Trong mọi doanh nghiệp thương mại – phân phối, đặc biệt là mô hình GT/MT, việc thu tiền vẫn đang được xử lý thủ công. Nhân viên báo cáo đã thu, kế toán chờ sao kê ngân hàng, sau đó mới nhập lại hệ thống ERP/CRM hoặc Excel. Quá trình này gây độ trễ dòng tiền và tiềm ẩn rủi ro sai lệch. Việc đối soát công nợ cũng khó khăn khi quy mô giao dịch lớn.
Nhận thấy điểm nghẽn đó, MBW Next đã phát triển tính năng tích hợp thanh toán online qua SePay. Tính năng này giúp doanh nghiệp tự động hóa hoàn toàn quy trình thu tiền, từ phát hành mã QR đến ghi nhận tiền vào — tất cả diễn ra theo thời gian thực.
Đó là hiệu quả mà giải pháp MBWNext tích hợp sepay mang lại.
1. Giới thiệu tính năng: Thanh toán trực tuyến ngay trên đơn hàng và hóa đơn
Tính năng MBWNext tích hợp SePay cho phép doanh nghiệp phát hành mã QR thanh toán (QRCode) ngay trên đơn hàng (Sales Order) hoặc hóa đơn (Sales Invoice). Đơn hàng hay hóa đơn khi in ra đã chứa sẵn mã QRcode kèm theo. Việc này giúp nhân viên bán hàng của bạn khi đi tuyến, đến điểm bán có thể đưa hóa đơn cho khách hàng thanh toán nhanh chóng.
Tối ưu Trải nghiệm Thanh toán cho Khách hàng
Về phía khách hàng (tức các đại lý, điểm bán, nhà phân phối) chỉ cần quét mã QR bằng ứng dụng ngân hàng. Toàn bộ thông tin như số tài khoản, số tiền, nội dung chuyển khoản (theo mã đơn hàng) đã được hệ thống điền sẵn. Điều này đảm bảo việc thông tin thanh toán chuyển khoản là chính xác 100%.
SePay là dịch vụ thanh toán online, hỗ trợ hầu hết các ngân hàng lớn ở Việt Nam. Nếu doanh nghiệp chưa sử dụng Sepay, bạn có thể đăng ký tài khoản mới với Sepay. Sau đó, MBW Next sẽ tiến hành tích hợp thông tin tài khoản Sepay của doanh nghiệp vào hệ thống MBW Next.
Tự động hóa Quy trình Kế toán với MBWNext tích hợp sepay
Với tính năng này, ngay khi khách hàng quét QRcode in trên đơn hàng/hóa đơn và hoàn tất giao dịch, SePay tự động gửi tín hiệu về hệ thống MBW Next. Hệ thống sẽ tự động thực hiện các bước sau:
Tạo phiếu thu tự động (Payment Entry),
Ghi nhận trạng thái “Đã thanh toán” cho đơn hàng hoặc hóa đơn,
Cập nhật công nợ, dòng tiền theo thời gian thực trên Dashboard của CEO và phòng tài chính.
Tính năng thanh toán tự động này giúp giải phóng nhân viên bán hàng và kế toán viên khỏi việc báo cáo, đối soát, và nhập liệu thủ công. Tất cả diễn ra hoàn toàn tự động giữa Ngân hàng ↔ SePay ↔ MBW Next. Nhờ đó, doanh nghiệp tiết kiệm hàng nhiều giờ làm việc. Việc này đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào, dù có tới hàng nghìn hay chục nghìn đơn hàng đi nữa.
Để tìm hiểu chi tiết hơn về giải pháp quản trị phân phối chuyên sâu MBW Next, vui lòng truy cập: Tìm hiểu MBW Next
2. Hai trường hợp ứng dụng linh hoạt trong doanh nghiệp GT/MT
Case 1: Thu tiền theo đơn hàng (Bán hàng thu ngay)
Đối với các doanh nghiệp GT hoặc bán hàng giao ngay, tốc độ thu tiền là yếu tố sống còn. Tốc độ này giúp duy trì dòng tiền. Doanh nghiệp có thể có mấy chục Sales. Họ có hàng nghìn điểm bán phải viếng thăm và lên đơn hàng ngày. Khối lượng thanh toán và đối soát trong ngày là cực kỳ lớn.
Với tính năng MBW Next tích hợp sepay, quy trình thanh toán được tự động hóa. Khi nhân viên Sales tạo đơn hàng và gửi Sales admin duyệt, đơn hàng sẽ được duyệt và chuyển sang tạo hóa đơn. Sau đó, hệ thống MBW Next tự động sinh mã QR thanh toán duy nhất cho đơn hàng đó.
Khi thực hiện in hóa đơn cho Sales/ nhân viên giao hàng cầm đến điểm bán khi giao hàng, khách hàng chỉ cần quét mã và chuyển khoản; ngay lập tức:
Hệ thống ghi nhận giao dịch tương ứng với đơn hàng
Sinh phiếu thu tự động
Cập nhật trạng thái “Đã thanh toán”.
Với mỗi đơn hàng, dữ liệu thanh toán được xác nhận tức thì. Điều này giúp doanh nghiệp rút ngắn chu kỳ thu tiền. Nó cũng giảm rủi ro chậm trễ hoặc sai lệch giữa các bộ phận kế toán, bán hàng và kho vận.
- Rút ngắn thời gian đối soát đơn hàng từ vài giờ xuống vài phút.
Minh bạch giữa nhân viên giao hàng, kế toán và đại lý.
Giảm thất thoát tiền mặt, đặc biệt khi đội ngũ bán hàng hoạt động trên nhiều khu vực.
Case 2: Thu tiền theo công nợ (Khách hàng trả chậm / Nhà phân phối MT)
Trong mô hình MT hoặc các doanh nghiệp phân phối nhiều tầng, công nợ phức tạp là thách thức lớn nhất. MBW Next cho phép phát hành mã QR tổng hợp theo từng hóa đơn hoặc theo tổng công nợ của khách hàng.
Khi khách hàng chuyển khoản qua mã SePay QRCode, MBW Next cũng ngay lập tức ghi nhận thanh toán và tự động đối chiếu nội dung giao dịch với mã đơn hàng/hóa đơn (SO/SI). Hệ thống sẽ:
Tự động ghi nhận phiếu thu,
Khấu trừ dần công nợ theo từng hóa đơn,
Và cập nhật trạng thái Outstanding Balance tức thì.
Như vậy, với tính năng thanh toán online bằng QRCode trên MBW Next, doanh nghiệp phân phối có thể giải quyết hiệu quả nhiều vấn đề. Các vấn đề bao gồm tình trạng thu tiền theo công nợ và đối soát trừ dần đơn hàng. Doanh nghiệp không cần phải tra cứu thủ công như trước nữa.
Công nợ luôn được theo dõi real-time — tránh trễ hạn, giảm nợ xấu.
Hạn chế nhầm lẫn khi khách hàng thanh toán nhiều hóa đơn cùng lúc.
CEO và phòng tài chính có thể xem báo cáo dòng tiền thực tế và dự kiến thu nợ ngay trên dashboard realtime.
3. Cấu hình thanh toán linh hoạt theo kênh, khu vực và khách hàng
Trong mô hình phân phối đa kênh, đa khu vực, mỗi dòng tiền không đơn giản chỉ là một giao dịch thu – chi. Nó còn gắn liền với quy trình hạch toán doanh thu riêng biệt.
Một số doanh nghiệp GT/MT có nhiều chi nhánh hoặc công ty con. Mỗi đơn vị sử dụng tài khoản ngân hàng khác nhau để thu tiền. Họ cũng cần ghi nhận doanh thu theo từng kênh, khu vực hoặc nhóm khách hàng. Việc này nhằm phục vụ báo cáo nội bộ và thuế.
Với MBW Next, toàn bộ cấu hình thanh toán được thiết kế hoàn toàn linh hoạt để đáp ứng các tình huống đó:
Theo kênh bán hàng: Doanh nghiệp có thể thiết lập tài khoản ngân hàng mặc định riêng cho từng kênh (GT, MT, Horeca, Online…). Khi đơn hàng được tạo từ kênh nào, hệ thống sẽ tự động chọn tài khoản nhận đã cấu hình theo kênh đó để sinh mã QR thanh toán.
Theo khu vực / chi nhánh: MBW Next cho phép ánh xạ từng vùng thị trường (miền Bắc, miền Trung, miền Nam…) với tài khoản ngân hàng tương ứng. Điều này đặc biệt hữu ích khi doanh nghiệp có nhiều pháp nhân hoặc đơn vị kinh doanh hạch toán độc lập.
Theo nhóm khách hàng hoặc nhà phân phối: Mỗi khách hàng có thể được gắn với một tài khoản thanh toán cố định, giúp kế toán dễ dàng đối chiếu dòng tiền và kiểm soát hạn mức công nợ.
Theo chính sách doanh thu: Hệ thống tự động định tuyến dòng tiền về tài khoản hạch toán doanh thu phù hợp, dựa trên loại hàng, khu vực, hoặc chi nhánh phụ trách.
Ví dụ:
Các đơn hàng từ kênh MT sẽ được ghi nhận doanh thu tại tài khoản 5111 – Bán hàng kênh MT,
Trong khi các đơn hàng từ kênh GT sẽ vào 5112 – Bán hàng kênh GT,
Dòng tiền nhận về từ tài khoản chi nhánh miền Nam sẽ tự động cập nhật vào Bank Account tương ứng. Điều này giúp báo cáo dòng tiền chi tiết theo khu vực. Doanh nghiệp không cần phải tách file hay đối chiếu thủ công.
Tóm lại, MBW Next mang lại lợi ích kép cho doanh nghiệp. Điều này là nhờ tính năng tích hợp thanh toán online SePay kết hợp khả năng cấu hình thanh toán linh hoạt. MBW Next không chỉ giúp doanh nghiệp thu tiền nhanh hơn. Hệ thống còn đảm bảo mỗi đồng tiền vào đều được ghi nhận đúng nơi, đúng doanh thu, và đúng kênh.
4. Quy trình sử dụng đơn giản, dễ triển khai
Dưới đây là cách mà hệ thống MBW Next x SePay vận hành:
Xác nhận đơn hàng / hóa đơn trên MBW Next.
Tự động tạo mã QR thanh toán (VietQR) tương ứng.
Khách hàng quét QR và chuyển khoản.
SePay ghi nhận giao dịch → gửi Webhook về hệ thống trung gian (n8n).
n8n đối chiếu mã đơn (SO/SI) → gọi API tạo phiếu thu tự động trên MBW Next.
MBW Next cập nhật trạng thái thanh toán và công nợ ngay trên dashboard.
Toàn bộ quy trình diễn ra hoàn toàn tự động, chỉ trong vài giây. Đó là khoảng thời gian từ lúc khách hàng chuyển khoản đến khi tiền được ghi nhận.
Như vậy, nhân viên Sales khi đi giao hàng không cần phải gọi về hỏi kế toán. Họ không cần hỏi xem đã nhận được thanh toán chưa. Nhân viên cũng không cần đối soát vào cuối tháng.Toàn bộ giao dịch thanh toán đều được hạch toán tự động theo đơn. Hệ thống ghi nhận doanh thu và trừ công nợ chính xác.
Trên hệ thống SePay, các giao dịch phát sinh cũng được cập nhật realtime. Chúng đồng bộ tức thì về hệ thống MBW Next. Đây là hiệu quả vượt trội mà mbwnext tích hợp sepay mang lại.
Khi sử dụng MBW Next, mỗi một khách hàng sẽ sử dụng hệ thống riêng biệt. Hệ thống này có cấu hình độc lập. Đội ngũ tư vấn triển khai của MBW Next sẽ thực hiện cấu hình toàn bộ phần thanh toán online tích hợp SePay này cho doanh nghiệp.
Nếu doanh nghiệp sử dụng tính năng mbwnext tích hợp sepay, bạn sẽ cần thanh toán phí dịch vụ cho SePay. Đây là khoản phí như một khách hàng sử dụng dịch vụ SePay bình thường. Về phía MBW Next, chúng tôi hỗ trợ tích hợp hoàn toàn miễn phí với SePay.
5. Lợi ích toàn diện cho doanh nghiệp phân phối
Hãy tưởng tượng, doanh nghiệp phân phối GT/MT có lượng đơn hàng Sell-in/Sell-out liên tục. Một ngày có thể lên tới hàng nghìn đơn, một tháng hàng chục nghìn đơn.
Chỉ riêng việc tự động hóa phần thanh toán và ghi nhận đối soát tự động này đã mang lại lợi ích lớn. Nó giúp doanh nghiệp tiết kiệm được lượng thời gian làm việc khổng lồ. Đồng thời, nó loại bỏ hoàn toàn tình trạng sai sót do ghi nhận thanh toán và báo cáo thủ công trước đây.
Đối với Ban lãnh đạo
Doanh nghiệp có bức tranh dòng tiền thời gian thực. Điều này giúp biết chính xác doanh thu thuần và số tiền đã về tài khoản.
Việc này giảm độ trễ trong quá trình ra quyết định tài chính. Điều này đặc biệt quan trọng trong giai đoạn tái đầu tư hàng hóa hoặc chiết khấu nhà cung cấp.
Đối với Phòng Kế toán – Tài chính
Loại bỏ hoàn toàn thao tác nhập liệu thủ công từ sao kê ngân hàng.
Hệ thống tự động hạch toán chính xác: Nợ 112 – Có 131 theo từng khách hàng.
Giảm khối lượng công việc đối chiếu công nợ cuối tháng.
Đối với Đội ngũ Bán hàng & Nhà phân phối
Thanh toán trở nên nhanh chóng, minh bạch, chuyên nghiệp.
Giảm thời gian chờ xác nhận thanh toán → giao hàng nhanh hơn, đặc biệt trong mùa cao điểm.
Tăng uy tín của doanh nghiệp trong mắt đối tác nhờ quy trình tự động, chính xác.
6. Kết luận
Doanh nghiệp phân phối Việt Nam đang bước vào giai đoạn tăng tốc mở rộng kênh bán hàng. Trong bối cảnh này, việc kiểm soát dòng tiền và công nợ theo thời gian thực là rất quan trọng.
Nếu dữ liệu bán hàng, công nợ và thanh toán không liền mạch, doanh nghiệp dễ rơi vào tình trạng đáng báo động. Đó là tình trạng “lãi trên báo cáo, nhưng thiếu tiền mặt thực tế”.
Họ không kiểm soát được nợ quá hạn. Điều này dẫn đến vòng quay vốn chậm. Doanh nghiệp cũng khó dự báo dòng tiền. Việc dự báo rất cần thiết để hoạch định nhập hàng, chiết khấu hoặc mở rộng khu vực.
Tích hợp SePay vào MBW Next không chỉ là một tính năng tiện lợi. Đây là một bước chuyển đổi về năng lực quản trị tài chính – vận hành. Tính năng này giúp doanh nghiệp đạt được những lợi ích sau:
Biến dữ liệu dòng tiền thành năng lực điều hành chủ động,
Kết nối liền mạch giữa bán hàng, công nợ và kế toán,
Và xây dựng một chuỗi cung ứng – phân phối vận hành theo thời gian thực.
MBW Next có sẵn module Kế toán tài chính ngay trên hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp phân phối không cần sử dụng phần mềm kế toán tách rời. Họ cũng không cần nhập liệu hai lần.
Giải pháp cung cấp khả năng xử lý thanh toán tự động đầu-cuối. Khả năng này có được nhờ tính năng tích hợp thanh toán online với SePay (và các dịch vụ thanh toán khác…). Quy trình tự động hóa từ phát hành đơn hàng đến ghi nhận tiền thu.
Với hai kịch bản linh hoạt – thu theo đơn và thu theo công nợ – doanh nghiệp có thể tăng tốc dòng tiền. Việc này giúp giảm khối lượng công việc kế toán. Đồng thời, nó đảm bảo tính chính xác tuyệt đối trong đối soát thanh toán.
Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn về các tính năng và xem hệ thống hoạt động thực tế trên dữ liệu của doanh nghiệp bạn. Hãy Đăng ký demo MBWNext ngay hôm nay.
