Trong năm 2025, khi lạm phát tiếp tục leo thang và chi phí đầu vào như vận chuyển, nhân công, nhiên liệu và nguyên vật liệu không ngừng tăng, các doanh nghiệp phân phối đang bị ép vào thế “giảm biên lợi nhuận hoặc tăng giá bán” – việc tăng giá bán không dễ dàng vì khách hàng ngày càng nhạy cảm và cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Và khi mỗi đồng chi phí trở nên quan trọng hơn bao giờ hết, câu hỏi lớn đặt ra là: “Làm thế nào để tối ưu chi phí quản trị phân phối mà vẫn kiểm soát tốt vận hành, không cần đẩy giá bán lên và vẫn giữ được hiệu suất kênh phân phối?”

Hãy cùng MBW Next tìm hiểu giải pháp trong bài viết này! 

Lạm phát 2025: Khi bài toán chi phí trở thành thách thức dài hạn

Bước sang năm 2025, nền kinh tế Việt Nam vẫn đang chịu ảnh hưởng lan tỏa từ chu kỳ lạm phát toàn cầu. Giá nhiên liệu, chi phí logistics và nhân công đồng loạt tăng khiến chi phí vận hành của hầu hết doanh nghiệp phân phối đội lên đáng kể.

Không chỉ vậy, xu hướng tiêu dùng cũng thay đổi rõ rệt: người mua hàng thắt chặt chi tiêu, các nhà bán lẻ, nhà phân phối ép giá đầu vào để giữ sức cạnh tranh. Trong khi đó, doanh nghiệp lại phải gánh thêm chi phí vận hành, quản trị và duy trì hệ thống phân phối ngày càng phức tạp.

Điều đó khiến nhiều doanh nghiệp rơi vào thế “kẹt giữa hai đầu” — chi phí tăng nhưng giá bán không thể tăng tương ứng. Và trong thế giằng co ấy, khả năng tối ưu chi phí quản trị phân phối và vận hành tinh gọn chính là yếu tố quyết định để doanh nghiệp trụ vững và phát triển bền bỉ.

Chi phí quản trị đang bị đội lên ở đâu?

Trong bối cảnh chi phí đầu vào leo thang, nhiều doanh nghiệp đã siết chặt ngân sách nhân sự và vận hành. Tuy nhiên, một phần chi phí khác vẫn âm thầm tăng lên – chi phí quản trị nội bộ, bắt nguồn từ những lỗ hổng trong hệ thống vận hành.

Quy trình rời rạc giữa các bộ phận

Mỗi phòng ban sử dụng một file Excel hoặc phần mềm riêng, thiếu sự liên kết dữ liệu. Bộ phận sales cập nhật đơn hàng thủ công, kho tự nhập số lượng nhập, xuất, trong khi kế toán tổng hợp lại theo kỳ. Mỗi lần tổng hợp báo cáo, doanh nghiệp phải rà soát, đối chiếu thủ công giữa nhiều nguồn, vừa tốn thời gian, vừa dễ phát sinh sai số.

Dữ liệu cập nhật chậm, thiếu tính realtime

Phần lớn doanh nghiệp chưa có hệ thống đồng bộ tự động. Khi dữ liệu bán hàng hoặc tồn kho chỉ được cập nhật cuối ngày, nhà quản lý không thể nắm bắt kịp biến động thị trường. Chỉ cần chậm vài tiếng, doanh nghiệp có thể mất cơ hội điều phối hàng đúng thời điểm hoặc bỏ lỡ cơ hội bán hàng tại khu vực đang tăng trưởng.

Sai lệch tồn kho, chi phí cơ hội bị bỏ lỡ

Số liệu tồn kho giữa các điểm bán hoặc kho hàng thường không khớp nhau do cập nhật chậm. Hàng tồn ảo khiến doanh nghiệp chậm xoay vòng vốn, tốn thêm chi phí lưu kho và điều phối nội bộ. Trong khi đó, các khu vực thiếu hàng lại không được bổ sung kịp thời, gây ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu.

Dữ liệu phân tán, quyết định chậm trễ

Mỗi bộ phận chỉ nắm một phần thông tin, không có dashboard tổng hợp để nhìn toàn cảnh. Khi cần ra quyết định, ban lãnh đạo phải chờ tổng hợp dữ liệu từ nhiều bên, khiến việc điều hành thiếu tính linh hoạt và phản ứng chậm với thay đổi thị trường.

Hệ quả: chi phí tăng, hiệu suất giảm, uy tín lung lay

Những bất cập này không chỉ khiến doanh nghiệp mất thêm nguồn lực xử lý sai lệch, mà còn tạo ra một vòng xoáy chi phí ngầm khó kiểm soát:

• Phát sinh chi phí khắc phục lỗi vận hành: Khi hệ thống không trơn tru, sai lệch dữ liệu hoặc trễ thông tin khiến doanh nghiệp phải xử lý sự cố, điều phối lại hàng hóa, thậm chí gánh chi phí đền bù với nhà phân phối.
• Khối lượng công việc và chi phí nhân sự tăng: Đội ngũ phải nhập liệu, đối chiếu và tổng hợp dữ liệu thủ công thường xuyên, tốn thời gian, giảm năng suất, và làm chi phí nhân sự đội lên đáng kể.
• Chi phí cơ hội mất đi: Việc ra quyết định chậm hoặc thiếu dữ liệu chính xác khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội mở rộng thị trường, triển khai chương trình bán hàng, hay tối ưu tồn kho kịp thời.
• Uy tín và năng lực cạnh tranh suy giảm: Khi các bên trong chuỗi phân phối không cập nhật được dữ liệu tồn kho theo thời gian thực, khiến tồn kho sai lệch thường xuyên, vận hành khó khăn, báo sai số lượng cho khách hàng, NPP khiến uy tín của doanh nghiệp bị ảnh hưởng, đặc biệt trong môi trường cạnh tranh ngày càng khốc liệt.

Tối ưu chi phí quản trị phân phối không chỉ là cắt giảm, mà là loại bỏ những phát sinh không cần thiết và chuẩn hóa dữ liệu vận hành để vận hành trơn tru, minh bạch và chủ động hơn trong mọi quyết định kinh doanh.

Giải pháp: Tối ưu chi phí quản trị phân phối với MBW Next

Trong bối cảnh chi phí vận hành và quản lý ngày càng tăng, MBW Next ra đời như một nền tảng giúp doanh nghiệp phân phối quản trị toàn diện toàn bộ chuỗi vận hành chỉ trên một hệ thống duy nhất.

Bằng cách số hóa toàn bộ chuỗi phân phối, từ nhà sản xuất, nhà phân phối đến điểm bán cuối cùng, MBW Next giúp doanh nghiệp loại bỏ các quy trình thủ công rời rạc, thay thế bằng luồng dữ liệu tự động, liền mạch và minh bạch.

Đây là giải pháp hiệu quả để doanh nghiệp tối ưu đáng kể chi phí quản trị, cắt giảm những khoản phát sinh trong quá trình vận hành, trong khi năng suất và độ chính xác được nâng cao rõ rệt.

1. Dashboard vận hành realtime

Thay vì phải chờ tổng hợp số liệu từ nhiều nguồn, MBW Next cung cấp CEO Dashboard realtime, cho phép nhà quản trị nắm bắt toàn cảnh hoạt động kinh doanh trong vài phút. Mọi dữ liệu từ kho, tuyến bán, nhà phân phối, đến hiệu suất từng nhân viên đều được đồng bộ và trực quan hóa trên một màn hình duy nhất. 

Điều này giúp CEO chủ động ra quyết định điều phối hàng hóa, ngân sách, hay chính sách giá ngay tại thời điểm thị trường biến động, thay vì phải đợi báo cáo cuối ngày hoặc cuối tháng như trước đây. Đây là yếu tố giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể những chi phí cơ hội bị mất đi do ra quyết định chậm như trước đây. 

2. Báo cáo tự động – Bỏ qua Excel thủ công

MBW Next thay thế hoàn toàn các bảng tính Excel rời rạc bằng hệ thống báo cáo tự động và đồng bộ thời gian thực. Nền tảng cung cấp hơn 30+ mẫu báo cáo vận hành, bao gồm Sell-in/Sell-out, tồn kho, công nợ, dòng tiền, và hiệu suất nhân viên. Dữ liệu được cập nhật liên tục từ hiện trường, đảm bảo tính chính xác và loại bỏ sai sót thủ công. 

Điều này không chỉ giúp giảm nhân sự nhập liệu mà còn giảm sai lệch số liệu, rút ngắn 60–70% thời gian tổng hợp báo cáo định kỳ và giảm tải khối lượng công việc cần xử lý cho đội ngũ, đảm bảo mọi dữ liệu luôn được cập nhật đúng – đủ – nhanh.

Với hệ thống báo cáo động, doanh nghiệp có thể tùy chỉnh bộ chỉ số KPI hoặc biểu đồ theo từng phòng ban, giúp việc đánh giá hiệu quả trở nên trực quan và minh bạch hơn.

3. Quản trị end-to-end – Liền mạch từ kho đến điểm bán

Khác với các phần mềm rời rạc chỉ quản lý một mắt xích, MBW Next được thiết kế theo mô hình end-to-end integration: toàn bộ chuỗi Mua – Bán – Kho – Kế toán – Phân phối – Nhân sự được gắn kết trên cùng nền tảng cơ sở dữ liệu.

Dữ liệu đơn hàng đi từ Back-office (kho, kế toán, chính sách giá) ra Front-office (sales thị trường, NPP, điểm bán) và ngược lại trong một vòng khép kín. Khi sales tạo đơn hàng trên nền tảng, hệ thống tự động kiểm tra tồn kho, chính sách chiết khấu và hạn mức công nợ, giúp ngăn lỗi vận hành hoặc sai lệch đơn hàng.

Tính xuyên suốt này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có nhiều tầng phân phối (Công ty – NPP – Điểm bán), nơi chỉ cần một sai sót nhỏ ở cấp tuyến bán cũng có thể ảnh hưởng đến tồn kho toàn hệ thống, đặc biệt giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt và tối ưu chi phí quản trị phân phối đáng kể. 

4. Customized linh hoạt theo nghiệp vụ từng doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp phân phối có quy trình và chính sách riêng, do đó MBW Next được phát triển theo mô hình Low-code/No-code, cho phép tùy biến linh hoạt, cho phép doanh nghiệp tự điều chỉnh workflow, thêm trường dữ liệu, tạo quy trình phê duyệt nhiều cấp mà không cần lập trình phức tạp.

Với các doanh nghiệp đặc thù như dược phẩm (quản lý lô – hạn dùng) hoặc ngành thiết bị điện (quản lý serial, bảo hành), đội ngũ MBW Digital có thể tích hợp API hoặc module tùy chỉnh riêng, đảm bảo hệ thống bám sát quy trình nghiệp vụ thực tế.

Điểm khác biệt của kiến trúc này là tính “evolvable” – có thể mở rộng mà không phá vỡ cấu trúc lõi. Khi doanh nghiệp tăng gấp đôi số lượng NPP hoặc mở rộng kênh Horeca, MBW Next chỉ cần cấu hình thêm phân hệ, không phải viết lại toàn bộ phần mềm như các hệ thống truyền thống.

5. Cách tính phí linh hoạt – Tối ưu chi phí theo mức sử dụng thực tế

Một điểm đặc biệt khác của MBW Next là mô hình tính phí theo chứng từ/bản ghi (transaction-based pricing) thay vì tính theo số lượng người dùng. Điều này giúp chi phí sử dụng phản ánh đúng mức độ hoạt động thực tế của doanh nghiệp: khi quy mô tăng, hệ thống mở rộng mượt mà; khi mùa thấp điểm, chi phí tự động co lại mà không ảnh hưởng đến dữ liệu hay tính năng.

Cách tính phí theo Database của MBW Next giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí quản trị phân phối và ngân sách CNTT, duy trì hệ thống ổn định mà vẫn đảm bảo khả năng mở rộng không giới hạn chi nhánh, kho hay người dùng. 

Xem chi tiết về cách tính phí của MBW Next tại: Bảng giá MBW Next

Kết luận

Trong bối cảnh lạm phát và chi phí vận hành ngày càng leo thang, tối ưu hiệu suất nội bộ không còn là lựa chọn, mà là điều kiện sống còn với doanh nghiệp phân phối. Và MBW Next được sinh ra để đáp ứng chính nhu cầu đó.

Với Dashboard realtime, báo cáo tự động, quản trị end-to-end, tùy chỉnh linh hoạt và mô hình tính phí theo mức sử dụng thực tế, MBW Next giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ hoạt động phân phối trên một nền tảng duy nhất, giảm lãng phí nguồn lực, loại bỏ độ trễ dữ liệu, nâng hiệu suất ra quyết định và duy trì biên lợi nhuận ổn định ngay cả trong giai đoạn biến động.

MBW Next không chỉ là phần mềm, mà là hệ thống vận hành thông minh, giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí quản trị phân phối, vận hành tinh gọn, ra quyết định nhanh, tăng trưởng bền vững.

Trải nghiệm MBW Next ngay hôm nay để nhìn thấy bức tranh vận hành của doanh nghiệp mình rõ ràng hơn từng phút và bắt đầu hành trình tối ưu chi phí thực sự hiệu quả.