Xu hướng số hóa kênh phân phối đang thúc đẩy nhiều doanh nghiệp cân nhắc phần mềm NextX DMS như một lựa chọn để chuẩn hóa hoạt động bán hàng ngoài thị trường.

Vậy phần mềm NextX DMS có những tính năng nào? Phần mềm NextX DMS có tốt không và phù hợp với doanh nghiệp phân phối có mô hình như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu qua bài review phân tích chi tiết dưới đây.  

1. Tổng quan về phần mềm NextX DMS

1.1 NextX DMS là gì? 

NextX DMS là một phần mềm quản lý kênh phân phối, thuộc nhóm giải pháp DMS (Distribution Management System) được xây dựng để số hóa hoạt động bán hàng ngoài thị trường. Thay vì phụ thuộc vào giấy tờ và báo cáo thủ công, NextX DMS giúp doanh nghiệp ghi nhận tập trung các dữ liệu quan trọng từ kênh phân phối:

• Hoạt động của đội ngũ nhân viên bán hàng tuyến.
• Thông tin điểm bán, đại lý, nhà phân phối.
• Đơn hàng bán ra tại điểm bán (sell-out).
• Chương trình khuyến mãi, trưng bày, độ phủ thị trường.

Nói cách khác, NextX DMS tập trung nhiều vào “lớp thị trường” – nơi diễn ra tương tác hàng ngày giữa nhân viên bán hàng, điểm bán và nhà phân phối. Đây là nơi phát sinh rất nhiều dữ liệu nhưng thường bị bỏ sót hoặc ghi nhận không đầy đủ nếu không có phần mềm phù hợp.

1.2. NextX DMS giải quyết bài toán gì cho doanh nghiệp phân phối?

Để hiểu rõ giá trị của phần mềm NextX DMS, cần nhìn từ các “nút thắt” phổ biến trong hoạt động của doanh nghiệp phân phối tại Việt Nam.

• Khó kiểm soát lực lượng bán hàng ngoài thị trường

Không ít doanh nghiệp thừa nhận rằng họ không thực sự biết nhân viên bán hàng có đi đúng tuyến, ghé đủ số điểm bán hay không. Thiếu dữ liệu khách quan khiến việc đánh giá hiệu suất và xây dựng cơ chế lương thưởng trở nên cảm tính, thiếu cơ sở.

• Dữ liệu thị trường cập nhật chậm và thiếu đồng nhất

Trong nhiều mô hình phân phối, dữ liệu vẫn đi theo quy trình: nhân viên ghi tay → nhập lại Excel → tổng hợp báo cáo. Khi báo cáo tới được ban lãnh đạo thì thị trường đã thay đổi. Điều này khiến việc điều chỉnh kế hoạch bán hàng, luân chuyển hàng hóa, phân bổ chỉ tiêu trở nên chậm chạp.

• Triển khai khuyến mãi và trưng bày thiếu minh bạch

Các chương trình khuyến mãi, chiết khấu, trưng bày tại điểm bán chiếm tỷ trọng lớn trong ngân sách bán hàng và marketing. Nếu không có hệ thống để ghi nhận và đối soát, doanh nghiệp khó đánh giá được hiệu quả thực sự của từng chương trình, cũng như khó kiểm soát rủi ro gian lận.

• Độ phủ thị trường không được đo lường rõ ràng

Không ít doanh nghiệp phân phối biết rằng doanh số đang giảm tại một số khu vực, nhưng lại không rõ nguyên nhân đến từ năng lực nhà phân phối, chất lượng tuyến, hay đơn giản là thiếu tần suất ghé thăm điểm bán.

• Luồng đơn hàng bán ra tại điểm bán thiếu liền mạch

Đơn hàng từ điểm bán về nhà phân phối, từ nhà phân phối về công ty thường trải qua nhiều bước thủ công. Điều này không chỉ gây chậm trễ mà còn làm tăng nguy cơ sai lệch dữ liệu, ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ khách hàng.

NextX DMS được thiết kế để giải quyết đúng các nhóm vấn đề này, bằng cách chuyển đổi hoạt động ngoài thị trường từ mô hình thủ công sang mô hình số, giúp doanh nghiệp có được dữ liệu liên tục và đáng tin cậy hơn về kênh phân phối.

2. NextX DMS phù hợp với mô hình doanh nghiệp nào?

Dựa trên phạm vi chức năng, NextX DMS phù hợp với các nhóm doanh nghiệp sau:

• Doanh nghiệp phân phối hàng tiêu dùng, đồ uống, thực phẩm, hàng gia dụng, dược mỹ phẩm… với hệ thống kênh phân phối truyền thống (GT) là chủ đạo, có số lượng điểm bán lớn.
• Doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên bán hàng tuyến từ vài chục đến vài trăm người, phân bổ theo tuyến, khu vực, vùng.
• Doanh nghiệp triển khai nhiều chương trình khuyến mãi, chiết khấu và cần kiểm soát mức độ triển khai tại điểm bán.
• Doanh nghiệp đang ở giai đoạn chuyển từ quản lý thủ công (giấy tờ, Excel) sang số hóa kênh phân phối, muốn ưu tiên xử lý lớp dữ liệu thị trường trước.

Ngược lại, nếu doanh nghiệp đặt ưu tiên vào quản trị chuỗi cung ứng toàn diện và quản trị đa công ty, đa kho với nhu cầu báo cáo tài chính hợp nhất thì chỉ sử dụng một phần mềm DMS như NextX DMS là chưa đủ. 

Khi đó, doanh nghiệp sẽ cần thêm một hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning – phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) hoặc một nền tảng tích hợp ERP + DMS để đáp ứng nhu cầu vận hành, dữ liệu hợp nhất. 

Mời tham khảo: Giải pháp hợp nhất DMS + ERP 2 trong 1 cho CEO phân phối

3. Các tính năng tiêu biểu của phần mềm NextX DMS

3.1. Quản lý đội ngũ nhân viên bán hàng ngoài thị trường

Đây là một trong những nhóm chức năng trọng tâm nhất của bất kỳ hệ thống DMS nào. Với NextX DMS, doanh nghiệp có thể:

• Theo dõi vị trí check-in của nhân viên tại điểm bán, hạn chế tình trạng báo cáo không đúng thực tế.
• Ghi nhận lộ trình di chuyển và tần suất viếng thăm theo tuyến, theo khu vực.
• Chấm công gắn với địa điểm, thay vì chỉ dựa trên báo cáo thủ công.
• Tổng hợp số điểm bán được viếng thăm, số đơn hàng được ghi nhận, doanh số theo từng nhân viên và từng tuyến.

Nhờ đó, nhà quản lý có cơ sở dữ liệu rõ ràng để đánh giá hiệu quả làm việc, xây dựng chỉ tiêu, lương thưởng, và tái thiết kế tuyến bán hàng một cách khoa học hơn.

3.2. Quản lý điểm bán và nhà phân phối

NextX DMS cho phép doanh nghiệp:

• Lưu trữ hồ sơ điểm bán, đại lý, nhà phân phối, bao gồm thông tin liên hệ, địa chỉ, lịch sử giao dịch.
• Phân loại điểm bán theo ngành hàng, quy mô, khu vực.
• Theo dõi doanh số theo từng điểm bán, nhà phân phối (tùy mức độ triển khai và tích hợp).

Điều này giúp doanh nghiệp có một “bản đồ khách hàng” tập trung, thay vì để dữ liệu rải rác trong nhiều file, nhiều công cụ. Từ cơ sở đó, doanh nghiệp có thể xây dựng các chương trình chăm sóc phù hợp hơn cho từng nhóm khách hàng.

3.3. Ghi nhận đơn hàng bán ra tại điểm bán (sell-out)

Một điểm quan trọng của các hệ thống DMS hiện đại là cho phép nhân viên bán hàng lên đơn trực tiếp tại điểm bán, trên ứng dụng di động:

• Nhân viên chọn điểm bán, chọn sản phẩm, số lượng, áp dụng đơn giá, chính sách giảm giá, khuyến mãi theo cấu hình.
• Đơn hàng được gửi ngay về hệ thống, đồng bộ với nhà phân phối hoặc công ty tùy theo mô hình vận hành.
• Trạng thái đơn hàng (chờ duyệt, đang giao, đã giao, đã thanh toán) được cập nhật rõ ràng.

Cách làm này giảm đáng kể tình trạng ghi đơn trên giấy rồi nhập lại, vừa mất thời gian vừa dễ sai sót, đồng thời tạo nguồn dữ liệu sell-out đáng tin cậy để phân tích.

3.4. Quản lý chương trình khuyến mãi, trưng bày, độ phủ

Đối với các doanh nghiệp phân phối, đặc biệt là ngành hàng tiêu dùng nhanh và đồ uống, chi phí cho chương trình khuyến mãi và trưng bày chiếm một tỷ trọng lớn. NextX DMS thường hỗ trợ:

• Cấu hình các chương trình khuyến mãi dựa trên sản lượng, giá trị đơn hàng hoặc nhóm sản phẩm.
• Ghi nhận hình ảnh trưng bày và các tiêu chí kiểm tra tại điểm bán.
• Theo dõi mức độ triển khai chương trình theo tuyến, khu vực, nhà phân phối.

Khi có dữ liệu đầy đủ, doanh nghiệp không chỉ giảm rủi ro sai lệch khi áp dụng khuyến mãi, mà còn có thể đánh giá lại hiệu quả đầu tư của từng chương trình.

3.5. Báo cáo và phân tích dữ liệu thị trường

Các báo cáo phổ biến từ một hệ thống DMS như NextX DMS có thể bao gồm:

• Doanh số theo tuyến, khu vực, vùng, nhân viên.
• Doanh số theo nhà phân phối, theo ngành hàng, theo nhóm sản phẩm.
• Số điểm bán viếng thăm, tần suất viếng thăm, tỷ lệ chuyển đổi đơn hàng.
• Mức độ bao phủ điểm bán trong từng khu vực.
• Mức độ triển khai chương trình khuyến mãi theo vùng, theo tuyến.

Những báo cáo này giúp ban lãnh đạo hiểu rõ hơn “bộ mặt” của kênh phân phối ngoài thị trường, từ đó đưa ra quyết định điều chỉnh nhân sự tuyến, mở điểm, thay đổi chính sách hoặc tái cấu trúc nhà phân phối.

4. Đánh giá ưu điểm và hạn chế của NextX DMS

4.1. Ưu điểm của phần mềm NextX DMS

Từ góc độ vận hành và quản trị, có thể tóm lược một số ưu điểm chính của phần mềm NextX DMS:

• Giải quyết tốt bài toán giám sát lực lượng bán hàng ngoài thị trường, vốn là điểm yếu lớn của nhiều doanh nghiệp khi chỉ dựa vào báo cáo thủ công.
• Chuẩn hóa luồng ghi nhận đơn hàng bán ra tại điểm bán, hạn chế sai sót và rút ngắn thời gian xử lý.
• Tăng mức độ minh bạch và khả năng kiểm soát chương trình khuyến mãi, trưng bày, độ phủ điểm bán.
• Giúp nhà quản lý có số liệu rõ ràng để đánh giá hiệu suất theo tuyến, theo khu vực, theo nhân viên.
• Phù hợp cho doanh nghiệp đang trong giai đoạn chuyển đổi từ quản lý thủ công sang số hóa, muốn ưu tiên cải thiện kênh phân phối trước khi mở rộng sang các lớp quản trị sâu hơn.

4.2. Nhược điểm của phần mềm NextX DMS

Bên cạnh ưu điểm, NextX DMS cũng tồn tại những giới hạn nhất định:

• Phần mềm DMS nói chung, bao gồm NextX DMS, không được thiết kế để thay thế cho hệ thống ERP. Các nghiệp vụ liên quan đến mua hàng, quản lý kho, giá vốn, kế toán, tài chính, ngân sách… vẫn cần một hệ thống khác để xử lý.
• Khi doanh nghiệp sử dụng nhiều phần mềm rời rạc (DMS, kế toán, ERP, WMS…), nguy cơ “đứt gãy dữ liệu” xuất hiện nếu các hệ thống không được tích hợp tốt. 

Ví dụ: doanh số trên DMS không khớp với doanh thu trên sổ sách kế toán; tồn kho trên báo cáo kho khác với tồn kho trên phần mềm bán hàng, khiến cho việc tổng hợp dữ liệu báo cáo khó khăn, CEO khó đánh giá chính xác tình hình doanh nghiệp để đưa ra quyết định đúng, phù hợp. 

• Khả năng tùy chỉnh quy trình đặc thù, phê duyệt nhiều cấp, mô hình phân phối đa công ty, đa kho, đa pháp nhân… có thể bị hạn chế so với các nền tảng ERP mở rộng được xây dựng để phục vụ nhiều loại hình doanh nghiệp.

5. So sánh NextX DMS và MBW Next – khi nào nên chọn DMS riêng lẻ, khi nào nên chọn nền tảng tích hợp?

Để giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan nhằm đưa ra lựa chọn phù hợp, bài viết sẽ so sánh NextX DMS với một giải pháp ERP thiết kế riêng cho lĩnh vực thương mại – phân phối như MBW Next. 

MBW Next được phát triển trên nền tảng ERPNext, nhưng được bản địa hóa và mở rộng sâu cho doanh nghiệp phân phối Việt Nam, kết hợp đầy đủ các phân hệ: tài chính – kế toán, mua hàng, kho, bán hàng, hệ thống phân phối, ứng dụng bán hàng ngoài thị trường (SFA), báo cáo quản trị thời gian thực.

Bảng so sánh tổng quan NextX DMS và MBW Next

Nếu doanh nghiệp đang ở giai đoạn đầu của chuyển đổi số, muốn xử lý ngay bài toán kênh phân phối, nhân viên bán hàng và điểm bán, trong khi các nghiệp vụ kế toán – kho vẫn vận hành trên phần mềm hiện tại và chưa có nhu cầu thay đổi, thì lựa chọn NextX DMS là hợp lý.

Ngược lại, nếu ban lãnh đạo có nhu cầu chấm dứt việc sử dụng nhiều phần mềm rời rạc, mong muốn có một bức tranh thống nhất về doanh số, tồn kho, công nợ, chi phí, lợi nhuận, hiệu quả kênh phân phối trên một nền tảng dữ liệu chung, thì hướng đi xây dựng một hệ thống tích hợp như MBW Next sẽ phù hợp hơn về dài hạn.

6. Chi phí triển khai NextX DMS

Chi phí triển khai NextX DMS được xây dựng theo mô hình thuê bao năm, tính trên số lượng người dùng và số kho hàng doanh nghiệp cần quản lý. Các gói được phân tầng theo quy mô, đồng thời miễn phí khởi tạo từ gói Standard trở lên:

• BASIC: 750.000 VNĐ/user/năm, phù hợp giai đoạn thử nghiệm hoặc người dùng mua lẻ.
• STANDARD – PROFESSIONAL – ENTERPRISE: 7.200.000–12.000.000 VNĐ/năm, số người dùng 10–30, số kho 3–10, miễn phí khởi tạo, chi phí tăng thêm theo mỗi user mở rộng.
• SUPER ON DEMAND – ULTIMATE: 19.000.000–36.000.000 VNĐ/năm, phục vụ 50–100 người dùng, 20–30 kho, bình quân chi phí trên mỗi user giảm dần khi quy mô tăng.

Nhìn tổng thể, cấu trúc giá của NextX DMS phù hợp với doanh nghiệp muốn kiểm soát ngân sách theo quy mô sử dụng, trong khi các chi phí tùy chỉnh, đào tạo và tích hợp hệ thống vẫn cần được trao đổi cụ thể trong giai đoạn tư vấn.

7. Câu hỏi thường gặp về NextX DMS

NextX DMS phù hợp với doanh nghiệp có bao nhiêu nhân viên bán hàng?

NextX DMS phù hợp nhất với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, khoảng vài chục sales thị trường. Khi quy mô tăng, quy trình phức tạp và dữ liệu bán hàng nhiều hơn, NextX DMS có thể không phù hợp để sử dụng.  

NextX DMS có hỗ trợ bán hàng đa kênh như GT, MT, Horeca không?

Phần mềm chủ yếu đáp ứng tốt mô hình GT và một phần MT, đặc biệt trong quản lý điểm bán, ghi nhận đơn hàng và triển khai chương trình khuyến mãi. Với MT hoặc Horeca phức tạp hơn, doanh nghiệp cần kiểm tra thêm khả năng tùy chỉnh.

NextX DMS có quản lý được tồn kho tại nhà phân phối không?

Hệ thống ghi nhận đơn hàng bán ra tại điểm bán, nhưng không phải là giải pháp quản lý kho chuyên sâu. Nếu doanh nghiệp cần kiểm soát tồn kho NPP theo chuẩn ERP, cần đánh giá thêm hệ thống ERP hoặc giải pháp tích hợp.

NextX DMS có cho phép tạo chương trình khuyến mãi nhiều cấp, nhiều điều kiện không?

NextX DMS hỗ trợ khuyến mãi theo sản lượng, giá trị đơn, nhóm sản phẩm và một số điều kiện phổ biến. Với chương trình nhiều cấp phức tạp hoặc yêu cầu đối soát tự động, doanh nghiệp nên thử nghiệm cụ thể trước khi triển khai diện rộng.

NextX DMS có theo dõi vị trí nhân viên theo thời gian thực không?

Phần mềm hỗ trợ ghi nhận vị trí check-in và tuyến di chuyển, nhưng mức độ chi tiết phụ thuộc vào cấu hình và tốc độ mạng tại khu vực nhân viên làm việc.

Có thể tùy chỉnh NextX DMS theo quy trình đặc thù của doanh nghiệp không?

Phần mềm cho phép tùy chỉnh ở mức nhất định, chủ yếu trong phạm vi DMS. Với các quy trình phê duyệt nhiều cấp, mô hình đa công ty hoặc yêu cầu tích hợp sâu với hệ thống nội bộ, mức độ tùy chỉnh có thể hạn chế.

NextX DMS có thay thế hoàn toàn ERP hoặc phần mềm kế toán không?

Không. NextX DMS tập trung vào quản lý lực lượng bán hàng, điểm bán và đơn hàng bán ra. Các nghiệp vụ như kế toán, tài chính, quản lý kho, giá vốn, công nợ vẫn cần một hệ thống ERP hoặc phần mềm kế toán.

NextX DMS có hỗ trợ bán hàng theo tuyến cố định không?

Có. Hệ thống cho phép thiết lập tuyến bán hàng, lịch viếng thăm và đánh giá mức độ tuân thủ của nhân viên theo từng ngày.

NextX DMS triển khai mất bao lâu?

Thời gian phụ thuộc vào số lượng người dùng, mô hình phân phối và mức độ tùy chỉnh. Các triển khai tiêu chuẩn thường kéo dài từ 2 đến 8 tuần.

NextX DMS có liên thông với phần mềm kế toán hay ERP không?

Có thể liên thông thông qua API. Tuy nhiên, mức độ tự động hóa và chi phí tích hợp phụ thuộc vào cả hai hệ thống và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên dùng riêng NextX DMS hay nên dùng ERP tích hợp DMS?

Nếu mục tiêu trước mắt là kiểm soát hoạt động thị trường, NextX DMS là lựa chọn phù hợp. Nếu doanh nghiệp cần một bức tranh vận hành và tài chính hợp nhất, nên cân nhắc hệ thống ERP tích hợp DMS.

8. Kết luận

NextX DMS là một giải pháp quản lý kênh phân phối hiệu quả cho nhu cầu kiểm soát tuyến, triển khai chương trình bán hàng và cải thiện độ phủ, giúp doanh nghiệp có dữ liệu kịp thời để ra quyết định.

Tuy vậy, NextX DMS vẫn nằm trong nhóm phần mềm DMS chuyên trách và không thay thế được những nghiệp vụ cốt lõi của hệ thống ERP. Vì thế, khi lựa chọn, doanh nghiệp nên xác định rõ mục tiêu ưu tiên: giải quyết bài toán thị trường trước hay hướng tới xây dựng nền tảng vận hành hợp nhất. 

Nhìn chung, NextX DMS là lựa chọn đáng xem xét khi doanh nghiệp cần một hệ thống quản lý kênh phân phối rõ ràng và dễ chuẩn hóa, đặc biệt trong mô hình GT/MT. Tuy nhiên, nếu bài toán vận hành đòi hỏi sự đồng bộ từ mua hàng, kho, bán hàng đến tài chính, doanh nghiệp nên cân nhắc thêm các nền tảng ERP tích hợp DMS như MBWNext để đảm bảo dữ liệu xuyên suốt và bền vững về dài hạn.