Mô hình phân phối Việt Nam ngày càng phát triển với nhiều tầng trung gian, hàng nghìn điểm bán và đa dạng kênh GT/MT/Online – khiến nhu cầu áp dụng phần mềm DMS ngày càng rõ rệt. GESO DMS xuất hiện như một giải pháp nhằm số hóa dữ liệu thị trường và kiểm soát hoạt động bán hàng ngoài kênh. 

Bài phân tích dưới đây giúp doanh nghiệp nhìn rõ phần mềm GESO DMS hoạt động như thế nào, phù hợp với những trường hợp nào và cần lưu ý điều gì trước khi triển khai.

1. Tổng quan về phần mềm GESO DMS  

GESO DMS là một phần mềm quản lý kênh phân phối chuyên biệt giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả hoạt động bán hàng và phân phối ngoài thị trường. Được phát triển bởi Công ty Cổ phần Công nghệ Giải pháp Toàn cầu GESO (GESO), giải pháp này nổi bật với tính năng định vị GPS chi tiết để giám sát lộ trình Sale ngoài thị trường. 

GESO DMS tập trung vào việc số hóa quy trình từ Văn phòng đến Điểm bán (Out-of-Office), hỗ trợ quản lý tuyến viếng thăm, kiểm soát đơn hàng, tồn kho đại lý, và thu thập dữ liệu thị trường nhanh chóng, giúp doanh nghiệp ra quyết định kịp thời dựa trên dữ liệu thực tế.

Các chức năng chính của phần mềm GESO DMS: 

• Chuẩn hóa quy trình bán hàng tại hiện trường.
• Thu thập dữ liệu thị trường theo thời gian thực.
• Hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát luồng hàng từ Công ty → NPP → Điểm bán.
• Truyền tải chính sách bán hàng, khuyến mại, chương trình trưng bày ra thị trường một cách thống nhất.
• Đo lường hiệu quả kênh phân phối trên từng khu vực, tuyến và nhóm khách hàng.

2. Doanh nghiệp nào phù hợp để sử dụng GESO DMS?

Ở góc độ thực tế, phần mềm GESO DMS phù hợp nhất với những doanh nghiệp coi kênh phân phối là trọng tâm và sẵn sàng đầu tư cho một phần mềm DMS cho doanh nghiệp phân phối ở mức chuyên sâu.

2.1. Doanh nghiệp có mạng lưới nhà phân phối rộng và nhiều tầng trung gian

Những doanh nghiệp có cấu trúc phân phối đa tầng (ví dụ Công ty → NPP → đại lý → điểm bán)  thường gặp khó khăn trong việc thu thập dữ liệu Sell-out và đánh giá hiệu quả từng khu vực. Trong bối cảnh đó, giải pháp GESO DMS cho kênh phân phối giúp thống nhất dữ liệu từ nhiều nguồn, tạo cái nhìn liền mạch hơn về toàn bộ hệ thống.

2.2. Doanh nghiệp có số lượng điểm bán lớn và cần phân tích sâu hành vi tiêu thụ

Khi số lượng điểm bán lên đến hàng nghìn, việc quản lý viếng thăm, đơn hàng, tần suất mua và mức độ trưng bày không thể thực hiện hiệu quả chỉ bằng báo cáo thủ công. Phần mềm quản lý kênh phân phối như GESO DMS cho phép phân tầng điểm bán, theo dõi xu hướng tiêu thụ và phân tích sức khỏe từng nhóm khách hàng theo thời gian.

2.3. Doanh nghiệp chú trọng Trade Marketing, khuyến mại và trưng bày

Với những doanh nghiệp sử dụng đa dạng chương trình khuyến mại, POSM và trưng bày như công cụ cạnh tranh chính, GESO DMS phát huy được thế mạnh. Hệ thống hỗ trợ thiết kế và vận hành chương trình khuyến mại phức tạp, đồng thời ghi nhận hình ảnh trưng bày và đánh giá tuân thủ tại điểm bán, giúp doanh nghiệp ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.

2.4. Doanh nghiệp đã có đội ngũ nội bộ đủ mạnh để vận hành hệ thống

Do phạm vi tính năng rộng, phần mềm GESO DMS phù hợp với các tổ chức đã có đội ngũ Sales, Trade Marketing, giám sát và IT tương đối hoàn chỉnh. Khi có kỷ luật vận hành và năng lực đọc – hiểu dữ liệu tốt, doanh nghiệp mới khai thác được hết giá trị mà một phần mềm DMS cho doanh nghiệp phân phối mang lại.

2.5. Doanh nghiệp có kế hoạch đầu tư lâu dài cho số hóa kênh phân phối

GESO DMS phù hợp với doanh nghiệp xem chuyển đổi số kênh phân phối là chiến lược dài hạn, chấp nhận đầu tư cho phần mềm, triển khai và tích hợp hệ thống. 

3. Review tính năng phần mềm GESO DMS 

Dưới đây, bài viết sẽ review tính năng phần mềm GESO DMS tập trung vào các nhóm nghiệp vụ cốt lõi: quản lý đội ngũ bán hàng, nhà phân phối, điểm bán, chương trình khuyến mại và trưng bày – những mảng tác động trực tiếp đến hiệu quả phân phối và tăng trưởng Sell-out.

3.1. Quản lý đội ngũ bán hàng

Đối với doanh nghiệp phân phối, việc giám sát đội ngũ bán hàng chỉ là một phần. Điều quan trọng hơn là khả năng kiểm soát chất lượng thực thi: tuyến nào mang lại hiệu quả cao, nhóm sản phẩm nào đang được ưu tiên, và mức độ tuân thủ theo kênh ra sao.

GESO DMS cho phép:

• Quản lý tuyến theo khu vực, kênh và nhóm khách hàng.
• Xác thực vị trí điểm bán qua định vị.
• Theo dõi tỷ lệ chuyển đổi từ viếng thăm sang đơn hàng.
• Kiểm soát mức độ thực thi chương trình theo từng tuyến.

Tính năng này giúp doanh nghiệp đánh giá đúng năng lực của Sales, tái cấu trúc tuyến và phân bổ nguồn lực hợp lý.

3.2. Quản lý điểm bán và nhà phân phối

Một trong những lợi ích lớn nhất của phần mềm GESO DMS là khả năng khôi phục dữ liệu thực tại thị trường nhờ việc hợp nhất thông tin từ Sales, NPP và điểm bán.

Doanh nghiệp có thể:

• Xem đầy đủ lịch sử giao dịch theo điểm bán.
• Phân tích tần suất mua hàng và vòng quay tồn kho.
• Phát hiện điểm bán suy giảm nhu cầu.
• Phân tầng khách hàng để tập trung nguồn lực hợp lý.

Đây là dữ liệu quan trọng để tối ưu mạng lưới phân phối, tái cấu trúc địa bàn và điều chỉnh chính sách hỗ trợ NPP.

3.3. Quản lý chương trình khuyến mại

Chi phí khuyến mại khi không được kiểm soát sẽ trở thành rủi ro lớn. GESO DMS cho phép doanh nghiệp thiết kế, triển khai và theo dõi chương trình khuyến mại dựa trên dữ liệu thực tế.

Doanh nghiệp có thể:

• Cấu hình nhiều hình thức khuyến mại theo từng kênh.
• Tự động áp dụng CTKM vào đơn hàng.
• Theo dõi ngân sách theo vùng/kênh.
• Đánh giá hiệu quả dựa trên mức tiêu thụ thực tế.

Điểm quan trọng là hệ thống cung cấp cái nhìn giúp doanh nghiệp phân bổ chi phí cho các CTKM nhằm tối đa hiệu quả doanh số và lợi nhuận. 

3.4. Quản lý trưng bày và POSM

Trưng bày có tác động mạnh đến quyết định mua hàng. GESO DMS hỗ trợ chuẩn hóa việc triển khai và đánh giá trưng bày tại điểm bán.

Các khả năng chính gồm:

• Chụp ảnh trưng bày theo chuẩn.
• Nhận diện sản phẩm để đo độ phủ.
• Chấm điểm tuân thủ trưng bày.
• Liên kết dữ liệu trưng bày với doanh số.

Điều này giúp Trade Marketing đánh giá đúng tác động của đầu tư POSM và trưng bày đối với thị trường.

3.5. Hệ sinh thái ứng dụng hỗ trợ toàn chuỗi phân phối

Ngoài ứng dụng cho Sales, GESO DMS còn mở rộng cho NPP, điểm bán và đội giao nhận. Cách tiếp cận này giúp:

• Giảm phụ thuộc vào báo cáo một chiều từ Sales.
• Hạn chế việc nhập liệu thủ công gây sai lệch.
• Tạo ra một hệ sinh thái thông tin liền mạch từ Công ty đến NPP và POS.

Đối với mô hình đa tầng, sự đồng bộ này giúp doanh nghiệp kiểm soát luồng hàng chính xác hơn.

4. Đánh giá ưu – nhược điểm của phần mềm GESO DMS 

4.1. Ưu điểm

• Phù hợp với đặc thù phân phối tại Việt Nam

GESO DMS được xây dựng dựa trên mô hình vận hành thực tế của doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là hệ thống phân phối truyền thống với nhiều tầng trung gian và số lượng lớn điểm bán. 

Cách tổ chức dữ liệu, tuyến bán hàng, CTKM và phân quyền người dùng bám sát nghiệp vụ GT/MT, giúp doanh nghiệp triển khai nhanh mà không phải điều chỉnh quy trình quá sâu. Nhờ đó, giải pháp dễ thích ứng với đa số doanh nghiệp đang mở rộng độ phủ thị trường.

• Mạnh ở lớp Trade Marketing, trưng bày và quản lý điểm bán

Giải pháp GESO DMS cho kênh phân phối nổi bật ở khả năng quản lý hình ảnh trưng bày, triển khai POSM và theo dõi thực thi chương trình tại từng điểm bán. 

Điều này giúp doanh nghiệp có dữ liệu cụ thể để đánh giá đầu tư trade marketing thay vì dựa vào cảm tính. Việc gắn dữ liệu trưng bày với doanh số giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả ngân sách thị trường tốt hơn.

• Hệ thống báo cáo đa chiều hỗ trợ phân tích và ra quyết định

GESO DMS cung cấp dữ liệu theo thời gian thực, giúp lãnh đạo phát hiện các vấn đề vận hành như vùng tăng trưởng chậm, điểm bán suy giảm tần suất mua hoặc CTKM không đạt kỳ vọng. Đây là cơ sở để điều chỉnh chiến lược phân phối kịp thời.

• Có thêm lựa chọn ERP từ cùng nhà cung cấp

Đối với doanh nghiệp muốn xây dựng hệ sinh thái phần mềm đồng nhất, GESO cung cấp cả ERP và DMS mang lại sự thuận tiện trong giao tiếp và triển khai dự án. Doanh nghiệp có thể từng bước triển khai DMS trước, sau đó mở rộng sang ERP nếu phù hợp. 

Tuy vẫn là hai hệ thống tách biệt, lợi thế “một nhà cung cấp” giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong kế hoạch chuyển đổi số dài hạn.

4.2. Nhược điểm

• Chưa phải hệ thống ERP tích hợp, yêu cầu xử lý bài toán đồng bộ dữ liệu

Vì GESO DMS và GESO ERP hoạt động độc lập, doanh nghiệp sẽ cần xây dựng kết nối để đảm bảo dữ liệu thị trường thống nhất với dữ liệu mua hàng, kho vận và tài chính. 

Nếu tích hợp không đầy đủ hoặc không được giám sát chặt, có thể phát sinh chênh lệch giữa số liệu bán hàng tại thị trường và số liệu kế toán. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo quản trị và ra quyết định.

• Quản lý khuyến mại đòi hỏi năng lực vận hành nội bộ tương xứng

GESO DMS có khả năng xử lý nhiều loại chương trình khuyến mại phức tạp, nhưng điều này cũng yêu cầu doanh nghiệp có đội ngũ Trade Marketing và giám sát hiểu rõ cách cấu hình và kiểm soát chương trình. 

Đối với những doanh nghiệp chưa xây dựng được quy trình tối ưu, việc triển khai nhiều CTKM cùng lúc có thể khiến hệ thống trở nên quá tải hoặc khó kiểm soát. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình nội bộ trước khi tận dụng tối đa tính năng này.

• Phần mềm có thể vượt quá nhu cầu đối với doanh nghiệp quy mô nhỏ

Với các doanh nghiệp chỉ có ít nhà phân phối, số lượng điểm bán hạn chế hoặc chưa có chiến lược phân phối rõ ràng, việc triển khai một hệ thống nhiều tính năng như GESO DMS có thể tạo áp lực về chi phí và vận hành. 

Trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể bắt đầu với giải pháp đơn giản hơn trước khi mở rộng sang GESO DMS khi quy mô tăng.

• Cần nguồn lực triển khai và duy trì hệ thống tương đối lớn

Do giải pháp có nhiều phân hệ và liên quan trực tiếp đến hoạt động của Sales, Trade Marketing và nhà phân phối, doanh nghiệp cần thời gian đào tạo và làm quen để hệ thống phát huy đầy đủ giá trị. Nếu không có sự tham gia đầy đủ của đội ngũ nội bộ hoặc không duy trì kỷ luật sử dụng phần mềm, dữ liệu có thể thiếu nhất quán và hệ thống mất đi hiệu quả ban đầu.

5. Chi phí triển khai phần mềm GESO DMS

So với mặt bằng các giải pháp DMS trên thị trường, GESO DMS thường được triển khai theo hướng dự án nên tổng chi phí có xu hướng cao hơn, đặc biệt khi doanh nghiệp mở rộng phạm vi sang mô hình vận hành kết hợp ERP + DMS và yêu cầu tùy chỉnh sâu theo chính sách kênh, chương trình khuyến mại, quy trình duyệt hoặc hệ thống báo cáo quản trị.

GESO DMS không có bảng giá cố định, mà chi phí được bóc tách theo các nhóm chính sau:

• Phí bản quyền/thuê bao theo người dùng (user): tùy số lượng Sales, giám sát, admin và phạm vi tính năng sử dụng.
• Chi phí triển khai ban đầu: khảo sát, cấu hình hệ thống, chuẩn hóa dữ liệu, đào tạo và hỗ trợ chạy thực tế.
• Chi phí tùy chỉnh phát sinh (nếu có): thường tăng khi doanh nghiệp cần cấu hình phức tạp theo kênh/vùng hoặc tích hợp sâu với các hệ thống liên quan.

Với doanh nghiệp khoảng 50 người dùng, trong một số trường hợp triển khai theo phạm vi tương đối đầy đủ và có yêu cầu cấu hình/tùy chỉnh nhất định, ngân sách tổng có thể lên tới khoảng vài trăm triệu đồng (khoảng 500 triệu). Tuy nhiên, con số thực tế vẫn phụ thuộc mạnh vào phạm vi tính năng, mức độ tùy chỉnh và yêu cầu tích hợp, nên doanh nghiệp cần lấy báo giá chi tiết theo nhu cầu.

Nhìn tổng thể, đây là mức đầu tư không nhỏ, phù hợp hơn với doanh nghiệp đã xác định lộ trình chuẩn hóa quy trình dài hạn và sẵn sàng dành ngân sách lớn để triển khai hệ thống quản trị đồng bộ.

Trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp cần một phương án tiết kiệm hơn nhưng vẫn đầy đủ năng lực ERP + DMS, mô hình tính phí theo database của MBW Next có thể là hướng đi đáng cân nhắc. Điểm khác biệt nằm ở chỗ chi phí không phụ thuộc trực tiếp vào quy mô nhân sự đi tuyến, giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách tốt hơn khi mở rộng lực lượng bán hàng, trong khi vẫn có nền tảng quản trị hợp nhất và khả năng tùy chỉnh linh hoạt theo đặc thù phân phối GT/MT tại Việt Nam.

Tham khảo: Giải pháp MBWNext ERP + DMS 2 trong 1 cho doanh nghiệp phân phối 

6 So sánh GESO DMS với một số giải pháp DMS phổ biến hiện nay

Khi cân nhắc triển khai phần mềm DMS, câu hỏi không chỉ là GESO DMS có tốt hay không, mà còn là: Giải pháp này đứng ở đâu so với các lựa chọn khác trên thị trường. Và trong bức tranh dài hạn ERP + DMS, doanh nghiệp nên chọn hướng đi nào? 

Phần dưới đây tổng hợp góc nhìn so sánh khái quát, khách quan, cung cấp cơ sở tham khảo vững chắc trước khi doanh nghiệp đưa ra quyết định.

Bảng So sánh GESO DMS với MobiWork DMS và eSales Cloud DMS

7. So sánh GESO DMS với MBW Next – Doanh nghiệp nên dùng phần mềm nào? 

Ở góc độ kiến trúc hệ thống, GESO đang đi theo hướng ERP và DMS là hai hệ thống chuyên biệt, kết nối với nhau, trong khi MBWNext đi theo hướng một nền tảng ERP tích hợp sẵn nghiệp vụ phân phối và DMS trên cùng cơ sở dữ liệu. 

Cả hai đều sở hữu thế mạnh riêng, nhưng cách tiếp cận khác nhau dẫn đến trải nghiệm vận hành khác nhau.

Doanh nghiệp nên lựa chọn giải pháp nào: 

• GESO ERP + GESO DMS phù hợp với doanh nghiệp đang sử dụng hoặc ưu tiên GESO DMS, muốn giữ nguyên lớp DMS hiện tại và bổ sung ERP cùng nhà cung cấp, chấp nhận quản lý hai hệ thống có tích hợp.
• MBW Next phù hợp với doanh nghiệp muốn xây dựng một nền tảng quản trị hợp nhất ngay từ đầu, ưu tiên sự nhất quán dữ liệu và khả năng theo dõi vận hành end-to-end trên một hệ thống duy nhất, đặc biệt trong bối cảnh mô hình phân phối đa kênh, đa tầng ngày càng phức tạp.

Cách tiếp cận nào phù hợp hơn sẽ phụ thuộc vào hiện trạng hệ thống, mức độ sẵn sàng thay đổi và tầm nhìn dài hạn về kiến trúc công nghệ của từng doanh nghiệp.

Xem thêm: Tổng quan về MBW Next – Nền tảng quản trị phân phối chuyên sâu & hợp nhất 

8. FAQ – Câu hỏi thường gặp về GESO DMS

GESO DMS phù hợp nhất với loại hình doanh nghiệp phân phối nào?

Phần mềm GESO DMS phù hợp với doanh nghiệp có mạng lưới phân phối nhiều tầng (Công ty – NPP – điểm bán), hoạt động đa kênh GT/MT/Horeca và có nhu cầu quản lý chặt chẽ khuyến mại, trưng bày và dữ liệu Sell-out. 

Với doanh nghiệp rất nhỏ, ít điểm bán và chưa có chiến lược kênh rõ ràng, mức độ chuyên sâu của giải pháp có thể vượt quá nhu cầu thực tế.

GESO DMS hỗ trợ những gì cho quản lý khuyến mại và trưng bày?

Giải pháp GESO DMS cho kênh phân phối cho phép cấu hình nhiều loại CTKM, áp dụng tự động trên đơn hàng và theo dõi ngân sách theo vùng, kênh. Đồng thời, hệ thống hỗ trợ chụp ảnh, nhận diện và chấm điểm trưng bày, giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả đầu tư POSM và trưng bày tại điểm bán.

GESO DMS có cung cấp báo cáo theo thời gian thực không?

Có. GESO DMS cung cấp các báo cáo theo thời gian thực về doanh số, Sell-out, hiệu quả tuyến, mức độ tuân thủ CTKM và trưng bày. Điều này giúp ban lãnh đạo phân tích hiệu quả từng kênh, từng vùng, từng nhà phân phối và nhóm điểm bán. 

GESO DMS có cần tích hợp với ERP không?

Có. Về bản chất, GESO DMS là lớp quản lý thị trường, còn các nghiệp vụ kế toán, mua hàng, kho, công nợ vẫn cần một hệ thống ERP riêng. Doanh nghiệp có thể sử dụng GESO ERP hoặc ERP khác và thiết lập tích hợp để đồng bộ dữ liệu. 

9. Kết luận

Từ góc nhìn quản trị, GESO DMS là một lựa chọn đáng cân nhắc cho các doanh nghiệp phân phối đã có quy mô nhất định, cần tăng mức độ kiểm soát hoạt động ngoài thị trường, đặc biệt ở khía cạnh bán ra, khuyến mại và trưng bày tại điểm bán. Giải pháp thể hiện ưu thế trong việc thu thập và phân tích dữ liệu thị trường, nhưng đồng thời cũng đòi hỏi doanh nghiệp có nguồn lực triển khai, kỷ luật vận hành và năng lực sử dụng dữ liệu tương xứng.

Nếu nhu cầu của doanh nghiệp là một giải pháp hợp nhất, trong đó kênh phân phối, kho, mua hàng, bán hàng và tài chính – kế toán cùng vận hành trên một nền tảng chung, doanh nghiệp nên mở rộng phạm vi đánh giá sang các hệ thống ERP tích hợp DMS, trong đó có MBW Next. 

Việc so sánh GESO DMS và MBW Next trên cùng bộ tiêu chí về kiến trúc hệ thống và mục tiêu dài hạn, sẽ giúp doanh nghiệp ra quyết định phù hợp và cân bằng hơn.