nguyên nhân cốt lõi mà các doanh nghiệp phân phối đa kênh, đa tầng tại Việt Nam thường xuyên đối mặt, dẫn đến sự sai lệch dữ liệu nghiêm trọng.

Sai lệch phát sinh từ quy trình nhập kho

Giai đoạn đầu vào thường gặp lỗi do nhập hàng thiếu chứng từ, sai quy đổi đơn vị tính hoặc không định danh số lô, hạn dùng ngay từ đầu. Việc ưu tiên tốc độ để kịp xuất hàng mà bỏ qua các điểm kiểm soát tại khâu nhập sẽ khiến toàn bộ chuỗi dữ liệu nhập xuất tồn bị sai lệch một cách hệ thống.

Sai lệch phát sinh từ quy trình xuất kho

Sự cố thường xảy ra khi hệ thống cho phép bán vượt tồn (Overselling) do không kiểm soát tồn kho khả dụng. Ngoài ra, thói quen xuất hàng thực tế trước khi ghi nhận chứng từ vào phần mềm quản lý tồn kho tạo ra độ trễ dữ liệu, khiến số dư sổ sách luôn ảo hơn so với thực tế kệ kho.

Sai lệch do điều chuyển và quản lý hàng gửi đại lý

Trong mô hình đa tầng, việc thiếu minh bạch khi quản lý hàng “đang đi đường” giữa các chi nhánh hoặc hàng ký gửi tại điểm bán là nguyên nhân gây thất thoát lớn. Nếu quy trình quản lý hàng tồn kho không tách bạch các trạng thái này, hệ thống sẽ tự động ghi nhận sai bản chất hàng hóa, hình thành các vùng tồn kho ảo khó kiểm soát.

Sai lệch do công tác kiểm kê và điều chỉnh thiếu kỷ luật

Nhiều đơn vị thực hiện kiểm kê hàng hóa một cách sơ sài hoặc lạm dụng quyền điều chỉnh số liệu trên hệ thống để “khớp số” mà không truy tìm nguyên nhân gốc rễ. Khi việc điều chỉnh trở thành thói quen cuối kỳ, dấu vết sai lệch bị xóa bỏ, khiến công tác quản trị hàng tồn kho mất đi tính chính xác và minh bạch.

Sai lệch do dữ liệu phân tán giữa các bộ phận

Khi kho, bán hàng và kế toán sử dụng các công cụ quản lý rời rạc, dữ liệu nhập xuất tồn sẽ bị phân mảnh và không đồng nhất. Nếu không thống nhất quy trình trên một nền tảng quản trị kho hàng và tồn kho duy nhất, doanh nghiệp sẽ không thể xử lý dứt điểm tình trạng tồn kho ảo, bởi sai lệch sẽ tiếp tục phát sinh sau mỗi chu kỳ chốt sổ.

7 bước xử lý hàng tồn kho ảo hiệu quả 

Khi đã xuất hiện tồn kho ảo, mục tiêu của doanh nghiệp không phải là “chỉnh cho khớp số” ngay lập tức, mà là khôi phục tính đáng tin của dữ liệu và chặn tái diễn. Dưới đây là quy trình 7 bước phù hợp với doanh nghiệp phân phối đa kênh.

Bước 1: Khoanh vùng SKU/kho/kênh bị lệch – ưu tiên theo mức độ ảnh hưởng

Khoanh vùng giúp doanh nghiệp xử lý đúng trọng tâm, tránh kiểm kê dàn trải. Thứ tự ưu tiên nên dựa trên:

• SKU bán chạy và ảnh hưởng trực tiếp doanh thu
• SKU có giá trị lớn và ảnh hưởng trực tiếp giá vốn
  Kênh có cam kết giao hàng nghiêm ngặt (kênh hiện đại, đơn dự án)
• Kho hoặc tuyến phát sinh nhiều đơn ngoại lệ

Bước này cần đưa ra danh sách rõ: SKU nào, kho nào, kênh nào, khoảng thời gian nào phát sinh lệch.

Bước 2: Tạm khóa giao dịch liên quan để tránh lệch chồng

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp vừa phát hiện lệch vừa tiếp tục xuất, dẫn tới “lệch chồng lệch”. Cách làm đúng là:

• Tạm khóa nhận thêm đơn hoặc khóa xuất với SKU/kho đang lệch (tùy mức độ).
• Chỉ cho phép xử lý theo luồng kiểm soát, có người chịu trách nhiệm và thời hạn hoàn tất.

Khóa giao dịch không phải để làm khó bán hàng, mà để bảo vệ uy tín dữ liệu. Khi dữ liệu sai, doanh nghiệp càng bán càng rủi ro.

Bước 3: Đối chiếu 3 nguồn dữ liệu (đơn bán – chứng từ kho – kế toán)

Đây là bước tìm “điểm đứt” trong dòng chảy vận hành.

• Đơn bán: có phát sinh đơn nào được xác nhận nhưng chưa xuất? Có đơn nào hủy nhưng vẫn giữ hàng?
• Chứng từ kho: có phiếu xuất nào đã thực hiện nhưng chưa ghi nhận? Có điều chuyển nào chưa xác nhận nhận hàng?
• Kế toán: có ghi nhận doanh thu/công nợ theo đơn nhưng kho chưa phản ánh? Có chứng từ trả hàng/giảm trừ chưa cập nhật?

Đối chiếu 3 nguồn dữ liệu giúp doanh nghiệp tránh điều chỉnh cảm tính và xác định đúng nhóm nguyên nhân.

Bước 4: Kiểm tra thực tế (đếm nhanh/kiểm kê đột xuất) theo danh sách khoanh vùng

Sau khi đối chiếu, doanh nghiệp cần kiểm tra thực tế theo phạm vi đã khoanh vùng:

• Đếm nhanh theo vị trí và theo lô/hạn dùng (nếu có).
• Ghi nhận tình trạng: thiếu thật, thừa thật, hàng nằm sai vị trí, hàng hỏng/hết hạn, hàng chờ xử lý.

Điểm quan trọng là: chỉ kiểm tra những điểm có khả năng gây lệch, tránh kiểm kê toàn bộ kho khiến hoạt động bị gián đoạn.

Bước 5: Phân loại nguyên nhân và lựa chọn “đường xử lý” tương ứng

Ở bước này, doanh nghiệp cần xác định rõ nguyên nhân lệch tồn thay vì chỉ tập trung tính đúng số lượng lệch. Sau đây là 5 tình huống thường gặp và hướng xử lý dứt điểm:

Tình huống 1: Thiếu hụt do bán vượt tồn kho (Overselling)

• Dấu hiệu nhận biết: Đơn hàng phát sinh liên tục trên hệ thống, tồn kho sổ sách vẫn báo còn, nhưng nhân viên kho không thể tìm thấy hàng khi soạn đơn.
• Hướng xử lý:

• Truy xuất thời điểm xảy ra bán vượt và rà soát lại toàn bộ danh sách đơn hàng liên quan trong khoảng thời gian đó.
• Tái cấu trúc cơ chế tồn kho khả dụng trên phần mềm quản lý tồn kho, đảm bảo hệ thống tự động giữ hàng (Reserve) ngay khi đơn được tạo.
• Thiết lập điểm chặn kỹ thuật: Hệ thống không cho phép duyệt đơn nếu số dư khả dụng bằng 0 và ban hành quy trình phê duyệt ngoại lệ rõ ràng cho cấp quản lý.

Tình huống 2: Thất thoát do mất mát, hư hỏng hoặc hết hạn sử dụng

• Dấu hiệu nhận biết: Kết quả kiểm kê hàng hóa cho thấy số lượng thực tế thấp hơn sổ sách; phát hiện hàng lỗi hoặc cận hạn vẫn đang nằm chung trong luồng hàng bán được.
• Hướng xử lý:

– Ngay lập tức tách biệt hàng hỏng/hết hạn sang một kho ảo hoặc khu vực riêng biệt để tránh tình trạng xuất nhầm cho khách hàng.

– Lập biên bản xác định trách nhiệm, ghi giảm tồn kho theo đúng quy định kế toán.

– Rà soát lại điều kiện bảo quản thực tế và thiết lập hệ thống cảnh báo hàng cận hạn trong quy trình quản lý hàng tồn kho để chủ động xử lý bằng các chương trình xả hàng.

Tình huống 3: Sai lệch do đơn vị tính hoặc quy tắc quy đổi

• Dấu hiệu nhận biết: Sai lệch lặp lại thường xuyên ở các mã hàng có nhiều quy cách (Thùng, lốc, chai); mức độ lệch tăng dần theo thời gian tỉ lệ thuận với lượng giao dịch.
• Hướng xử lý:

– Đối soát lại bảng quy đổi định danh trên hệ thống và xác định các chứng từ nhập xuất tồn bị ghi sai đơn vị tính.

– Khóa quyền chỉnh sửa bảng quy đổi đối với nhân viên vận hành; thực hiện cơ chế kiểm tra chéo (Double-check) tại khâu nhập và xuất kho.

Tình huống 4: Sai lệch do hàng đang điều chuyển hoặc ký gửi

• Dấu hiệu nhận biết: Quản trị hàng tồn kho báo còn hàng nhưng thực tế hàng không có mặt tại kho nguồn, đang nằm trên phương tiện vận chuyển hoặc tại kho của đối tác.
• Hướng xử lý:

– Đối chiếu ngay lập tức các phiếu điều chuyển nội bộ; yêu cầu kho đích xác nhận trạng thái thực nhận để chốt luồng dữ liệu.

– Tiến hành đối soát tồn kho ký gửi định kỳ với từng nhà phân phối hoặc điểm bán lẻ.

– Thiết lập và quản lý chặt chẽ trạng thái “Hàng đang đi đường” trong quy trình quản lý kho thành phẩm.

Tình huống 5: Sai lệch do độ trễ ghi nhận chứng từ

• Dấu hiệu nhận biết: Hàng hóa đã ra/vào kho thực tế nhưng dữ liệu trên phần mềm chưa được cập nhật, dẫn đến báo cáo nhập xuất tồn sai lệch so với thời điểm truy xuất.
• Hướng xử lý:

– Tổng hợp danh sách các giao dịch bị trễ và yêu cầu cập nhật bổ sung theo đúng trình tự thời gian phát sinh.

– Áp dụng kỷ luật sắt trong việc chốt chứng từ theo ca hoặc theo ngày: “Mọi giao dịch trong ngày phải được hoàn tất ghi nhận trước khi khóa sổ”.

– Thiết lập cơ chế phối hợp chặt chẽ và gắn trách nhiệm đối soát dữ liệu giữa ba bộ phận: Kho – Giao vận – Kế toán.

Bước 6: Điều chỉnh tồn kho có kiểm soát 

Sau khi nắm rõ nguyên nhân, doanh nghiệp có thể tiến hành điều chỉnh. Dưới đây là 1 số nguyên tắc quan trọng cần nhớ: 

• Chỉ điều chỉnh khi có đầy đủ biên bản kiểm kê và căn cứ chứng từ minh bạch.
• Mọi thao tác phải được phê duyệt bởi cấp quản lý theo đúng thẩm quyền trên hệ thống.
• Ghi chú rõ lý do điều chỉnh để phục vụ công tác truy vết và cải tiến quy trình trong tương lai.

Bước 7: Khắc phục quy trình để không tái diễn 

Để tồn kho ảo không tái diễn, doanh nghiệp cần đóng vòng quản trị bằng các rào cản kỹ thuật:

• Áp dụng nghiêm ngặt logic tồn kho khả dụng để ngăn chặn việc bán hàng vượt quá khả năng đáp ứng.
• Chuẩn hóa thời hạn ghi nhận chứng từ (ví dụ: trong vòng 2 giờ kể từ khi phát sinh giao dịch).
• Duy trì quy trình quản lý hàng tồn kho với các trạng thái hàng hóa tách biệt (đang đi đường, chờ xử lý, hàng hỏng).
• Xây dựng lịch đối soát định kỳ giữa bộ phận kho và kế toán theo tuần hoặc tháng.

Trong quản trị hàng tồn kho, mục tiêu cuối cùng không phải là đạt được sự chính xác tuyệt đối trong mọi thời điểm, mà là thiết kế được một hệ thống có khả năng tự phát hiện sai lệch sớm, xử lý nhanh và không để rủi ro lan rộng ra toàn chuỗi cung ứng.

Xem thêm: Cách tối ưu tồn kho cho doanh nghiệp phân phối: Lộ trình bài bản từ góc nhìn tăng trưởng

Quy trình quản lý xuất – nhập – tồn kho tiêu chuẩn 

Một quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả trong doanh nghiệp phân phối đa kênh phải vận hành dựa trên bốn nguyên tắc vàng: Chuẩn hóa dữ liệu, Kiểm soát chứng từ, Quản lý trạng thái và Đối soát định kỳ. Dưới đây là quy trình 5 bước được thiết lập theo logic vận hành nhập xuất tồn hiện đại, phù hợp với thực tế vận hành đa kho, đa kênh tại Việt Nam.

Bước 1: Chuẩn hóa dữ liệu kho (SKU, đơn vị tính, lô/hạn dùng, vị trí)

Chuẩn hóa dữ liệu là nền móng của mọi hệ thống. Nếu dữ liệu nền bị sai lệch, mọi nỗ lực vận hành sau đó đều dẫn đến sai số hệ thống. Doanh nghiệp cần hoàn tất bước này trước khi mở rộng quy mô bán hàng đa kênh.

Tối thiểu, doanh nghiệp cần chuẩn hóa được những danh mục sau: 

• Danh mục mã hàng (SKU): Mỗi mặt hàng tương ứng với một định danh duy nhất; quy tắc đặt mã phải logic, tránh trùng lặp.
• Danh mục đơn vị tính: Thống nhất đơn vị nhập, đơn vị xuất và đơn vị bán lẻ, kèm bảng quy đổi chính xác.
• Danh mục lô và hạn dùng: Đặc biệt quan trọng với ngành hàng tiêu dùng, dược phẩm; cần chuẩn hóa cách ghi và truy xuất.
• Danh mục kho và vị trí (Bin location): Tách biệt kho hàng bán được, kho hàng lỗi, kho hàng chờ xử lý và khu vực hàng hỏng/hết hạn.
• Quy tắc trạng thái hàng hóa: Định nghĩa rõ điều kiện để hàng chuyển từ trạng thái “Chờ kiểm định” sang “Có thể bán”.

Trong thực tế, chuẩn hóa SKU và quy đổi đơn vị tính là hai điểm có tác động lớn nhất đến sai lệch trong doanh nghiệp phân phối.

Sau khi chuẩn hóa, doanh nghiệp cần lưu ý những điều sau để quá trình vận hành được trơn tru: 

• Khóa bảng quy đổi đơn vị tính theo phân quyền quản trị.
• Quy định bắt buộc nhập thông tin lô/hạn dùng ngay tại thời điểm nhập kho.
• Phân quyền rõ ràng: Ai được tạo mã, ai được sửa quy đổi, ai được thực hiện lệnh điều chỉnh.

Bước 2: Quy trình nhập kho (nhập đúng – đủ – kịp thời)

Mục tiêu cốt lõi của quy trình quản lý hàng tồn kho tại khâu này là: Nhập đúng, nhập đủ, nhập kịp thời và nhập có kiểm soát. Sai sót tại khâu nhập sẽ trực tiếp gây ra lỗi ở khâu bán hàng và báo cáo tài chính.

Dưới đây là trình tự các bước nhập kho được đề xuất nhằm đảm bảo tính chặt chẽ và tối ưu tính chính xác: 

• Tiếp nhận chứng từ: Căn cứ vào đơn mua hàng (PO) hoặc lệnh nhập nội bộ.
• Kiểm tra hàng thực tế: Đối chiếu số lượng, quy cách và tình trạng vật lý.
• Ghi nhận dữ liệu: Cập nhật mã hàng, đơn vị tính, số lô/hạn dùng và vị trí lưu trữ vào phần mềm quản lý tồn kho.
• Xử lý hàng không đạt: Tách riêng khu vực cho hàng lỗi hoặc thiếu chứng từ.
• Chốt dữ liệu trong ngày: Đảm bảo dữ liệu tồn kho không có độ trễ so với thực tế.

Lưu ý, doanh nghiệp không nên nhập kho chính thức nếu thiếu căn cứ chứng từ hoặc thiếu thông tin lô/hạn dùng bắt buộc.

Bước 3: Quy trình xuất kho (xuất theo tồn kho khả dụng, khóa bán vượt tồn)

Trong môi trường phân phối đa kênh, quản trị hàng tồn kho không thể chỉ dựa vào con số sổ sách mà phải dựa trên tồn kho khả dụng (Available to Promise).

Cách thiết lập logic tồn kho khả dụng:

Tồn kho khả dụng = Tồn kho sổ sách – Hàng đã giữ cho đơn – Hàng đang điều chuyển/đang xử lý – Hàng không đạt điều kiện bán.

Gợi ý cơ chế duyệt đơn để tránh bán vượt tồn:

• Xác nhận điều kiện đơn hàng: Kiểm tra tồn kho khả dụng theo đúng kho và kênh bán.
• Giữ hàng (Reserve): Khi đơn hàng được duyệt, hệ thống tự động giữ hàng để tránh bán chồng chéo.
• Soạn hàng và kiểm tra: Đối chiếu mã hàng, số lượng và lô/hạn dùng thực tế.
• Chốt xuất kho: Ghi nhận xuất kho đồng bộ với chứng từ giao nhận để đảm bảo tính pháp lý của nhập xuất tồn.

Để tối ưu quản trị kho hàng và tồn kho, doanh nghiệp nên thiết lập cơ chế chặn bán vượt tồn tự động trên hệ thống nhằm triệt tiêu tồn kho ảo ngay từ khâu đặt đơn.

Bước 4: Điều chuyển – gửi hàng – quản lý kho thành phẩm theo trạng thái

Ở mô hình đa tầng, điều chuyển và hàng gửi là nguồn phát sinh tồn kho ảo phổ biến nhất. Doanh nghiệp cần quản trị trạng thái rõ ràng:

• Hàng trong kho (sẵn sàng bán)
• Hàng đang soạn/đang giữ cho đơn
• Hàng đang vận chuyển (điều chuyển)
• Hàng gửi nhà phân phối/điểm bán
• Hàng trả về/chờ xử lý
• Hàng hỏng/hết hạn

Quy trình quản lý kho thành phẩm: nhận – lưu – xuất – kiểm soát hư hỏng/hết hạn

• Nhận: ghi nhận đúng lô/hạn dùng, vị trí, điều kiện bảo quản.
• Lưu: quản trị theo nhóm hàng, ưu tiên xuất theo hạn dùng phù hợp; theo dõi hàng cận hạn.
• Xuất: chặn xuất hàng sai trạng thái hoặc sai lô.
• Kiểm soát: tách khu vực hàng hỏng/hết hạn và có luồng xử lý rõ để không làm “bẩn” tồn kho bán được.

Khi trạng thái rõ, ban lãnh đạo sẽ nhìn thấy tồn kho theo khả năng đáp ứng, thay vì theo số lượng tổng đơn thuần. 

Bước 5: Kiểm kê, đối soát và khóa sổ định kỳ

Mục tiêu của bước này là đảm bảo dữ liệu luôn đáng tin cậy và phát hiện sớm các sai lệch. Kiểm kê hàng hóa nên được thực hiện theo nhóm rủi ro thay vì đếm toàn bộ một cách dàn trải.

Thiết kế chu kỳ kiểm kê theo nhóm rủi ro:

• Nhóm giá trị cao (Nhóm A): Kiểm kê thường xuyên (hàng tuần) để giảm thiểu thất thoát.
• Nhóm nhạy cảm hạn dùng: Kiểm kê theo lô để xử lý hàng cận hạn kịp thời.
• Kho lưu lượng giao dịch lớn: Kiểm kê đột xuất theo danh sách khoanh vùng.

Doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình kiểm kê sau nhằm đảm bảo tính chính xác và vận hành hiệu quả sau kiểm kê: 

1. Chốt danh sách kiểm kê thực tế.
2. Đối chiếu số thực tế với số khả dụng trên hệ thống.
3. Phân tích nguyên nhân chênh lệch (không điều chỉnh ngay khi chưa rõ lý do).
4. Trình phê duyệt và thực hiện cách xử lý hàng tồn kho ảo thông qua lệnh điều chỉnh có kiểm soát.
5. Khóa sổ định kỳ: Chốt giá trị tồn kho với bộ phận kế toán để đảm bảo tính nhất quán của giá vốn và lợi nhuận.

Xem thêm: 10 phương pháp kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp phân phối 2026

MBW Next: Giải pháp quản lý tồn kho tối ưu nhất hiện nay 

Trong mô hình phân phối đa tầng, quản lý tồn kho hiệu quả không dừng ở việc biết còn bao nhiêu hàng, mà phải kiểm soát đúng trạng thái hàng hóa trên toàn mạng lưới kho, nhà phân phối và điểm bán để hạn chế tồn kho ảo, giảm thiếu hàng và bảo vệ độ chính xác giá vốn.

MBW Next hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa và vận hành tồn kho theo hướng kỷ luật, phù hợp với đặc thù đa kho, đa kênh tại Việt Nam, với các điểm kiểm soát trọng yếu dưới đây:

• Chuẩn hóa dữ liệu nền: mã hàng, quy đổi đơn vị tính, nhóm hàng, kho và khu vực lưu trữ để giảm sai lệch từ gốc.
• Quản lý lô và hạn dùng (khi cần): ghi nhận và truy xuất theo lô nhằm hạn chế nhập sai, xuất sai, khó đối soát.
• Kiểm soát nhập xuất tồn theo quy trình: yêu cầu chứng từ đầy đủ, ghi nhận kịp thời, hạn chế ghi nhận trễ làm lệch số.
• Vận hành theo tồn kho khả dụng: giữ hàng theo đơn, chặn bán vượt tồn, giảm phát sinh tồn kho ảo khi đơn tăng.
• Quản lý trạng thái điều chuyển và hàng gửi: phân biệt hàng đi đường, hàng đã giao chờ xác nhận, hàng sẵn sàng bán để tránh nhầm tồn.
• Hỗ trợ kiểm kê hàng hóa và điều chỉnh có kiểm soát: khoanh vùng, đối soát, phê duyệt điều chỉnh để dữ liệu đáng tin.
• Báo cáo quản trị đa chiều: theo kho, vùng, kênh, nhóm rủi ro để phát hiện sớm mã hàng lệch tồn và thiếu hàng cục bộ.

Với các cơ chế trên, MBW Next giúp doanh nghiệp phân phối đa tầng giảm tồn kho ảo, nâng độ tin cậy của báo cáo nhập xuất tồn và tăng khả năng đáp ứng đơn hàng khi mở rộng hệ thống.

Các ưu điểm vượt trội khác của hệ thống quản lý kho hàng trên MBW Next so với các phần mềm khác nằm ở:

• Khả năng liên thông dữ liệu chứng từ giữa đơn hàng bán với phiếu xuất kho. Giữa đơn hàng mua với phiếu nhập kho. 
• Toàn bộ chứng từ xuất – nhập – điều chuyển kho đều được ghi nhận trong kế toán, giảm nhập liệu 2 lần
• Toàn bộ số liệu kho hàng được đồng bộ trên toàn bộ kênh bán 
• Báo cáo sổ cái kho được cập nhật realtime theo số liệu phát sinh 
• Cho phép tùy chỉnh dữ liệu, biểu mẫu, báo cáo, quy trình theo thực tế DN phát sinh

Chi phí triển khai MBW Next chỉ từ 1.000.000 đồng/tháng, không giới hạn số lượng người dùng và cho phép tùy chỉnh, tùy biến phần mềm theo đúng cơ cấu tổ chức và quy trình vận hành đặc thù của doanh nghiệp. Đây là mức chi phí tối ưu đối với doanh nghiệp phân phối đa tầng, khi nhu cầu mở rộng đội ngũ bán hàng, kho và vận hành thường tăng nhanh theo quy mô, nhưng vẫn cần kiểm soát chặt hiệu quả đầu tư và tính linh hoạt của hệ thống.

Kết luận 

Để vận hành bền vững trong mô hình phân phối đa kênh, đa tầng, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình nhập xuất tồn chặt chẽ, kiểm kê định kỳ theo rủi ro và xử lý dứt điểm tồn kho ảo theo nguyên nhân gốc. Khi dữ liệu kho trở nên đáng tin, doanh nghiệp sẽ giảm thất thoát, tối ưu dòng tiền và nâng cao năng lực phục vụ thị trường ngay cả trong giai đoạn tăng trưởng nhanh. 

Nếu Anh/Chị đang tìm một giải pháp linh hoạt, chi phí tối ưu và có thể tùy chỉnh theo cơ cấu vận hành thực tế, MBW Next là lựa chọn phù hợp để chuẩn hóa Quản lý tồn kho và kiểm soát hiệu quả toàn bộ mạng lưới phân phối.

Đăng ký demo MBWNext ngay hôm nay!