Quản lý đơn hàng là việc theo dõi đơn hàng từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành, và quản lý con người, quy trình và dữ liệu liên quan đến đơn hàng. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng sang xu hướng đa kênh, kéo theo các tình trạng quá tải và sai sót, thì việc ứng dụng một hệ thống OMS quản lý đơn hàng thay vì quản trị thủ công là vô cùng cần thiết. 

Vậy OMS là gì và đóng vai trò gì trong vận hành doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây. 

Hệ thống quản lý đơn hàng OMS là gì?

Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS – Order management system) là một hệ thống phần mềm dùng để quản lý vòng đời của một đơn hàng. OMS giúp đơn giản hóa toàn bộ quy trình xử lý đơn hàng, từ khi khách hàng đặt hàng đến khi nhận được hàng. Nó giúp các doanh nghiệp quản lý đơn hàng hiệu quả trên nhiều kênh bán hàng khác nhau: trực tuyến, tại cửa hàng hoặc thông qua các nền tảng khác. Hệ thống này giúp tự động hóa các nhiệm vụ quan trọng, như theo dõi hàng tồn kho, liên lạc với khách hàng và xử lý hàng trả lại.

Các chức năng cơ bản của một hệ thống quản lý đơn hàng OMS:

• Tiếp nhận đơn hàng từ mọi kênh bán hàng.
• Theo dõi xử lý đơn hàng cho khách hàng.
• Xử lý giao hàng, hoàn trả, khiếu nại. 
• Xử lý thanh toán.
• Hỗ trợ nhận hàng tại cửa hàng.
• Giám sát, đồng bộ tồn kho.
• Dự đoán tồn kho để đảm bảo luôn có hàng hóa.
• Tích hợp với hệ thống kế toán để tạo hóa đơn và biên nhận

Trong bối cảnh xu hướng bán hàng đa kênh tích hợp mở rộng, và trải nghiệm mua hàng của khách hàng ngày càng phức tạp. Một hệ thống OMS là rất cần thiết để tăng cường khả năng giữ chân khách hàng, tăng cường khả năng bán thêm và bán chéo, từ đó tăng doanh thu.

Tham khảo: Giải pháp quản lý đơn hàng tập trung MBW Next

Lợi ích của hệ thống quản lý đơn hàng OMS

Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) có thể giúp kiểm soát chi phí và tạo ra doanh thu bằng cách tự động hóa các quy trình thủ công và giảm thiểu lỗi và tác động trực tiếp đến cách khách hàng nhìn nhận doanh nghiệp hoặc thương hiệu. Cụ thể:

Tăng cường khả năng bán hàng 

Cho phép triển khai mô hình Omnichannel (đa kênh) và bán hàng xuyên biên giới không giới hạn. Việc quản lý tập trung giúp doanh nghiệp tiếp cận khách hàng trên mọi điểm chạm mà không lo quá tải vận hành.

Giảm sai sót 

Loại bỏ 90% lỗi do nhập liệu thủ công và xử lý dữ liệu rời rạc giữa các bộ phận. Độ chính xác tuyệt đối trong thông tin đơn hàng giúp cắt giảm chi phí xử lý sai lệch và bảo vệ uy tín thương hiệu.

Đảm bảo sự linh hoạt

Dễ dàng tích hợp thêm kênh bán, kho bãi hoặc đơn vị vận chuyển mới chỉ với vài thao tác cấu hình. OMS giúp doanh nghiệp thích ứng tức thì với các xu hướng thị trường và thay đổi trong hành vi mua sắm.

Tồn kho theo thời gian thực

Đồng bộ số liệu tồn kho ngay lập tức trên tất cả nền tảng ngay khi có giao dịch phát sinh. Điều này giúp ngăn chặn tình trạng “cháy hàng ảo” (overselling) và tối ưu hóa kế hoạch luân chuyển hàng hóa.

Tối ưu giao hàng và dịch vụ CSKH

Tự động kết nối với đơn vị vận chuyển phù hợp nhất để rút ngắn thời gian giao nhận. Khách hàng luôn được cập nhật trạng thái đơn hàng Real-time, tạo ra trải nghiệm mua sắm minh bạch và tin cậy.

Tăng cường tương tác khách hàng

Hệ thống lưu trữ lịch sử mua sắm chi tiết, tạo tiền đề cho các chiến dịch Marketing cá nhân hóa. Nhân viên tư vấn có thể nhận diện khách hàng thân thiết để cung cấp dịch vụ đặc quyền, gia tăng tỷ lệ quay lại.

Tối ưu hóa việc hoàn thành đơn hàng (Fulfillment)

Thuật toán thông minh tự động định tuyến đơn đến kho gần khách nhất để giảm phí ship và thời gian chờ. Quy trình lấy hàng, đóng gói được chuẩn hóa giúp tăng năng suất xử lý tại kho lên gấp nhiều lần.

Doanh nghiệp có đặc điểm nào nên triển khai OMS?

Doanh nghiệp nên triển khai hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) khi mô hình vận hành bắt đầu xuất hiện các “điểm nghẽn” về tốc độ và độ chính xác. 

Nếu doanh nghiệp của bạn sở hữu một trong các đặc điểm sau, OMS là giải pháp sống còn để duy trì sức cạnh tranh:

• Kinh doanh đa kênh (Omnichannel): Bán hàng đồng thời trên nhiều nền tảng như Shopee, Lazada, TikTok Shop, Website và cửa hàng vật lý nhưng gặp khó khăn trong việc tổng hợp dữ liệu.
• Lượng đơn hàng lớn và tăng trưởng nóng: Số lượng đơn tăng khiến việc nhập liệu thủ công bằng Excel trở nên quá tải và dễ sai sót.
• Sở hữu mạng lưới kho bãi phức tạp: Có nhiều kho hàng hoặc sử dụng kết hợp kho riêng và dịch vụ Fulfillment (3PL), cần điều phối đơn hàng từ kho gần khách nhất để tối ưu phí ship.
• Tỷ lệ sai sót và hoàn hàng cao: Thường xuyên xảy ra tình trạng “hết hàng ảo” (overselling), giao nhầm sản phẩm hoặc quy trình đổi trả (Reverse Logistics) chậm chạp làm giảm uy tín thương hiệu.
• Dữ liệu phân mảnh, thiếu tính thời gian thực: Không thể theo dõi tồn kho và trạng thái đơn hàng theo thời gian thực, dẫn đến các quyết định nhập hàng hoặc khuyến mãi bị sai lệch.

Các tính năng chính của hệ thống quản lý đơn hàng OMS

Quản lý bán hàng đa kênh hợp nhất (Omnichannel)

OMS đóng vai trò là phễu tập trung, tự động thu thập và phân loại dữ liệu từ Website, cửa hàng vật lý, sàn TMĐT cho đến tổng đài. Đặc biệt, các hệ thống cao cấp hiện nay còn hỗ trợ đa tiền tệ và khu vực hóa, giúp doanh nghiệp xóa bỏ rào cản địa lý và tối ưu hóa trải nghiệm mua sắm trên quy mô toàn cầu.

Hỗ trợ bán hàng & hậu mãi 

Khả năng hiển thị tồn kho và trạng thái sản phẩm theo thời gian thực (Real-time) là “linh hồn” của OMS. Điều này không chỉ giúp nhân viên CSKH tư vấn chính xác, chốt đơn nhanh mà còn đơn giản hóa quy trình Logistics ngược (đổi trả hàng) trên mọi kênh, đảm bảo sự hài lòng tối đa cho người mua.

Quản lý dữ liệu khách hàng

OMS lưu trữ thông tin liên hệ và lịch sử mua sắm của khách hàng một cách chi tiết. Dựa vào nguồn dữ liệu này, doanh nghiệp có thể triển khai các chiến dịch cá nhân hóa trải nghiệm, nhận diện khách hàng VIP và khai thác hiệu quả các cơ hội Cross-selling (bán chéo) hoặc Up-selling (bán thêm).

Quản lý tồn kho & Định tuyến đơn hàng (Smart Routing)

Hệ thống OMS cung cấp cái nhìn tổng quan về tồn kho, hỗ trợ theo dõi và quản lý lượng hàng hóa. Nhờ thuật toán thông minh, hệ thống tự động định tuyến đơn hàng đến kho hàng gần vị trí khách nhất để tối ưu chi phí vận chuyển. Quy trình từ lấy hàng (Picking), đóng gói (Packing) đến theo dõi lộ trình đều được tự động hóa hoàn toàn.

Tích hợp kế toán

OMS loại bỏ rủi ro sai sót từ việc nhập liệu thủ công bằng cách đồng bộ hóa dữ liệu tức thời với các phần mềm kế toán. Mọi biến động về doanh thu, công nợ (phải thu/phải trả) và sổ cái đều được cập nhật chính xác, giúp bộ phận tài chính kiểm soát dòng tiền một cách minh bạch và hiệu quả.

Phân biệt OMS với CRM 

CRM và OMS là hai hệ thống phục vụ các mục đích khác nhau của doanh nghiệp. 

• CRM (Customer Relationship Management): Tập trung vào việc “nuôi dưỡng”. Hệ thống này trả lời cho câu hỏi: Làm sao để khách hàng biết, thích và tin chúng ta? Nó quản lý hành trình từ khi khách mới chỉ là “lead” tiềm năng đến khi trở thành khách hàng trung thành.
• OMS (Order Management System): Tập trung vào việc “thực thi”. Hệ thống này giải quyết bài toán: Làm sao để đơn hàng đi từ kho đến tay khách nhanh nhất và rẻ nhất? Đây là cầu nối giữa kho bãi, vận chuyển và các kênh bán hàng.

Bảng phân tích khác biệt của OMS và CRM

Để hiểu rõ OMS và CRM khác nhau như thế nào, dưới đây là bảng phân biệt nhanh theo 5 tiêu chí:

Thay vì đầu tư vào cả CRM và OMS, doanh nghiệp giờ đây có thể tận dụng một giải pháp toàn diện như MBW Next, vừa có CRM, OMS và kế toán. Đảm bảo triển khai mô hình đa kênh hiệu quả, và tích hợp dữ liệu xuyên suốt, số hóa toàn bộ quy trình doanh nghiệp. Cách tiếp cận này không chỉ giúp tiết kiệm chi phí, giảm thiểu phức tạp trong quản lý mà còn đảm bảo dữ liệu được đồng bộ, hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng và nâng cao trải nghiệm khách hàng một cách toàn diện. 

7 phương pháp và lưu ý khi triển khai hệ thống OMS

Việc tích hợp hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) vào doanh nghiệp có thể giúp tăng độ chính xác của đơn hàng, làm cho quy trình làm việc mượt mà hơn và làm hài lòng khách hàng hơn. Tuy nhiên, việc đạt được sự tích hợp quản lý đơn hàng liền mạch không phải lúc nào cũng dễ dàng. 

Cho dù bạn đang kết nối với các nền tảng mua sắm trực tuyến, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), hệ thống quản lý kho (WMS) hay các công cụ khác, bạn cần lập kế hoạch và thực hiện quy trình. 

Dưới đây là 7 phương pháp tốt nhất có thể giúp đảm bảo sự tích hợp quản lý đơn hàng liền mạch.

1. Xác định mục tiêu và phạm vi (Scope)

Làm rõ “nỗi đau” cần giải quyết (tốc độ xử lý hay độ chính xác kho) và danh sách hệ thống cần kết nối. Việc giới hạn phạm vi giúp dự án đi đúng hướng, tránh lãng phí nguồn lực.

2. Lựa chọn giải pháp có tính linh hoạt cao

Ưu tiên các hệ thống có khả năng mở rộng (Scalability), hỗ trợ API mở và giao diện thân thiện (UX/UI). Một OMS tốt phải chạy đua được với tốc độ tăng trưởng đơn hàng của bạn.

3. Chuẩn hóa dữ liệu (Data Mapping)

Lập bản đồ dữ liệu để đảm bảo các trường thông tin (tồn kho, mã đơn, khách hàng) đồng nhất giữa các nền tảng. Dữ liệu sạch là nền tảng để hệ thống “hiểu” nhau và không phát sinh lỗi định dạng.

4. Ưu tiên tích hợp qua API

Tận dụng kết nối API để tự động hóa dòng chảy thông tin Real-time. Chú trọng vào tài liệu hướng dẫn API (API Documentation) và các tiêu chuẩn bảo mật để bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.

5. Kiểm thử hệ thống (Testing) nghiêm ngặt

Thực hiện đầy đủ các bước: Kiểm thử đơn vị (Unit Test), Kiểm thử tích hợp và Kiểm thử chấp nhận người dùng (UAT). Đừng vội “Go-live” khi chưa thử nghiệm mọi kịch bản lỗi có thể xảy ra.

6. Đào tạo và quản trị sự thay đổi

Xây dựng tài liệu hướng dẫn chi tiết và tổ chức các buổi thực hành trực tiếp. Sự đồng thuận và kỹ năng của nhân sự vận hành quyết định 50% thành công của việc triển khai.

7. Giám sát hiệu suất và tối ưu hóa

Sau khi vận hành, cần theo dõi liên tục các chỉ số KPI (tỷ lệ lỗi đơn, thời gian xử lý) để tinh chỉnh tính năng. OMS không phải là dự án một lần, mà là quá trình cải tiến liên tục theo nhu cầu thị trường.

Xem thêm: Quản lý đơn hàng là gì? Phần mềm quản lý đơn hàng tốt nhất cho phân phối

Câu hỏi thường gặp về Quản lý đơn hàng OMS

Các bước cơ bản của quy trình quản lý đơn hàng là gì?

• Tình trạng hàng tồn kho:  Khách hàng hoặc đội ngũ bán hàng xác minh tình trạng hàng tồn kho khi xem xét các sản phẩm hoặc dịch vụ khác nhau.
• Đặt hàng:  Khách hàng đặt hàng thông qua nhiều kênh khác nhau — trang web, thiết bị di động, tổng đài, cửa hàng, sàn thương mại điện tử và các kênh khác.
• Xác minh:  Một thành viên trong nhóm bán hàng hoặc hệ thống tự động sẽ xác nhận với khách hàng rằng đơn hàng đã được đặt và thu thập hoặc ghi lại các dữ liệu liên quan đến đơn hàng — tên, địa chỉ, số điện thoại liên lạc, email, mã khuyến mãi và các dữ liệu khác.
• Đảm bảo hàng tồn kho: Hệ thống hoặc thành viên nhóm sẽ đối chiếu sản phẩm hoặc dịch vụ để hoàn thành đơn đặt hàng.
• Hoàn tất đơn hàng:  Sản phẩm hoặc đơn hàng được vận chuyển thông qua kênh phân phối như giao hàng từ kho hoặc trung tâm phân phối, giao hàng từ cửa hàng, nhận hàng tại cửa hàng, tải xuống trực tuyến hoặc nhân viên bán hàng trực tiếp giao hàng. Quá trình hoàn tất đơn hàng cũng được xác minh — khách hàng ký xác nhận đã hoàn thành dịch vụ.
• Dịch vụ:  Đặt lịch hẹn, lên lịch lắp đặt hoặc giao hàng, hoặc thậm chí đổi trả sản phẩm. Đây có thể là bước đầu tiên trong một quy trình kinh doanh mới nhưng cũng có thể liên quan đến quản lý đơn hàng.

Những xu hướng nào liên quan đến quản lý đơn hàng khiến quy trình trở nên phức tạp hơn?

Quản lý đơn hàng có thể nhanh chóng trở nên phức tạp, đặc biệt khi xét đến khối lượng lớn hoặc nhiều kênh bán hàng và phân phối. Những xu hướng này càng làm tăng thêm sự phức tạp:

1. Đa kênh (multichannel): Nhiều cửa hàng hoặc địa điểm vật lý, kênh trực tuyến hoặc kỹ thuật số, và trung tâm chăm sóc khách hàng để thực hiện kinh doanh và quản lý đơn đặt hàng. Giao dịch và tương tác với khách hàng được thực hiện riêng biệt trên từng kênh.
2. Hợp kênh (omnichannel). Khả năng cho phép khách hàng dễ dàng điều hướng giữa các kênh để thực hiện giao dịch và khả năng cho phép các doanh nghiệp tối ưu quy trình để đáp ứng kỳ vọng của khách hàng trong quá trình đó. Ví dụ: khách hàng mua hàng trực tuyến, thay đổi đơn hàng qua tổng đài và nhận hàng tại cửa hàng vật lý.

Các hệ thống quản lý đơn hàng bằng OMS đã phát triển để xử lý sự phức tạp ngày càng tăng này và giúp xử lý đơn hàng hiệu quả và sinh lợi hơn.

Xem thêm: Phân biệt 2 mô hình bán hàng đa kênh (multichannel) và hợp kênh (omnichannel)

Quản lý đơn hàng phân tán là gì?

Cốt lõi của một hệ thống quản lý đơn hàng (OMS) là khả năng quản lý đơn hàng phân tán (DOM), phần mềm cho phép OMS định tuyến đơn hàng một cách thông minh đến các điểm đến hoặc nguồn lực tối ưu để thực hiện. DOM rất quan trọng để quản lý các quy trình kinh doanh liên quan đến đơn hàng và giúp mang lại trải nghiệm khách hàng liền mạch trên tất cả các kênh.

MBW Next – Giải pháp OMS toàn diện cho doanh nghiệp Phân phối

Lựa chọn hệ thống quản lý đơn hàng OMS phù hợp là rất quan trọng trong kỷ nguyên cạnh tranh số như hiện nay. 

Các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc áp dụng một phần mềm bán hàng, mà cần nâng cấp lên một hệ thống OMS, tích hợp cả CRM, DMS, Kế toán để phục vụ nhu cầu quản lý kênh phân phối và bán hàng đa kênh hợp nhất trên một hệ thống. MBW Next chính là một giải pháp như vậy.

MBW Next đóng vai trò là trung tâm điều phối đơn hàng thông minh. Hệ thống cho phép các bộ phận liên quan từ Kinh doanh, Kho đến Kế toán tra cứu tức thời chi tiết đơn hàng (Sản phẩm, SKU, số lượng, chính sách giá) và điều khoản thanh toán, đảm bảo quá trình bàn giao hàng hóa diễn ra không sai sót.

Các tính năng chính quản lý đơn hàng thông minh của MBW Next: 

• Quản lý và theo dõi danh sách đơn hàng tập trung
• Tích hợp đơn hàng từ tất cả các kênh đổ về hệ thống để xử lý
• Tính năng lên đơn hàng nhanh như import file đặt hàng Excel với kênh MT, đặt đơn từ mobile cho Sales kênh GT,v.v…
• Dễ dàng tra cứu số đơn hàng, ngày, chi tiết đơn hàng, sản phẩm theo số lượng, giá, địa chỉ nhận hàng,…
• Theo dõi tình trạng xử lý đơn hàng
• Tự động phát sinh chứng từ tương ứng như: hóa đơn, phiếu xuất, phiếu thu gắn với một đơn hàng
• Tra cứu tồn kho chính xác, đồng bộ tồn kho ở tất cả các kênh 
• Tự động cảnh báo tồn kho khi lên đơn
• Tự động áp dụng CTKM, bảng giá vào đơn hàng 
• Liên thông dữ liệu với module kế toán giúp đồng bộ dữ liệu đơn hàng
• Hệ thống báo cáo linh hoạt, đa chiều, cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu xem báo cáo
• … 

Với khả năng quản lý đơn hàng, kênh phân phối tập trung, MBW Next là giải pháp quản trị hiện đại – toàn diện dành riêng cho doanh nghiệp Thương mại, Phân phối với 3 ưu điểm chính:

• Phát triển từ core ERP, nhiều cơ chế cảnh báo, phân tích thông minh 
• Cho phép tùy chỉnh tính năng đáp ứng mọi quy trình, đặc thù riêng
• Chi phí dùng full tính năng chỉ 1.000.000đ/tháng, không giới hạn người dùng

Tham khảo chi tiết giải pháp tại đây 

Kết luận

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cái nhìn sâu sắc hơn về tầm quan trọng của hệ thống quản lý đơn hàng OMS đối với sức khỏe vận hành của doanh nghiệp. Trong bối cảnh thị trường phân phối đầy biến động, việc sở hữu một “trợ lý số” mạnh mẽ như MBW Next không chỉ giúp bạn giải quyết bài toán sai sót kho bãi mà còn là chìa khóa để tối ưu hóa chi phí và gia tăng biên lợi nhuận.

MBW Next luôn sẵn sàng đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong hành trình chuyển đổi số, chuẩn hóa quy trình từ kho đến tay khách hàng để xây dựng niềm tin bền vững và bứt phá doanh thu.

Nếu doanh nghiệp đang tìm hiểu một hệ thống vận hành toàn diện, liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận DEMO MBW Next miễn phí!